致远A6-m协同管理系统——协同事项管理.doc

致远A6-m协同管理系统协同事项管理u 协同与协同软件u 表单、模板与协同事项u 系统管理员：表单管理员管理、表单管理、模板管理u 表单管理员：枚举管理、表单管理、模板管理u 一般用户：新建事项、待办/已办/待发/已发、表单查询、表单统计 一、协同与协同软件 （一）协同 协同是指协调多个不同的资源或者个体共同一致地完成某一目标的过程。 （二）协同软件 协同软件有三个显著的特征：第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中占信息总量80%的“非结构化”信息为重点。 二、表单、模板与协同事项 （一）表单 表单是提出问题并提供空间给用户回答的文档，是实现网页互动的元素。 用户回答问题的空间（单元格）对应于系统后台数据库的字段（数据项），因此可以进行灵活的表单查询与统计。 表单常常以表格或单据的形式呈现给用户，但是不与后台数据库连接的普通表格或单据不能称之为表单。 （二）模板 1、模板是便于日后调用的预先设计的包含特定式样与流程的协同事项模型或样板，又称为协同模板。 模板分为系统模板与个人模板。系统模板由表单管理员创建与管理，个人模板由普通用户创建与管理。 2、系统模板分为表单模板与无表单模板、流程模板与无流程模板。通常所指的是含有流程及其授权的表单模板，简称为表单模板。系统模板用于解释组织的管理规则，实现规范化管理。 3、个人模板包含有流程+格式（内容），可通过当前协同事项的“另存为”而得到。个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。 当前协同事项也可以单独另存为流程或格式，以供日后调用。 （三）协同事项 协同事项（又称协同工作、协同、事项）是传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的过程和结果。 基于表单模板的协同事项通过支持单据定义、流程配置、人员和信息的直观描述等多种手段，以图形化、可视化而完成制度的控制执行，并将执行结果全息集中存储，从而保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯。 三、系统管理员 （一）表单管理员管理 表单管理员是设计表单样式、确定模板流程并分配使用者的一种角色，由系统管理员指定一人或多人担任。 系统管理员选择“业务设置表单应用”，可以新建或删除表单管理员。 （二）表单管理 1、表单所属管理 系统管理员选择“业务设置表单应用”，可以修改表单所属人。 2、表单日志管理 系统管理员选择“业务设置表单应用”，可以打印表单日志，或将其保存为Excel文件，从而方便日后查阅。 （三）模板管理 系统管理员选择“业务设置协同模板设置”，可以新建、更改或删除模板类型，新建、移动或删除系统模板，打印或删除模板日志。 一般情况下，系统模板由表单管理员创建与管理。 四、表单管理员 （一）枚举管理 表单管理员选择“表单应用枚举设置”，可以对于表单单据中要填写枚举数据及其关联关系进行创建与修改。 枚举包括系统枚举和表单管理员自建的枚举，系统枚举不允许修改删除。 表单管理员自建的枚举由所有表单管理员共同管理。 （二）表单管理 表单管理员选择“表单应用表单制作”，可以设计新表单、修改表单、删除表单、修改表单所属人、查询统计设置、打印表单列表等操作。 1、设计新表单 表单管理员既可以在系统内直接制作新表单，也可以在InfoPath或Word中设计好表单样式，然后粘贴过来。 设置关联关系：定义本表单将与哪些信息进行关联，通过关联设置，本表单可以自动显示关联信息，不需要再次手动录入。 在表单中需要用户填写或选择的地方，插入输入框、复选框、选择框、文本域，并进行相应的单元格定义。 根据输入框单元格提供的关联表单、关联基础信息、单元格自动录入实现表单单元格关联设置。 数字型输入框可以使用公式进行自动计算。 字符型输入框可以将数字型输入框的数据大写显示。 流水号型输入框可以自动产生表单流水号。 保存新设计的表单。 2、修改表单 草稿状态的表单可以双击打开进行修改并保存。 已发布的表单（即已被模板所调用的表单）不得进行大的修改，但可以双击打开并更改标题后另存为其他表单，该表单处于草稿状态，可以双击打开进行修改并保存。 3、删除表单 草稿状态的表单可以直接删除。 已发布的表单删除后，调用该表单的模板将被自动删除。 4、修改表单所属人 表单管理员可以将自己所管理的表单移交给其他表单管理员。 5、查询设置 表单管理员新建表单查询时需要设置查询名称、查询授权、是否允许穿透查询、查询表单与关联表单、预置条件与筛选条件、查询内容（数据域、数据项、单元格、字段）与关联信息。 授权是指选择可以对表单进行查询的人员。 穿透查询：在统计表中点击相应数字，会显示构成该数字的表单协同列表，就是这个数字由几张单子构成的，具体点击这个表单协同，会显示该表单的原始状态，就象一个汇总的结果数字一层一层的穿透，查到数字的初始情况。 预置条件是预先设置的查询条件，查询结果必须满足这些条件。 筛选条件是指授权用户在进行查询时，可以自行从筛选条件中进行条件设置，选择自己想要的查询结果。 通过预览查看所设置的查询，保存后成为“表单应用表单查询表单数据查询”中的系统查询。 6、统计设置 表单管理员新建表单统计时需要设置统计名称、统计授权、是否允许穿透查询、统计表单与关联表单、预置条件与筛选条件、统计类型、统计内容。 统计类型分为分级汇总统计与交叉汇总统计。 分级汇总统计时需要设置分组（可多级）与数据域。 交叉汇总统计时需要设置行头、列头与数据域。 通过预览查看所设置的统计，保存后成为“表单应用表单统计表单数据统计”中的系统统计。 （三）模板管理（以表单模板为例） 表单管理员选择“表单应用模板制作”，可以新建系统模板、移动模板位置（即更改模板类型）、修改模板、删除模板等操作。 1、新建系统模板 选择模板类型，单击“新建系统模板”，确认模板存放位置，进入新建系统模板界面。填写标题，单击“表单”后调用表单模板（系统表单），单击“流程”后配置表单流程，单击“授权”后选择该系统模板的使用对象。 保存新建的系统模板。 2、移动模板位置 选择需要移动的系统模板，单击“移动”并选择目标位置后确认。 3、修改模板 双击需要修改的系统模板，修改后保存。 4、删除模板 选择需要删除的系统模板，单击“删除”后确认。 五、一般用户 一般用户可以通过“协同工作”的新建事项、待办/已办、待发事项、已发事项、超期督办、流程管理以及“表单应用”的表单首页、表单查询、表单统计实现协同事项的管理。 1、新建协同事项 一般用户既可以新建基于表单模板的协同事项，也可以新建无表单模板的协同事项。 （1）新建基于表单模板的协同事项： 在“我的模板”区域单击相应的表单模板，根据要求填写或选择，插入附件，关联协同，关联文档，选择归档位置，选择所属项目，设置重要度、跟踪、密码，然后单击“发送”，根据提示选择下一节点人员，完成协同事项的发起。 （2）新建无表单模板的协同事项： 选择“协同工作新建事项”，填写标题，输入正文，设置流程，插入附件，关联协同，关联文档，选择归档位置，选择所属项目，设置重要度、跟踪、密码，然后单击“发送”，根据提示选择下一节点人员，完成协同事项的发起。 关联协同在待办、已办、已发事项中提取，关联文档是对我的文档、单位文档、项目文档中的文件信息的提取，目的在于快速便捷的提取相关的协同与文档信息。 2、待办/已办/待发/已发协同事项 对于待办协同事项，可以处理、转发、归档、删除。 对于已办协同事项，可以转发、归档、删除。 对于待发协同事项，可以编辑、发送、转发、删除。 对于已发协同事项，可以重复发起、转发、归档、撤销、删除。 处理协同事项时请注意：单击“提交”时，选择已阅、同意、不同意都将继续往下走流程。只有单击“撤销”才能将报销单退回发起人，并自动通知曾经参与审批的人员。请仔细阅读所审内容及相关人员表态，并明确签署意见后提交或撤销。 3、表单首页 在“表单应用表单首页”，可以实现待办表单、跟踪表单、我的查询、我的统计的有关管理，也可以调用表单模板发起协同事项