时间管理PPT

时间管理 本讲座的目的 学会合理利用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理技能，弥补自己的不足 本讲座主要内容 前言 时间的特性及价值 时间管理的定义 时间管理的发展 时间管理的意义 如何高效地时间管理 时间管理的方法原则技巧 常见问题及对策 前言 时间的特性 （ 1）供给毫无弹性： 时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是 24小时，所以我们无法开源。 （ 2）无法蓄积： 时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 （ 3）无法取代： 任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （ 4）无法失而复得 ： 时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 前言 时间的特性： 时间不可以缺少， 时间不可以替代， 时间不可以存储， 时间不可以增减， 但时间可以管理！ 莫等闲/白了少年头 前言 据调查：一个活到 72岁的美国人一生的时间分配： 睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 前言 时间的价值 年 收 入（ 万 元 ）年 工 作 时 间（ 天 ）且 工 作 时 间（ 小 时 ）每 天 价 值（ 元 ）每 小 时 价 值（ 元 ）每 分 钟 价 值（ 元 ）2 254 8 7 8 . 7 4 9 . 8 4 0 . 1 64 254 8 1 5 7 . 4 8 1 9 . 6 8 0 . 3 36 254 8 2 3 6 . 2 2 2 9 . 5 2 0 . 4 88 254 8 3 1 4 . 9 6 3 9 . 3 6 0 . 6 610 254 8 3 9 3 . 7 0 4 9 . 2 0 0 . 8 0时间就是金钱！你的时间价值几何？ 前言 时间的价值 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益 前言 浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ 浪费自己的时间呢？ 前言 时间管理 时间管理的定义： 在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。“ 减少时间浪费，有效利用时间” 时间管理的目的： 将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。 前言 为什么要做时间管理？ 时间管理就是自我管理！ 缺乏时间管理 容易感到恢心、愤怒和焦虑 没有多大的成就 缺乏自尊 没有办法真正的享受生活 一团糟的状态 前言 时间管理的理论发展 第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论 磨刀不误砍柴工！ 前言 第一代时间管理 属于 备忘录型 优点： 应变能力很强，压力小 缺点： 随意忽略整体规划 忙碌中调配时间和精力 前言 第二代时间管理 属于 记事薄规划与准备 优点： 1.追踪约会事件 2.达成率比较高 缺点： 产生安排的习惯 注意到规划未来的重要 前言 第三代时间管理 强调价值规划、制定优先顺序 优点 ：以价值为导向提高生产率 缺点 ：忽略了自然法则缺乏远见 分配有限的时间和精力、争取最高效率 前言 第四代时间管理 属于 自然法则和罗盘理论 优点： 效率高 方向对 以原则为重心、兼顾重要性与急迫性 时间管理的方法原则 时间管理的原则 原则一： 80/20原则 原则二：目标 ABC 原则三：四象限法则 时间管理的方法原则 原则一： 80/20原则 (柏拉图原理） 协助我们，将大多数时间投 入在能带来更高回报的工作上，结果 =生产力提高，工作量降低 运用柏拉图原理的三个步骤： 确认要达成的 目标 确认达成目标下的 关键重要活动 重新安排时间，将 更多时间 投入在关键重要活动上 80/20原则 在一个特定的组群或团队内 ,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值 . 80/20原则 投入时间的 80% (“ 次要的多数”问题 ) 投入时间的 20% (“ 重要的少数”问题 ) 产出的 20% 产出的 80% 造成 时间管理的方法原则 如何坚持 80/20原则？ 列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 时间管理的方法原则 原则二：目标 ABC A： 必须做的 B： 应该做的 C： 暂时可以不做的 运用 ABC分析法 来设定优先顺序 C任务 A任务 B任务 65% 20% 15% 15% 20% 65% 由功能有效的达成角度观之 ,占所有任务的百分比 (目的达成 ) 占所有任务组合的百分比 时间管理的方法原则 原则三：四象限法则 (优先原则） 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做 准备工作 客户管理 建立关系（内、外 ) 团队培养 个人成长、学习 危机 有限期的任务 安全事故 投诉 重要 紧急 不速之客 某些会议 某些电话 很多流行活动 打发时间的工作 看报纸 闲聊 赌博 看肥皂剧 尽量避免扩大 尽量减少 事情 多投资时间在 尽量避免 事情 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德 重要： 你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。 紧急： 你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。 偏重各类事务的结果 不 紧急 紧急 重 要 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 不 重 要 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂 活在第 II象限 身体健康 愉快假期 和谐的人际关系 真正有效的授权 确定自己的个人使命 长期的职业生涯规划 品格的培养 关于人生的思考 NO NO 活在第 II象限 65-80% 20-25% 1% 15% 高效能人士的时间安排 普通人的时间安排 25-30% 50-60% 15% 2-3% 有效管理时间四大技巧 技巧一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 技巧二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 技巧三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 技巧四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 有障时间管理的四种观念 视时间为主宰： 重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人： 重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物： 忘记时间 视时间为奴隶： 工作狂 工作狂的害处 工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败 ！ “工作狂”的原因 勤勉等于成就？勤能补拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活 常见问题及对策 我们为什么那么忙？ -（浪费时间的内因与外因） 目标及其设定 如何授权？ 良好习惯的建立 浪费时间的外在因素及解决方法(一 ) 电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法 电话干扰的解决方法 浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣 阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间 运用电话节省时间 暗示他谈话即将结束 提到有时间限制 突然造访的不速之客 1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 2.回答问题 简明扼要 长话短说 门户开放的不速之客 解决方法 1.学会过滤 2.转移地点 3.站起来说话 4.不要让别人找到你 用人不当的原因及解决 原因： 员工能力不足 1.公司雇人程序出错； 2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。 解决的方法： 1.教导员工善用时间 2.提升员工时间管理的成本意识 社交闲谈的原因及解决 解决方法： 过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧 浪费时间的外在因素及解决方法(二 ) 权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法 权责混淆的原因及解决 权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素： 1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。 2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。 权责混淆的解决 1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定 2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权 沟通不良的原因及解决 浪费时间的原因： 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够 沟通不良的解决 1.学习改善沟通技巧的步骤 2.学会做好一个倾听者 3.使用恰当字眼 4.运用非语言式的沟通 改善沟通技巧 弄清目标； 排除偏见 及时记录 用字谴词是一件非常重要的事情 进度失控的原因及解决 浪费时间的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告 资料不全的原因及解决 浪费时间的原因： 1.不明白事情的重要性； 2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。 解决方法： 1.认清事情的重要性，排除优先顺序 2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。 浪费时间的外在因素及解决方法(三 ) 会议耽误的原因及解决方法 文件复杂的原因及解决方法 工作搁置的原因及解决方法 旅行不当的原因及解决方法 会议耽误的原因及解决 浪费时间的原因： 1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的 2.会议没有议程 3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会 4.开会没有计划 5.会议过多或会议时间过长 6.不能准时开会，或者不能准时散会 7.开会时间有外来干扰 8.讨论脱离议程的内容浪费时间 9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决 10.没有追踪对会议的执行情况 会议耽误的解决方法 会议要有目的，没有目的就不开会 召开会议首先安排会议的议程 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法 安排适当的计划 会议的时间和次数要适当 务必准时开会和散会 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则 对于脱离讨论议题的解决办法 会要有议，议要有决，决要有行 追踪会议决议的执行 文件复杂的原因及解决 解决的方法 对于优柔寡断解决的方法 不要拖拖拉拉 学会授权 抛开完美主义 及时销毁过时的文件 档案要分类存放 对于各自工作的解决方法 量力而行 要有系统 读速要快 文件复杂的解决方法 文件读一遍后处理掉 不做授权给别人的事 文件过期一定要销毁 给档案表明寿命符号 不在一个时间做很多事 工作搁置的原因及解决 浪费时间的原因： 1.不明白问题所在 2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确 3.没有自我奖励 4.遇到急事立刻反映 5.桌上一片混乱，没有条理 6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性 7.没法把事情分派出去，授权不当 8.接受干扰 9.变更优先程序 10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成 工作搁置的解决 应明白问题的所在 对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法 自我奖励 遇到急事不立刻反映 桌上东西安排的井井有条，条理分明 强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度 学会授权 排除干扰 更新，重新安排优先顺序 取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料 旅行不当的原因及解决 浪费时间的原因 1.旅行的目的不明确 2.没有发觉替代的方法 3.忘了需带重要物品 4.没有善用旅行时间 5.旅行安排的时间不好 6.旅行归来后办公桌上堆积如山 7.变更，或者重新安排行程浪费时间 旅行不当的解决 首先要弄清楚旅行的目的 寻找替代的方法 列好清单 做好安排，达到最佳的结果 把你工作准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山 在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法 浪费时间的内在因素及解决方法(一 ) 危机应付的原因及解决方法 计划欠妥的原因及解决方法 贪求过多的原因及解决方法 事必躬亲的原因解决方法 危机应付的原因及解决 1.不明白事情的重要性 2.没有预期会发生问题 3.反映过度把问题当危机看 4.忙着救火 5.做事拖延 6.工作时间预算的不切实际 7.机械故障、人为错误 8.部署不愿透漏坏消息 9.因重要人物提出要求而引起的过度反应 10.进度失控 危机应付的解决 记录危机工作日志，分析危机的来源 预期意外事故的发生 不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情 预防星星之火 担任主管角色的人应该主动积极，做好总结 低估状态，增加缓冲 动用最能迅速有效调整弥补的资源 培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息 弄清楚他们真正的要求是什么 把所有重要计划都安排好时间 计划欠妥的原因及解决 1.不明白事情的重要性 2.没有建立系统 3.没有时间拟订计划 4.以危机为导向，假设危机不可避免 5.缺乏自律 6.害怕许下承诺 7.没有指出明确的结果 8.无法指定工作的优先顺序 9.假设计划被紧急事故破坏 10.心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步 计划欠妥的解决 建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统 花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序 认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思想，预先为偶发事故做好应变计划 要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等 不要害怕许下承诺 要指出明确的结果 指定工作的优先次序 紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥当，损失就可以降到最低 贪求过多的原因及解决 不了解事情的重要性 欠缺优先顺序与计划 工作时间评估的不切实际 遇到急事紧急反应，或反应过度 野心太大，成就感要求过高 渴望加深老板的印象 过度渴望表现合作的态度 人手不足 完美主义 贪求过多的解决 填写工作周的工作计划 要多授权 设定年、月、周、日计划 认清每一件事情所花的时间 分清事情的要义 限制自己的反映 控制自己的野心 讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印象更重要 敢于提出拒绝 长期教育训练引导部署 把标准降到合理的程度 事必躬亲的原因及解决 缺乏安全感，怕失败 对部下缺乏信心 不清楚不完全令人困惑的指令 期望人人知道事情的细节 不能适当的控制工作 管人过多，没有最终进度，人手不足 事必躬亲的解决 学习让他独当一面 从错误中去学习，引导他信任部署 利用进度报告加以控制 学会表达完整 把标准降到大家可以接受的程度 时间成本 要授权 合理的分派工作，检查进度 浪费时间的内在因 素及解决方法 (二 ) 条理不清的原因及解决 欠缺自律的原因及解决 无力拒绝的原因及解决方法 做事拖延的原因及解决方法 条理不清的原因及解决方法 1.不知道事情的重要性 2.没有系统 3.自我膨胀 4.害怕失去控制 5.害怕忘东西 6.允许外来干扰 7.拖拖拉拉、优柔寡断 8.没有目标、没有优先次序、没有日计划 9.没有授权 10.没有过滤 条理不清的解决方法 写下工作日志 利用整合系统来记录 不要自我膨胀 利用工作计划表来提供控制 利用联络日志来帮助记忆 过滤干扰 先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限 安排好工作计划 学会授权 要学会过滤 欠缺自律的原因及解决 1.设立个人和组织目标 2.安排优先顺序 3.安排完成期限 4.设定追踪表 5.运用日计划检查 6.学会专注的技巧 7.好习惯代替坏习惯 欠缺自律的解决 指定目标和标准 要安排完成的期限，要追踪进度 没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法 及时完成工作 不做白日梦 做事干脆 不要养成拖延的习惯 无力拒绝的原因及解决 1.渴望受到别人的赞许或者接纳 2.怕会冒犯别人 3.对义务的认识错误 4.不知道如何拒绝 5.缺乏工作目标与优先次序 6.别人毫不考虑的就假定你会答应 7.无法拒绝老板 无力拒绝的解决 认清可能的陷阱 学会拒绝的技巧 有必要培养拒绝别人的能力 检讨造成的理由并加以控制 仔细聆听别人的要求 替没有优先次序的人决定优先次序 学习说抱歉，善意的拒绝 出示双方同意的优先顺序清单 做事拖延的原因及解决 1.没有能力辨认事情的重要性 2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同 时也可以说是一种态度 3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做 4.习惯先做简单琐碎的，拖延困难的 5.工作时间的估算不切实际 6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律 7.搁置工作，没有完成期限 做事拖延的解决 要有能力辨认事情的重要性 自我分析，认清自己 先做最重要的事情 监控自己的进度 高效时间管理之 目标及其设定 目标的定义： 一种未来的远景 ,为了实现它 ,人们愿意做些努力 .如果说你没有去做努力 ,那只不过是一个企图 . 目标及其设定 为什么要设定目标 让生活的方向有一种目标感 克服懒惰的心态 专心致志 产生热忱 区分事情的轻重缓急 节省很多时间 ,把时间摆在最 有生产力的地方 . 可以省钱 确认价值重要性 有了目标以后 ,会提高 有助于成长和进步 目标能唤起你最高尚的才能！ 重视书面目标的好处 步步高 8.高价值的提升 7.创造人生的预期 6.良性的抉择 5.学会更关注 4.增强自尊心 3.减少矛盾 2.锻炼自信心 1.学会独立思考 步步高 目标及其设定 目标设定的指导原则 强调选择 强调内容 白纸黑字注明达成时间表 目标及其设定 如何设定目标 -SMART原则 Specific（具体的） Time-based(基于时间的） Relevant（相关的） Attainable（可达到的） Measureable（可计算的） 目标搜寻四个阶段 勾勒出生命远景 依据时间标准区分远景目标及生命体系 职业理想的推拟 目标清单开列 下年目标 3-5年目标 10年目标 20年目标 人生目标 目标金字塔 使命宣言 角色 目标 每日目标 每周目标 月度目标 季度目标 年度目标 目标金字塔 每周目标 角色 目标 计划 行事历 授权 目标设定步骤 强烈的欲望 信念、信仰、信心 白纸黑字写下来 要问自己怎么做 分析现在的位置 你有哪些障碍 所需要的知识 谁是你的客户 坚持不懈地努力 日计划的步骤 写下任务 估计做事的时间长短 留些缓冲的时间给未预见的事情 (60/40规则 ) 确定优先顺序 ,简化及授权 追踪与检讨 日计划的好处 你可以对第二天有较好的心理准备 集中到重要事情上 借着任务整合 ,合理的达成你想要得目标 你可以控制你的人生目标或年度目标的进度 成功就是实现预先决定好的目标或者计划 高效时间管理的秘诀之 授权 为什么人们不会授权 为什么要授权 授权的类型 授权应该把握的原则 如何接受授权 管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。 高效成就的秘诀之授权 不会授权和要授权 不会授权的管理者不是一个好的管理者 授权时做事的效益更大 事必躬亲与 管理者之间的区别 事必躬亲者：输入 输出 管理者：输入 输出 授权的类型 下达指令型 充分信任型 下达指令型的特点 管理者 独