GDHX退换货管理制度.doc

.GDHX有限公司营销中心退换货管理制度文件编号HIJG-GY035版 本第一版编制人员 李德光批准人员页 次审核人员 批准日期一、定义退换货：指由于产品质量问题、包装问题、滞销、产品失效和价格等问题而发生的货物“当场”或“事后”退回/换货行为。二、审批权限 各地区应根据客户实际消化能力签订合同，本着“先进先出”的原则将货物在有限期内消化完毕，原则上公司不接受客户的擅自退换货。 所有退换货必须先由商务人员填报退/换/调货申请单申请，并注明所退货的用途（指退回公司或是做样品）。由省商务经理初审后，报管理部经理审查，线条总监签字同意后方可执行。 若“退换货”与营销中心存在责任关系的，需由营销总经理审批。 管理部需按以下权限安排退/换/调货的审批：每次退/换/调货金额最终批准人备注10万元之内分线总监由管理部组织上报后审批10万元以上营销总经理由管理部审核后组织上报审批 所有由于地区管理原因而造成的近效期/过期药品的运输费用全部计入省区费用。但由于本身产品质量原因、发货时已是近效期或过期的，经公司特许，则计入营销中心费用。三、 退换货处理1) 客户“当场”拒收而引致的退换货。物流公司或当地商务人员需第一时间告知厂物流部，物流部在收到信息当天与物流公司确认。物流公司出具书面的通知函。管理部依通知函出具发货通知，要求物流进行补发。2) 客户“事后”要求退换货3) 商务人员收到公司批复的退/换/调货申请单后，需于两天内亲临客户现场，请客户开具相关的退货证明（含原因，品规和数量），商务人员在证明单上签字，并同时清点货物，办理相关手续（如，托运或提回办事处做样品）。4) 如办理托运退回公司的，商务人员必须在托运单上签名并与物流做好交接手续，并于三天内将托运单和客户退货证明一并传真到物流部。5) 物流仓库收到商业的退货后，需及时验收，并于三天内开具入库单给财务部做账务调整。6) 退换货申请表格统一用下面的“GDHX有限公司产品退/换货申请表”在OA上申报，不接受其他格式的申报表格（下面附表）。7) 原则上除产品质量问题或运输途中破损方面因素，其余原因一律不准退。四、 退货处罚非质量问题的退货，公司原则上不允许退货，若发生退货，责任一律由业务当事人及各级领导承担1) 处方线：由省处方经理以结算低价购回药品。2) 商务线：退货金额商务当事人承担70%，省商务经理承担10%，线条总监承担8%，营销总经理承担5%，营销中心承担7%。当事人为省商务经理时，承担80%。3) OTC线：退货金额由省OTC经理承担60%，线条总监承担40%，无省OTC经理的由线条总监全额承担。 本制度从2012年12月21日执行，解释权归GDHX有限公司营销中心。GDHX有限公司营销中心GDHX有限公司 产品退/换货申请表表格编号： 编码：产品名称剂型规格批号退货单位退货数量（盒/支/瓶）退货时间已回款否地址电话联系人已开发票否退货原因（注：退货原因需详细说明）签名： 日期管理部经理意见同意否：货品处理意见： 签名: 日期：总经理意见同意否：货品处理意见： 签名： 日期：仓库验收情况 签名： 日期：质量管理部门意见 签名： 日期：厂部领导意见 签名： 日期：注：一个品种一张表格退换货管理流程图市场人员销售管理部营销总经理综合员财务部物流部市场人员：需到现场把验证要退还货品，把好第一关，确需退货的，详细填写统一格式退换货申请表，OA给内勤各线条主管。填写统一格式反馈 的退换货申请表后OA销售管理部/总经理：各主管将退换货申请表打印后交管理部经理和总经理在意见栏内的同意与否退回货物处理意见这两项批示。均签字同意后方交给综合员。同意 （注：以总经理的批示为最后结果反馈市场人员）批示签字 综合员：拿到退换货申请表后，录入U8内退货单申请，并在备注一栏注明：总经理批示的处理意见。然后将退换货申请表后传真给物流部和财务部。同意，批示签字 物流部：根据退换货申请表后验收退回货物，并根据申请单内总经理的处理意见，对货物进行处理。制作收货单后将收货单复印件发给财务部。在U8系统内登记 退货申请单 传真退换货申请表 传真退换货申