计划管理与时间管理

1、计划管理与时间管理 Planning and Prioritizing,掌握时间盘点方法 用20/80或第二象限法区分日常工作 能根据SMART原则有效制定目标 掌握制定计划的有效技术,培训目标,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,培训内容,本章重点 1、时间盘点 2、有效的时间管理原则,一、时间管理的原则,1、正在埋头写计划，电话又响了无计划（忙） 2、正在办公室写汇报，客户来了无计划（忙） 3、会议开了一整天了，还没什么成果无计划（茫） 4、手上的工作越干越多，越干越乱无计划（茫） 5、比谁都忙，到处“救火”无计划（盲） 6、刚给下属布置完工作，还是不放心事必躬亲

2、7、沟通了无数次，越沟越不清无计划（茫） 8、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天拖延症 9、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放分配不当 10、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔无计划（盲） 11、该说“不”却不说，碍于情面答应，却无法按时兑现不善于拒绝,常见问题,什么是时间管理 习惯思维：时间管理的对象是时间？ 1、时间本身并不需要管理，因为每个人每天所拥有的时间都是一样的（24小时） 2、所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善于运用及分配你自己的时间。,时间管理的本质 本质：时间管理就是自我管理，自我管理即是改变习惯，以令自己的工作更富效率，更富效能。 把事情很快

3、地做完，叫做效率； 把事情很快又很对地做完，叫做效能。,分析我们目前的时间现状 请列出平时最浪费时间的三件事： 1、 1 2、 1 3、 1,网络消息,QQ或其他即时通讯工具,电话、会议、会见客户、下属临时谈话等,时间杀手,工作紧急性分析,分析要点,1、每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作 2、“非常紧急”的工作事项，如果频繁发生，应考虑授权，制度、产品质量等重大问题与时间管理无关 3、“紧急”事项越多，时间管理问题越大 4、“紧急”、“非常紧急”、“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大 5、除“非常紧急”外，分析所谓“紧急”事项是否真那么急,工作重要性分析,1、每日、每周、每月最重要

4、的是哪三项工作 2、“非常重要”的工作事项，如果很紧急，则与时间管理无关 3、“重要”的工作事项越多，时间管理就越合理 4、一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项 5、特别注意对“重要”的工作事项进行分析,分析要点,时间管理启示（授权）,1、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情 2、下属暂时没你做得好不代表永远没你做得好 3、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就会节省很多时间 4、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花时间做下属的事。,1、会见前或会见开始时，约定会见所用时间 2、事先约定会见的具体目标 3、不良会见容易打乱其

5、他时间安排，要坚决克服 4、学会对付无故拖延,时间管理启示（会见）,1、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间很关键 2、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会”等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性 3、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会，即使只有几个人或十几个人 4、严格会议纪律 5、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免浪费时间,时间管理启示（开会）,1、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩公出时间 2、合理安排拜访路线 3、合理安排拜访时间,时间管理启示（外出）,时间管理启示（干扰）,时间管理的原则,1、80/20原则 例如：8

6、0%的销售量来20%的客户 20%的工作占整个工作80%的价值，集中80%的精力做那20%的工作。 一天中的15件要做的事，占80%价值的只有三件，认真挑选这三件事。 误区：面面俱到、完全主义、平均分配,80/20原则的运用,1、列出一天内所有的工作 2、对工作进行分类,80/20原则的运用,3、时间和精力分配 4、工作价值分类 5、时间和精力分配,四象限工作法,1第一象限 紧急 重要,2第二象限 不紧急 重要,3第三象限 紧急 不重要,4第四象限 不紧急 不重要,紧急,不紧急,重 要,不 重 要,四象限原理解析,1紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作,2准备工作 预防措施，价值观澄清 计

7、划 人际关系建立 真正的再创造能力 增进自己的能力,3造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事,4忙碌琐碎的事 处理文件 电话 浪费性时间 逃避性活动,紧急,不紧急,重 要,不 重 要,养成习惯,1、每周将工作排出优先次序 2、在高效时间里完成重要工作 3、授权 4、有效对付干扰 5、明确的生活和工作目标 6、保证一天内有一段时间不受干扰 7、会利用零星时间 8、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备,养成习惯,9、文件柜、办公桌整洁、条理清晰 10、在固定的时间处理往来函件 11、丢掉无用的文件 12、将每件事善始善终，避免多头处理 13、万不得

8、以才召开会议 14、常年使用工作效率手册 15、学会休息、娱乐与业余爱好,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,培训内容,本章重点 1、什么是目标管理 2、如何根据SMART原则设定目标,二、有效设定目标的原则,目标管理的六个要素,1、上司与下属共同参与制定 2、与高层一致 3、可衡量 4、关注结果 5、及时的反馈与辅导 6、以事先设定的目标评估绩效,目标管理的好处,1、抓住重点 2、关注结果 3、考核的依据明确 4、激发下属的承诺和工作的主动性 5、统一目标，劲往一处使 6、在各自层面上工作 7、下属能力提升和职业发展快,目标设定常见的问题,1、目的与目标的混淆 200

9、4年的目的：增收节支 2004年的目标：行政费用比去年下降15%,目标设定常见的问题,2、定量目标与定性目标 定量目标：下半年销售额增加产15% 定性目标：下半年制定新的行政考核标准 定性目标的误区： 无法衡量 方法：制定时同时定出标准,SMART原则,Specific 具体的,Measurable 可衡量的,Attainable - 可实现的,Relevant - 相关的,Time based 基于时间的,制定符合SMART原则目标范例,SMART原则,常用词语： 开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研究、达到、降低、维持、运输、修建

10、避免词语： 明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理地、精确地,第一步：正确理解公司的整体目标,第二步：分解目标并制定符合SMART原则的目标,第三步：检验目标是否与上司的目标一致,第四步：列出可能的问题和障碍，找出相应的解决方法,第五步：列出解决目标所需要的技能和知识,第六步：列出达到目标所必须的合作对象和外部资源,第七步：确定目标完成的日期,设定目标的步骤,设定目标的工具,剥洋葱法： 实现目标的过程是由现在到将来，由小目标到大目标，一步步前进的；但是设定目标的最高效的方法则是与实现目标的过程正好相反，运用“剥洋葱法”，由将来到现在，由大目标到小目标层层分解。,大目标,小目标,更小

11、目标,即时目标,设定目标,实现目标,设定目标的工具,目标树形图： 目标树形图用于对目标的分解。分解方式一般有四种： 1、按部门（区域）分解 2、按客户分解 3、按产品分解 4、按时间分解,案例：山田本一的智慧取胜,山田本一是日本的一名马拉松运动员，1984年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不见经传的选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。当记者问他凭什么取得如此惊人的成绩时，他说了这么一句话:凭智慧战胜对手。 当时许多人都认为这个偶然跑到前面的矮个子选手是在故弄玄虚。马拉松赛是体力和耐力的运动，所以只要身体素质好又有耐性就有望夺冠，爆发力和速度都还在其次，说用智慧取胜确实有点勉强。 两年后，意大利

12、国际马拉松邀请赛在意大利北部城市米兰举行，山田本一代表日本参加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。记者又请他谈经验。山田本一回答的仍是上次那句话:用智慧战胜对手。这回记者在报纸上没再挖苦他，但对他所谓的智慧迷惑不解。 10年后，这个谜终于被解开了，他在他的自传中是这么说:每次比赛之前，我都要乘车把比赛的线路仔细地看一遍，并把沿途比较醒目的标志画下来，比如第一个标志是银行;第二个标志是一棵大树;第三个标志是一座红房子这样一直画到赛程的终点。比赛开始后，我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去，等到达第一个目标后，我又以同样的速度向第二个目标冲去。40多公里的赛程，就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完

13、了。起初，我并不懂这样的道理，我把我的目标定在40多公里外终点线上的那面旗帜上，结果我跑到十几公里时就疲惫不堪了，我被前面那段遥远的路程给吓倒了。,案例：今年销售额增长30%,今年销售额增长30%,细分目标市场,强化渠道管理,加强人员培训,规范终端管理,加强广告宣传,提高促销力度,扩大直销比例,改善激励机制,1、公关活动 2、直接信函 3、报纸广告 4、杂志广告 5、户外广告 6、电视广告,电视广告： 1、选择哪些电视台？ 2、上哪些节目时段？ 3、广告量（频率、长度）？ 4、评估广告的标准是什么？ 5、费用 6、行动计划表,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,培训内容

14、,本章重点 1、计划概述 2、如何将目标转化为计划,三、如何做计划,管理循环,什么是计划 决定目标及如何达成目标的程序 管理循环： 计划、组织、指导、控制、协调,主管制订计划的目的,1、能配合实现上级主管的目标策略 2、能实现自己部门的任务 3、能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准,计划的好处,1、成功完成预期工作目标的可能性增强 2、使下属更了解目标 3、使工作更有系统 4、减少危机出现可能 5、更为轻松处理突发事件 6、成员的工作更能互相匹配 7、更为客观评价结果,制定计划的要点,1、分析要达到的目标 2、判断所处的工作环境 3、找出影响目标实现的决定因素 4、分析所拥有的资源，人员情况、产品优势、金钱、时间等 5、依据所拥有的资源和决定因素，找出各种达到目标可行的方法 6、选择可能的方法 7、根据所选定的工作拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个员工并建立相应的评估和考核方法 8、对行动进行有效而合理的排序，哪些可以同时进行，哪些需要按照一定的顺序 9、决定完成各个项目需要的时间，并推算出总体时间,制定计划常见误区,1、没有注意到计划的滚动 2、没有弹性 3、没有估计多种可能 4、没有考虑资源和条件 5、没有事先沟通确认,好计划的特征,1、详尽并清晰：完成什么，谁来完成，什么时间完成 2、完整，避免行动中造成脱节 3、符合