第2章-工作分析与设计ppt课件

.,工作分析与工作设计,2,.,詹妮弗根据自己对洗衣店的逐项了解所得出的结论是，她所要做的第一件事就是为洗衣店管理人员编写职位说明书。正保詹妮弗所说，她在大学所学的一般管理课程和人事管理课程都强调了职位说明书的重要性，但在学习时，她一直不相信职位说明书在一家企业的顺利运行中会有如此重要的作用。但在她上班的最初几周内，她多次发现每当她问及洗衣店的管理人员为什么违反既定的公司政策利办多程序时，这些人总是回答：“因为我不知道这是我的工作内容”或“因为我不如道应该这么做”。詹妮弗这时才知道，只有花大力气编写职位说明书并制定一整套标准和程序来告诉大家应该做些什么以及如何去做，才能使这一类的问题得到缓解。从总体上说，洗衣店的管理人员负责指挥店里的所有活动，其目标包括：生产服务质量的监督、顾客关系的维护、营业额的增长，以及通过有效地控制劳动力、物资、能源等方面的成本实现利润的最大化等。在完成这些总体目标的同时，洗衣店管理人员的任务和职责还包括：质量控制、店铺的外观和清洁、顾客关系、账簿和现金管理、成本控制和生产率、事故控制、价格掌握、库存管理、机器维修、衣物的接收与清洗、雇员安全、人力资源管理、不良事件控制等。,连续引导案例2-职位说明书,.,詹妮弗现在必须回答的问题如下：编写洗衣店管理人员的职位说明书应该用什么样的格式，最终格式应该是什么？是应当将工作标准和程序写进职位说明书还是应当将它们单独分列出来?詹妮弗如何才能搜集到编写工作标准、工作程序以及职位说明书所需要的信息？,.,工作分析概述,工作分析的基本概念工作分析的内容工作分析的作用与意义,.,什么是工作分析？工作分析（职务分析）：全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程。具体来说，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。工作分析涉及到两个方面的工作：工作本身，即工作岗位的分析。要分析每一个岗位的目的，该岗位所承担的工作职责与工作任务，以及它与其他岗位之间的关系等。人员特征，即任职资格的分析。主要分析能胜任该项工作并完成目标的任职者必须具备的条件与资格，比如工作经验、学历、能力特征等。,.,什么情况下做工作分析？1、建立一个新的组织。新的组织由于目标的分解，组织的设计与人员招聘需要进行工作分析。2、由于战略的调整和业务的发展，使工作内容、工作性质发生变化，需要进行工作分析。3、企业由于技术创新，劳动生产率提高，需要重新进行定岗、定员。4、建立制度的需要，比如绩效考核、晋升、培训机制的确定需要进行工作分析。,.,谁来做工作分析？工作分析通常是由人力资源管理专家、组织的主管和普通员工通过共同努力与合作来完成的。通常的做法是：首先，由人力资源专家观察和分析正在进行的工作，然后编写出一份工作说明书和一份工作规范。这时员工及其直接上级参与此项工作。如，填写问卷、接受访谈。其次，与承担工作的员工及其上级主管来审查和修改工作分析人员所编写的工作说明书。最后，人事部门和主管经理确认工作说明书。,.,此项工作做什么：工作活动和责任为何要完成此项工作；工作目的和关系工作何时做：是否有固定时间表工作在哪里做：自然环境、危险性、社会和心理环境如何完成工作：工作流程、涉及机器设备，文件记录完成工作需要哪些条件：物质条件、人力资源要求,工作分析的内容,.,工作分析信息的来源：6W1H1。做什么（What）任职者所要完成的工作活动是什么？任职者的这些活动会产生什么样的结果或产品？任职者的工作结果要达到什么样的标准？2。为什么（Why）作这项工作的目的是什么？这项工作与组织中的其他工作有什么联系？对其他工作有什么影响？3.用谁（Who）从事这项工作的人具备什么样的身体素质？从事这项工作的人具备哪些知识和技能？从事这项工作的人具备什么样的经验？从事这项工作的人在个人特性上具备哪些特点？,.,4。何时（When）哪些工作活动是有固定时间的？在什么时候做？哪些工作活动是每天必须作的？哪些工作活动是每周必须作的？哪些工作活动是每月必须作的？5。在哪里（Where）工作的自然环境：地点、温度、光线、噪音、安全条件等工作的社会环境：文化环境、工作群体中的人数、人际关系等6.为谁（forWhom）工作要向谁请示和汇报？向谁提供信息或供组结果？可以指挥和监控和人？,.,7。如何做（How）从事工作活动的一般程序是怎样的？工作中要使用哪些工具？操作什么机器设备？工作中所涉及到的文件或纪录有哪些？工作中应重点控制的环节是哪些？,.,工作分析常用的术语,工作要素：工作中不能再继续分解的最小单位。-饭店服务员迎宾的工作要素是：问好、开门、请客人进来。任务：在完成某项职责时通常要经过一系列必需的步骤，即任务。-薪酬专员的职责之一“定期进行工资调查”由下列任务组成：（1）实际工资调查表；（2）发给被调查单位；（3）对调查表进行必要的解释和说明；（4）按期收回调查表；（5）进行汇总、整理；（6）写出分析报告。,.,工作：就是组织为达到目标必须完成的若干任务的组合。职责：是指个体所从事的工作的主要组成部分，它一般由一些相关的任务构成。职位:即岗位，是指负担一项或多项责任的一个任职者所对应的位置。经理、秘书、总监等。职务：是由一组主要责任相似的职位组成的。一种职务可以有多个职位，例如处长这个职务每个部门都有这个职位；职务具有职务地位和职务位置的双重含义，即同一职位，职务可以不同，例如副厂级干部却分为第一副厂长、第二副厂长等。,.,职位分类：是指将所有的职位，按其业务性质分为若干职组、职系（横向），然后按责任大小、工作的难易程度和技术高低又分为若干职级、职等，并对每一职位给予准确地定义和描述，制成职务说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。职权：是指依法赋予的完成特定任务所需要的权利，职责与职权紧密相关。例如企业的安全检查员对企业的安全检查，这既是他的职责，又是他的职权。,.,工作分析的作用与意义,是人力资源管理科学化的基础是提高现实社会生产力的需要是企业现代化管理的客观需要有助于实行量化管理有助于人员测评、岗位评价与定员定额的科学化、规范化与标准化,.,任务,责任,职责,工作分析,工作描述,工作规范,知识,技能,能力,招聘录用,绩效评估,工资奖金,培训,工作分析的作用与意义图示,工作说明书,.,3.2工作分析的流程与方法,流程,.,准备阶段,确定工作分析的目的与用途，对企业各类职位的现状进行初步了解，掌握各种数据和资料；委任适当的人选；选择具有代表性的工作加以分析；与工作有关的员工建立良好的人际关系；根据工作分析的任务、程序，分解成若干工作单元和环节，以便逐项完成。,.,调查阶段,编制各种调查问卷和提纲；在调查中，灵活地运用访谈、问卷、观察、主题专家会议等方法；广泛深入地收集有关职位的工作内容：职位名称、姓名、工作地点、工作概要、任务、机器、工具、设备、工作情况、工作环境、危险因素及安全措施、职责及决策、工作上受何人领导、受何人监督、领导何人、监督何人、学历、工作经验、技能及专业训练等。,.,分析阶段,整理分析资料；核对所得资料；创造性地分析、揭示各职位的主要成分和关键因素。,.,总结完成阶段,召集整个调查中所涉及的基层管理者及任职人员，讨论由工作分析人员制定的工作说明书和工作规范是否完整、准确；讨论、斟酌工作说明书和工作规范中的每一句话，甚至每一个词语，由工作分析人员记录大家的意见；根据讨论的结果，最后确定出一份详细的工作说明书和工作规范。,.,访谈法：通用访谈提纲-工作态度和工作动机问卷法-操作程序简单，成本较低观察法-周期性、重复性较强的工作工作日志法-原始工作信息收集方法，为其他工作分析方法提供信息支持，特别是在缺乏工作文献时，工作日志的优势尤为明显。,工作分析的方法,.,3.3工作描述和工作规范,工作描述的含义：工作描述是对组织所设的工作性质、任务、责任、权限、工作目的与结果、工作内容和方法、工作标准与要求、工作应用、工作环境和条件、工作流程和规范以及工作关系等工作特征的书面描述。,.,工作描述的内容,.,微型案例,销售部经理的工作描述,职务名称职务代号别名工作活动和工作程序工作条件和物理环境社会环境聘用条件,.,工作规范的含义,工作规范是指根据工作内容拟定员工资格，列明适合从事该项工作的员工所必须具备的资格条件、个人特质与所受训练，以供招聘使用的规范。,.,工作规范的内容,.,确定工作规范的要求,工作性质：技术类、行政管理类、专业类,工作繁简程度,工作责任轻重,.,工作规范示例,职务名称：秘书隶属：经理教育程度：大学本科毕业或同等学力，英语六级。专业训练：至少半年的秘书训练，包括打字速记训练。技巧：双手及手指的正常活动足以胜任对打字机的操作，每分钟打字速度不少于40字。适应能力：必须能适应经常地工作变化，例如打字、草拟文件、接待访客、翻译、整理档案等工作的变换。判断能力：有足够能力判断访客的重要性、事情的轻重缓急，并决定是否立即呈报上级或延缓为之。仪表谈吐：必须仪表端正，谈吐文雅。,.,工作描述和工作规范的区别,从编制的直接目的看：工作描述是以“工作”为中心，工作规范是在工作描述的基础上，以工作所需的“特性”为中心，规定某个职位任职者的胜任资格；从内容涉及的范围来看：工作规范的内容比较简单，主要涉及人员的任职资格条件等方面的问题，而工作描述的内容要广泛得多，既包括对职位各项工作的性质、特征等方面的说明，又包括对任职者的要求说明。从这个意义上说，工作规范可以视为工作描述的一个重要组成部分。,.,工作描述和工作规范的编写,工作说明书的编写,.,3.4工作设计与工作环境优化,工作设计,工作环境优化,.,工作设计的概念,工作设计是指为了有效地达到组织的目标，提高工作效率，对工作内容、工作职责、工作关系等方面进行的变革和设计。,.,工作设计的内容,工作内容-工作种类、自主性、复杂性、难度和完整性；工作职责-工作责任、权限、方法、协调和信息沟通等；工作关系-上下级关系、同事关系、个体与群体关系等；工作结果-工作产出的数量、质量、效率以及组织奖励等；工作结果的反馈-直接反馈、间接反馈等；任职者的反映-工作满意度、出勤率、离职率等。,.,工作设计的方法,机械型工作设计法-效率最大化生物型工作设计法和知觉运动型工作设计法激励型工作设计法社会技术系统法,.,工作环境优化,利用现代科学技术，改善工作环境中的各种因素，使之适合于劳动者的生理、心理安全健康，建立起人机环境的最优系统。,.,工作环境,外部环境因素：社会、政治、经济、地理、法制、教育、文化组织内部因素：组织结构、工作流程、组织文化、制度政策、技术工艺物理环境：空气、光线、声音、颜色心理环境：价值观、成熟度、责任心、归属感、服务精神、团队意识、合作精神、忠诚度、接受变革能力,.,如何优化,根据生产工艺要求和人体活动规律组织工作地，确保劳动者、劳动工具和劳动对象达到最优结合；合理配置设备合理照明巧用颜色消除噪音注意温度的影响公共关系优化,.,工作分析与工