浅谈企业建立供应商库的问题及实施

一、建立供应商库的目的与意义随着我国经济的持续发展以及各行各业的稳定发展，目前市场上可供企业选择的供应商种类多、数量大，供应商之间的竞争加剧，如何从市场上找到优质的、适合企业自身发展战略的供应商是采购的核心工作，加之《必须招标的工程项目规定》(2018年第16号令)中调整了依法必须招标的工程项目范围，企业面临的非依法必须招标的采购项目将大幅增加。如此一来，提升采购效率将会是企业采购重点攻克的难题。近几年，许多企业陆续开始建立供应商库，特别是集团性质的大规模企业更是将建立供应商库作为重点工作推进落实。企业建立供应商库的目的与意义在于：(一)整合市场资源整合市场资源是指对市场上满足企业需求的供应商进行判别、收集、整理、归类等。由于市场中各供应商的规模不同、技术能力不同、产品质量不同、增值服务不同等，建立供应商库实则是一个整合供应商资源的过程，以便筛选出满足企业需求以及符合企业战略的供应商入库。在这个整合过程中，将会有海量的供应商信息数据流入企业，其中就包括产品(服务)资质、价格、行业态势等能够帮助企业更好地掌握市场，摸清现状。(二)寻求战略合作传统的采购模式往往只关注价格，企业与各供应商的合作关系也很短暂，一般在单笔或单批次的采购订单完成后，合作关系随之终止。导致供应商替换频率高，而企业过于追求低价往往会忽视产品质量以及供应商能够提供的增值增效服务，不利于企业与供应商建立长期稳定的合作关系。建立供应商库为企业与供应商战略协同，发现战略合作供应商，信息数据共享，实现“双赢”提供了基础平台。(三)提升采购效率企业在处理非依法必须招标的采购项目时，常常采用谈判或询价的采购方式实施，往往在筛选竞价供应商的环节上耗费大量的时间与精力。例如，审查供应商资质和相关业绩，供应商能否提供满足需求的产品或服务，供应商所处行业环境、价格趋势等。遇到采购项目数多且无法进行打包整合时，难免会造成项目积压，影响采购效率，特别是在企业面临应急采购任务时，将造成被动局面。而供应商库能够帮助企业有效提升采购效率，供应商的资格审查在入库时统一完成，后续只需针对不同采购项目直接邀请在库供应商参与投标，节省了时间，提高了应急采购能力。(四)提供选取依据采购作为企业的一项重要经济活动，其过程和资金受到严格的审计监督与检查。在采购立项及方案编制环节，选取哪些单位作为采购项目的竞价供应商是企业监督部门的关注重点，而企业的采购经办人员在筛选投标供应商时，主要手段是通过网上检索(企业性质、经营范围、业绩、规模、产品技术等)或者产品(服务)使用单位的推荐作为供应商来源，明显缺乏选取依据，没有说服力。而供应商库在建立过程中，要求组织专家评审，将准入供应商的资格进行全面审核。在后续实施采购项目时，邀请在库单位作为投标供应商的依据充足。(五)提高管理能力企业供应商库的常态化运行离不开一套完整的供应商管理体系(人员、制度和流程)。同时，还需建立科学的供应商评价体系，满足在库供应商动态管理，有效实施在库供应商的准入和退出管理工作，保持循环更新状态。管理体系和评价体系都是促使企业提高管理能力的催化剂。二、建立供应商库遵循的原则(一)合理合法、公平公正原则针对非招标采购项目(工程类、物资类、服务类)，企业建立供应商库首先应遵循合理合法、公平公正原则，按照招标投标法及招标投标实施条例规定，实事求是，不得利用在库供应商资源来规避依法必须公开招标项目(恶意拆分公开招标项目)，不得设置特殊条件排除潜在供应商参与入库。邀请在库供应商竞价时，一般采用随机抽取原则，确保有效竞价，良性竞争。(二)专项管理原则企业成立专项小组或专班负责建立和管理供应商库，成员包括企业负责人，项目负责人、技术负责人、采购负责人、财务人员、文件资料(档案管理)人员以及使用单位(部门)负责人等。明确分工，各司其职，相互配合完成。(三)分级管理原则企业供应商库专项小组按时对供应商进行考评，划分等级，实行分级管理。入库供应商划分为战略供应商、主力供应商、一般供应商、临时供应商。针对四个等级，制定不同的管理方案，设置晋升机制和优惠策略，例如，同等情况下，战略供应商以及主力供应商可优先获得交易机会。促使入库供应商保持竞争活力，达到良性效果，产生积极作用。(四)动态管理原则企业供应商库专项小组对供应商在库的档案进行管理，动态跟踪。对入库供应商合同履行情况、违规、违纪、违约等进行记录，实行季度、年度考评，信息动态维护。实时掌握信息，淘汰不合格供应商，寻找引入优秀供应商。(五)结构科学原则入库供应商的结构应以生产型为主、中间商代理型及贸易型为辅。保持稳定、合理的供应商数量，既要确保充分竞争，也要防止过度、无序竞争。三、企业建立供应商库的实施步骤(一)成立供应商库管理专项小组专项小组成员的配置根据企业自身情况而定，但应包括企业主要负责人、项目和技术负责人、采购和财务部门负责人、企业办公室资料管理人员以及使用单位负责人等。专项小组的主要工作是负责建立供应商库的全过程事宜，包括编制供应商招募方案、汇总企业采购需求内容、收集供应商资料、组织专家评审、核准待入库供应商以及供应商库运行管理工作等。(二)制定供应商招募方案招募方案主要涉及三个方面内容，一是采购需求内容；二是供应商招募的方式；三是供应商准入的标准。1.采购需求内容企业的经营性质决定其需求内容，可采用编制采购目录的方式来汇总企业需求。采购目录能够体现出企业在经营过程中需要完成的工程项目、需要哪些类别的物资、需要提供哪些服务等。采购目录可按多级目录编制，便于分类管理，例如一级目录为工程、物资、服务三个类别，二级目录是对一级目录的细分，工程类，细分为工业建筑、民用建筑、构筑物、市政工程等；物资类，细分为日常(常用)物资、专用物资、特种设备等；以此类推，三级目录则可再细分为具体的工程项目、所需的原材料等。2.供应商招募的方式建立供应商库应按照公平公正原则，采用公开招募的方式邀请供应商入库，专项小组负责编制供应商准入申请文件，关键内容包括公司详细介绍(企业简介、研发能力、生产能力、生产技术等)、相关强制性认证(如特种制造许可证等)、供应商主要产品信息表、近三年供货业绩资料和用户评价等。通过企业网站、公共资源交易平台网站等发布邀请公告，公告内容包括招募概述、招募范围、供应商资格条件、招募程序、评审办法等。有意向的供应商按照准入申请文件规定的格式要求，编制响应文件，按期递交至指定地点参与评审，评审通过后，推荐入库。3.供应商准入的标准制定供应商准入标准是企业建立供应商库的核心工作。准入标准设置应科学合理，准入标准设置太高，或将造成无供应商响应或无足够数量供应商响应的被动局面，并且存在企业指定选取供应商、恶意排他等违规行为的嫌疑，违背公平公正的建库原则。相反，准入标准设置过低，也将造成参与入库的供应商质量参差不齐，直接影响将来采购项目的实施。所以准入标准的合理设置是经过收集大量市场信息、行业信息、供应商信息后，并通过专家评审组严格判定，反复论证的结果。以物资类供应商准入标准设置为例，可按申请文件完整性、产品能力、综合实力、业绩、质量与售后能力等方面设置标准，并以评分的形式体现排名，可根据企业自身情况和发展策略设置评分权重，针对物资类供应商的权重分设置，企业应着重倾向于设计制造能力、综合能力、产品业绩这三个方面(如表1所示)。表1供应商评定标准4.组织专家评审专家评审组由供应商库管理小组负责组建，应采用封闭评审的方式，评审过程中严格控制商贸商、代理商、库存商的准入数量，并合理规划各类别准入供应商数量，在库供应商数量不宜过多，但每个类别供应商数应确保在三家及以上，形成有效的竞价机制。针对特别项目，如特种设备，专用技术性物资、特殊工程项目，评审过程中设置技术评审环节和商务评审环节，如涉及技术方面评审的，应先于商务评审，且技术评审不通过的供应商再不进入商务评审环节。评审重点关注和审查供应商业绩、资格证书、合同履行能力和整体服务水平等。通过公开招募入库的供应商暂定级别为一般供应商。评审组出具相应的供应商准入评审报告，推荐入库名单。5.归档评审资料，形成供应商库供应商管理小组收集、汇总评审专家组的推荐入库名单，分类整理、归档供应商资料，形成合格供应商库，挂网公式入库结果，并处理相关投诉与质疑。至此，供应商库初步建成。四、供应商库的管理(一)供应商库的使用管理在供应商库初步形成后，企业实施非依法必须招标的采购项目就可借助供应商库完成，例如，采用竞争性谈判、询价等方式实施采购时，由于供应商的资质、能力等情况，已在准入评审环节时摸清，根据采购项目的不同类别，可邀请对应的在库供应商直接报价。一般采购项目应邀请该项目对应类别的全部在库供应商参加报价，而供应商只需提供有效的报价资料即可，节省资质审核时间。应急采购项目应采用随机抽取的方式在对应类别的在库供应商中确定实施单位，确保供应商选取过程公平公正。(二)供应商库的动态管理供应商动态管理的内容主要包括供应商日常信息管理、供应商考评管理以及供应商准入与退出。1.供应商日常信息管理实时更新供应商资料信息(更名、业务变更、供应商违规、违纪、违约行为记录等)。记录供应商在采购活动中的不良行为事实；记录供应商在产品质量、售后服务、交货进度、发票开具以及合同履行等方面的行为事实。2.供应商考评管理专项小组制定在库供应商考评指标及权重因素等，并将考评结果划分为四个等级：A级、B级、C级、D级。供应商年度考评结果可作为供应商级别晋级与退出的依据。主要有四个方面考评指标：一是质量方面，供应商除了提供产品应具备的质量认证资料外，还要各使用单位对产品(工程、服务)实际质量的反馈进行综合评判，包括损坏率，使用周期等；二是供应方面，包括供货周期、稳定程度、应急供应能力等；三是经济方面，主要是采购报价、付款方式等；四是服务方面，包括合作态度，售后服务，对计划物资反应速度以及询价采购时，报价是否积极等。权重可根据企业自身情况及发展策略设置。3.供应商准入与退出供应商库应进行动态更新，供应商可采用自荐模式，即符合申请准入基本条件(提供符合准入相关业绩、公司规模、注册资本以及相关强制性认证资质等信息)，通过资格审核后准予入库；也可采用推荐模式，各采购使用单位(客户单位)可推荐优质、合格的供应商加入准入供应商行列，形成拟推荐入库供应商表，表明供应商真实情况和综合实力，通过资格审核后准予入库。自荐或推荐准入供应商审核资格工作可根据企业自身情况，按月度、季度开展。同时，对于在库供应商存在报价不真实、采取低价策略进入后不能履约或投机取巧谋取利益的、内部管理混乱，多头授权，扰乱正常经营秩序等情况，应及时取消资格，退出出库。(三)供应商库的定期维护企业根据供应商库运行情况，对在库供应商进行定期维护。1.企业定期组织召开入库供应商大会一是听取供应商意见、建议，以采购项目或采购类别为单位组织会议，通过供应商的意见反馈，找到企业采购过程中存在的问题，研究解决方案；二是定期通报在库供应商的信息情况，包括使用单位对供应商产品质量的反馈情况、采购订单交货的及时性情况、合同履行情况、考评晋级及退出情况等，并针对不同情况提出整改意见。2.企业定期组织人员对入库供应商进行实地考察实地考察能够帮助企业掌握该供应商生产运营情况和内部管理情况，包括供应商的生产工艺、生产流程、生产效率等真实状况，为发展战略合作关系打下基础。3.满意度