各单证作用及管理要求-.docx

单证要求（1） 入库单填制相关说明：1. 作业计划单号：填写入库单编号；2.库房：填写货物入库的库房号；3.客户名称、客户编号：分别填写供货商的公司名称、供货商的编号4.制单时间：填写入库单的时间；5.入库通知单号：填写入库通知单号；6.应收总数、实收总数：分别填写应收的总数量、实际收到的总数量；7.应收数量、实收数量：分别填写入库货物的应收数量、实际收货数量；8.货位号：填写入库货物存放的位置号；9.批号：填写入库货物的批次；10.保管员：填写入库货物存放的仓库保管员；11.制单人：填写制作入库单的人出/入库单据作业计划单号:库房：出/入库正常商品退换货客户名称：收/发货单号收/出库时间：收货单位名称：应收/发总数实发数量：产品名称：产品编号规格单位应收/发数量应收/收数量货位号批号备注：保管员:提货人：制单人:（2） 出库单填制相关说明： 1. 作业计划单号：填写出库单的号码； 2.库房：填写所需出库货物存放的仓库号码； 3.客户名称、收货单位名称：分别填写出库货物运送给收货方的姓名、收货方的公司名称； 4.发货通知单号：填写发货通知单号码； 5.出库时间：填写货物提取装车运走的时间； 6.应发总数、实发数量：分别填写应发货物的数量、实际发货的总数量； 7.应发数量、实发数量：分别填写出库货物的应发数量、实际发送数量； 8.货位号：填写出库货物存放的位置号； 9.批号：填写出库货物的批次； 10.保管员：填写出库货物所在的仓库保管员； 11.提货人：填写将货物提走的人； 12.制单人：填写制作出库单的人。（3） 盘点单填制相关说明： 1.编号：填写盘点单的号码； 2.下达日期：填写进行盘点工作的下达时间； 3.执行日期：填写执行盘点工作的时间； 4.目标仓库：填写要进行盘点工作的仓库号码； 5.负责人：填写目标仓库的负责人； 6.回单人：填写交付这份盘点单的人； 7.调用资源（资源名称、负责人、备注）：分别填写在盘点过程中，使用的资源名称、负责人、以及资源使用的数量； 8.账面数量、实际数量：分别填写货物盘点过程中账面数量、实际盘点数量； 9.缺失数量：填写货物在盘点过程中账面数量与实际数量是否相等，若相等，则填写“0箱”等；若不相等，则填写“亏/盈（）箱”的格式； 10.损坏数量：填写在盘点过程中货物的损坏数量，若没有损坏，则填写“0箱”等； 11.库负责人：填写目标仓库的负责人；12.复核人：填写对整个盘点过程进行复合的复核人。盘点单编号：下达日期执行日期目标仓库负责人回单人调用资源货源名称负责人备注货品信息区储位货品型号账面数量实际数量缺失数量损坏数量备注库负责人：复核人：（4） 移库单填制相关说明：1.编号：填写移库单的号码；2. 下达日期：填写进行移库工作的下达时间；3.执行日期：填写执行移库工作的时间；4.原库负责人：填写该货物的原来存放仓库的负责人；5.目的库负责人：填写该货物进行移库工作后，现在存放仓库的负责人；6.回单人：填写交付这份移库单的人；7.调用资源（资源名称、负责人、数量）：分别填写在移库过程中，使用的资源名称、负责人、以及资源使用的数量；8.货品信息（源位置、目标位置）：分别填写该货物的原来存放仓库的位置、货物进行移库工作后现在存放的仓库位置；9.拣数量、实拣数量、实存数量：分别填写该货物移动的数量；10.原库负责人、目的库负责人、拣货负责人：分别填写该货物的原来存放仓库的负责人、货物进行移库工作后现在存放位置的负责人、拣货负责人。移库单编号：下达日期：执行日期原库负责人目的库负责人回单人调用资源资源名称负责人数量货品信息品名单位原位置目标位置应拣数量实拣数量实存数量备注原库负责人：目的库负责人：拣货负责人：单证凭证管理要求第一条：定义单证凭证主要分为入库单、收货凭证、出库单（提货单）、委托提货证明、提货司机证件复印件、物卡、盘点表。第二条：目的确保单证的准确真实、有效、防止丢失、便于查找第三条：管理程序1、单证传递程序接单登记审单派单收发货作业签单返回单证派单员核单单证移交给统计统计员录系统整理装订归档1.1接单统计员接单，审核单证内容的真实有效性。单据的有效性包括是否有确认的物流担当的签章和客户的公章；提货或卸货的仓库是否是我司的仓库；提货和卸货的日期等等。如果是传真件，则必须打电话给客户确认相关单据的提货内容，确认提货信息是否真实；如果是接到客户自提的的出货信息，则必须要求提货司机提供客户自提单据中所要求的身份证复印件、驾驶证复印件、对应车牌号等等相关证件的收集工作，并附在提货单据的后面。1.2登记统计员给单据进行编号，并在单据登记表上做好登记。1.3派单统计员将已编号并登记好的单据按顺序派给仓管员进行收发货作业。1.4审单仓管员在收发货作业前，再次核实统计员所派单据的真实有效性,确认统计员所审核的单据内容无遗漏。1.5签单核实正确后，仓管员根据单据进行收发货作业，作业完毕后进行签单，签完单后上交统计员录单。签单内容包括实收货物的数量、品名、状态、批次（如果有要求的）等等。如果入库时有外包装不良的货物，需按照要求填写一份质量事故报告书或是直接在单据上注明不良的情况，同时要求司机在单据上签名确认。如果出库时客户有要求出不良品的货物，必须要求客户以书面单据的形式或是其他可证明的方式进行出库的要求，然后我司仓管员方可出货，同时在单据上按照实际出库状态进行填写；如果是客户在我司储存货物期间或是进出库作业期间有其它异常要求的，我司员工必须得到客户的书面确认方可进行异常的作业方式，对于客户的书面确认要求有客户负责人的签名、客户所在公司的公章方可视为有效证件，对于这些客户的证明各项目必须留存并归档，严禁遗失。另外，在作业完毕后进行签单时，不管是提货还是入库单据仓管员都要要求司机填写其身份证号码、手机号码和姓名。1.6核单统计员审核仓管员签单的有效性，确认仓管员是否按照签单的要求进行填写，司机是否有填写相关联系信息、委托提货的单据是否有按照要求将提货司机的相关证件的复印件附在委托提货的单据上等等。1.7录单统计员根据仓管员作业完毕后上交的单据进行系统入账处理。录完帐后按照各自项目的实际要求进行相关上架单、货卡或是盘点表的打印、核对工作，确保货物帐物卡的准确性。1.8整理单据统计员将已入帐的单据进行分类整理，有客户回联的需将仓库存单和客户回联分开，然后将仓库存单按照类别进行统一装订，并在单据登记表相对应的地方进行统一销号处理，以核对是否有遗漏单据。对于已销货出库的货卡，仓管员必须在销0之后上交统计员或是按照规定放置于指定地点，月底由统计员统一装订归档；如果是尚未出完货但是货卡空格已填完的货卡，仓管员必须进行换卡处理，同时仓管员要记录好换卡的记录，并将换出的卡上交统计员或是按照规定放置于指定地点，月底再由统计员统一装订归档。对于其他盘点帐表、上架单等单据，各项目在核实无误后必须在相关作业人员和项目主管的确认后按