档案管理作业指导书.doc

档案管理作业指导书为进一步强化集团公司档案管理工作，使档案管理向程序化、规范化方向迈进，便于档案管理人员进行实际操作，特制定本作业指导书。1.0适用范围： 本规定适用于集团公司总部、控股公司、子公司及各专业市场。（以下简称各单位）2.0定义：本作业指导书所称的档案，是指公司在项目开发、市场营销、行政管理、工程改扩建、安全、设备维修保养、市场接管、财务管理等活动中形成的，对公司具有参考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的信息载体。3.0作业内容：3.1集团公司档案由办公室档案室统筹管理，分类分级科学保存、使用、销毁。目前档案可按以下内容分类3.1.1由集团公司办公室直接管理或者因工作需要由总裁特别授权人暂时持有的档案资料，包括但不限于集团公司对外的大宗合同、地籍资料、房屋产权证、不动产、股权债权凭证与各类证照原件、各单位物业原始租赁合同、各单位新改扩建资料原件档案等。由总裁特别授权人暂时持有的档案资料原则上为复印件必要时可为原件，同时必须亲自按照档案管理规定办理借用手续，期满后续借，如遇其他单位需借用时，应该先行归还，再由办公室档案室另行为其他借用单位办理借用手续。3.1.2由集团公司办公室档案室直接存档的资料，主要是具有历史参考价值的和涉及法律法规、制度等方面的资料，具体包括公司的可行性研究、申请、批准材料、公司章程、公司内部发文、综合性行政事务、法律事务、外事等方面的资料。3.1.3由集团公司各职能部门定期移交集团公司办公室存档和由部门自行存档的资料，具体明细见职能部门移交公司归档文件类别表、总部及各职能部门归档文件明细表。3.1.4各专业市场需存档的相关资料由办公室档案室委派人员在各专业市场独立立卷归档。具体明细见市场归档文件明细表。3.1.5集团公司下属子公司上交集团公司办公室存档的资料。3.2归档文件整理规则：3.2. 1将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之进入有序化的过程。 3.2. 2归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件。3.2. 3重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各为一件；正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。3.2. 4正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等应作为一件；原件与复制件应作为一件。3.2. 5转发文与被转发文作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。3.2. 6同一问题的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）可作为一件；会议记录应以每次会议作为一件。 3.3 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.4 质量要求：3.4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 3.4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3.5 整理方法：3.5.1 装订 ：3.5.1.1归档文件应按件装订。 3.5.1.2装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 3.5.1.3方式与用材的选择：根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可延用原来三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用不锈钢钉装订等方式。装订时以文件的左侧1CM为装订边。 3.5.1.4分类 ：归档文件的分类采用年度单位（问题）-保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度-保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 3.5.2 分类：3.5.2.1按年度分类 将文件材料按其形成年度分类。A.跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。B.对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。C.跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。 D.几份文件作为一件时，件的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。 3.5.2.2 按规定保管期限分类。3.5.2.3 按单位（问题）分类。A.将文件按其形成或承办单位（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 B.会议由几个单位承办的，可选择一个主要的承办单位进行归档。3.5.3 排列：3.5.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。A.分类方案的最低一级类目是指保管期限,同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。B.已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便于手工检索。 C.同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 D.由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一单位（问题）、同一期限的最后，并在备考表中加以说明（在实际工作中应尽量避免）。 3.5.4 编号：3.5.4.1 全宗号：档案部门给立档单位编制的代号。3.5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 3.5.4.3 保管期限：A.归档文件保管期限为永久、30年、10年。B各部门、各专业市场也可根据部门实际情况，对一些诸如集团公司内部联络单等时效性的资料进行定期清理，对已失效的文书材料也可在保存一年以上后组织人员进行监督销毁。3.5.4.4 件号：文件的排列顺序号。 A.件号包括单位（部门）编件号和公司档案室编件号，分别在归档文件整理和档案移交进公司档案室时编制。B.单位编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注，有几个类目编几个流水号。 3.5.4.5 单位（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 3.5.5 编目：3.5.5.1归档文件应依据分类方案和编目件号顺序编制归档文件目录。 3.5.5.2 归档文件应逐件编目；来文与复文为一件时，只对复文进行编目；归档文件件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 A.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。填写时，使用全称或通用简称。 B.文号：文件的发文字号。 C.题名：文件标题。文件只有一个题名（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有标题或标题不规范的，自拟标题，外加 号。文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件题名可一并抄录，外加（）标注。会议记录应抄录会议议题。 D.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20100909。E.页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。 F.备注：注释文件需说明的情况。 3.5.5.3 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。 3.5.5.4 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分保管期限装订，各种类别用口取纸区分。 3.5.6 装盒：3.5.6.1将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考项目。 3.5.6.2 档案盒： A.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 B.档案盒应竖放，在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置单位（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用-号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进公司档案室时按进档案室的要求编制。进档案室前，各部门、各专业市场档案只为方便日常管理可暂用铅笔填写，也可不编。 3.5.6.3备考表：A.备考表直接印于档案盒封三，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 B.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。C.整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 D.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 E.日期：归档文件整理完毕的日期。 4.0 档案的管理：4.1工作人员在公务活动中形成的各种文字、图表、声像等材料，按照公司规定须立卷归档的，应当收集齐全按照档案工作业务标准整理，定期向本单位档案管理机构移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝归档或自行销毁。4.2各部门、各专业市场应当建立健全科学的档案管理制度，做好档案室（专柜）的防火、防光、防盗、防尘、防潮、防高温、防污染、防有害生物工作，使用符合国家标准的档案用品及装具，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案安全。4.3文件的复制、借阅与传阅参照公司档案管理规定4.0条执行。4.4集团公司办公室应当按照公司规定的程序和办法，定期对各部门、各专业市场档案管理工作进行检查、考核。4.5 有下列情形之一的，由集团公司给予表彰或奖励。 4.5.1 档案的收集、整理、保护和利用等方面成绩突出的。4.5.2 举报、制止档案违纪行为，查处档案违纪案件表现突出的。 4.5.3 档案管理达到国家规定先进标准的。4.6 有下列行为之一的，由集团公司或有关主管部门责令限期整改；情节严重的，对主管人员或者其他直接责任人给予行政处分或处罚；违法犯罪的，依法追究法律责任。4.6.1损毁、丢失或擅自提供、抄录、公布属于公司所有的档案的。 4.6.