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公文写作实例分析 综合管理部,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,基本格式要素： 发文单位 公文份号 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和时间,标题： 标题三要素：发文机关事由文种 例：广东省电信有限公司关于加强非典防治 工作的通知 完整式标题：三要素俱全 准齐式标题：发文机关文种 事由文种 文种式标题：没有发文机关和事由 （一般不用于文件中，只供 张贴用）,注意事项： 1、标题排列需要对称美观，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。 2、转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词分拆。 3、一般不加标点符号。,主题词： 类别词 类属词 文种 例：关于XXX等同志职务任免的通知 关于加强报销流程管理的补充规定,印发机关和时间： 1、时间用汉字书写。（零、0 ） 2、时间必须完整表明年、月、日。 其它： 1、结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“”、“（）” 。 2、用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,通知的分类： 1、会议通知 2、工作通知 节日庆祝安排、机构设立变动、执行某项精神、办理工作、人事任免 3、批转类通知 批转通知是另一种形式的批示。 转发通知不受系统和等级的限制。 4、公布类通知,1、会议通知 （1）小型会议： 时间、地点、参加人员和会议内容 （2）中型会议： 内容复杂、涉及面广、时间长。 议题、主办单位、应准备的材料、报道地点时间、乘车路线、联系姓名和电话、需携带的物品 （3）大型代表会议： 代表的名额分配、各方面的比例、代表条件和产生的方法等作专门交代。,2、工作通知 通知的正文包括发文缘由、通知事项和执行要求三个方面。 发文缘由： 上级领导的指示精神 常用句式：“根据XXXX文件精神”、“经XXX批准” 工作中的实际情况 常用句式：“为了” 通知事项： 过渡句式：“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知” 执行要求：一般单独成段。 常用句式：“请遵照执行”、“望贯彻执行”,通知模板 （仅从一般性考虑） 关于的通知 研究院各部室： 为了，根据相关文件，现将有关事项通知如下：。 特此通知。 广东省电信有限公司科学技术研究院 XXXX年X月X日 实例关于召开院务会议的通知7月.doc 实例关于召开2003年度总结表彰暨颁奖通知.doc 实例关于“五一”劳动节放假的通知.doc,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,报告的定义： 下级部门用来向上级部门汇报工作、反映情况和问题、答复上级询问、提出解决问题的办法和建议等陈述性的上行公文称为报告。,报告的分类： 1、综合性工作报告 2、专题报告 3、呈转报告,1、综合性工作报告 这类报告多用于汇报工作，是下级就某一阶段内的多方面工作情况向上级机关进行汇报。 两种写法: （1）业务、技术、管理、财务、人力资源等 （2）工作情况概述、主要成绩经验或重大进展情况、体会、存在问题（或矛盾、教训）和今后的努力方向。,2、专题报告 情况报告（含检查报告）： 正文结构按“情况、问题和打算”三方面写。 情况：事情的经过（包括时间地点）、原因、结 果、性质、估价等； 问题：所暴露的管理、流程等存在的缺陷、工作 中的疏漏等； 打算（处理意见）：处理意见和简要的建议； 答复报告（特殊的情况报告）： 被动报告，即为答复上级的询问而汇报有关情况。此类报告内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问，不旁及其他问题。,报告模板： 关于的报告 广东省电信有限公司： 经，现将情况简要汇报如下： 一、 二、 （一） （二） 三、 我们将，虚心学习兄弟单位的长处和经验，不断提高企业素质和管理现代化水平 （“专此报告”、“请批转”等 ） 广东省电信有限公司科学技术研究院 XXXX年X月X日,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,请示的定义： 请示是下级部门要求上级组织对某一事项中的问题给予指示或批转的上行公文。下级遇到在自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级给予答复、解决、帮助、审核和批准，可用请示行文。,请示的分类： 1、请求批复性请示 2、请求批转性请示,请示的写法： 请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。 请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫。 请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，注意语气得体，一般不用“决定”等字样，因既已“决定”就不必请示了，所以常用“拟如何如何”。 请示尾语一般有“特此请示，望予批复”、“妥否，请批示”“以上请示请批准”、“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等惯用语。,请示与报告的区别 1、性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。 2、上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。 3、行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示必须事前行文。,请示的其它注意事项： 1、请示要求一文一事，不能在一份请示中罗列好几件事，以避免一份请示牵扯好几个部门，拖延处理时间，使得上级部门不能及时回复。 2、请示只应主送一个需要他给予指示或答复的领导机关，不能多头主送，以避免部分之间互相推委，造成不必要的混乱。 3、请示不能同时上递下发。因为请示必须等待上级主管部门的请示，才能根据批示贯彻执行。 4、标题不能用“请求批准”、“希望”、“要求”等动词，因为“请示本身就含有请求的意思了。,请示模板： 关于的请示 广东省电信有限公司： 为了，我院拟 特此请示，望予批复。 广东省电信有限公司科学技术研究院 XXXX年X月X日 实例关于增加自维修成本费用的请示.doc,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,会议纪要的固定格式： 1、会议时间 2、会议地点 3、召集单位（部门） 4、出席单位（部门） 5、出席人员（主要领导人） 6、会议议程议题,会议纪要的写法： 1、会议研究的问题、讨论的意见，即与会人员发言的主要内容、主要观点和意见。 2、今后工作的指导思想，即今后按照什么原则、什么精神开展工作，工作的要求和具体措施，即今后怎样做。 分项式： 对会议内容作全面的归纳整理，概括出几个问题进行写作，每一类有一个独立的小中心，列小标题或分段用数字标明，问题集中突出，写作条理清晰。 实例研究院院务会会议纪要（正式）.doc,目录,（一）基本格式要素及写作规范 （二）通知 （三）报告 （四）请示 （五）会议纪要 （六）函,根据内容把函分为商洽询答性函和请批函 1、商洽询答性函 用于单位、部门之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项，互相询问或答复问题。 2、请批函 向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位。,根据主动被动分为问函和复函 问函: 主体部分要简要提出商洽或询问的主要问题及其理由、询问的主要事项。 结尾部