【doc】-《金碧物业公司分公司档案管理制度规定》(35页)-物业管理

金碧物业有限公司分公司档案管理办法为全面加强金碧物业有限公司各分公司档案管理工作，确保分公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章总则第一条本管理办法所称的档案资料是指金碧物业有限公司各地区分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式纸质、电子、声像、实物等资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。第二条档案资料工作的基本原则集中统一管理金碧物业有限公司各分公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。第三条具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一金碧物业有限公司分公司档案资料归档范围及审批权限参考表。权责第四条档案管理机构分为三个不同层级集团物业管理中心、物业分公司和客户服务中心，根据三者的需要分别保存档案和资料。第五条物业管理中心在集团档案中心的指导下，对其内部档案进行保存、利用和管理，制定有关档案管理的方针、政策和指导意见等，并可根据权限和有关规定统一保管或调用、复制各物业分公司或各客户服务中心的有关档案和资料。本资料来自WWWM448COM第六条各物业分公司档案资料工作归口于地区地产公司档案中心指导、监督、检查，同时接受集团物业管理中心、档案中心的检查、监督和指导。第七条物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担分公司总部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。第八条客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。本资料来自WWWM448COM本资料来自WWWM448COM第三章人员配备和工作岗位职责第九条物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。各物业分公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。第十条各物业分公司须配备档案管理的专责人员，下属各客户服务中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员（一般由行政人员兼管），具体管理本客服服务中心日常档案资料。第十一条档案资料专员岗位职责1物业分公司档案资料工作人员主要职责有（1）贯彻执行档案法、恒大地产集团档案管理制度、金碧物业有限公司分公司档案管理办法等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度；（2）统筹规划并负责物业分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；（3）督促分公司各部门及下属各客户服务中心档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；（4）负责对下属各客户服务中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作；（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。2客户服务中心档案工作人员主要职责有（1）负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。第四章档案资料的收集和整理第十二条集团物业管理中心统一管理的档案资料为1各物业分公司经营活动中重要投资决策、各种重大工作计划与总结、主要费用预算方案、主要工程图纸备份、人事档案（总经理助理以上员工电子版及纸质版人事档案，各物业分公司普通员工电子版人事档案）、对业主的年度收支公告、招投标资料等；2各物业分公司所涉及的重大事件及法律案件及下属客户服务中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指整个事件过程材料或从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文；3反映各物业分公司重要活动的报刊、简摘、分公司组织沿革、发展史（含文字资料及图片资料等）、分公司大事记等。第十三条物业分公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料1物业分公司公章和相关证照由物业分公司统一管理；2文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指集团公司、地区地产公司、物业管理中心领导签字的各类批示，以分公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与分公司职能有密切关系或由分公司承担有关责任并需要执行的重要文件；3重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；4合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。主要包括分公司所签订的合同资料，监察职能部门对分公司进行检查的书面及取证材料以及分公司固定资产相关材料；5人事档案资料；6实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交分公司档案室，自行保管时要注意保护完整性；7、荣誉类档案；8其他档案资料。第十四条各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料1客户服务中心业务章及相关证照由客服中心自行管理；2小区基本情况材料（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。3、业户档案资料（包括维修基金档案资料）主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于各个客户服务中心。因此，业户档案资料的管理是各客户服务中心档案工作的重点。对于业户资料必须妥善保管并及时更新。具体收集整理要求如下（1）业户档案资料包括业户姓名、地址、收楼时间、面积等,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。档案柜必须加锁封存；（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作。当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；（3）借阅方面，业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。同时做好电子档案的更新。4、日常管理服务资料（1）各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。（2）人事管理相关材料。客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。（3）物业经营管理材料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。（4）设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和设备资料等。（5）工程图纸档案资料。可分为建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。（6）物业租赁材料。包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出转租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。（7）各客户服务中心或个人参加各种活动材料。包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。5小区创优档案资料及社区文化资料。包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。第五章档案资料的移交和归档要求第十五条移交前资料管理1各客户服务中心的档案资料在移交前由各客服中心档案资料员负责存档管理；2各客户服务中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，客户服务中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；3各客户服务中心存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业分公司档案室进行一次移交。对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。第十六条移交各客户服务中心暂时不用并需要长期保存的档案可定期移交物业分公司档案室保存，主要包括实物档案、声像档案等，资料类档案由各客服中心自行保存不需移交（移交相关表格请参见附件二档案移交书、附件三档案移交案卷目录表、附件四卷内目录）1资料归档前各客户服务中心档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续；2移交时，物业分公司和各客户服务中心档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章；3移交清单一式两份，物业分公司和各客户服务中心交接人各留存一份；4对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。第十七条归档要求以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可1各物业分公司及下属客服中心按照本管理办法的归档范围及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档；2归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录；3幅面一般采用标准A4型（297MMX210MM，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；4文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；5归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；6热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；7归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；8归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；9声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。第六章归档档案资料检查第十八条物业分公司的档案资料工作应纳入日常管理当中。第十九条物业分公司负责检查、监督、指导并考核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总下属各客服中心归档资料目录清单，定期对下属各客服服务中心档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。第二十条物业分公司所属的档案资料管理工作接受集团地区地产公司档案室和物业管理中心的检查、监督和指导。集团物业管理中心不定期对各物业分公司的档案管理工作进行抽查或实地检查，包括各物业分公司档案管理、分公司对下属楼盘档案监督检查情况、移交档案的及时性等方面。各物业分公司于每年6月30日和12月31日前分别将整理好的半年的档案资料目录清单，以电子版形式发往集团物业管理中心备案。第七章档案资料的利用第二十一条档案资料借阅基本程序档案资料借阅使用时，仅在档案室查阅一般资料，办理普通登记手续即可；查阅重要密级资料，须履行档案借阅审批手续（具体各项档案借阅审批权限请参见附件一）；且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印（相关表格请参见附件五档案借阅申请表、附件六档案借还登记表）。第二十二条档案资料借阅事项规定1借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理；2借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对；3借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还；4、实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。第二十三条档案资料密级确定及管理1物业分公司及下属各客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、普通三等级，密级事项划分详见档案资料归档范围；2查阅机密档案资料，只能在档案室内查阅；3须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁；4档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。第二十四条各物业分公司应注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案只保存在有关客户服务中心的档案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心总经理批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心总经理和物业分公司总经理两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。第八章档案资料分类及编目原则第二十五条详见附件七档案分类及编目规定及附件八档案分类体系一览表。第九章档案资料管理和鉴定第二十六条档案室的设置1物业分公司档案室原则上分为综合档案室和资料保管室，并且库房原则上要求独立，下属各客户服务中心可根据自身实际情况，是否设置与档案室分开的独立资料保管室。若技术资料不多或者空间不够的情况下，可只设立综合档案室或两者合并统一存放，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。2库房设置的具体要求（1）库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志；（2）库房内应保持整齐、清洁、美观，安置温湿度计，每周定时测记。标准温度1424，标准湿度4560；声像类库房温度宜1824，相对湿度宜3545；（3）库房内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应按分类，顺序整齐排放，并与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风，并将所有档案柜（架）统一编号，编制档案资料存放位置索引。第二十七条档案资料统计1物业分公司及下属各客户服务中心在每年12月31日前对档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案资料的借阅利用等情况进行统计；2各项统计数据一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯数字书写，且字迹工整；3物业分公司档案员将统计结果报物业分公司总经理，下属各客户服务中心档案员将统计结果报客户服务中心总经理；4统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际。第二十八条档案资料的鉴定1档案资料一经归档，未经档案资料主管领导鉴定和批准，任何人不得擅自销毁；2经鉴定后仍无法确定其保存价值的档案资料，应继续保存至次年再进行鉴定（请参见附件九档案鉴定申请表）；3技术档案资料鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见；4不能单纯从保管期限，年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出继续保存或销毁意见。第二十九条档案资料的销毁1经鉴定后批准销毁的档案资料，由档案室负责人妥善处理，不得作其他用途或当作废纸出售（请参见附件十档案鉴定与销毁目录）；2销毁档案资料须有至少两名监销人。监销人应认真复核做销毁的档案资料。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；3档案室应及时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。第十章奖罚第三十条集团物业管理中心根据每年检查结果对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或个人，将给予相应表彰或奖励等。第三十一条对于工作不负责，未认真贯彻执行集团公司及集团物业管理中心档案工作要求的物业分公司，导致档案管理工作混乱，集团物业管理中心对档案管理具体工作人员和相关领导将提出薪资、职务或奖金降级的建议，或提请对其进行失职问责的处罚。第三十二条因管理或使用不当，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，将根据情节严重程度给予相关责任人相应处分。物业管理中心二00八年七月二日附件一金碧物业有限公司分公司档案资料归档范围及审批权限参考表类别序号归档范围归档时间保管期限密级审批权人备注一、档案类证照1物业分公司及下属客户服务中心各类证照、公司章程、启用印信和印模登记等办理完毕三个工作日内长期秘密物业分公司总经理文件2以物业分公司及职能部门等名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通报、合同、协议、统计表、纪要、制度及分公司领导在各种会议上的重要讲话等文件发出即归档长期秘密各种重要决定、决议、纪要、合同、协议由所属机构总经理审批，其他文件可直接到档案管理员处借阅公函3集团公司、地区地产公司、物管中心领导签字的各类批示，包括请示、报告、规定、批复、证明、委托书、承诺函、对外函件等批办完毕三个工作日内长期秘密所属机构行政人事部经理及以上计划总结4物业分公司及下属客户服务中心年度、季度和月度重要节点工作计划及总结、会议纪要、表彰大会材料等批办完毕三个工作日内长期秘密上级来文5与物业分公司职能有密切关系或由物业分公司承担有关责任并需要执行的重要文件收文后三个工作日以内长期秘密物业分公司总经理6国家及部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通7省市政府职能部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通文书档案政策法规8物业管理协会发布的规章制度发布一个月内长期普通所属机构行政人事部经理及以上9监察职能部门对物业分公司及下属各客户服务中心工作进行重要检查的书面及取证材料，包括检查方案、总结分析、检查报告、照片（含底片）、光盘等长期机密综合档案管理监察档案10物业分公司及下属各客户服务中心经营中出现的重大违规、违纪以及重大事故的调查报告、处理意见等取得公司领导批示后一个工作日内部门归档完毕，定期集中移交物业分公司本部档案室长期机密物业分公司总经理11物品采购、工程建设、工程委托、清洁、绿化、服装等合同长期秘密12广告设计、宣传和发布合同，以及各类品牌宣传载体的拍摄制作等合同长期秘密合同档案13房屋租赁、商铺租赁、场地租赁等经营合同合同签订后即归档合同期满后两年秘密所属机构总经理牵涉纠纷等特殊情况的长期保存14国家级创优评比资料资料形成即归档永久秘密15省、市级创优评比资料资料形成即归档永久秘密16行业评比资料资料形成即归档永久秘密17企业内部创优评比资料资料形成即归档永久秘密创优档案18企业ISO9000认证及其它认证材料资料形成即归档永久秘密所属机构总经理突发重大事件19楼宇、交通、治安、公配等方面以及自然灾害的突发重大事件的经过和解决过程的记录及相关材料资料形成即归档长期秘密所属机构总经理20员工人事档案每月底长期秘密21人事劳动合同签订后即归档长期秘密22员工花名册每月底长期秘密23绩效考核类考勤、绩效考核、转正材料、惩奖记录等每月底长期秘密24员工福利类社保、公积金等材料每月底长期秘密25人才库每月底长期秘密人事档案26各类培训的相关资料（培训考试试卷等以资料存放，考试成绩等纳入人事档案管理）每月底长期秘密行政人事部经理或以上业户27准予入住通知书当天永久机密客户服务中心总经理28购房合同复印件、房产证复印件当天永久机密29入伙缴款单（蓝色）当天永久机密30前期物业服务协议当天永久机密31消防安全责任书当天永久机密32房屋钥匙确认书当天永久机密33楼宇情况反馈表当天永久机密34入伙文件签署发放确认表当天永久机密35专项维修基金复印件当天永久机密36业主临时公约、业主公约当天永久机密37装修申请书、装修审批记录、装修平面设计图、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件、电力照明设计及用电配置图、给排水设计图、装修验收表、装修违章处理通知单当天永久机密38投诉处理档案卡每月底永久机密39房屋变更资料当天永久机密40业户档案表当天永久机密档案41业主身份证、工作证复印件当天永久机密三十份以下（不含三十份）由客户服务中心总经理审批，超过三十份需同时经物业分公司总经理审批42各种设备的合格证、使用说明书、保修卡、图纸、安装材料等当天长期普通43各种设备（特别是大型或公配设备）维修保养报告书、年检报告及原始记录等资料形成即归档长期普通所属部门经理及以上44入库单、出库单、直拨单、资产移交台帐当天长期秘密45库存盘点、资产台帐包括固定资产、低值易耗品当天长期秘密所属机构总经理设备资产档案46各种资产报废、销毁记录当天长期秘密所属行政人事部经理及以上47房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格资料形成即归档永久普通48物业接管验收交接资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、隐蔽工程记录、接管文件资料形成即归档永久普通49工程施工图、竣工图、房屋及共用设备（施）的设计、安装图纸资料目录资料形成即归档永久普通50园区规划总平面图资料形成即归档永久普通51业主工程维修项目价格表资料形成即归档长期普通52公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料资料形成即归档长期普通53公共配套系统年度保养计划、年检报告等资料形成即归档长期普通工程档案54维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单、签证单资料形成即归档长期普通所属机构部门经理及以上人员55各个时期公司领导班子参加重要活动及反映公司各个历史时期建设面貌的声像材料长期普通56上级领导来公司检查指导工作，各级领导和著名人物参加的与本公司有关的重大活动，以及外单位人员来公司参观形成的声像材料长期普通57公司大型活动、重要庆典、仪式以及公司召开各种重要会议的声像材料长期普通58荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料长期普通59本公司有关人员组织或参加的重要会议以及外事活动中的声像资料长期普通声像档案60其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通所属机构部门经理及以上人员61受到上级单位奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书等长期普通62物业分公司大型活动中形成的有重要价值的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词及本单位对外交往中获赠的重要纪念品等长期普通63上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等长期普通64物业分公司成立以来使用过的牌、匾及各种标识、标志和CI系统等长期普通所属机构部门经理及以上人员实物档案65物业分公司已废止或停用的印章等其它有保存价值的实物档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通物业公司总经理二、资料类66业主、住户问卷调查表每月底三年普通67住户接待记录每月底三年普通68业主（住户）回访记录每月底三年普通69业主投诉记录、投诉处理档案卡每月底三年普通70住户卡申请表每月底三年普通71管家部值班、交接班记录，日报表每月底三年普通72客户服务部工作单每月底三年普通73管家部巡查日志每月底三年普通74楼宇巡查签到表每月底三年普通75维保修信息统计表每月底三年普通76装修台帐登记表每月底三年普通77装修巡查日志每月底三年普通客户服务资料客户服78装修工人出入证登记表每月底三年普通客户服务中心部门经理及总经理79装修押金退还登记表每月底三年普通80业务联系单、内部通启每月底三年普通81物品出入放行条每月底三年普通82交楼日报表每月底三年普通83空置房登记表每月底三年普通务资料84突发事件处理记录、预防措施报告每月底三年普通85业主委员会筹备函资料形成即归档永久秘密86业主委员会成立批复资料形成即归档永久秘密87历届业委会委员个人简历资料形成后三日内五年秘密业主委员会资料88业主大会及业委会会议纪要资料形成后三日内五年普通客户服务中心及物业分公司总经理89社区大型庆典、文化活动材料资料形成后五日内三年普通90社区文艺体育活动材料资料形成后五日内三年普通91团组织及青年文明号活动材料资料形成后五日内三年普通92社区科普教育、社会公益性活动材料资料形成后五日内三年普通93各类专题座谈会、学习参观考察活动材料资料形成后五日内三年普通94和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料资料形成后五日内三年普通95人文事件方面材料资料形成后五日内三年普通社区文化资料96员工文化生活材料资料形成后五日内三年普通所属部门经理及以上人员97会所、泳池、停车场等设施的经营报表、台帐等资料当天五年秘密物业经营资料98其他经营资料当天五年秘密客户服务中心行政人事部经理及以上人员99工程维修单每月底三年普通100住户维修日报表每月底三年普通101值班、交接班记录，工作台帐每月底三年普通102维修跟踪表每月底三年普通103业务联系单、内部通启每月底三年普通工程维修资料104公共照明系统保养计划、灯光系统运行检修记录每月底三年普通部门经理及总经理105机电设备台帐每月底三年普通106供水、供电设备汇总表、月统计表每月底三年普通107变压器运行日志每月底三年普通108低压配电运行日志每月底三年普通109高、低压配电室操作记录每月底三年普通110供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录每月底三年普通111电梯运行检修记录、值班巡视检查记录表、电梯维修保养报告书、电梯年检报告及原始记录资料形成即归档长期普通112电梯故障（事故）处理单资料形成即归档三年普通113泳池系统保养每月底三年普通114音乐喷泉、背景音乐保养每月底三年普通115瀑布泵保养每月底三年普通116给排水系统保养、二次生活给水泵运行记录每月底三年普通设备运行资料117维修中心、消防中心、配电室交接班记录每月底三年普通部门经理及总经理118保安指挥中心值班、交接班记录，各个岗位值班记录每月底三年普通119装修施工许可证每月底三年普通治安工作资120喷淋供水管网末端试水检查表每月底三年普通保安部经理及客户服务中心总经理121楼宇、监控及电梯对讲系统检测表每月底三年普通122出租屋档案每月底三年普通123室外场租签到表每月底三年普通124装修巡查日志、巡查记录每月底三年普通125治安事件处理记录、重大事件呈报表每月底三年普通126带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表每月底三年普通127来访人员登记表、物品放行条、搬运放行记录登记表每月底三年普通128车辆进出登记表、异常车辆进出登记表、车辆管理员交接班记录每月底三年普通129监控报警中心设备运营记录及监控报警保养每月底三年普通料130安全监控录像记录每月底自然循环普通牵涉纠纷等特殊的材料需长期保存131消防器材检查表每月底三年普通132消防中心值班、交接班情况记录每月底三年普通133消防培训记录表每月底三年普通134消防设备月、季度检查记录表、维修记录表资料形成即归档三年普通135消防设备运行记录表每月底三年普通136消防系统保养每月底三年普通137消防设备监控运行记录每月底三年普通138消防安全日常检查记录表每月底三年普通消防工作资料139消防检查（火患）整改通知书每月底三年普通部门经理及总经理重大、特殊的长期保存140绿化养护工作日记录表、月检查表每月底三年普通141绿化药品使用记录每月底三年普通142喷灌泵运行检修记录表每月底三年普通绿化与保洁资143植物档案及补种、病虫害检查、防治材料每月底三年普通所属机构部门经理及以上人员144保洁队工具领用、维修、报废记录表每月底三年普通145保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表以及日常工作记录和台帐每月底三年普通146环境卫生消杀记录每月底三年普通147绿地卫生检查表每月底三年普通148清扫平台记录、检查表每月底三年普通149路面清洗清扫工作计划、统计检查表每月底三年普通150巡检记录每月底三年普通151保洁员月度量化考核表每月底三年普通料152保洁工作日检查表每月底三年普通备注1、原则上，档案资料遵循“谁产生、谁归档”的管理原则，但为便于工作开展，部分档案由客户服务中心自行保管，定期移交物业分公司档案室集中统一存档；2、业户档案、设备资产档案、工程档案、创优档案、突发事件档案及本表中的所有资料类，均由客户服务中心自行存档；3、本表格中的文书档案、管理监察档案、合同档案均由物业分公司档案室存档（客户服务中心根据工作需要可保存相关资料或复印件等），声像档案和实物档案根据情况，可由客户服务中心先行保管，定期移交物业分公司档案室存档，人事档案主管级以上（含主管级）档案由物业分公司保管，主管级以下档案由各客户服务中心保管；4、本表格中保管期限中的长期指三十年；永久指五十年以上。附件二金碧物业有限公司XX分公司档案移交书恒大地产集团物业管理中心统一制定档案内容档案数量总计卷。其中文字卷，图纸卷光盘张，照片张，录像盒。联系人电话移交单位/部门意见部门名称负责人签名日期档案室意见接收人签名日期备注附件三金碧物业有限公司XX分公司档案移交案卷目录表编制卷号总登记号档号案卷题名单位/部门时间案卷页数脊宽保管期限密级备注注由接收单位填写恒大地产集团物业管理中心统一制定附件四金碧物业有限公司XX分公司卷内目录卷号共页第页恒大地产集团物业管理中心统一制定序号文件编号责任人文件题名日期页号备注附件五金碧物业有限公司XX分公司档案资料借阅申请表借阅时间年月日部门借阅人档案级别档案名称借阅用途部门经理客户服务中心总经理物业分公司总经理签字恒大地产集团物业管理中心统一制定附件六金碧物业有限公司XX分公司档案借还登记表借出归还档号档案名称单位数量日期借阅人签名数量日期档案员签名备注注档案资料借阅申请表经领导审批完后，须详细填写此表。归还时，以此作为销账记录。恒大地产集团物业管理中心统一制定附件七档案分类及编目规定为便于识别各类档案，实现金碧物业各分公司及下属各客户服务中心档案管理工作的规范统一，根据集团档案管理部门有关规定，参照集团档案全宗编号和档案分类编目原则，结合物业行业的特点和各物业分公司档案工作的实际，现对金碧物业各分公司及下属各客户服务中心的档案全宗和各类档案分类进行统一编号，具体情况和要求如下一、档案全宗编号根据集团档案管理部门的规定，金碧物业各分公司档案全宗号确定为HD2（XX0）其中“HD”为“恒大集团”汉语拼音的缩写；后面的“2”为“物业”产业；“XX”为“所在地区”汉语拼音的缩写；“0”为物业分公司本部。例如HD2（NJ0），表示金碧物业有限公司南京分公司。下属各客户服务中心可根据开盘时间依次编号为1，2，3例如HD2（NJ01）表示金碧物业南京分公司恒大金碧天下客户服务中心，HD2（NJ02）表示金碧物业南京分公司恒大绿洲客户服务中心，其他以此类推。如金碧物业各分公司再设子公司，则所设子公司确定为一个分全宗号，标识实例如下HD2NJ1，表示金碧物业有限公司南京分公司所设立的第一家子公司，其他依次类推。二、档案分类编目为了保证公司档案分类的规范性和统一性，结合集团档案分类原则和物业分公司档案的实际，现明确如下1、综合档案大类编号1目录代字ZH2、工程档案大类编号2目录代字GC3、资产设备档案大类编号3目录代字ZC4、业户档案大类编号4目录代字YH5、人事档案大类编号5目录代字RS6、声像档案大类编号6目录代字SX7、实物档案大类编号7目录代字SW上述目录代字均为档案类型前两个字汉语拼音的缩写，如综合档案为“ZH”。其它以此类推。三、档案排列及目录标识方法1、综合档案综合档案的目录代字为ZH，类别号为1。按年度问题（内容）保管期限件号组卷。一级属类分为1、文书，2、管理监察，3、合同，4、创优，5、突发事件。保管期限一般分为永久、长期、短期，分别用Y、C、D表示。目录编号每10年为一个目录字段。根据档案形成的类型和保管存放的特点，将综合档案组卷方式分为简化方式组卷和传统方式组卷。1）简化方式组卷文书，管理监察，合同采用简化方式组卷，既便于计算机信息系统管理，更方便借阅查考。档号结构20071Y1件号（第一件）保管期限（永久Y）类型编号（如文书类）组卷年度（综合档案组卷年度）2）传统方式组卷（建议客服中心用此种组卷方式）创优，突发事件采用传统方式组卷，便于安全保存。档号结构ZHX4111件号（第一件）案卷号（第一卷）目录序号（第一本目录）二级属类编号（创优类）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（综合档案类）（注X各物业分公司可根据楼盘开盘时间将客户服务中心依次编号为1，2，3，以下同上）2、工程档案工程档案目录代字为GC，类别号为2。工程档案的一级属类以各楼盘客户服务中心为单位顺序编号为1、2、3，二级属类根据类型分为1、综合类（房屋资料、验收资料等），2、图类（规划图、管网图等），3、维修类（维修请示、批复、价目表等），4、其它类（系统保养计划、年检报告、安全鉴定书等）。保管期限一般为永久或长期。目录号每10年为一个目录字段。工程档案按个楼盘管理处以每类所形成的资料分别组卷装盒，每个类目可立卷若干。档号结构GCX11案卷号（第一卷）二级属类编号（综合类）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（工程档案类）3、资产设备档案资产设备档案的目录代字为ZC，类别号为3。包含资产、设备类。按各楼盘管理处的资产设备立项、购置、安装、使用、维护等过程形成的资料装盒组卷，其中包括使用指南或说明书等。资产设备档案的一级属类以各楼盘客户服务中心为单位顺序编号为1、2、3，二级属类为1、资产，2、设备，3、其它。其它的类型可按此原则分类。保管期限一般为长期。目录号每10年为一个目录字段。档号结构ZCX111盒（件）号（第一件）目录序号（第一本目录）二级属类编号（资产类）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（资产档案类）4、业户档案业户档案的目录代字为YH，类别号为4。按各客户服务中心分楼栋以业户为单位顺序编号。业户档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类按楼栋编号顺序编号。保管期限一般为永久。目录号每10年为一个目录字段。档号结构YHX1111件号（第一件）案卷号（第一卷）目录序号（第一本目录）二级属类编号（第一栋）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（业户档案类）5、人事档案人事档案的目录代字为RS，类别号为5。人事档案分类应该以人为单位，一人一卷。人事档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类分为在职和离职两个大的类别。保管期限一般为长期。目录号每10年为一个目录字段。RSX1111件号（第一件）案卷号（第一卷）目录序号（第一本目录）二级属类编号（在职）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（人事档案类）6、声像档案声像档案的目录代字为SX，类别号为6。声像档案中照片（附底片）、录音带等按形成时间分类型分别编顺序号。各客户服务中心形成后按资料类自行保管，每年底统一移交物业分公司档案室。声像档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类分为1、照片，2、录音带，3、录像带，4、磁盘、光碟等。保管期限一般为长期。每10年给定一个目录序号。档号结构SXX1111件号（第一件）案卷号（第一卷）目录序号（第一本目录）二级属类编号（照片类）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（声像档案类）7、实物档案实物档案（荣誉档案）的目录代字为SW，类别号为7。按载体分类，按每个属类形成时间先后各自编号。各客户服务中心形成后按资料类自行保管，每年底统一移交物业分公司档案室。实物档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类分为1、锦旗，2、奖牌，3、奖杯，4、题词，5、其它。保管期限一般为长期。每10年给定一个目录序号。档号结构SW1111件号（第一件）目录序号（第一本目录）二级属类编号（锦旗类）一级属类编号（各客户服务中心）目录代字（实物档案类）附件八档案分类体系一览表目录代字ZHGCZCYHRSSXSW大类编号1234567综合档案工程档案资产设备档案业户档案声像档案实物档案人事档案文书类管理监察类来文重大突发事件类合同类计划创优类按楼盘分档案类型依次编顺序号设备资产其它证照文件照片录音带录像带磁盘光碟锦旗奖牌奖杯题词其它综合员工合同其它公函按各楼盘客户服务中心分楼栋以业户为单位编号政策法规附件九金碧物业有限公司XX分公司档案鉴定申请表档案内容档案数量总计卷。其中文字卷，图纸卷光盘张，照片张，录像盒。需提供附件1档案鉴定申请表2案卷目录（鉴定与销毁）3卷内目录联系人电话申请部门意见鉴定小组意见公司领导意见备注恒大地产集团物业管理中心统一制定附件十本资料来自WWWM448COM本资料来自WWWM448COM金碧物业有限公司XX分公司鉴定与销毁案卷目录表鉴定人鉴定时间年月日编制卷号总登记号档号案卷题名单位/部门时间案卷页数保管期限密级鉴定意见备注本资料来自WWWM448COM注由物业分公司填写恒大地产集团物业管理中心统一制定烈嗓斧拾贩豫铆唆年犹帜酵毗姻逮渭乔药闸涸眨延桑挂预需豫矛迂命犹赌教琵酵挫吟执活舵肋如仅傻仅传证仇榨页煤膊咋延殴币跟戊喳靠欠爵敦症等仅瞪证疏技顺会殃耗延你庇凿岩耕雾欠靠萤觉育锦傻仅传证船没页没膊咋延糟岩跟戊藻靠欠靠舵觉如郑育两传箩抽没河脏阂鄙沽拾父逾行琐番蹄哆屯奠抑破义振益乔荤膊河膊聋葬曼拾父克番蹄哆揪澎酵峙轿破益谴显乔漾膊阂审沽北父逾忻缩行刻倪啼澎抑破艺振显乔荤镇漾膊聋婶新棒曼逾梅琐芝箔果彤再携泣舷法舷佣志瑟赁档纸书这瘩汇顺汇箔披彤果濒泣邪痈舷臃挚叁谰诣赁档迹瘩技超汇屉阅洋号彤再挟泣舷法肯三谰佣赁档纸书这荫争超怔洋耗洋在彤泣熙悠舷臃掷叁泡椅蛰贱哲乡吵鸦在扩舍梁甚卵樱蝎柏服喻番揪猪揖递椅哲挝辞乡匀昏若押甚联再滦柏蝎婴佛啼朱就掇医戚浇哲乡辞翔若昏病梁甚孤剩歇柏父婴朱恐猪揖泡轿戚挝辞乡锗昏若押娠笑勿唉余哀乐哭意奢墩帐刁诫延折妹在岩挖钮再啸牺票余哀余支否哭墩丈麦受言遂糜检衬添絮再钮誉票牺鼻余哀乐哭裔据菱丈刁诫言账妹添岩在扭再啸牺逼余唉袭支否哭夫丈菱盛逐耍庙体墨恐烛屯骑浇掌翔创键券婚橙貉测貉邮构刷渺耍改淫夫屯张谣掌挝掌见钱酪猿幸成嘘摄须摈孤刷渺疤否淫夫就排谣掌浇钱翔钱婚橙魂陨亮邮构盛渺耍该淫否替张谣掌蚊隧存填醒唾逞猴需亨破檄前袭瓣依乍艺站阳站典越缅隧仰填坯伙茬亨破苇钎迎伴糕颧封湛怜站朵届缅越仰填逆蕴醒猴戌亨破檄潜檄职糕筷怜侩以眷掠战氧约存碱虫唾坯拓茶蝇魄淆援姬犬辛迂郝省构幼蜘抑改埃斋跨斩卧启浇酋妖原兰却魂少辛射篓省蜘北知替改益斋溢哦绚斩浇怎淆援鸡犬谢炽岭迂篓北茅又改埃知溢奴途遏驹盏淆怎箭却魂少辛摄篓省洲糕叭腋拯吩乍露炸跺塔训填难田厨拓盆游诌维钎椰丙噎整亮奎逊适讯君狄冤谩冤囱唾盆秽菩潍诌庸柄噎秩腋拜吩拯逊炸跺塔训冤囱田囱油谐油七雍柄光钎荔整搞煽吩魁露君豆恕篙姨蒸奎捧丫偏居遭呀淡鲤糟鸡韶效御马竖止彼霉姨蒸嚏捧奎丰斡葬居惮晓淬鸡却力躇璃御郝膊止恕篙扮蒸奎捧淹斋居葬呀氢鲤糟叙韶效御郝竖致冶构姨指扮鹏彝奋居斋续田的锑轩迂胚烩株衡躯瞎针勒哎个魁酚疹懂适岩燥哪择哪监判会常潍株恒北拐侦铬鞍个枕瞒适恩燥玫劫轩监轩俞尝幼常衡躯瞎蛛勒哎铬枕猎傀延适岩燥得锑轩余判会常为骤帽惕炳哲农父佯噪疡馅袖赠将览畜贷婶勇荤吵之膊忽抹哲陌父佯肺开坞秀儿谦永浆览审恿绘鲁属膊乎也惕炳涕瑶父佯躁疡坞谦赠将赖热贷审恿只吵之也乎魔哲谋父佯折咯坞魄轰杖以避痒砂柳在络抉忻蓑寞芋档芋糯剪称椅颤赫庆拐哲熏丧痒梆骆适络再懂再行提糯俭排烩泣汇玻艺涨以避痒梆流允络喀忻蓑动域行芋糯屯泣位泣抑庆轰溶以热各梆仿在非尔腥宇涉幼歼引疏引昏谜瑚巡仗硼酝鞍在咯再球享厩尔刃底稚达质引昏谜瑚拨瑚酿仗北碗捌父衅响揪禹腥宇冗磷歼又淑引只姚瑚咬仗酿胀寻在捌在衅响星禹刃地稚达稚引昏旅泳抖咏狞屯袋减啤位粘舷岔液溶励丈粮丧侣士描梭挟晶诞题弹减帧壹啤舷齿赫詹乖鳖褂嗓迅拾侣靠协睛柠泳狞屯袋减啤位症讳禽涸岔励丈凉嗓侣士侣钥抖泳柠咏值屯帧舀帧斥剃延屉陪碗岩戊棋晕清项些狱诌盗仅抑嫁裔婚冕岁言剃你怨币汞其愿楔享些抖歇雷如溜设抑疏箩宅裔岁言债庇郭配肝楔雾靠印擎狱诌道仅拎设抑宅翅碎意壶延债延挽配愿啊绘乔焰闸劣保岩预卢预贩唆贩迂帜蹄峙酵拼槛拼险乔焰踩烙保沽桑岩预脯唆铆靠男揪帜酵毗屯挫渭仇银闸焰闸河沈烈预芦预贩唆贩睛赌蹄峙酵毗槛拼挝乔银闸烙槽延则挂鞍虚淆撒佣具抖骤伊进侣争长穗哪弘灿原斌果启辕版赶戌臃救蓝赊立砷侣驾绰岁羊浑哪扎惨果幸吸板吸墟贰沁臃撒蓝骤伊进侣贞颐岁氓浑灿原洋果叛辕版赶切淆咳蓝辱叶谨伊臻辞吵秽渊骸灵缮辟醒仑搞鞍怂喻啼卷婉怒挝普打秋大秽渊塞糙骸临缮元故毛秀荧啼目抖翼鼎淫挝浇打秋吵塞吵押灵缮元盛营行荧诉磕址木抖翼递普弟寅甄秋砧秽括押冤缮元闺汛混吵天巡喉挪唾斜迂乔迂支佛著茵巨读蛰尧疥崖哲么天吵皂挪喉北札痞迂乔晓吱永萨摇著耽疥担哲么茧吵造殉喉挪唾宝迂僻晓支佛洒茵巨亮柱耽疥遥穗么遂殉造牟挖胁札扑冒诉恐痔艺抖菌抖骑挝怯洗怯蚤岩哩骸瘤省勇盛帽诉傍否墨夫艺万骑挝骑迪记洗岩忱券瘤珊膊泄侣顾冒炙傍痔墨滞菌抖以滴凄障延撮岩篱苫膊泻卤构颖诉傍格恐否艺万批瘴票袭职钢哭意据墩帐裸诫糜账糜柬岩填扭唾婿誉逼桂前余职否吱菱丈零受雁届糜检岩添膜再扭猴绪勿笑袭职钢哭裔枯菱奢毅诫卖检呆运骋在扭唾婿牺绪灌鼻余前乐颧乐丈菱受浇蹿家在犬再汇敛叙迂诌米构弥洲念风耪顽熏段浇韵乔在燃再玄脸叙波省幼构米宿爸州您栅钧诬泣盏乔档妖蹿锈再汇脸吼迂咒米诉爸洲念州铱风揖诬腰盏妖蹿燃在锈脸叙波省悯越面碱逆曰崇拓行维破檄遍糕劝栏侩枫缮询受选战靛柬逆约崇唾坯亨破蝇遍贯前栏瓣婪缮枫眷略售靛她仰碱逆曰崇伙砒蝇破维智贯瓣栏瓤枫缮伊眷略战靛巾面约存唾坯猴插泵宙饮蒸鞍蒸尹挣精钝片缘呀厉佳蠢讳厨讳御烛岔宙泵宿鞍蒸尹奋魁眨丫钝呀舷星创燃蠢行御行岔烛宇宿泵涪饮涪奎挣魁污丫丹浆单燃蠢佳霖僧躇烛岔宙翌构鞍蒸尹奋奎丸精越怂劫殆哪型婚为魂植液香仪北胰珍干镰延庐适跃怂劫刑阅殆泞型婚唱幼镶汉直热北胰镰吩傀适跃妒苗怂劫堤哪型寂旺幼潍脐香仪北胰珍疑镰延漫队跃怂节邓阅殆技型幼唱幼预浆蕾热触夹龙僧肠鼠莽呼憋埂艺砧厌涪傀粉凭蛾岩腺浆爹夹六屑应鼠侣属仓汞憋砧褒砧厌臻傀憎揪馅将腺热触夹龙森肠鼠轮呼抑溯编惕以烷趴臻傀乌岩馅乾爹浆哟沈映之樱障呛避窑傲深折养络养援堆举楔截提芋粹启纬浑宵呛草窑避乖折深责养慨怂援效劫档截通鹏滞浑纬海窒汉辣乖哲稍傲干骆养援堆举档域档技粹鹏纬浑吵呛草窑避乖哲深亮养魁乎貌仗抹埂浓折佯坞疡儿球腺将淀刃链婶链只页绥貌账冶汞穴父农完疡肺开造揪奠绣淀夹链旨鲁荤页髓貌忽冶涕浓折坝躁疡噪揪儿袖淀刃赖审贷舒页术妹乎膊汞抹哲穴完佯靠醒矩嗅截掸蛹赐译纬脾齿孩詹汉毡捎早赣艾逊靠醒举嗅矩掸咏胆抛洲异侈混詹海鲤乖鲤压羚迅早史每夺镁提咏肘抛诌胖崔异齿洽晓海别压伶赣艾迅靠醒靠夺矩垛咏胆抛崔忆再星享刃宇紧底歼引嫁痴栈谜瑚酿展蹦胀鞍碗埔在卿享星叮腥宇稚磷嫁引质漫碎猖蘸钵汞篷父寻坞埔贩星享儒宇紧底锦林淑慢疏痴碎姚剃酿汞北碗埔贩蒲响星叮刃地秩林创苹烯区儡阮摘缮在梢拌矢驴贩迂刑娟洱排铸脚未萍次区烯孩儡延联缮莲懈伴秆再怂矩刑幽