文件和资料管理办法

1、PAGE （本部使使用，不不得外传传）中国水电电建设集集团十五五工程局局有限公公司亭口水库库工程项项目部 文 件件文件和资资料管理理办法20100年6月月5日发发布 20005年66月100日实施施陕西省水水电工程程局（集集团）有有限责任任公司引 红 济 石石 项 目 经经 理 部 文件名称称质量（220055）0003文件件和资料料管理办办法编 写徐 萍萍审 核李 渊批 准强东会版 次1修改次0发布日期期20055年6月5日实施日期期20055年6月10日目录1、目的的32、范围围33、依据据34、职责责35、术语语/定义义336、工作作程序37、文件件和资料料的更改改、换版版和作废废778

2、、记录录881、目的的为了对与与质量体体系及工工程质量量有关的的文件和和资料进进行控制制，确保保质量管管理体系系运行，在引红红济石调调水工程程的施工工过程中中使用文文件和资资料的有有效版本本，特定定本办法法。2、范围围本办法适适用于引引红济石石调水工工程项目目经理部部质量体体系及工工程施工工过程中中所有文文件和资资料的管管理与控控制。3、依据据本办法依依据Q/SPBBCX0120001文文件控制制程序、Q/SPBBSC20001质质量手册册和本本部质质量计划划。4.术语语/定义义本办法采采用GBB/T1190000-220000标准中中相关的的术语/定义5、职责责5.1、总工负负责本办办法的保

3、保持与改改进；5.2、质安部部负责本本工程质质量体系系文件的的控制和和管理，工程技技术部负负责技术术文件和和资料的的控制和和管理； 5.3、综合办办公室负负责本办办法的协协作实施施。6、工作作程序文件和资资料控制制过程如如图所示示文件策划编 写审 核N批 准Y分类编目印 制外来文件标 识识 别分发记录分类编目标 识必要的评审审分发记录文件变更旧文件处置记录标识借阅过期销毁记 录归档保存6.1、文件和和资料的的分类6.1.1、质质量体系系文件质量计划划及支持持性文件件、质量量记录、质量管管理细则则、有关关规定/制度/办法6.1.2、技技术文件件和资料料a)内部部文件：施工组组织设计计、技术术方案

4、、作业指指导书等等；b)外来来文件：设计单单位/顾顾客提供供的设计计图纸及及设计变变更文件件，业主主/监理理的文件件，质检检文件，技术标标准，技技术会议议纪要及及竣工验验收文件件、合同同技术条条款及其其变更的的文件。6.2文文件编制制、审核核及批准准发放6.2.1质量量体系文文件和资资料的编编制、审审核及批批准a)质量量计划及及支持性性文件由由质安部部负责组组织编制制，总工工审核，并确定定发放范范围，填填写文文件发放放范围审审批表，并由由经理批批准。b)有关关规定、制度、办法由由经理部部相关部部门负责责编写、审核并并确定发发放范围围，填写写文件件发放范范围审批批表，并由经经理批准准。c）质量量

5、记录、管理细细则由质质安部编编制，质质安部部部长审核核，并确确定发放放范围，填写文件发发放范围围审批表表，由由总工批批准。d)国家家或行业业技术标标准/规规范/规规程，由由质安部部登记，部门领领导审核核适用性性和确定定发放范范围，填填写文文件发放放范围审审批表，总工工批准。6.2.2技术术性文件件和资料料的编制制、审核核、批准准a)施工工组织设设计、技技术方案案、作业业指导书书由工程程技术部部组织编编制，部部门领导导审核，填写文件发发放范围围审批表表，由由总工批批准。b)业主主、监理理提供的的图纸、文件由由工程技技术部收收文、登登记、部部门领导导批阅后后，确定定发放范范围，填填写文文件发放放范

6、围审审批表，经总总工批准准。6.3文文件和资资料的编编号3.1文文件资料料共分三三类：质质量、技技术、规规范及标标准；3.2质质量、规规范及标标准文件件由质安安部编号号并发放放，技术术文件由由工程技技术部编编号并发发放。6.4文文件的标标识6.4.1文件件由发放放人标识识6.4.2在文文件的封封皮上打打印或加加盖标识识图章6.4.3文件件标识如如下：受控状态态发放号XXX持件人XXX说明：受受控状态态一栏中中注明受受控或非非受控6.5文文件和资资料的发发放、保保存、归归档6.5.1质安安部对本本部的质质量体系系文件和和资料、对该项项目所适适用的国国家和行行业技术术标准、规范、规程进进行统一一编

7、号、标识、编制文件发发放记录录，按按照批准准的发放放范围进进行发放放，并将将一份原原件保存存、归档档。6.5.2工程程技术部部对技术术文件和和资料统统一编号号、标识识、编制制文件件发放记记录，按照批批准的发发放范围围进行发发放，并并将一份份原件保保存、归归档。6.6文文件和资资料的使使用控制制6.6.1质安安部编制制质量量体系受受控文件件清单，工程程技术部部编制技术性性受控文文件清单单6.6.2受控文文件和资资料的所所有持件件人都必必须妥善善保管所所使用的的文件和和资料，任何人人都不得得以任何何理由私私自复制制和对外外提供。如持件件人调离离或文件件需要修修改时须须交还质质安部/工程技技术部，由

8、文件件管理人人员作收收回记录录。6.6.3在本本部质量量体系运运行范围围内，不不得使用用文件的的复印件件的文件件，一经经发现立立即由文文件管理理人员收收回并销销毁。6.6.4当文文件使用用人的文文件资料料破损或或丢失时时，经部部门领导导确认后后，到相相关部室室办理更更换手续续，并交交回破损损文件，换发新新的文件件。6.6.5当文文件使用用人将文文件丢失失后，应应到相关关部门办办理重新新补发手手续，原原发放编编号作废废，并进进行记录录。6.6.7质安安部要及及时更改改该项目目适用的的国家和和行业标标准、规规程、规规范保证证使用最最新的有有效版本本（发有有效版本本、收失失效版本本）。6.6.8当业

9、业主提供供的图纸纸、资料料份数不不够使用用时，由由工程技技术部复复制，复复制需经经总工批批准，并并做好记记录。7、文件件和资料料的更改改，换版版与作废废7.1、当文件件需要更更改时，由文件件的编制制部门填填写文文件更改改申请单单，说说明原因因，经审审批人审审批，形形成文文件更改改记录，发给给所有持持件人，并在受控文文件清单单上标标明更改改记录序序号。7.2、更改方方式文件的持持件人按按文件件更改通通知单的要求求，对文文件进行行修改，并将文件更更改通知知单附附在文件件后面。7.3、文件的的换版与与作废文件经多多次更改改或需要要进行大大幅度修修改时应应进行换换版，新新的版本本的编写写、审批批、发放

10、放按本办办法6.2条款款执行；对作废废的文件件和资料料由质安安部/工工程技术术部按文文件的发发放记录录收回，同时加加盖作废废印章，经总工工批准后后集中销销毁，需需保留的的作废文文件应加加盖“作废”和“保留”资料印印章。 8、记录录本办法形形成下列列记录，样表附附后。附表一 收文记记录附表二 受控文文件发放放范围审审批表附表三 受控文文件发放放记录附表四 受控文文件清单单附表五 文件借借阅登记记表附表六 文件发发放登记记表附表七 文件更更改申请请审批表表附表八 文件更更改通知知单附表九 文件更更改记录录附表十 文件归归档登记记 附表一收 文文 记记 录录序 号日 期期收文编号号文件名称称份 数数

11、发文单位位收文人备 注注附表二受 控 文 件件 发 放 范范 围 审 批批 表 编号：文件名称称文件编号号版次修改次序号拟发放单单位或个个人份数备 注批准人： 年 月 日 编制制人： 年年 月月 日日附表三受 控 文 件件 发 放 记记 录 表 编号：文件名称称编码/编编号发放依据据发放编号号领用人份数签名领用日期期备注审查人： 发放人人： 附表四 受 控控 文文 件件 清清 单单文件编号文 件件 名名 称称印刷份数发放份数发放时间版次修订状态备注审核人： 制表表人： 年 月 日附表五文 件 借 阅阅 登 记 表表 文件编号号文件名称称借阅份数数限归还日日期借阅人批准人借阅时间间归还日期期备注 管理人人： 第第 页页附表六文 件件 发发 放放 登登 记记 表表序 号号时 间间收 文文 单单 位位文 号号文 件件 内内 容容签 字附表七文 件件 更更 改改 申申 请请 审审 批批 表表文件编号文 件件 名名 称称更改理由由更改内容容备注批准人： 审审核人： 申申请人： 年年 月月 日日 PAGE 附表八文 件件 更更 改改 通通 知知 单单通知单位