文书学讲解课程

今天的话题

一、什么是文书学？

二、为什么要学习文书学？

三、文书学的基本知识及其基本要求一、什么是文书学

文书学是以文书及文书工作为研究对象的学科。主要研究文书及文书工作的发展历史、性质、任务、特点和作用，公务文书的性质、特点、体例以及撰写、办理、管理、整理的基本要求和方法等，它属于社会科学。文书学具有鲜明的特点：一是它的重要理论、原则受社会制度和意识形态的制约和影响，各国的文书学研究由于社会制度不同，各有自己的特色；二是它是一门实践性很强的管理学科，它研究的对象和内容都是人们在社会实践中较具体的工作。

二、为什么要学习文书学档案工作者应该学点文书学的知识。文书学与档案学是两个关系极为密切的姊妹学科，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，故具有紧密的承接与制约关系。文书是档案的前身，档案是文书的转化或归宿，文书工作则是档案工作的前提，档案的质量保证和工作水平的发展在相当程度上依赖于文书的质量和文书工作制度的健全。从逆向上看，档案的整理、鉴定与保管工作的水平与方法，又指导与制约文书立卷（整理）工作的原则与方法。档案管理的科学化，也可为文书工作提供不可缺少的查考资料。这两项工作和两个学科有互为一定条件的亲密关系。随着两项工作各自研究内容的逐步深化与研究领域的开拓，文书学和档案学各自成为社会科学中一门独立的学科。

三、文书学的基础知识及其基本要求

（一）公务文书

1、公务文书的概念：公务文书，又称公务文件或公文、文件，是由法定的机关或组织在公务活动中按照规范的体式，经过特定的处理程序制定的凭证性信息记录，包括收发文件、电报、报表、会议记录、调查材料、登记薄册等。

2、公务文书的特点（1）由法定的作者制定（2）具有法定的权威和现行效用（3）具有规范的体式（结构和格式）并需经过特定的处理程序。3、公务文书的作用(1)法律的约束作用

(2)领导和指导作用(3)公务联系作用(4)宣传教育作用

(5)凭证依据作用。4、公务文书的分类

（1）发文、收文

（2）上行文、平行文、下行文

（3）法规文件、行政文件、党的文件

（4）公布的文件、机密文件、内部文件

5、公务文书的种类及其用法（1）命令（令）（2）决议（3）决定（4）指示（5）公告（6）通告（7）通知（8）通报（9）议案（10）报告（11）请示（12）批复（13）条列（14）规定（15）办法（16）意见（17）函（18）会议纪要依据《国家行政机关公文处理办法》（2000）规定，行政机关公文有13种，独有的4种（命令、议案、公告、通告）。

依据《中国共产党机关公文处理条例》（1996）规定，党的机关公文有14种，独有的5种（公报、指示、条例、决议、规定）。

共有的公文有9种：通知、报告、请示、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要。命令（令）运用于：①依照有关法律公布行政法规和规章；②宣布施行重大强制性行政措施；③嘉奖有关单位及人员。可分为三种：①公布令；②行政令；③嘉奖令。命令（令）具有法定强制性和严肃性的特点。党的机关、群众团体一般不以命令行文。对一般性的先进事迹和个人进行嘉奖也不用嘉奖令。县及县以下机关一般不使用该文种。决定适用于：①对重要事项或者重大行动作出安排；②奖惩有关单位及人员；③变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。可分为三种：①决策性决定；②奖惩性决定；③变更性决定。决定一般用于上级机关向下行文，也可以在本机关内部使用。决定的使用范围比较广泛，除国家行政机关外，企事业单位乃至人民团体，都可使用决定。公告适用于：向国内外宣布重要事项或者法定事项。可分为：

①重要事项公告（必须是国内外关注的大事，如国家权力机关的重要决策、国内外需要周知的事项、对国内外有重大影响的庆吊礼仪活动等。）

②决定事项公告（国家机关特别是立法、司法以及监察机关向国内外宣布有关事件的处理事项）。公告通常由权力机关、监督机关使用，人民团体、基层单位一般不用。通告适用于：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。可分为：①法规性通告，用以公布社会各有关方面应当遵守的事项；②知照性通告，用以公布社会各有关方面应当周知的事项。公告与通告的使用区别：①从发布的事项看，公告的事项更为重大；②从发布的机关看，公告一般由高级机关发布，而通告各机关甚至企事业单位都可以发布；③从受文对象看，公告的受文对象不仅有国内的，也有国外的。通知适用于：

①批转下级机关的公文；②转发上级机关和不相隶属机关的公文；③传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；④任免人员。可分为：①批转通知；②转发通知；③传达通知；④任免通知。通知适用范围较广，适用于各级行政机关。人民团体和企事业单位也广泛使用通知，通知属于下行文。通报适用于：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。可分为：①表彰性通报；②批评性通报③传达性通报。通报与决定的区别：一般来说，决定的事项要比通报的事项重大（要）。

表彰决定一般用于授予模范称号或记功等事项；表彰通报一般用于表彰先进分子等事项。

处分决定一般用于错误性质较严重，须给予党纪或行政处分的事项；批评通报一般用于涉及的错误事项比处分决定要轻，但必须引起足够的重视并加以改正。议案

适用于：各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。“议案”的使用机关比较明确，就是各级人民政府。人民政府以外的机关一般不使用“议案”这一文种。“议案”属上行文。报告适用于：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可分为：①汇报工作报告；②反映情况报告；③答复询问报告。

“报告”属于上行文。平行或不相隶属的机关商洽问题、互通情况用“函”就行。请示适用于：向上级机关请求指示、批准。可分为：①请求指示的请示；②请求批转的请示。请示与报告的区别：①行文目的不同。请示一般要求上级机关给予直接的答复，即批复。报告则主要是下情上达，不要求批复。②行文的时间不同。请示必须是事前行文，报告则根据实际情况，事前、事中、事后均可行文。③行文内容不同。请示是写带有迫切性的，需要上级机关指示、批准的事项。报告主要着眼于汇报工作、反映情况等。

批复适用于：答复下级机关的请示事项。“批复”都是下行文，使用批复的都是相对的上级机关。意见适用于：对重要问题提出见解和处理办法。“意见”属于下行文，所有相对的上级机关都可使用意见。函适用于：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。可分为：①商洽函；②问答函；③批答函。“函”使用广泛，各级机关、单位都可使用，上、下、左、右都可发函。会议纪要适用于：记载、传达会议情况和议定事项。可分为：①情况性会议纪要。用以全面概括会议议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神。②决议性会议纪要。用以记载和传达会议的议定事项。③消息性会议纪要。用以发布会议成果。会议纪要属综合性文种。既可上报，又可下发，也可平行使用。兼有上行、下行和平行文的特征。例：下列公文标题文种有无错误？或其他选择？

1.《××市关于提高粮食销售价格的通知》；

㊣可采用“决定”：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。通知影响其效力。

2.《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》；

㊣使用“请示”：请求上级帮助解决。

3.××市教育局给该市财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》；

㊣使用“函”：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

4.《关于进一步加强涉农负担收费管理的报告》；

㊣可使用“意见”：对重要问题提出见解和处理办法。

5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的有关规定》；㊣可使用“意见”或“通知”：对重要问题提出见解和处理办法；传达要求下级机关执行的事项。

6.《XX市关于电话号码启用八位制的公告》㊣使用“通告”：公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；

6、公务文书的体式

公文的体式，又叫公文程式，指的是公文的体例和格式。

（1）公文的体例

指公文的文体，即公文的语言体例、体裁、风格与表现形式。

（2）公文格式

公文格式即公文的表现形式。公文格式包括公文的各个组成部分、各种管理标记和版面的安排、纸型规格等。

①眉首区：保密等级、紧急程度、发文份号、发文机关名称、发文字号（在红色反线以上部分）。

②主体区：公文标题、主送机关、正文、附件、发送机关签章、成文日期、附注等。

③版记：主题词、主送、抄送、印发、说明等（版记一般在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上）。

④纸型规格：A4型纸（210mm*297mm），一般使用纸张定量为60g/m²~80g/m²。一般公文首页版式一般公文末页版式例：

3号黑体推荐小标宋体3号宋体2号小标宋体3号仿宋附注3号黑体3号小标宋体3号仿宋联合行文主办机关排在前联合行文过多时，保证首页显示正文

（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不能使用虚数；联合行文时使用主办机关发文字号正确：江府〔2008〕5号错误：江府（2008）5号江府[2008]5号江府〔2008〕05号

（五）正文部分：

1、标题：3个以内联合发文标题不能省略发文机关；不能出现过多的文种正确不规范思考：

“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发<××省人民政府关于转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知>的通知》的通知”。假如到镇级政府标题如何处理？

XX镇人民政府转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知

2、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。

3、标题序号“一、（一）1.（1）”

4、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。

在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

如：“

50%”不能写成“百分之五十”

“20世纪90年代”不能写成“二十世纪九十年代”

“党的十四大”错成“党的14大”。

5、附件：公文如有附件，在正文下一行标识。附件如有序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。如：附件：1.××××2.××××

正确错误

6、一般不标注“此页无正文”当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决7、成文日期与印发日期成文日期：行政机关公文要求必须用汉字标全：如：二ＯＯ八年九月二十四日党的机关未做具体要求，但惯例使用阿拉伯数字标全：如：2008年9月24日印发日期一律用阿拉伯数字标全成文时间印发时间

8、主题词标注（最多5个，最后为文种）

10、公文生效标识：

行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（1）单一发文印章落款处不署发文机关名称，成文时间右空4字（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，两印章之间不相交或相切。

当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。

其他需要注意的问题：

（一）排版装订。行政公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷。（二）页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。“页码居中”？有的页码两侧没有一字线。（三）表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

7、公文的稿本（1）草稿（2）定稿（3）正本（4）副本（5）暂行本、试行本（6）草案本（7）修订本（8）各种文字文本8、公文撰写（1）撰写公文的基本要求

①观点正确，符合党和国家的方针、政策及法律、法规；

②切合实际准确无误；③文字简明，条理清楚，篇幅简短；

④体式规范，书写材料优良。（2）撰写公文的步骤和方法①明确发文的主题和目的；②收集有关材料，进行调查研究；③拟写提纲，安排结构；④紧扣主题，起草正文；⑤反复检查，认真修改。（3）常用公文的撰写命令（令）决定公告、通告通知通报请示、报告批复函会议纪要

(二)文书工作1、文书工作的含义：文书工作通常又叫文书处理工作，是指应机构开展各类活动的需要，酝酿生成公文直至办理完毕可以有效管理的全部活动。包括公文的撰写、传递、运转、整理、检索查阅、归档保存等项工作环节。2、文书工作的任务：基本任务、具体任务。3、文书工作的特点：政治性、时效性、程序性、技术性。4、文书工作的作用：①它是机关工作的纽带；②它是机关领导工作的助手；③它是保守党和国家机密的重要环节；④它可为档案工作打好基础。5、文书工作的基本原则：实事求是、精简、高效。6、文书处理的基本要求：及时、准确、安全。

7、