周公式和邮件合并.ppt

计算机应用基础,肇庆市工程技术学校 (肇庆市农业学校),教 案,2010-2011学年第二学期,授 课 教 师：马兴文,授 课 科 目：计算机应用基础,授 课 班 别：10商务文秘,所属专业科：艺术信息专业科,水印,在文档的背景设置一些隐约的文字或图案，称为水印。 在“格式”菜单中的“背景”子菜单下，选择“水印”命令，将出现“水印”对话框，可定义“图片”水印和“文字”水印。 这种方法的水印将出现在每一页上。,水印,要使图片水印只出现在当前页中可用如下方法： 第一步：将作为水印的图案插入到当前页中。 第二步：选定插入的图片对象，点击“图片”工具栏的“颜色”按钮选择“水印（冲蚀）”命令。 第三步：将图片版式设置成“衬于文字下方”格式。,公式编辑器,用于编辑复杂的数学公式。 1、操作方法：使用“插入”菜单中的“对象”命令，在“对象”对话框中选择“Microsoft Epuation3.0”，进入公式编辑状态。编辑公式时，使用“公式”工具栏中的符号进行输入与编辑。 2、编辑完成后，整个公式作为一个图形进行处理。,邮件合并,一、意义：用于处理大量的信件、公函等，提高工作效率，减少重复劳动。 二、方法：建立两个文档，一个称为主文档，用于存放共有的内容；另一个是数据源，用于存放要变化的信息，如姓名、单位等。然后利用系统的“邮件合并”功能，将主文档与数据源合并，形成合并文档。,邮件合并,三、操作过程：主要包括下列四个方面。 1、建立主文档，输入不变的共有的内容。 2、建立数据源文件，存放变化的数据：既可以用WORD建立一个二维表，也可用ACCESS建立一个数据库。 3、打开主文档，在需要的位置插入合并域名称。 4、进行合并，生成合并文档或直接打印输出。 以上操作过程，可以使用“工具”菜单中的“邮件合并”功能，在“邮件合并帮助器”的向导下按步进行。,邮件合并,四、注意： 1、主文档中插入的合并域同样可以进行格式设置。 2、只有在主文档中才会出现“邮件合并”工具栏。 3、合并后生成新的文档。在主文档中使用“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”也可以查看到具体的效果显示。,书签的应用,一、书签概念：书签是指文档中被命名的一个位置或一个选定的对象。使用书签，便于用户在文档中进行快速定位与查找。 二、插入书签： 先定位到要插入书签的位置，或选定要标记的对象，然后执行“插入”菜单中的“书签”命令，在“书签”对话框中输入书签名即可。,书签的应用,三、书签的使用： 快速定位：在“书签”对话框中选择书签名后“定位”， 或者用“编辑”菜单中的“定位”命令来选择书签定位。 删除书签：在“书签”对话框中选择书签名后“删除”。,样式,1、样式概念： 多个格式排版命令的组合，是一系列预置的排版指令。也可以说是一组已命名的字符格式和段落格式的组合。系统存储了大量的标准样式，保存在样式库中。用户在编辑文档时，可以应用这些现成的样式，来简化文档的格式设置。同时，文档中各部分可以使用不同的样式，当样式修改后，应用此样式的各部分也会自动更改格式。,样式,2、样式的应用： 段落样式的应用：先定位在要应用某样式的段落中，或选择要应用的段落，然后执行“格式”菜单中的“样式和格式”命令，在样式对话框中选择样式并“应用”；或在 “格式”工具栏上选择“样式”。 字符样式的应用：先选定要应用某样式的文字，其它操作同段落样式。,样式,3、样式的建立：用户对系统的标准样式不满意时，可以建立自己的样式。 执行“样式”对话框中的“新建”命令，在“新建样式”对话框中定义格式并命名即可。 4、样式的修改：当文档应用某种样式后，如果要修改其格式，只要修改所应用的样式即可。 5、样式的删除:在“样式”对话框中进行。,模板,模板是一组已设置好格式的文档的集合。系统提供几大类模板，在模板中设置好了格式、相同的内容等，供用户快速地创建各种类型的文档。 1、利用模板创建文档： 执行“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建”对话框中选择相应的模板即可。系统默认的模板是NORMAL模板。,模板,2、建立新的模板： 利用文档建立模板：用户已设置好各种格式的文档，可作为今后新文档的模板。执行文件的存盘命令，在保存时选择文件类型为“文档模板”并命名即可。 直接创建新的模板：执行“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建”对话框中选择“模板”，完成创建存盘即可。,模板,3、修改模板：执行打开文件命令，打开相应的模板文件（扩展名为DOT）进行修改，存盘即可。 4、对已编辑的文件，使用“工具”菜单下的“模板和加载项”命令。就可以使用所选模板里的样式。,小结作业课后记,一.小结：本章主要讲解了Word文档中公式的插入,和外部数据的交换,邮件合并等操作,使学生掌握更深度的排版操作。 二.作业： 1.样式设置 2.公式的主要用途 三.课后记： 通过讲解，学生基本能够理解。,实验操作步骤,一.使用公式编辑器 要在Word仲提供公式，可以使用 Microsoft 公式编辑器将公式作为对象来插入或编辑。生成公式的方法是从“公式”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）中选择符号并键入变量和数字。“公式”工具栏的最上面一行提供了 150 多种数学符号供您选择。最下面一行提供了包含分数、积分以及求和等符号的各种模板或框架供您选择。,使用公式编辑器插入公式,1.单击要插入公式的位置。 2.在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“对象”。 3.在“对象”对话框中，单击“新建”选项卡。 4.在“对象类型”框中，单击“Microsoft 公式 3.0”。 5.如果公式编辑器不可用，您可能需要安装它。,在“对象”对话框中，单击“确定”。 使用“公式”工具栏上的选项编辑公式。 如果需要帮助，请单击“帮助”菜单上的“公式编辑器帮助主题”。 要返回 Word仲，请单击空白地方。,二.邮件合并,在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能“邮件合并”,详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。,Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中 .,二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。,什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息.,邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。,(一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。,(二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要