CX01文件控制程序定稿.doc

国网智能电网研究院文件控制程序编 号： CX01修订状态： 1.0页 数： 共 6 页1. 目的对文件的编写、审批、发放、更改、作废进行规定，确保文件的适用性，防止使用无效文件。2. 适用范围适用于院级质量/安全/环境管理体系所要求的文件的控制。记录是一种特殊文件，按记录控制程序执行。各研究所（分公司）编制的管理体系文件的控制，可参照本程序执行。3. 职责3.1 发展计划部 负责组织院级管理体系文件(包括管理手册、程序文件以及相应的作业文件)编制、修改，对本程序执行情况进行监督检查。3.2 综合管理部： 负责院级文件的发布、发放、回收和销毁；院行政公文的编制、发放；政府、上级和兄弟单位来文的拆封、登记、分办、传递和催办。3.3院其他职能部门负责本部门职责范围内文件的编制、发放、修改、回收和销毁。3.4 院属各单位负责本单位管理及技术文件的编制、发放、修改、回收和销毁。4. 工作程序.（流程图见附录）4.1文件控制的范围 QHSE 管理体系所需控制的文件包括：内部管理体系文件和外部与质量、职业健康安全、环境管理有关的文件。4.1.1 内部管理体系文件1) 综合管理手册（简称综合管理手册：是概括描述质量/安全/环境管理体系的纲领性文件。2) 程序文件：是规定进行某项活动或过程流程的文件3) 作业文件（又称作业指导书），是详细描述有关任务如何实施的文件，包括管理的规章制度、工艺文件，检验规程、项目质量计划、安全技术措施、管理方案等。4) 记录表格：用于记载管理体系所要求数据的文件，当表格填写了数据就成了记录。4.1.2外来有关文件a) 与本院产品质量、健康安全和环境管理有关的法律法规、行业标准以及国家电网有关规章制度和其他要求等。b) 顾客和供方提供的对产品要求的招标书、产品说明书、图样和产品规范等文件。4.2文件的编写、审批和发放4.2.1文件的编写1) 院综合管理体系文件由发展计划部组织编写，各有关部门参加。文件格式和编号方法，按管理体系文件编写规定执行。2) 各所、公司的管理分手册、程序文件和作业文件由各单位的质量安全管理部门组织编写。4.2.2文件的审批1) 综合管理手册由管理者代表审核，院长批准；程序文件由发展计划部审核，管理者代表批准；2) 二级单位（公司、所）的管理分手册、程序文件由各单位主要负责人审批。3) 院和各单位的其他管理文件（包括管理规定、管理办法、技术操作规程、等作业文件，按照规定的职责权限，分别由院/单位主管部门审核，院/单位主管领导批准。4) 二级单位管理体系文件需在发展计划部备案。4.2.3文件的发布和发放1) 院管理体系文件（包括综合管理手册、程序文件、作业文件）经授权人批准后，以院红头文件形式发布，发文编号按院院总部公文处理暂行办法规定执行。2) 综合管理部文件管理人员按照规定的文件发放范围发放，每份受控的纸质文件均应注明发放编号（受控号），同时办理签收手续。3) 对电子文件，发放部门可以利用院/公司、所内部局域网或专用软件进行发放。此时，发展计划部需在网上公布管理体系有效文件清单及其包含的电子版有效文件，再通过电话或软件功能跟踪接收人的收文信息。4.3文件的保管和使用4.3.1文件持有者收到纸质文件后，应及时进行登记，并妥善保管，防止文件丢失或损坏，不得对文件随意涂改，保持文件清晰，易于识别和查找。4.3.2当文件破损严重需更换时，应办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，破损文件销毁。4.3.3当文件丢失后，应办理补发手续，但必须在领用申请中做出说明。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.3.4受控文件不得随意复制。如工作需要复制时，应向文件发放部门申请，并办理发放登记手续。4.3.5文件编制部门保存电子文件应进行备份，并注意其安全性，防病毒侵害，具体执行计算机信息安全与保密管理规定。4.3.5保密文件应注明文件保密级别，并按保密工作管理办法做好有关的保密工作。4.3.6借阅文件需经文件保管部门负责人批准，并办理借阅手续，填写文件借阅登记表。借阅者应在约定期限内归还，逾期不还由文件管理员追回。文件原稿一律不准外借。4.4文件的评审和更改4.4.1文件的主编部门对已发布的文件的适宜性负责，每年管理体系内审之前应进行一次文件评审，必要时可随时进行，发现需修改和不适用的应及时进行修改和更新。4.4.2文件修改时，由文件主编部门填写文件更改申请表，经发展计划部同意后，再按4.2.2款规定的审批权限重新审批，如果原审批人不在，改由其他人员审批时，提出文件更改的部门应向审批人提供有关文件变化的背景资料。4.4.3文件更改经批准后，文件主编部门应向文件持有者下达文件更改通知单。电子文件由文件主编部门统一更改，纸质文件由文件持有者根据文件更改通知单直接在持有的文件上修改，同时在文件更改记录表上填写更改的条款和更改内容。4.4.4更改的文件应标明更改和修订状态标识。一份文件经多次修改，或需大幅度修改时应进行换版。更改和换版文件应注明版本和更改次数，版次用阿拉伯数字1、2、3）表示，本版修改次数用小数点后的阿拉伯数字数字表示。 4.5外来文件的控制1) a) 对质量、职业健康安全和环境管理体系策划和运行所需的外来文件（如适用的质量、职业健康安全、环境法律法规、标准规范和其他要求）由各相关单位（部门）主管领导审查其适用性。确定适用后，交文件管理人员进行登记、编号、并按规定适用范围控制发放。2) 科技信息管理部和发展计划部分别负责编制全院适用的质量/职业健康安全和环境适用的法律法规和其他要求清单。各单位负责编制本单位的适用法律法规和其他要求清单，以上清单每年管理体系内审前进行一次评审，不适用的要及时更新。对法律法规和其他要求的控制要求，详见法律法规和其他要求控制程序。3) 对于其它顾客、供方提供的科学研究、产品设计、原材料采购、生产制造、检验实验所需的外来文件，接受部门接受时要确认其适宜性，同时进行来文登记，并按规定的发放范围发放。不适用的要及时报告提供单位。4.7发外文件的控制4.7.1 管理手册和程序文件如需外发须经发展计划部负责人批准，作业文件如需外发须经有关业务部门负责人批准；4.7.2 提供给供方和认证机构的受控文件（如提供给外协厂的加工图纸、技术规范、提供给认证公司的管理手册、程序文件等）提供部门应做好文件发放记录，如有更改和修订应及时通知供方和认证机构。4.7.3提供给顾客的管理文件，不作为受控文件控制，但须做好发放记录。4.8 作废文件的控制4.8.1作废或失效的文件，由文件主管部门及时通知有关单位或人员从使用场所撤出或销毁，防止失效或作废文件的非预期使用。管理手册、程序文件失效或作废时，需退回发展计划部，由发展计划部填写“作废文件销毁登记表”统一处置。需保留参考的其他作废文件，由各单位文件管理员负责收回，填写“作废文件销毁登记表”，经单位主管批准后销毁。4.8.2需作为资料保留的作废文件，经批准后，由文件管理员加盖“保留资料”标识后保存。4.3文件的归档需进档案馆长期或永久保存的文件、资料，由各主管部门和有关单位的文件归档人员填写文件归档清单，按院文书档案管理和科技档案管理办法的要求进行管理。6.相关文件1) 记录控制程序(CX02)2) 法律法规和其他要求控制程序(CX05)3) 管理体系文件编写规定4) 院总部公文处理办法(院综合201217号)5) 计算机信息安全与保密管理规定（院科信20128号）6) 保密工作管理办法（院综合201229号）7) 档案管理办法7. 记录表格（格式见附表）1) 管理体系有效文件清单 2) 适用法律法规和标准、规范清单 （格式见法律法规何其她要求控制程序） 3) 文件发放记录4) 文件更改通知单5) 文件销毁登记表 6) 文件借阅登记表7) 文件归档清单 外来文件控制 内部文件控制文件编制、编号 收文登记主管领导审批主管领导审批传递相关部门文件更改登记、发放文件阅办保管、使用有修改需更改 定期评审定期评审更新清单作好标识无增加或修改适用继续使用继续使用存 档图1 文件控制流程图编审人员日期编写审核会签批准 智能电网研究院管理体系有效文件清单 (2012年X月X日发布）序号文件名称文件编号版本号编制部门发布日期实施日期备注编制： 审核批准 文件发放记录编号：文件名称 批准人文件编号 版本号发放日期编制部门发放部门 经办人员发放范围： 发放记录受控号接收部门/人份数签收人签收日期回收旧版日期备注说明:1.本表适用于受控文件内部发放和旧版本文件的回收记录。2.对非受控文件无需填写“回收旧版日期”；。3.本记录由发放部门存档。 文件更改通知单 编号：文改（XX年）XX号文件名称文件编号更改实施日期修改前版号更改理由修改条款号修改前