2023年3级秘书章节复习重点文书拟写与处理

文书拟写与解决文书的分类：公务文书、事务文书、商务文书。

公务文书：法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、通过一定的解决程序形成和使用的书面材料,又称公务文献。本书需掌握的公务文书涉及：通告、通报、决定、请批、批答函。ﻫ事务文书:指机关、单位、团队和个人为解决平常事务所使用的文书。ﻫ事务文书重要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信（贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、发言稿等。ﻫ商务文书:指机关、单位、团队为解决商务业务所使用的文书。

商务文书重要有:意向书、订货单、商品说明书、协议、可行性研究报告、调查报告、招标书、投标书等。ﻫ第一节文书拟写公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文,是各级机关、企事业单位与社会团队通常使用的告晓性公文制约性通告ﻫ告知性通告标题＋正文+落款＋成文日期通告与公告的区别：范围不同，公告大于通告;宣布事项不同，公告重于通告;制发者不同,公告由国家行政机关或权力机关发布通报是表彰先进,批评错误，传达重要精神或者情况的公文表彰通报ﻫ批评通报ﻫ传达通报标题+主送机关+正文(＋附件)+落款+成文日期通报与通告的区别:通报属奖励与告诫性公文,通告无此意;同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通告具有。决定是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定

知照性决定标题＋主送机关＋正文（＋附件)+落款＋成文日期1、不可只用“文种(决定)”做标题ﻫ2、慎用“决定”请批、批答函是不相从属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文请批函ﻫ批答函标题+主送机关+正文＋落款＋成文日期1、准确选择文种。请示和批复用于相从属机关，请示是下对上级机关行文,批复是上对下级机关行文。ﻫ２、把握用语分寸事务文书计划是各级机关,企事业单位、社会团队和个人对未来一定期间内的活动拟定出实现目的、内容、环节、措施和完毕期限的一种事务性文书按内容分ﻫ按范围分

准时间分ﻫ按性质和作用分分文章式表格式两种。文章式计划的结构:标题+正文+尾部１、以政策先行,为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了总结是各机、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究,从中找出经验教训,得出规律性的结识，用以指导此后工作的事务性文书综合性总结

专题性总结ﻫ(其它分类略）标题+正文+尾部1、对的的指导思想2、坚持实事求是3、总结出规律性的东西4、分清主次突出重点5、语言简明、准确述职报告机、企、团的各级领导干部及管理工作人员,向上级管理机关陈述自己在任职期间履行的岗位职责情况的书面报告特点：个人性,真实性,通俗性标题＋称谓＋正文＋落款+成文日期实事求是,突出特点,语言简洁发言稿是发言者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿按场合分ﻫ按身份分

按目的分ﻫ按内容分开头+主体+结尾1、口齿清楚,吐字准确，注意抑扬顿挫

2、内容有针对性ﻫ3、观点鲜明,主题明确ﻫ4、语言要通俗，生动商务文书市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采用行动的合理建议之后撰写的书面报告按调查范围、方式分,有综合性调查报告和专题性调查报告；

按目的、作用、内容分,有情况、事件、经验和问题调查报告标题＋前言＋正文+尾部进一步调查,充足占有材料

实事求是招标书又称招标说明书,是招标人运用投标者之间的竞争从而达成优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和规定所作的解释和说明分类略。特点:明确性、竞争性、具体性和规范性标题+正文＋尾部做好调查研究，掌握市场信息,制定的测算，评估款项要科学合理；语言简洁,用词精确，文字、数据、图表均规定准确无误投标书也称“标函”,是投标人为了中标而按照招标人的规定，具体地向招标人提出订立协议的建议，是提供应招标人的备选方案的文本特点:针对性,求实性，合约性标题+正文＋尾部明确招标规定,实事求是,不可弄虚作假，语言简洁,语气谦和第二节收发文解决文书的审核ﻫ概念：对文献草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。ﻫ审核规定：发现问题逐个纠正;一般性问题直接修改;较大的改动，可附意见，退回拟稿人或承办部门共同协商。

审核的工作程序：

1、明确审核范围

2、拟定是否需要行文

3、审核文书内容ﻫ4、检查文字表达

５、检查文献体式ﻫ6、检查文书在解决程序上是否妥善完备ﻫ二、文书的拟办

概念:对文献的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考。

文书拟办的规定：

1、熟悉政策和规定

2、熟悉职责范围和业务情况ﻫ3、熟悉办文程序和规定

4、拟办意见要符合规定和实际ﻫ５、拟办意见力求准确、及时、简洁ﻫ拟办的工作程序:ﻫ1、明确拟办范围ﻫ２、阅读文书内容

3、提出拟办意见

三、文书的承办

概念:是按照文献规定或领导批示，结合工作的实际情,具体解决文献的工作。ﻫ意义:是文献解决的关键环节,是具体解决问题的阶段,也是检查工作质量和工作效率的重要标志之一。

承办规定:

1、认真领略拟办、批办意见

2、文书的承办要区分轻重缓急ﻫ3、来文内容涉及以前的收文,要查找或调阅有关文献作为承办复文的参考。

4、已承办和解决完毕的文书,及明清理和说明

5、办理完毕和待办理文书分别保存ﻫ承办工作程序：ﻫ１、了解文书内容

２、研究批办意见

3、进行具体办理

四、文书的催办

概念:是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限规定及时办理。

催办的规定：ﻫ1、催办过程中发现问题及时报告ﻫ2、要填写催办记录单ﻫ催办的工作程序:

1、拟定催办范围ﻫ2、拟定催办的方法（电话、发函，登门,约请承办部门来人报告）ﻫ3、进行催办ﻫ第三节文档管理

一、档案运用ﻫ概念:是开发和直接提供档案，满足运用者的档案需求的工作。分为提供档案运用和运用档案两个概念。ﻫ档案运用的规定：ﻫ依法开展,积极及时开展,不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。ﻫ档案运用的工作程序:ﻫ１、熟悉库藏

２、分析运用的需求

3、选择档案运用方式

４、获取档案

5、提供档案ﻫ二、档案参考材料的编写ﻫ概念:是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。

档案参考材料的编写规定:真实，准确,典型,实用，保密

档案参考材料的编写工作程序：ﻫ1、拟定编写档案参考材料的种类(大事记,组织沿革,记录数字汇集,会议简介，科技成果简介,公司年鉴,公司史志)

2、收集档案材料

３、进行编写

三、电子档案的管理

概念:电子档案是在计算机中形成的具有查考运用价值的社会活动的原始记录。

特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性,信息的可共享性，多种信息载体的集成性。ﻫ分类:ﻫ按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境,按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型

管理规定:真实性,完整性，可读性ﻫ工作程序：ﻫ１、电子档案的收集积累ﻫ２、电子档案的归档ﻫ3、电子档案的保管ﻫ4、电子档案的昨用文书基础第一节

应用文书的概念与制发程序ﻫ一、应用文书的含义与分类

应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团队以及个人解决事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。ﻫ应用文书的分类:行政公文、事务文书、商务文书ﻫ行政公文:指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。ﻫ通用公文：超过了行政机关范畴所使用的行政公文。

2023年8月２4日国务院发布的《国家行政机关公文解决办法》中所规定的13种通用公文:命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

事务文书:指机关、单位、团队和个人为解决平常事务所使用的文书。

事务文书重要有:传真稿，备忘录,请柬、邀请信、贺信(贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、发言稿等。

商务文书：指机关、单位、团队为解决商务业务所使用的文书。ﻫ商务文书重要有:意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、协议、可行性研究报告等。

二、通用分文的制发程序ﻫ制发程序:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发ﻫ三、事务文书、商务文书的制发程序

所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。ﻫ

ﻫ第二节

应用文书的格式

一、通用公文的格式

概念:通用公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标记的各要素所构成的外部形态。ﻫ目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年1２月２７日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9７0４—１999）ﻫ（一）通用公文用纸和印装规格

(二）通用公文中各要素标记规则

１、眉首:红色反线以上的各要素。涉及:公文份数序号;秘密等级和保密期限；紧急限度;发文机关标记；发文字号;签发人；红色反线。ﻫ2、主体：红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素。涉及:公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。

3、版记：主题词以下的各要素。涉及主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。

（三)通用公文的特定格式ﻫ三种格式：信函式，命令式和会议纪要式

二、事务文书、商务文书的格式ﻫ特点:灵活性,多样性。

表现形式:表格式、文章式、书信式、条款式等。ﻫ

ﻫ第三节应用文书的要素ﻫ应用文书的四要素:材料(血肉）、主题(灵魂)、结构(骨骼）和语言(细胞）。

一、材料：

材料运用的4个环节:占有、鉴别、选择和使用。ﻫ(一)选择材料的4项原则

1、围绕主题选择材料

2、选择典型材料

3、选择真实准确的材料ﻫ4、选择生动新奇的材料ﻫ（二）材料的使用注意事项ﻫ1、恰当安排材料的先后顺序ﻫ2、拟定材料的详略限度ﻫ二、主题ﻫ(一)拟定主题的依据

1、以写作日的为立意依据

2、以材料自身的立意为立意依据ﻫ（二）对主题的规定

对的、深刻、新奇、集中(一文一事)ﻫ三、结构ﻫ（一）结构的内容ﻫ１、标题。标题的基本模式：公文式（发文机关+事由+文种）;一般文章式

2、开头。常用的开头方式：概述式；目的式;开门见山式;引述来文式

3、层次。常用的层次方式:总分式;并列式；递进式;因果式;时序式；三段式ﻫ4、段落。常用的段落方式:提行式;条款式;篇段合一式ﻫ5、过渡。常用的过渡方式:过渡词；过渡句;过渡段。

6、照应。常用的照应方式:首尾照应、文题照应;行文前后照应

7、结尾。常用的结尾方式:强调式；期求式；希望式;说明式;秃尾ﻫ（二)对结构的规定ﻫ严谨、自然、完整、统一ﻫ四、语言ﻫ运用语言的标准:准确、简洁、平实

应用文书常见专用语言:开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语ﻫ

第四节应用文书的表达方式ﻫ应用文书的重要表达方式：叙述、说明、议论ﻫ一、叙述ﻫ完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、因素、结果ﻫ叙述的人称：第一人称;第三人称

叙述的方式：顺叙;倒叙

二、议论

议论的三要素：论点、论据、论证

议论的类型：立论；辩驳ﻫ论证的方法：例证法;分析法;引证法;对比法;因果法

三、说明

常用的说明方法:定义和表述;分类和比较；数字和图表考点:1．行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的解决程序。３.公文的制发程序（交拟、议拟和撰拟相称于拟稿操作）。在我们的公文解决中，有了法律效力的环节是:签发4.秘书发挥助手作用,对来文写成初步文献,以供上级阅读的环节是:拟办５.为带发文献注册,要注意三方面:①编注发文字号②拟定印制数量③拟定发送范围。5．公文的三要素:眉首、主体和版记6.公文的格式中,秘密等级、保密期限、紧急限度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。题型：从中抽出几个,判断是在主体部分?在文尾部分?7．公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排２8个字。８.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文献’组成”(区分主体中的主送机关）9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。它位于左上角第一行用阿拉伯数字表达10.发文字号应当涉及机关代字、年份、序号。如：国发[2023]23号11．什么文必须有签发人、会签人姓名?上行文（Ｐ7)平行文、下行文均可以无签发人１2.对的的保密标志：密级★保密期限(题型：选择对的的一种）。其中保密期限可以省略不写13．公文的密级限度分为：特急、急件、限时送达电报的密级限度分为:特提、特急、加急、平急(区分两者选择哪是公文的？哪是电报的?)14.公文主体中的公文标题涉及发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文,判断公文标题的正误）１5.主送机关指公文的受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文的主送机关只能有一个，并且不能是单位的领导人。16．下行文的主送机关假如是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。17.附件的位置：应当位于大印之上,属于主体部分。18.签署的权限只限机关首长一人。19.签署与签发的区别:签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准行政机关公文成文日期的对的书写:一月一日21.拟定主题词的环节:审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错)主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大,从内容到形式（选择题)13.抄送机关间用逗号隔开。14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标记15．版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。16.有特殊格式的公文有三种:信函式、命令式、会议纪要式。在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边沿顶格。密级和紧急限度位于左侧公文份数序号之下。“简报式”会议纪要不用加盖印章。17．法定的行政机关公文的重要种类13种题型:给出四个,选择出哪些是法定的行政机关公文的类型？１８.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。19.决定分为两大类:一是指令性决定;二是宣告性决定２０.通告分为周知性通告和法规性通告。21.通告的特点：专业性较强。２２.注意“批转”型告知和“转发”型告知。上级和平级来的文称为:转发；下级来的文称为批转２3.通报的拟写：四个要素: