优化高校财务报销流程的思考

1、    优化高校财务报销流程的思考    摘要：高校财务报账是一个政策性和服务性很强的工作，也是高校财务管理重要组成部分。优化财务报账流程，解决现行报销流程问题，对提高高校财务报销的工作效率，更好地服务于广大师生具有重要意义。文章通过对高校财务报销流程现状的分析，指出目前财务报销流程存在的问题，并提出了相应的治理对策。关键词：高校财务，报销流程，财务管理高校财务报账是财务部门经常性工作，也是高校财务管理重要的组成部分。在日常报账工作处理中，不仅业务量大，而且突发情况多，尤其是报销流程设计不够科学，使报账难、难报账问题比较突出。所以，优化财务报账流程，解决

2、现行报销流程存在的问题，对提高高校财务报销的工作效率，更好地服务于广大师生具有重要意义。一、高校财务报销流程现状目前师生可在任意时间通过网上报账系统预约报销。在这个系统开启后，以往抽号排队等候报销，尤其到年底天天排长蛇阵的壮观场面终于消失了，这是一个重大地改进。其具体处理流程如下：（1）需要报账的广大师生，先分类整理好要报销的各种单据。如差旅费类票据、管理费类票据、固定资产类票据等。（2）根据票据类型上财务报账系统填写相关要素进行预约。（3）打印填写好的报销单，并将相应的原始单据附在其后。（4）持报销单及原始凭证找相关领导审批后，再将其投入到自助投单机里。（5）等待报账结果。按规定在5个工作日

3、报销业务即可完成。二、高校财务报销流程存在的问题从整体上来看，利用网上预约系统将报销单填写环节由线下搬到线上，且部分报销信息可以由网上预约系统传送至财务处，由财务人员进行后续处理，确实大大提高了效率。但从具体操作上看，依然还存在报销业务工作量大、报销人和财务人员信息不对称等问题。（一）财务管理观念滞后主要体现在：（1）财务信息化建设意识薄弱，部分领导不重视财务管理信息化建设，忽视了信息化在强化内部控制域管理、提高工作效率中的重要作用。（2）财务人员简单地认为财务管理信息化是会计电算化，只是汇总财务数据、制作财务报表。导致的结果是：财务软件一直没有得到深度开发、信息资源得不到有效整合，财务数据不

4、能共享，财务软件功能不完善且利用率较低。（二）数据库无法实现财务数据共享事业单位的财务管理信息系统以局域网的形式进行相关业务处理，信息存储存在一定局限性。由于各单位的信息系统不尽相同，单位花费在财务管理信息系统上的维护支出较高，固定资产管理部门模块与财务处资产管理系统不尽相同，造成重复录入，增加了工作量，不同系统数据间交互困难，信息反馈时效性差。（三）财务报账系统科学性较差，增加了审核人员的工作量利用网上预约系统进行报销代替手工填写报销单这一环节，一定程度上方便了师生报销，但从财务报销整体业务链条来看，财务人员的工作量有增无减，大量的工作仍需要手工完成。（1）报销人填写好报销单后，投递到自助投

5、单机里，与审核不见面，若报销单手续齐全便可一次通过，审核庆幸报销业务完成；若手续不全或者不能报销，审核面对问题单据，需要电话或短信告知经办人。如若对方没接听电话，短信也没有收到，审核要多次联系经办人，造成一份单子要看三遍或更多，工作量会更加繁重。（2）在目前的财务报销模式上，随着电子发票的逐步增多，报销人提交了大量的电子发票纸质原始凭证，这些凭证的真伪主要靠审核人工鉴别，并且审核需将电子发票逐张扫描一一对应关联记账凭证，以防止经办人电子发票重复打印报销。这种情况下，不仅增加了审核工作量，还可能造成对虚假发票的识别和管理上的困惑。（四）报销时间过于集中，使财务人员某时间段工作量剧增高校的日常活动

6、种类繁多，有差旅费、购买专用材料、图书、固定资产、会议筹办、劳务费的发放等等，涉及的业务模块包含审批、采购，固定资产的管理，财务费用的报销等。由于现有的报销流程繁琐，且信息不对称，造成报销人不知道如何把握，许多人将平时的发票积攒起来，等到年底集中整理报销、分管的部门催报或者上年发票快作废时才报销，造成3月、6月和9月集中报销，特别年末报销时间截止前，财务处集中报销更加突出，工作量井喷。问题单子也会随着增多，审核做不完的凭证，报销人收不到款不停电话或现场查询，更加重了工作量，使财务人员工作负担雪上加霜。三、优化高校财务报销流程的对策建议（一）建立统一的财务信息数据库，丰富财务软件功能一方面，在学

7、校范围内，以信息数据库为基础，以账务处理为核心，建立一个统一的财务信息管理平台。在平台建设中引入云计算，利用互联网技术提供服务，使用者能够随时存储会计信息，妥善处理会计业务，将人力资源部、国际处、资产处、科研院等部门相关信息资源共享，减少重复环节，节约人工成本。推行网上报销模式，可以切实提高财务报销审核效率。另一方面，原始单据通过自助投单机传递到财务处，让审批盖章等传统流程通过网络报销系统来实现。通过设置大量的计算标准、采用复杂精准的计算方法，极大地简化财务审核的工作量。特别是报销差旅费业务，添加单位和职级，与人力资源部信息库教工个人资料对接，按照人力资源部信息库职级进行差旅费报销，审核不需要

8、核对标准计算补贴等耗时操作，节约了大量的审核时间；与账务处理系统凭证处理模块对接，实现记账凭证的自动生成，减少审核手工录入工作量。（二）财务报销系统设置进行提前预审，减少问题单第一，财务报销系统增加对话框给与提示。如可以插入讲解视频，解释哪些费用可以报销；也可视频指导报销人员填写单据和整理票据。如出租车票、邮资费、书费等，一张报销审批单发票不得超过50张等等具体要求，填写付款单位或个人时应针对一人或一单位，一事一单，报销人根据提示逐步完成提交，经办人申报时，若报销金额大于项目余额，系统提示经费不足不予进行下一步操作。另外初审内容包括如下几点：审批单签字齐全；发票专用章齐全；按规定材料入库单或固

9、定资产验收单齐全；附件齐全如版面费录用通知、会议通知、合同、中标会签单、发票真伪等。系统提示若未达到标准则不予进行下一步操作。第二，报销人将电子发票在网上预约报销系统内扫描，审核需要核对纸质单据与报销系统中的扫描件一致，对各类费用自动计算，自动转换生成会计凭证。在财务系统上将经办人在网上预约系统申报时扫描过的电子发票关联，审核不再重复扫描。实现信息一次录入，打通业务环节，避免重复工作。若未按要求或经费不足，报销人则不能提交。（三）增加财务宣传力度财务工作不仅仅是财务处的事，实际上是学校每个人的事情。从最初的“三公”经费公开到部分单位零星公开，再到现在的统一时间、统一格式的全体公开预决算，预决算

10、公开工作已经越来越深入，这是当前预决算工作的前进方向和必然趋势，也与当前推进国家治理体系的治理能力现代化的总体要求、推进廉政建设和维护公众利益相一致，也是会计核算方面的主要任务。大力宣传国家政策，减少对会计人员的误解，可以提高工作质量和效率。第一，可以在学院设二级财务人员，从各个学院办公室培养一两个稍微精通财务的业务人员来缓解财务人员的压力，方便学院教师咨询，使财务规章制度深入师生心中，做到有章可循。第二，可以在新招教职工人职培训中增设财务内容，指导他们填写报销单据、熟悉报账流程，了解相应的审批权限，让财务报销基本知识普及于师生中。第三，可以增设咨询岗，专门负责接听电话，接待查询，回答解释相关问题。（四）提高财务人员综合素质，培养复合型会计人才既要提高财务人员的专业知识，又要提高财务人员的计算机操作水平，应定期对在职财务人员进行集中培训，邀请专家学者进行授课，力求提升财务管理水平和工作质量。同时，要注重财务人员的职业道德培养，激发其工作积极性和单位的认同感，以促进财务工作的积极开展。（五）细化量化控制活动，加强信息沟通从单位层面和业务层面分别制定相应的控制措施，并进行细化量化，使得相关人员在充分了解自己工作中的责任和权力基础上，对业务进行仔细审核。参考文献：1钟礼凤.行政事业单位财务管理信息化