某百货股份有限公司行政办公管理制度

深圳市万佳百货股份有限公司行政办公管理规定一、 公文流转程序为进一步加强公司公文流转处理的规范化与制度化，提高总经理办公室公文处理工作的效率和质量，确保公司各项工作正常、顺利开展，特在原公文处理工作制度的基础上对公司公文流转程序制订本规定。总则第一条公司各级领导必须对公文处理工作给予高度重视。总经理办公室对上、下级公文处理工作负有承办、督办及催办的责任。第二条公文统一由总办负责收发、等级、分办、传递、用印、立卷和归档，公文的处理必须做到准确、及时、安全。第三条总办有关既要人员及全体员工对公文要求做到不该看的不看，不该问的不问，不该记得不记，不该说的不说。办件、阅件的流转处理程序第四条各部室、各分店的轻视、报告可通过书面形式或电子邮件的形式，分店亦可通过传真形式传递、呈报的报告必须经由所属部门（分店）经理审核。第五条请示报告等呈批文件必须经由总办秘书接收、登记、传递呈办。第六条来文由总办按办件、阅件进行分类。1、 办件一般包括上级单位向本公司下达的指示、通知；公司各部室、分店的请示、报告、“供应商知会”等呈批文件；同级单位（无隶属关系）商请本公司办理有关事项公文。2、 阅件一般包括抄送文件、简报、资料和其他参阅文件。3、 办件和阅件一律由总办秘书签收、拆封、登记，并根据类别加附文件呈办笺或文件传阅笺，各部室、各分店不允许擅自加附。电子邮件形式传递的报告由总办秘书打印后办理。第七条秘书应根据公文的密级、紧急程度、公文内容和领导分管范围按以下程序办理：1、 秘书收取登记后总办主任加注呈办意见相关部门加附处理意见副总经理总经理董事长按领导批示印发或知会相关部门办理。2、 秘书传递有关文件后，应根据紧急程度对承办人进行催办。特急件要求在4小时内批复（其中每人在接收文件起半小时内批复），缓件在三日内批复。有关领导出差在外时可由上一级领导或指派委托人批办。3、 传阅文件、资料，秘书应在传阅笺上注明每人传阅时间，特急件每人在接收文件起半小时内阅毕，急件每人在接收文件后1小时内阅毕，缓件每人在接收文件后一天内阅毕。传阅人必须在要求时间内阅毕并按时返回秘书。 4、 各级领导批办公文时要认真、仔细，批示意见要明确、具体，批办完毕后要完善签名级批办日期。领导人之间不易直接横向传递，以防积压或传失。5、 文件审批与印发执行过程出现遗失的，由相关人员承担责任。第八条文件批复后，由文秘主管加注印发（或知会）部门，秘书将复印件传至相关部门签收办理，原件由总办负责归档、被查。各部室、分店文件签收人应及时通知本部门经理或相关人员按公司领导批示办理。驻店人员由所属部室负责口头通知；如有必要，由总办秘书通知分店行政文员负责印发书面批复。第九条凡通过传真形式传递文件、资料，必须在传真件上注明收件人、收件单位（部门）、发件人、发件单位（部门）以及文件总页数，或者直接使用图文传真笺书写报告，以保证文件准确、及时传递至收件人处。凡传真机管理部门（总经理办公室、采购部、各分店）必须指明专门责任人负责管理，对接收到的传真件（指公文性质的文件）必须登记，注明文件管理内容、收件人（部门）、发件人（部门）、收件时间。第十条 凡以电子邮件形式传递的文件、资料必须通过所在部室、分店经理或指定负责人的邮箱传递至总办秘书，以上人员邮箱密码仅限本人使用。部门审批意见应批注于报告最上端附言位置。发文处理程序第十一条发文处理包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。1、 公司签发的公文或各部室需要以公司名义上报或下发的例行公文以内部文件的拟稿，首页应使用公司统一发文稿纸。2、 各部室、分店上报的下发文件处理程序：总办秘书收取登记其他相关部门负责人审核会签副总经理总经理董事长秘书按审签意见办理发文手续。公司上报或下发的公文，发文前由总办秘书统一编号：分别用深佳字X年X号，深佳董字X年X号，其他部室或分店发文用深佳X字X年X号。制度、规定、决议、纪要、任命等重要文件采用红头文件笺打印，其他文件用公司信笺或A4复印纸打印。对外呈递申请、报告、公函必须按统一发文格式上报或下发。封发需要回执的文件时，送件人必须完善收文单位或个人的签收回执手续。内部文件采用印发、传真或电子邮件形式下发，要求相关部室、分店接收人在“文件送达登记表“上签字。巡场会议纪要、人事调整、规章制度、公司通报等公文以及市场快讯、保安监察简报等资料在书面印发的同时还应投递至公司内部网“公用文件夹“，通知、知会等文件可采用电子邮件的形式发送。凡设立有个人邮箱的人员应每天查阅邮箱，及时了解公司最新管理要求与信息。合同、协议的审批流程第十二条非商品采购的其他合同、协议由总办秘书收取登记并加附订约审批程序笺，按订约审批程序传复核人、技术负责人、财务负责人、法律负责人审核后，依次按副总经理、总经理、董事长终审签发。第十三条合同（协议）经公司领导终审签发，并由公司指定代表或主办部门负责人签署后，总办秘书应根据合同（协议）类别编排合同编号，加盖合同专用章或公章。第十四条签约双方完善合同（协议）签定手续后，根据合同（协议）规定由公司留存的合同（协议）正本交由总办存档，总办秘书负责将合同（协议）印发主办部门及财务部。二、员工宿舍管理规定（一）入住、调房、退房1、 入住：总办根据上报的住房申请（申请单位在分店行政口领取）。每月8日、22日下发住房通知单至分店，房租、水电自住房通知单下发之日起计算；寝室长根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿并将钥匙交给入住者配置；住房押金从工资中扣除，押金单由总办每月下发到分店。2、 调房：由分店行政自行调配，每月25日前将本月调房清单传至总办行政以便及时计收水、电、房费。3、 退房：住宿员工凭退房或辞工申请经分店领导签字同时收回寝室钥匙和住房押金单，到总办行政物业办理退房或辞工手续。退房及住房押金的退还手续（每月15日、28日办理）（二）留宿：各寝室如有亲朋好友留宿，寝室长需作好记录，由分店行政汇总于当月25日前交总办行政物业计算留宿费。（三）维修：小的维修可以由电工负责，如：更换水龙头、灯管、灯泡保险丝、修理门锁、窗、桌椅等等其材料的购买由员工自行解决或由电工代买，费用由员工分摊；大的维修如线路的改装、水管的爆裂、隔房等等由公司派人修理，其费用由公司承担。（四）财产的保管：床、桌、椅、电视机、门、窗、热水器如有损坏照价赔偿，如属故意损坏按公物价值的150%赔偿。（五）安全：禁止使用自制的电热管或瓦数较大的电器。（六）宿舍规章制度：严格执行公司制定的各项宿舍规章制度，禁止在宿舍内打麻将，晚间1：00时必须入寝。（七）奖罚制度为了加强宿舍管理，保证员工有一个良好的生活环境，特制定本规定：1、 员工必须爱护公物，不得损坏公共财产，如有损坏，按照公物价值的100%赔偿，如属损坏者，将按公物价值的150%赔偿。2、 不准在宿舍内进行各种违法活动或聚众赌博（打麻将），酗酒闹事、吵架、打架等；如有违反其中一项给予50-100元罚款。3、 保持宿舍整齐、清洁、卫生，在寝室长的安排下每天对宿舍进行打扫，寻于连续三次被评为文明卫生寝室的给予通报公司表扬或奖励；对于故意逃避做清洁、事前没请假者或敷衍了事做清洁者，给予50-100元罚款；对于屡教不改者给予取消住房资格。4、 员工住宿，必须按住房通知书上指定的床号及床位住宿。如有特殊情况需换房调床者，需本人申请，寝室长核实，经分店领导同意，统一安排，如未经同意擅自调和换的给予50-100元罚款。5、 非万佳员工不准在宿舍内留宿，如员工亲属来深探亲需要留宿者，应事先提出书面申请，寝室长核实，经分店领导批准后方能留宿；留宿其间住房费用按每人每日20元收取；如有私自留宿者给予100-至200元罚款。6、 对于超时晚归、大声喧哗影响他人休息的给予50-100元罚款。7、 宿舍内禁止使用自制的电热水管或瓦数较大的电器，如有发现第一次警告，第二次没收，第三次罚款50-100元。全体住宿员工必须遵守公司制定的各项规章制度，团结友爱，为创造良好的生活环境共同努力。（八）集团宿舍入住合约经公司批准，我入住公司宿舍，为了珍惜这次机会，我自愿遵守公司制定的各项规章制度。服从统一调配，不随意与他人调换房屋、床位，爱护公共设施，如有损坏照价赔偿，按照规定缴纳房租、水电、管理费、清洁费等，不在宿舍内进行违法乱纪活动，在寝室长的安排下自觉打扫卫生，如违反以上规定，我自愿接受公司的处罚。签名： 年月日（九）寝室长职责1、 根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿，并将钥匙交给入住者配置，做好留宿记录，并于每月24日汇总给分店行政。2、 寝室长应严格执行集团宿舍管理制度，督促、安排、检查本房间住宿人员每天轮流值班（电视机房）并打扫卫生的情况，布置每月进行一次卫生大扫除。3、 督促外来人员按时离开房间，按时关闭电视机、收录机、音响等，并制止其他吵闹行为，保证员工得到安静舒适的休息。4、 寝室长应加强防火，防盗意识，制止超负荷用电及私自乱搭乱接电源线，安全使用煤气和电器。5、 寝室长应加强对本房间人员的治安管理，禁止在房间内打麻将、赌博、酗酒闹事以及人事其他违法乱纪活动。6、 参加寝室长例会，反映住宿员工的意见和要求，认真落实公司对宿舍加强管理的批示和措施。7、 协助分店领导搞好宿舍管理，提出合理化建议。三、物料用品管理制度（一）物料用品分类1、 凡是一次性正常消耗，价值在500元以下的物品称物料用品，如电工材料、办公用品、电脑用品等。2、 物料用品分类（1）防盗标签（2）汽车配件（3）印刷品（4）包装物（5）电工材料（6）办公用品（7）电脑用品（8）服装类（9）其它类（10）购物袋类（二）物料用品采购1、 申报：使用部门根据实际需要填制“申购单“报总办审核，公司领导审批后，（名片再次印刷由总办主任审批即可）由总办统一采购。2、 采购：总办经办人根据审批后的申购单，确定商场或外购。（1） 商场调拨按公司行政调拨程序进行调拨。（2） 外购物品须本着节约、实用的原则采购，必要时财务人员随同前往，并索取增值税等有效发票。（3） 固定送货上门的供应商，可进行月结，每月末送一次有效发票。3、 验收：所有物品调拨和采购后一律通过申购部门所在地（总部或分店）的物料库验收。物料库实物负责人凭“已审批的申购单“有效发票“或“万佳百货调拨单“和“实物“进行验收。验收后开具收料单一式三联，一联存根，一联财务联随同发票或调拨单财务联和申购单传财务做账。一联留库，实物负责人据此登记数量、金额明细账。并在收料单上注明供应商和商店及经办人。4、 报销：经办人采购的物品经验收入库后，凭申购单、有效发票或调拨单及收料单到总部财务报账。对月结供应商每次凭送货单验收、入库。月底凭有效发票到财务结账。（三）物料用品领用及调拨各部门根据工作需要领用物料用品，由各部门负责人审核，物料库实物负责人填制领料单一式四联（一联存根、一联交财务、一联留存物料库、一联交领用部门），经领用部门负责人签字后发货。领料单财务联由物料库负责人于月末汇总传财务部作费用核算。物料用品调拨视同物料用品领用，需填制领料单。寄存配送中心物料用品需整件寄存，由总办登记明细帐。（四）物料用品盘存各物料实物负责人应即时登记数量、金额明细帐、结存帐面余额，并于次月二日前将所有财务单据传财务部。物料库每季度盘点一次，由物料库实物负责人进行实物盘点，财务部派人监盘，填写盘点表一式两份，仓库一份、财务一份。财务部审核盘点表并与财务帐进行核对，出现差异应及时查明原因，人为因素造成盘亏由实物负责人赔偿。物料用品库实物负责人更换，应由财务部派人参加进行实物盘点、交接，以便分清责任。（五）物料用品管理则物料用品按统一分级建立物料库、实物负责的管理原则，即在总部、各分店建立物料用品库，由专人进行实物负责，并建数量、金额明细帐，建帐按财务部要求。四、图书管理规章制度公司图书包括公司各部（室）购买的书籍、资料，公司订阅的杂志、万佳通讯、万科周刊等。所有公司图书，在总办办理完入库和登记后方可借阅。各部（室）需购买图书资料，须按公司有关申购程序报公司领导审批。所购买的图书资料统一交总办物料库办理入库，再由图书管理员领出，统一登记入册。总办设立专人负责公司图书管理，并建立图书台帐、图书目录和电脑网络资料库。凡万佳员工均可借阅图书室图书。公司员工借阅公司图书，均到管理员处办理借阅手续，包括在借阅登记本上填写所借书名、借书人、借书日期。每次借阅图书不得超过两本，每本图书的借阅时间不得超过一个月。如有必要，可续借一周并到图书管理员处办理借阅手续。还书须由管理员在借书登记本上登记还书日期，并在“经办人“一栏签名方有效。公司图书是公司的财产，如有损坏或丢失，照价赔偿。五、车辆管理暂行办法（一）原则与授权1、 公司车辆的使用管理以保证公司业务开展和正常动作为中心原则。2、 公司授权总经理办公室（以下简称总办）对公司车辆实施统一管理；总办下设车队，由车队长负责车辆的调配、维修保养及司机管理等车队日常工作。（二）车辆使用及管理1、 公司车辆主要供以下四种用途：（1） 业务用车：包括进货、调货、售后服务用车；（2） 员工上下班用车；（3） 行政用车：包括公司领导用车，各职能部门用车；（4） 其它用途用车。2、 上述四种用途用车中，以保证业务用车和员工上下班用车为首要前提，总办车队应充分利用现有车辆尽可能满足公司业务开展需要。3、 行政用车原则上在公司部门以上管理人员公务外出时方予派车；其它用途用车的，按公司领导和总办主任的安排执行。4、 车辆使用的一般申请程序如下：用车人填写“用车审批单“-所在部门负责人审批（若使用车辆超过一日或需出市区时须经总办主任审核）-车队调度人员安排车辆与司机-司机出车。（若公司对单类用车有特殊规定的，按公司规定执行）。5、 公司领导所用车辆，在确保领导用车外，由车队统一调配，投入其他方面使用；车队同时应考虑到领导临时用车的情况，预留后备车辆。6、 公司摩托车由车队统一管理，并由驾车人专一负责；总办车队有权随时检查车辆；摩托车的年审、路费、保修、油料、维修事务均由总办车队负责统一管理；未经公司领导同意，摩托车使用者不得将车随意转借他人使用。7、 公司车辆过夜必须安全停放，并采取相应防盗措施，防止车辆被盗或损坏。8、 凡早晚或节假日没有安排任务的车辆，由总办车队负责于规定地点停放，司机和其他人员不得擅自动用。9、 公司所有车辆原则上不得外借，确因工作原因需外借的，由公司分管副总以上领导批准并办理外借手续，注明借用人、交还时间、地还地点后方予报销。10、 车队应建立明确的值班制度并设置调度员，在车队长的指导下，负责日常车辆与司机的安排，以便合理调配人力，保证公司用车。11、 车队应在司机中建立岗位责任制，加强对司机的监督管理，提高职业技术和服务质量。（三）维修、保养管理1、 总办车队负责为公司车辆建立车辆档案，对每辆车的维修保养状况、费用使用情况、*作驾驶特点等进行详细记录。2、 出现车辆故障时，司机应立刻予以排除，无法排除的应马上报车队，经安全员检查确认并报车队队长复查后，报总办主任。3、 车辆送修配厂检修前，司机需填写维修单，维修完毕后，应予以验收，对收费情况进行审核，并经队长与安全员确认后方可在维修单上签字。4、 公司所有车辆必须定点维修，定点修配厂无法维修的需经分管副总经理同意方可转换维修点。5、 车辆行驶满以下规定里程后，需更换机油及汽车风格：小车：5000km中巴：5000km大货车：5000km大巴：5000km6、 公司车辆除大货车外，每行驶一万公司均须做二级保养一次。7、 大货车每三个月做二级保养一次。（四）费用核算及报销管理按财务部有关规定执行（五）人员培训管理1、 对新入公司的司机，由总办车队负责按“新司机上岗前培训计划“进行培训。2、 总办车队负责拟订季度培训方案，经总办批准后执行。3、 总办车队应做好对司机的日常安全教育工作，增强司机安全行车意识。（六）交通违章处理1、 司机因违章被交通部门处罚的，均由个人负责，被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴，司机被处吊扣驾驶证的，扣证期间临时安排其他工作的，发给基本工资，未安排其他工作的，做停职处理。2、 司机违章被电子监控中心查处的，除接受交警处理外，总办车队对当事人罚款200元，一年内超过三次的做辞退处理。3、 司机遇交通事故时，应立即通知交警处理，并立即报告车队，私自了结的，公司不承担任何责任。4、 凡司机负有直接责任的碰刮事故，如维修赔偿事故费总额不超出1000元的，由司机承担总额的80%；超过1000元的，由车队视具体情况拟订处理意见报公司审批；如司机负间接责任，由司机承担总额的50%。5、 凡司机因声音肇事被交警裁决的，如裁决结果为司机负全部责任，罚款总额在1000元以下的，由司机全额承担，在1000元以上的，由车队视具体情况拟订处理意见报公司审批；如裁决结果为司机负间接责任的，司机本人承担罚款的30%，其中，若违章原因不在司机的，由车队报总办视具体情况作相应的处理。6、 如司机因不慎导致车辆丢失，除保险公司赔偿部分外，由总办决定余额的赔偿办法。六、车队工作责任制（一）队长队长受总办主任直接领导并对其负责，主要职责为：1、 指挥全队日常工作，保证车队的正常调度和运行，及时时组织全体司机完成车队各项工作任务；2、 定期安排司机做好车辆的例行保养工作，保证车辆无故障出车；3、 负责公司车辆各种管理费用、年审及证件的办理工作；4、 及时处理因司机过失及渎职造成各种事故（包括车辆故障、车队各项职能不能正常发挥），组织其他人员及车辆保证公司业务的正常开展。5、 加强对司机的行车安全教育，搞高车队整体安全行车水平。6、 月末负责对本月车辆行驶使用情况和各项费用发生情况进行审核、汇总并报总办主任。（二）安全员1、 协助车队长监督、检查司机行车情况及车辆维修审批是否规范。2、 监督检查修配厂对车辆维修情况及费用收取合理性。3、 经常对汽车修理、配件市场进行调查，建立各种车辆配件与维修价格信息档案。4、 协肋车队长对各种分店车辆进行检查。（三）司机1、 严格遵守中华人民共和国道路交通管理条例及深圳市交通管理有关规定，并遵守公司各项规章制度。2、 服从总办负责人及队长的调配，按派车单准时到达出车位；3、 严格“三查”制度，作到出车前查、途中查、回场查。做好班车的交接工作，确保车况良好；4、 了解所驾驶车辆的性能，发生故障时需立即检修不了的应立即检修、做到小故障不过夜、大故障及时修。如暂时检修不了的应立即报告管理人员，以便车辆的调整运行，并提出具体的维修意见，未经批准不得私自将车辆送厂维修。5、 爱惜车辆，雨后、跑长途及日常使用后应及时清洁，以保持车容车貌的洁净；6、 车辆加油必须出车前或回场后进行，没有特殊情况不得利用出车途中或临时出车加油；7、 车辆所携油卡应妥善保管，不得转借或转卖，更不得私用，每次加油在行驶卡上填好如油数量及日期；8、 对自己所驾驶的车辆的有效证件必须随身携带、正确对待交通管理部门的枪查；9、 如因司机本人世间的原因发生事故或经公司造成损失，应服从公司处理；10、 不得将自己所保管的车辆转交他人驾驶、练车或私用，不得驾驶与执照不符的车型；11、 车内严禁吸烟、吃零食、不开英雄车、情绪车、人情车、无派车单擅自出车按用私车处理；12、 随车工具必须妥善保管，如有丢失应照价赔偿；13、 车辆进厂维修必须两人以上进行，未经同意擅作主张的费用自理；购买零配件的发票、单据经审核后按公司所规定的时间性报销；14、 员工班车必须准点，如遇到交通堵塞或车辆突发故障应及时通知管理人员，事后说明原因。15、 对工作上的安排，司机必须无条件的服从、不准借故推延或拒不出车，对工作安排如有意见，事后向领导反映；16、 上班时未被派车的司机，应在司机室随时等候出车任务，不得随便动，如因故需暂时离开应提前通知管理人员、严禁上班时间进商场购物；17