对强化电子文件管理的再思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 对强化电子文件管理的再思考 摘 要：随着计算机应用的逐渐 普及，社会的办公自动化程度越来越高， 各个单位的电子文件也在逐渐的增多。 本文中主要介绍了怎样加强电子文件的 管理。 中国论文网 /4/view-12671610.htm 关键词：电子文件 管理 思考 中图分类号：G276 文献标识码： A 文章编号： 1003-9082（2014）06- 0019-01 随着办公自动化程度的不断提高， 各机关事业单位形成的电子文件不断增 多，电子文件保存处理难度不断加大， 强化电子文件管理工作势在必行。 一、实行电子文件全过程管理与 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 监控 1.加强电子文件的收集工作 电子 文件的收集积累是一项经常性的工作， 电子文件的收集工作应贯穿公文处理和 科技工作的整个过程。对不同信息类型 的电子文件，要分别采取措施保证其完 整性。电子文件与纸质文件的不同，电 子文件的读取还原，离不开其生成的技 术设备软件原数据。同步收集电子文件 生成的技术设备软件原数据，才能保证 电子档案的系统性、完整性，防止存储 信息的丢失与损坏，保护电子文件的安 全。 2.加强电子文件的归档工作 电子 文件的归档是将整理完毕的电子文件， 在计算机网络的存储器上拷贝或刻录到 可移动的磁介质，以便长期保存的工作 过程。首先确定好电子文件的归档范围。 如果是网络就要求转到数据库，如果是 载体传递归档，就要做一些辅助认证工 作，要与纸质文件结合归档。其次对电 子文件进行分类、排序。将杂乱无章的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 电子文件通过分类、标引组合，使其处 于有序状态。按照本单位的实际情况， 按内容进行分类、编号给每个电子文件 一个固定的号码，从而是全部电子文件 形成一个有序的整体。再次加强电子文 件的鉴定工作。将无保存价值的电子文 件进行删除。主要是鉴定归档电子文件 的原始性、准确性、完整性以及电子文 件的保存价值，文件保管期限的长短。 二、着力解决电子文件管理工作 中的诸多难题 1.思想观念障碍 由于档案工作传 统的手工管理模式由来已久，因此档案 管理者头脑中形成了许多传统的思维管 理手法，这必然阻碍对电子文件等新技 术产物的接受程度，使得电子文件的归 档工作难以实现。主要表现在：机关形 成文件的过程虽已自动化和计算机化， 但最终要输出的纸质文件作为归档文件， 认为磁介质载体只是形成文件自动化的 临时过度性载体，不能直接归档，不愿 接受将磁介质载体直接归档。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 2.控制手段障碍 机关文件是一个 机关形式其职能和权利的象征，有部分 文件都有很强的权威性，而制发过程特 别是签发手续均有严格的规定和控制。 另外，文件的修改、核对等必备的环节 难以在最后成稿的电子文件中体现，造 成责任不清。因此，电子文件的控制手 段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文 件档案管理的开展与实施。 3.设备技术阻碍 如何解决电子文 档的可修改性，查阅保密文档的限制以 及电子文件的通用性等是档案工作者所 面临的挑战。与缩微不同，磁介质易于 修改，而一次写入性光盘则难以在平时 频繁使用，这种易被修改性，使得电子 文件的法律效力大大减弱，也与档案真 实性与凭证属性不符。 4.保管方法阻碍 电子文档与现有 纸质档案在保管条件上有很大的差别， 主要体现在保管条件、保管设备和管理 办法等。尽管电子文档实体比纸质档案 的体积大大缩小，但对保管环境要求却 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 高得多。另外纸质档案正处于向电子档 案过渡的适应时期，保存电子文档，也 要同时保存相应的纸质文件，这需要很 大的人力物力。 5.利用需求阻碍 由于利用电子文 件档案相对纸质档案来讲对利用者素质 的要求更高，加上习惯和法律效力等因 素使利用者对电子文档敬而远之，利用 这从心理上对电子档案的利用有着一定 程度的排斥。 三、解决电子文件管理难题的对 策思考 一是要贯彻“ 以人为本 ”的战略， 提高主管档案的领导及档案者对电子文 件的认识，探索其规律，总结经验，适 当普遍展开。二是各部门要注意与本地 和本部门的实际相结合，除发挥档案科 研部门作用外，还与社会有关部门合作 研发适应电子文件管理的成果，使这项 工作始终处于先进水平。三是要关注计 算机新技术与档案工作的结合。电子文 件的管理工作在很多方面还存在着问题， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 尤其是在文件的形成过程，其真实性、 原始性、法律效率及网上利用安全等问 题，还有计算机技术、网络技术及通信 技术的进步发展。四是要加快推进文档 一体化进程，电子文件和电子档案的界 限日趋模糊，机关档案工作要从文件工 作抓起，提前介入到文件的生成过程中。 强化电子文件