司内勤员工在职档案管理办法模版

1、公司员工在职档案管理方法(xx版)第一章总则第一条为规范xxxx保险股份有限公司(以下简称“公司”)内勤员工在职文件(以下简称“员工文件”或“文件”)的管理，完善员工文件资料，保护员工的合法权益，特制定xxxx保险股份有限公司内勤员工在职档案管理办法（xx版） (以下简称“本办法”)第二条本法适用于xxxx保险股份有限公司全体内勤人员的在职文件管理工作。 各分公司可根据员工在职文件管理的实际情况，参照本办法另行制定相关细则。第二章在职文件的保管整理第三条总公司人事部为下列人员编制和保管在职文件资料：(一)总部全体内勤人员、实习生；(二)筹集全组织内勤人员、实习生；(三)二级机构总经理室成员；(

2、四)总公司任命为分公司的人员。第四条二级机构人力资源部门为下列人员编制和保管在职文件资料：(1)总经理室成员、总公司任命人以外的本公司内勤人员(二)本机构实习生；(三)下级机构总经理室成员；(四)本机构任命为下级机构的人员。第五条三级机构人力资源部门为下列人员编制和保管在职文件资料：(1)总经理室成员、上级任命人员以外的本公司内勤人员(二)本机构实习生；(三)所属四级机构全体内勤人员、实习生。第六条四级机构整体内勤人员、实习生在职文件，由所属上级机构人力资源部门保管。第七条职工在职文件包括下列内容(一)招聘材料；1 .招聘答案内容：包括申请登记表、个人简历、面试评价表、背景调查表、收入证明、学

3、历学位证及身份证等证明复印件、体检表等招聘流程相关资料2 .招聘专家将招聘资料交给文件保管员时，必须在工作人员文件目录(附件一)上签字确认。(2)入职材料1 .解除原机关和劳动合同证明书(原件)2 .社会保障卡、公积金卡、银行卡等复印件3 .角色/资格证明等。(三)在职材料；1 .劳动合同2 .奖惩记录材料3 .其他公司可以参考的有价值的材料。第八条公司根据保密、安全、易搜索的原则，科学管理员工档案，确保档案的完整性和安全。(1)职工文件由专家管理，由专业柜台保管，登记账簿。 登记的内容包括姓名、部门、文件编号等相关资料。 本公司人事部和各机关人事部可以根据文件管理的实际情况，制定适用于本机关

4、的员工文件编号规则。(二)职工档案保管员应严格遵守秘密安全的档案管理原则，保护档案安全，不得泄露档案内容。(三)建立专用档案室保管员工档案； 仓库内配置铁质柜子，采取防护和安全措施，定期进行文件整理核对，发现问题及时纠正。(四)职工档案整理工作要求分类准确、整理准确、目录清楚、填写规范、装订准确，职工档案和档案袋的样式、规格应采用统一标准，档案中的材料应按目录顺序排出，随意拆除(5)档案管理人员应积极收集员工有关职务的任免、考核、奖惩等资料，充实档案内容，以便员工档案能够适应工作需要。 对于满足归档要求的资料，必须经过认证和审查，根据文件分类进行分类整理，并填写员工的文件目录。第九条职工档案管

5、理人员定期纠正在职档案，确保与所管理档案的人数一致。 人员离职、调动后，应当立即进行分类保管，随时接收，登记调出变动情况以及统订文件数字。第十条解除或者终止与公司劳动关系的职工，职工文件的保存期限自职工退休之日起为2年。 档案管理员征求人事部门负责人同意后，可以批量销毁超过保存期限的档案。第三章文件的查阅第十一条公司人力资源部门的有关负责人和审计部门可以根据工作需要查阅有关职工的文件。第十二条报酬实绩、外事、社保、劳动用职等专业工作负责人，可以查阅或借用有关工作人员的文件。第十三条为工作需要查阅和借用职工文件的，应当遵守下列规定(一)查阅员工档案，应填写查/借阅档案审批表 (附件二)，经所属部

6、门负责人和人事部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。(二)不得篡改、销毁、提取、撤销、撤销职工文件。 不得擅自摘录、复制文件内容用于部分外部活动。 在特殊情况下需要摘录、复制文件内容的，应当得到人力资源部门负责人的批准。(三)公安机关、检察机关等外部机关为工作需要查阅文件或从文件取证的，必须持有所在机关盖章的介绍信和本人身份证，经人力资源部门负责人批准后，由文件管理人员陪同查阅。(四)文件一般不出借。 因工作需要借出的，填写查/借阅档案审批表，确定归还时间，经人力资源部门负责人批准借出，在归还时间前归还，任何人不得借出本人的文件。(五)阅读者不得向有关人员泄露文件内容，违反者根据情节轻重进

7、行批判教育，直至纪律处分。(6)文件管理者应当按照查/借阅档案登记表 (附件3 )登记文件的检查/借用。第四章文件的传输第十四条在组织间调动的员工随着工作调动，借用办理员工文件异动手续的员工时，不需要办理员工文件的转移手续。第十五条职工文件的传输应当遵守下列规定(一)转送职工文件必须严格封入，可以邮寄或者派人员接收，本人不得携带。(二)收到工作人员文件确认准确无误后，文件管理人员签署档案转递签收表 (附件四)，将收据放入工作人员文件，复印件交由来文件单位保存，发现文件材料不足等问题后，立即与来文件单位联系(三)调出的工作人员文件要完整齐备，必须按规定整理装订，不得保留材料，不得分批调出。(4)

8、工作人员档案传输后一个月还没有收到的，应当立即催促防止丢失。第五章附则第十六条本法由总公司人事部负责解释和修订。第十七条本办法自公布之日起执行。 以往，工作人员档案管理规定与本办法冲突时，以本办法为准。附件：1.工作人员文件目录2 .查阅/借阅文件审查表3 .查阅/借阅文件注册表4 .文件传送收据附件一员工文件目录姓氏：性别：聘用日期：公司：部门：科室：新人教育：招工资料职工在文件上签字照片劳动合同新员工信息收集表保密合同报名者登记表资产管理安全保证书简历廉政建设目标责任书应征者背景问卷资质管理承诺书身份证及验证证明书工作人员承诺书收入证明高级管理人员承诺书征集材料提交人：工作人员在职资料社会保障卡录用审查表住房公积金卡修改审查表银行卡员工交易报告健康检查报告绩效评价离职证明离职申请书学历/学位证及验证证明离职证明角色/资格证明其他附件二文件审查表/文件审查表年月日姓名所在部门、职务调查/借用者查了/借来的文件调查理由表决意见所属部门负责