提高办公室档案管理工作效率的对策分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 提高办公室档案管理工作效率的对 策分析 摘 要：对于政府机关和企事业 单位而言，办公室档案管理工作是事关 档案有序性和完整性的重要问题。在笔 者看来，准确性、严谨性和高效化原则， 是办公室档案管理工作中所要遵循的原 则。从办公室档案管理人员的自身素质、 档案管理信息系统和档案管理工作反馈 机制等方面入手，是对办公室档案管理 效率进行提升的有效措施。 中国论文网 /2/view-12873525.htm 关键词：办公室；档案管理；工 作效率 办公室档案管理效率是对办公室 工作的稳定性进行保障的重要因素。作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 为档案管理工作中的重要组成部分，档 案存储管理机制的集中性和档案资料来 源的广泛性已经成为了办公室档案管理 工作所表现出来的主要特点。随着信息 技术的不断发展，建立在数字化信息技 术基础上的档案管理机制的应用，是对 这一工作的严谨性进行保障的有效措施。 1 办公室档案管理工作的原则 （一）准确性原则 档案管理工作是办公室管理工作 中的一项重要内容，对办公室相关内容 的客观记录，是办公室档案管理工作的 准确性原则的主要表现，在档案管理工 作的开展过程中，如果相关工作人员未 能让办公室所涉及到的关键信息进行反 映，这就无法让这一工作发挥出自身的 特性。因此，在办公室档案管理工作中， 责任心和全局观念是档案管理人员在日 常工作中需要注意的问题1。在档案信 息的整理过程中，工作人员也要遵循一 种客观性的工作态度，以便让档案材料 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 的真实性特征得以强化。 （二）严谨性原则 随着社会的不断发展，效率问题 已经成为了社会较为关注的一个问题。 从办公室档案管理工作的自身特点来看， 严谨性原则可以被看作是办公室档案管 理效率的主要表现。为了对一些与办公 室正常工作有关的信息进行记录，在档 案管理工作的开展过程中，办公室档案 中的一些细节要素就需要得到相关工作 人员的充分关注。从政府机关和企事业 单位的管理工作所表现出来的新特点来 看，精细化管理模式已经成为了提升自 身管理水平的有效措施，在这种精准化 管理模式得到推广以后，对工作细节的 记录与分析，成为了对档案自身价值进 行保障的有效方式。除此以外，为了让 严谨性原则在办公室档案管理工作中得 到充分的落实，办公室档案的保密性问 题也需要引起相关管理人员的关注。 （三）高效化原则 档案管理工作中的高效化原则是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 信息时代发展的产物，在信息技术不断 发展的背景下，档案管理效率的提升， 对与档案材料有关的业务的开展会起到 积极的促进作用2。在信息技术不断发 展的环境下，为了对档案管理工作的高 效性特点进行强化，对信息化管理工具 的运用，成为了对档案管理工作进行优 化的重要措施。这就要求档案管理工作 人员在日常工作中要始终保持学习意识， 进而在对现代化管理技术进行应用的基 础上，更好地对档案工作进行优化。 2 办公室档案管理工作中存在的 主要问题 （一）档案管理人员管理素质相 对较低 对办公室档案的整体性的保证， 是办公室档案管理工作人员日常工作中 的一项重要职责。但是在档案管理人员 自身管理意识相对薄弱，或管理人员缺 乏管理水平的情况下，办公室档案管理 工作缺乏有序性的问题，会给档案材料 的查询工作带来较为不利的影响。在一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 些企事业单位之中，档案的无序堆放现 象就是档案管理人员管理素质相对较低 的一种表现。档案归档不及时的现象的 出现，也暴露出了一些管理人员对档案 管理工作的重要性缺乏认识的问题。在 医院、卫生院等重要单位，因办公室归 档不及时所引发的档案遗失问题，会让 这些机构在出现医疗纠纷问题以后陷入 到相对不利的地位之中。对于一些具有 科研性质的机构，办公室档案中的机密 文件的遗失，甚至会给本单位正常工作 的开展带来较为不利的影响。 （二）办公室档案管理制度相对 落后 在一些企事业单位的领导人员看 来，档案管理工作是一项可有可无的工 作。在这一思想的影响下，办公室档案 管理制度在很大程度上陷入了形同虚设 的境地之中。办公室档案管理制度的落 后表现在管理手段和档案存储方式这两 大问题之中，在一些企事业单位之中， 办公室管理人员在日常工作中需要兼任 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 档案资料管理员一职，在自身工作精力 相对有限的情况下，办公室管理人员只 能对自己的本职工作进行重点关注。对 于办公室档案的管理问题，这些办公室 管理人员通常会表现出一种敷衍应对的 态度，很多兼任办公室档案管理员一职 的办公室行政人员在处理档案存储工作 的过程中往往只是在对档案资料进行初 步整理的基础上进行编号保存3。对档 案存储地点的安全性缺乏关注的问题， 也是档案管理制度相 浜蟮囊恢直硐 郑在一些办公室结构的档案管理工作 中，相关管理人员所采用的档案室全天 开放的管理措施，是一种对档案材料的 安全性问题构成威胁的措施。在单位其 他科室的工作人员可以自由出入档案室 的情况下，档案材料的丢失和损坏问题 就成为了办公室档案管理工作中的一大 挑战性因素。人员任用机制的不完善， 也会让一些有能力的档案管理工作人员 陷入到无法从事档案管理工作的境地之 中。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （三）办公室档案的利用率相对 较低 办公室档案利用率低的问题可以 被看作是落后的档案管理方式的产物。 在落后的管理制度的影响下，管理效率 的低下，会给档案文件的应用工作带来 不利的影响。在对办公室档案管理工作 中所存在的问题进行探究的过程中，档 案资料借阅原则的复杂性，也会对办公 室档案的利用问题带来不利的影响。在 繁琐的档案资料借阅程序的影响下，一 些借阅人会放弃对档案资料的借阅，这 就会让一些具有应用价值的档案材料陷 入闲置的境地。 3 办公室档案管理工作效率的提 升措施 （一）对办公室档案管理人员的 专业素质和管理意识进行强化 档案的自身价值问题是档案管理 人员在日常工作中所要关注的一个重要 问题。对档案管理人员的自身专业水平 的提升，需要在各个单位之中引起重视。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 针对办公室档案在各个机关团体、企事 业单位中所表现出来的重要性，一些职 业培训课程的设置，也是对档案管理人 员的自身素质进行提升的一种有效方式 4。在对档案管理人员进行培训的过程 中，对档案管理工作的原则性特性和灵 活性特性进行强化，是企事业单位在对 档案管理人员的自身工作能力进行提升 的过程中所要采取的一种有效措施。在 对档案管理工作进行优化的过程中，档 案管理者也需要对自身的职业胜任力进 行充分发挥。在参与档案管理工作业务 培训的过程中，档案管理者需要对自身 所从事的工作的重要性和职业要求进行 讲解，在日常的工作中，档案管理人员 也需要对自身的不足之处进行及时改进， 进而在尊重自身职业道德的基础上，借 助自身所积累的工作技巧，对档案管理 工作中所遇到的问题进行及时处理。在 将信息技术应用在这一领域以后，企事 业单位也需要通过业务培训的方式，对 档案管理人员的计算机操作水平进行提 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 升。 从档案管理工作的落后性 问题的产生原因来看，对档案管理工作 缺乏最后的认识，是引发这一问题的一 个重要因素。针对一些企事业单位中存 在的档案管理意识相对较弱的问题，领 导层首先要对自身的档案管理意识进行 强化。在管理层自身的档案管理意识得 到强化以后，档案管理责任制度的建设 与落实，就成为了促进档案管理人员提 升责任意识的有效工具。因此，领导层 与档案管理工作层的共同努力，是促进 办公室档案管理效率提升的有效方式5。 （二）对办公室档案信息管理系 统进行完善 无纸化档案体系的构建，是对档 案管理工作中的信息化系统进行完善的 重要措施。在社会的发展过程中，纸质 档案材料所暴露出来的弊端已经在档案 管理工作的开展过程中得到了关注。对 档案材料的存档工作和整理工作的工作 效率的影响，是这一传统档案材料存储 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 方式所表现出来的主要弊端。信息化档 案管理系统的应用，可以被看做是对系 统的存储方式进行优化的有效方式。在 对办公室档案材料进行初步整理以后， 档案资料管理人员可以借助信息化的数 字编号技术，对档案中的关键词和关键 信息进行记录，以便为档案的后续管理 工作提供帮助，为了对档案信息的完整 性进行保证，在对纸质档案材料进行整 理的过程中，对于材料中出现的信息缺 损、字迹模糊的问题，档案管理人员在 对信息的真实性进行核查以后，要通过 对信息进行补充登记的方式，对档案材 料的完整性提供保障6。从这一措施的 应用效果来看，对档案资料的检索机制 的优化，也是信息化管理系统在办公室 档案管理工作的开展过程中所发挥出来 的主要作用，在信息化的检索模式下， 办公室档案借阅环节中的一些较为繁琐 的流程得到了简化。 从信息管理系统的建设情况来看， 建设资金问题是这一系统的应用单位所 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 要面对的问题。对于行政机关、司法机 关等国家机关而言，电子政务建设工作 的开展，是对办公室档案信息管理机制 进行优化的一种有效方式。针对企业发 展过程中所面临的实际情况，贷款政策 的调整，可以让一些企业在构建办公室 档案信息管理系统的过程中获得足够的 资金支持。在构建这一系统的过程中， 单位还可以让自身的信息化管理系统与 单位所在地区的地区信息化建设规划相 融合，这一措施的应用，可以让相关单 位在构建档案信息管理系统的过程中节 约一定的资金。 （三）对办公室档案管理制度进 行完善 针对政府机关、企事业单位及科 研院校在社会发展中所表现出来的差异 性，从办公室档案管理工作的实际情况 入手，办公室档案管理制度中的细节因 素进行完善，是对这一制度的实效性和 时效性进行提升的一种有效方式。在办 公室档案管理工作的开展过程中，除了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 管理系统的信息化发展问题以外，办公 室档案的管理制度还涉及到了档案管理 组织问题等多个问题。为了对档案管理 工作效率进行提升，管理组织机构的优 化，需要成为各个单位所需关注的重要 问题。对此单位可以通过设置专业管理 部门的方式对这一管理机制进行优化。 针对办公室档案管理工作中所要面对的 档案资料收集问题、资料归档问题、资 料录入等多种问题，由专门人员对这些 问题进行处理，可以让档案管理工作的 及时性得到充分地提升。针对这一管理 模式在实际应用过程中所面对的档案借 调问题，授权约束机制的建立，是对办 公室档案资料的安全性进行保障的重要 因素。在档案存储环节，为了对档案的 安全问题提供保障，对于一些较为重要 的档案材料，办公室档案管理人员可以 将这一类材料存储在较高的楼层之中， 以避免档案出现丢失的问题。对于存储 重要档案材料的档案室，管理人员也需 要对档案室的门窗进行有效加固。针对 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 一些带有保密期限的档案材料，管理人 员在日常工作中要在第一时间对档案的 保密期限进行公示，针对一些需要在保 密期满以后提高保密等级或需要及时解 密的文件，工作人员需要对这些档案材 料进行及时整理，为避免档案管理人员 在整理档案材料的过程中所出现的私自 篡改档案材料的问题，在对档案材料的 保密问题进行调整的过程中，企事业单 位需要对与之有关的监督机制进行完善， 让档案管理人员在监视器可控的范围内 对档案材料进行整理，可以被看做是解 决这一问题的一大措施7。 为了让办公室档案管理效率得到 有效提升，对档案资料收集工作体系的 优化，也是各个企事业单位所要关注的 问题。在构建档案管理体系的过程中， 单位需要对主观领导和相关档案人员的 职责范围进行完善，进而让这一工作处 于完善的管理体系之下，对此，企事业 单位也可以将办公室档案的收集工作与 办公室责任人之间的岗位职责相融合， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 进而通过对档案管理工作的各个环节进 行完善的方式，对档案管理工作的工作 效率进行提升。为了对档案管理工作的 完整性进行充分保证，在构建这一体系 的过程中，企事业单位也需要遵循集思 广益的原则，也就是说，在对档案管理 体系进行优化的过程中，企事业单位的 领导人员需要充分听取办公室档案管理 工作人员的自身意见，进而通过对各位 档案管理人员的意见进行统筹分析的方 式，对n 案管理工作所涉及到的规章 制度进行完善，在对办公室档案管理机 制进行应用的过程中， （四）对办公室档案管理工作的 反馈机制进行完善 在企