某公司供应部门管理制度

采购程序 1 技术部负责材料采购定额 外斜加工的标准的制定 发放 更改和管理 同时负责将有关要求及时传递供应部 2 预算根据工程及时下发预算计划 3 计调负责采购计划的制定 发放和更改 需逐项注明 品名 料号 规格 单位 数量 需要日期 用途及其他特别规 定或要求事项 经本单位核后按规定逐级呈核并经总经理 审批后 最后由供应部门执行 4 供应部根据设计定额 预算计划 计调下发的采购计划 并参考库存情况按实际数量填写订货单借款经总经理批准 后借款采购 有特殊要求的物资 技术部提供明确的质量 验收标准 5 在采购上既要注意 货比三家 利用竞争竞价 谋求低成 本购买上的好处 又要善于利用集中订购 以及长期订购 的手段 提高交易地位 谋求有利的采购条件 6 赊欠材料进来后由供应部门打赊欠单报部门经理 总经理 批 准 财务部经财务经理批准后可在财务挂帐 所有赊欠手续应在一 周内办完 如需延长办理手续需经总经理特批 7 集中计划采购 对具有常用的材料 应集中计划办理采购 经核定 材料项目 由计调部门提出请购计划报总经理批准后 由采购部门定 期集中办理 8 现场需料常用材料需提前三天通知供应部门备货 外斜加工需提前 7 天通知供应部门 各工程需料应在预算内 如无预算材料需经总经 理批准 以手续为准 如电话批准项目部在 48 小时内补办手续 否则该工程材料停止进货 直到手续补齐 9 施工现场附件供货 原则上有计划 按批量统一进行 任何零星 分散的 无计划 无定额的供货 都会加大公司成本 并且造成材料 管理程序混乱 各工程每周一定期发一次货 如需特殊发货需经总经 理批准 以手续为准 如电话批准项目部在 48 小时内补办手续 否则该工程材料停止进货 直到手续补齐 10 长期报价采购 凡经常使用 且使用量较大的材料 采购门应事先 选定厂商 议定长期供应价格 报总经理审批后请购 11 采购人员接到工程介绍情况后 应按工程材料需要事项的缓急 并 参考市场行情 过去采购记录或厂方提供的报价 精选三家以 上供应商进行价格对比 对其质量 价格 供货能力 信誉 公司 经营状况的了解上报公司 公司对该供应商进行考察经总经理批准 后进行采购 可将该供应商定为长期供货厂家 12 对于厂商报价资料 经办人员应深入整理分析 并以电话等方式 向厂方议价 13 供应部门接到计调紧急采购口头要求后 主管应立即指定经办人 员先做询价 议价 待接到请采购计划后按一般采购程 序优先办 理 14 询价完成后采购经办人员应在 订购单 详填询价或议价结果 拟定 订购厂商 交货期限 与 报价有效期限 经部门 经理 总经理批准采购 15 公司采用统一采购方式 以期发挥下列优势 1 节省相关人力 物力 简化或合并相关业务 2 有效统一管制各项物品 物料用量 降低库存量 减少 资金积压 3 加强采购稽查 以确保采购品质及成本目标 16 供应部应该经常地对主要中间商与生产企业 以及市场状况进 行调查研究 并把各种调研结果记录下来 汇编成册 并且 采购 人员每天记录物品市场的价格变动情况 以及商品目录变动情况 使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性 平时注意各种有利 的交易条件 包括交货期 规格 支付条件 物品退换 折扣 送 货与交货条件 交易方式 以及有关订购与接货事务等等 17 如果小量材料所在地的物品价格便宜 或者在当地采购合算 不 必按总公司的采购计划进行 允许供应部当地采购 18 供应物品的采购 原则上有计划 按批量统一进行 任何零星 分散的 无计划的采购 都会加大采购成本 并且不能确保获得最 合适的物品 特别重要的物品 必须从使用成本的角度审视 确定 采购物品的规格及采购基准 19 供应部门可分为 3 部分 外斜加工及分包 小附件 主材及异 地提货 供应事务的运行 1 供应事务的主管 应该经常检查部下在执行订购方针 计划以及 处理事务过程中的情况 发现问题及时予以纠正 2 任何一项订购或采购 都必须两人以上进行合议与商定后进行 以便使两个人的知识与见解相互补充 并且防止在选择供应商方面 出现偏颇与舞弊行为 3 采购人员必须公正自律 从企业的利益出发 采购合适与价格合理 的物品 4 有组织地对供应商进行调查与选择 把握供应商的供货信誉 资 信以及物品质量 5 在选择新供货伙伴时 必须进行实地调查 按事先设计的调查用 表进行填写 交给供应科长裁决 对一些重要的供应商 在确定供 货关系前 双方的主管至少见面会谈一次 6 编制若干种标准的合同格式 以提高供货或采购契约缔结的效率 避免签约时的失误 7 采购经办人员接获 请购单 内购 后应依请购案件的缓急 并参 考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料 除经 核准应以电话询价之外 另需精选三家以上的供应商办理比价或经 分析后议价报公司批准 物品的保管 1 对保管物品的仓库设施 包括货架 货柜进行更新改造 提高物品 存放领取的效率 提高仓库面积利用效率 并且对各种物品进行合 理分类 便于取存与有规则地码放 2 保管物品的分类 原则上按下列标准进行 3 仓库中货架 货柜等 都得挂上现有物品领用登记卡 对收发领用 量进行登记 并核算其余量 以防止丢失与被盗 4 在物品仓库的事务室中 设置管理板 展示各物品申请需用量 库 存量及需要订购量 5 保管物品组 必须经常清理仓库各货架与货柜 及时清理死货 无 用物品及废品 移入统一存放这类物品的指定地点或场所 6 保管物品组必须制作仓库物品放置平面图 并在货架货柜上贴上 分类与编号标签 分类与编号可以用不同颜色标出 或依物品类 别用不同色彩表示 7 原则上必须以订购单的方式进行订购订购单一式三份 一份用于 订购 一份用于进货验收 一份上报主管及公司财务备案 8 对样品按各种规格 型号与形状 进行分类整理 便于采购计划 的制订 预算的编制 以及订购与验收 9 库房保管物品品种统计并编制 收发领用月报 送报供应部主 管及财务 在收发领用月报中 对各工程实际领用数量进行统计 在库存余量边上 注明各工程已经提出的申请订购量 及进货量及 金额 10 订购 验收与保管三个组必须分开设置 但又不能完全割裂开来 11 确定采购或订购规格与样品 在采购或订购时参照选购 或者提 供给供应商 按规格与样品供货 并作为接货与验货的基准 12 物品接受与检验或清点 尽可能设置在宽广的场所 并配置适 当的设备 以便进行充分的检验与核对 验收环节不充分 后患 无穷 质量不合格 或数量不足等等 都成为本企 业的损失 13 保管场所一定要有遮掩与隔离 领用者或其他部门人员 不得 或不 10 订能随便进入物品保管场所与仓库 14 材料入库前 保管人员必须对照 订购单 对物料名称 规 格 数量 送货单和发票等一一清点核对 确认无误后 将到货 日期及实收数量填入 订购单 如发现实物与 订购单 上所 列的内容不符 保管人员应立即对通知采购人员和主管 在这种 情况下原则上不予接受入库 如采购部门要求接收则应在单据上 注明实际收料状况 并请采购部门会签 整理付款 1 库房管理部门应按照已办妥收料的 订购单 连同 材料检验报告 表 送采购部门 经与发票核对无误 于 2 日内由主管核准后送总 经理办理付款手续 如为分批收料的 请购单 内购 的会计联 须于第一批收料后送会计部门 2 内购材料须待试用检验的 其订立合同部分 依合同规定办理付 款 未订合同部分 依采购部门呈准的付款条件整理付款 3 短交应补足的 请购部门应依照实收数量 进行整理付款 4 紧急请购时 由请购部门于 订购单 说明栏 注明原因 并加盖 紧急采购 章 以急件卷宗递送 5 超交应经主管核示 方能依照实收数量进行整理付款 否则仅依 原订货数付款 价格复核与市场行情资料提供 1 采购部门应调查主要材料的市场与行情 并建立厂商资料 作为 采购及价格审核的参考 2 购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目 提供市场 行情资料 作为材料存量管理及核决价格的参考 材料订购单 厂 商 电 话 请购单编号 工程名称 序号物资编号 品名规 格 单 位 定货 数量 单 价 合 计 实际接货数量 大写 1 2 3 4 合计金额 大写 交货日期 交货地点 注 意 事 项