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文书档案管理复习内容第一章 文书与档案1文书的概念文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。2该定义的内涵：文书是文字材料的一种。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。文书有很强的目的性和针对性。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者。3文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止4文书的特点。文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。私人文书的法定作者是享有公民权的个人。2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。5名词解释：法定作者。1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。私人文书的法定作者是享有公民权的个人。6文书、文件、公文的联系与区别。文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。文书与文件的重要区别是：文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。7档案的概念及其内涵。人们在社会实践中对档案这一事物不断加深认识，逐步形成了关于档案的完整概念。但具体的表述各有不同，差异主要在于“属概念”，主要有“文件”、“文书材料”、“历史记录”、“文献”等。联系文书概念，档案的定义可以简洁地表述为：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。档案的内涵这一定义的内涵有以下几点：l 档案是由文书材料有条件地转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文书不是档案。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序。第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文书，才有必要作为档案保存。第三，将文书按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。档案就是经过立卷归档集中保存起来的文书。l 档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。由文书转化而来的档案，同样来源于形成者特定的实践活动。（文书的作者未必就是档案的形成者）l 档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。在人类社会长期的社会实践中，文书和档案的形式不断发展和变化，丰富多样。l 档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能活动中形成的，由文书转化而来的各种档案就是人们社会活动的原始记录，而不是事后另行编写和随意收集的间接材料。8文书转化为档案的三个条件。l 档案是由文书材料有条件地转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文书不是档案。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序。第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文书，才有必要作为档案保存。第三，将文书按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。档案就是经过立卷归档集中保存起来的文书。10档案的本质属性是什么，如何理解？档案与文书一样，具有政治性、机密性、知识（信息）性等一般属性，其本质属性是原始记录性。档案是历史的原始记录，这首先是由档案的前身文书的形成特点决定的。文书产生于行为主体的社会实践，是这种实践的“连带产品”，是人类社会活动的直接记录，从内容到形式都打上了鲜明的时代印记。其次，还决定于档案的形成特点。文书是随着人的实践交错地陆续地产生的，信息难免“散乱”，而经过整理转化为档案，就成为一个有机的信息系统，历史得以清晰地“记录”和保存。因此，在一定意义上，档案比文书更系统地反映历史的原貌，是最真实、最可靠、最宝贵的史料。原始记录性不仅使档案区别于图书、报刊等，也区别于文书。11档案的特点。 (1)信息的系统性。档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的零散的信息材料，不能以其为档案。档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。 (2)保存的选择性。不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案。因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点。另一方面，这种鉴别和选择必须保持历史的原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减，这与图书、资料、情报有所不同。12档案的基本价值现实作用。（一）档案的基本价值1.凭证价值档案是原始记录，是历史的真凭实据。档案真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性强，因此，具有不容置辩的证据作用，往往具有法律效力。2.情报价值档案是以往社会活动以及各项工作的经验成果，对于现实工作的查考、总结经验和科学研究、历史研究都有着极其重要的参考作用。档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。13档案的现实作用基于档案的两大价值，档案在现实生活中的作用是多方面、多层次的，主要有三个方面的作用： (1)现实工作、社会活动的查考依据。(2)历史的凭据。(3)科学研究的基础和条件。14按载体分类，档案有哪些类别？按档案载体形式分类，有石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡版档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。15国家档案全宗的构成。第二章 文书档案的起源和流变1文书档案诞生和发展的三个条件文字的发明国家的产生商贸的发展东晋后，未见有简牍档案出土，说明自此时起，纸成为日常公文的唯一制作材料，完全取代了使用一千多年的简牍文书。这一变化，大大方便了文书的草拟、修改、传递、批阅、审读、保存、查用，极大地提高了文书工作效率。从桓玄下令用纸代简一直到今天，文书档案的主要载体仍然是纸张。第三章 文书工作概述1文书工作内容的三大环节。文书工作主要包括三大环节，即公文的形成、公文的处理和公文的管理。公文的形成是文书工作的前提环节；公文的处理是文书工作的中心环节；公文的管理是文书工作的归结环节。前提、运转处理、归结正是公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。2文书工作的基本任务。文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。3文书工作的基本原则。文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。4文书工作的要求。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。要做到严肃认真、一丝不苟，不能粗枝大叶，不可出现紊乱和错漏，以免给机关工作带来麻烦和困难，以至造成严重损失。文书处理要及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓，注重时效，讲究效率，不搞公文“旅行”。要做好协调催办工作，防止误时误事。有些公文宜减少手续，避免人为地制造迂回和曲折过程。文书处理要做到安全、可靠，确保国家机密。要保护好公文，使之不丢失、不损坏。要严格执行保密制度，防止失密泄密。保守机密，慎之又慎。第四章 文书的形成1名词解释：公务文书公务文书是指法定机关、团体和组织为处理公共事务而形成和使用的文书。简称“公文”。按公文的法定性质分类，有法定性公文、非法定性公文两类。法定性公文是国家规定使用的公文。我国的法定性公文在不同时期略有更易，目前，国家行政机关的法定性公文为13种，执政党中国共产党机关的法定性公文为14种。2公文的作用。公文的作用：指导工作。规范行为。联系公务。凭据备忘。宣传教育。3按使用范围划分，文书有哪四类？有通用文书、专用文书、常用文书和杂体文书等四类。（1）通用文书通用，即在一定范围内普遍使用。文书“通用”的前提，是标准统一、体式规范。因此，通用文书又称法定文书。（2）专用文书专业部门的业务活动中形成和使用的文书，具有专业性、专用性。如经济文书、科技文书、司法文书等等。由于当代社会活动分解细致，因而其具体品种繁多。（3）常用文书指未纳入“法定文书”范围、国家未规定其体式标准的经常使用的其他文书。如规章类的条例、办法、章程，事务类的计划、总结、调查报告、简报等。（4）杂体文书除上述三类之外的文书，主要有书信类、礼仪类。如证明书、意见书、聘书、介绍信、慰问信、贺信（电）、请柬及各类致辞等。4写出国家行政机关13种法定性公文的名称。通用文书即法定文书 ,规定了13种：命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要5名词解释：通用文书；专用文书。（1）通用文书通用，即在一定范围内普遍使用。文书“通用”的前提，是标准统一、体式规范。因此，通用文书又称法定文书。（2）专用文书专业部门的业务活动中形成和使用的文书，具有专业性、专用性。如经济文书、科技文书、司法文书等等。由于当代社会活动分解细致，因而其具体品种繁多。6按来源划分，文书有哪几类？l 外发文件（发文）l 外来文件（收文）l 内部文件7按行文关系划分，文书有哪几类？l 上行文l 平行文l 下行文8按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？l 秘密文件（密级：绝密、机密、秘密）l 普通文件l 公布文件9文书种类的选用依据。从三方面来选择：1根据发文机关的职责权限恰当选用每个机关都有自己特定的职权范围和社会地位，由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用，因此机关行文时一定要根据自身的地位，在自己权限范围内选择相应文种，否则所发文件无效。如“命令”这个文种只能由县级以上的人民政府制发的命令性文件。2根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用机关制发公文，或是上行文，或是下行文，或是平行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，对应的选择恰当的文种。如向上级领导汇报工作时应选用“报告”，而不能选择命令或通知，因为命令是下行文通知是下行或平行，都不能向上级机关报告工作。3根据发文的具体目的和要求准确选用每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。如请求上级给予指示或批准某项要求时，必须选用“请示”。10简述公文格式标准化的意义。（一）公文格式标准化是公文的性质所决定的。行政公文由法定的作者制成和发布，代表法定机关发言，在现实执行中具有法定权威，由此也产生法定效力，这是行政公文区别于其他文字材料的最根本的特征。对公文的法定效力的理解：其一，公文的制发机关是依照国家法律成立并被授予相应行政职权的机关，因此其制发的公文具有法定效力。其二，行政公文的法定效力必须在各自的职权范围内发挥，不能失职也不能越权。其三，行政机关公文的法定效力具有强制性。行政机关公文具有法定效力这一性质，决定了它的表现形式公文格式必须实现规范化，以维护和保证公文法定效力的发挥。（二）公文格式标准化是公文处理所需要的。公文格式的每一项内容，都有其存在的必要性，都是为保证公文处理所设立的。公文处理的规范化要求公文格式的标准化与之相适应，公文格式的标准化又保证了公文处理的规范化。（三）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。目前，国家机关公文格式首先实现了行政机关公文纸张大小从16开型向国际标准A4型的转变，使公文格式与国际接轨，这对我国政府机关与世界各国政府机关在公文方面的交往起到了促进作用11什么是公文格式？现行国家行政机关公文格式，指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。12公文文面组成要素分为哪几部分？眉首、主体、版记三部分.13公文眉首包括哪些组成要素？（一）眉首眉首的特点是位置相对固定，一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等部分组成。14发文字号的构成。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成15公文主体的构成要素有哪些？主体的长短依公文内容而定。主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。16什么是公文标题“三要素”？一般由发文机关、事由、文种三部分组成 17公文版记的组成要素。版记位于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。18阐述题主题词的概念。（1）主题词的概念。主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。文件标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。我国1985年以来逐步推行按照统一规范标注主题词的制度，这标志着我国已进入计算机管理文件的阶段。公文主题词的应用，就是将大量文件资料存人计算机建立文件数据库，实施公文的计算机管理的一项基础性工作。文件标注主题词的作用。第一，文件标注主题词可以大大提高文件的检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。一是快。使用主题词，可以解决在记不住文号、标题的情况下，凭借记住的大概内容，很快地通过计算机检索调出文件。二是准。如果文件不使用主题词，就只能用手工检索，容易将文件抽错，常常需要反复查找。而微机使用主题词检索，能够很快、准确的调出文件。如果一个文件使用多个主题词，查找就更快更准。三是全。微机使用主题词检索，能够轻而易举地将某一方面的文件系统查找出来。第二，文件标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。每个主题词经优选确定后都有固定编码，形成一个规范的主题词表。主题词表是标注主题词的依据。第三，文件标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词单个使用或几个并用，就能够比较精确地揭示出该份文件主要包括了哪几个方面的内容。有了主题词，就对文件起画龙点睛的作用，使文件所包含的主要内容一目了然。20草稿的含义和种类。1.含义：尚未定型的文书原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿一般不向外发出，即使有例外，也仅仅是为了征求意见，以便进一步修改。21草稿种类种类：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。讨论稿（征求意见稿），供有关方面或会议讨论的重要文件的文稿（印件）。修改稿（修正稿），对讨论稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。送审稿，是下级机关向上级机关报送审批的文稿。重要文件的草稿，反映了公文在起草过程中内容的形成与变化，记录了参加文件起草人的观点和意见，尤其是领导人批示和亲自修改笔迹的草稿，应当妥善收存。21定稿的含义和特点。含义：经过修改并由领导人审阅、签发或者讨论通过的定型文稿。特点：确切反映发文机关制发文件的意图，是制作正本的惟一“孤本”依据。有领导签发标识，有特殊的价值和凭证作用，甚至比正式文件更有权威性。定稿要与正式文件的样板（存本）一同保存。22正本的含义和种类。含义：根据已签发的定稿所制发的正式文件文本。种类：定型本，试行本，暂行本，修订本23副本的含义及产生原因。.含义：根据公文正本复制、誊抄的其他文本。只有正本的部分内容的，称为摘录副本或节录副本。.产生原因：第一，发文分主送机关和抄送机关时，主送件是正本，抄送件应视为副本。第二，正式文件在发出并留下存本后，其他供机关内部作为资料参考使用的多余份数，应视为副本。第三，收文机关根据收到的正式文件进行复制的一切文本，一律视为副本。正本和副本的本质区别，并不在于印制时间的先后，也不在于内容、外形、色彩是否完全一致，而在于它们的作用和目的不同。24文书语言表达的总要求。语言表达的总要求：准确、简明、平实、合体。25文秘人员草拟公文的主要步骤。（一）写前准备1.明确主题，选定文种依据：发文的意图；关涉的问题。2.获取材料，充实内容方法：检索相关文件；调查实际情况。（二）拟定提纲，谋篇布局注意点：问题特征；文种要求。（三）草拟初稿，适度放开要领：先“丰”（后“简”），先“博”（后“约”）。（四）征求意见，反复修改征求意见的方式：召开座谈会；散发文稿清样。（五）誊抄文稿，交付审核注意用纸、笔墨、格式、书写的规范。第五章 文书的处理1名词解释：行文制度。行文制度，即公文通行必须遵守的制度。这个制度包括两方面基本内容，即行文关系与行文规则。2行文关系及其实质。行文关系，是指在行文过程中发文机关与收文机关之间形成的文件往来关系行文关系的实质，是机关单位之间的组织关系。因此，必须了解我国社会组织的机关单位。3什么是“隶属关系”？隶属关系，即同一系统的上下级机关之间构成的领导和被领导关系，这是一种垂直的直接的关系。反映这一关系的公文有：机关或部门的上行文（报告和请示等）、下行文（决定、批复等）。4简述部门行文规则。行文规则公文的发表和传播则是按照一定规则来运行和传递的。（一）注重效用这是行文的首要原则。（二）根据隶属关系和职权范围行文这是基本原则。（三）部门行文规则1.机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。2.机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门行文还有以下规定。（四）联合行文规则联合行文的前提是同级。如同一地区的党委就不能和团委联合行文，因为它们的关系是领导与被领导关系。联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量.联合行文，应将相对应的机关都列为主送机关，以便于共同处理。联合行文一定要实行“协商一致”的原则。（五）抄送规则重要行文抄送上级，对发文机关和下级机关来说，便于上级监督，避免重大差错；对上级机关来说，便于了解和掌握情况，统一管理。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题（六）请示的规则1.一文一事。2.只写一个主送机关。3.不得抄送其下级机关。4.不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。5.报告中不得夹带请示事项。6. 一般不越级请示。因特殊情况如发生重大紧急事项、被直接上级长期搁置而又必须尽快处理等必须越级时，应抄送被越过的直接上级机关。（七）报刊发文规则经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式文件依照执行，是否再行文，视情而定。若不再行文，发文机关应印制少量文本，供存档备查。7文书处理包括哪几方面内容？文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。本节简述发文、收文的处理程序。一、发文处理发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。二、收文处理收文处理是指对所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等。8名词解释：拟稿。拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。它是发文处理的首要环节。公文撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。1.交拟2.起草3.修改拟稿要符合党和国家的方针政策，贯彻领导意图，联系实际解决问题。在撰写时，要注意搞好调查研究，综合分析有关材料。拟稿时要注意结构层次的安排，语言文字的准确运用，数字、日期、计量单位等必须符合国家标准和规范。9简述核稿的“六查”内容。对文稿审核，根据有关规定应做到“六查”：一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处;二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确、恰当;三查文稿中提出的要求和措施是否明确具体，切实可行;四查公文处理程序和审批手续是否完善;五查文字表达是否准确无误、简练通顺、合乎语法逻辑;六查文稿的体式是否规范，文种使用是否得当。10收文处理程序有哪些环节？收文处理是指对所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等11什么是“拟办”？有什么要求？拟办是文秘部门负责人对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。如果对一份文件有两种以上的处理方案，要一并提出，同时提出自己的倾向性意见及理由。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。12名词解释：注办。由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况、需要说明的问题和办理结果等情况。13文书整理归档中以“件”取代“卷”的优点。（一）以“件”取代“卷”以“件”为单位进行整理，本质上是把归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准；而以“卷”为单位进行整理，本质上是以人们的主观判断为整理标准。两种整理方法有着本质的区别，以“件”取代“卷”是以客观标准取代主观标准，从而使归档文件整理更符合文书运动的客观规律。2文书整理更简便易行和具有确定性以“件”为单位按照年度、机构（问题）、保管期限分类整理，简化了程序，降低了难度，使文书整理工作简便易行。3有利于整理手段的现代化以“件”、“年度”、“机构”等客观标准来进行文书整理，便于计算机的输入、输出、识别和加工处理，更加方便了文件的查阅和提供利用。14文书整理归档的重点。().应该整理归档的文件材料文书整理的范围，概括起来说，就是本机关在工作活动中形成的1上级机关来文： 2本机关文件3下级机关来文4同级或非隶属机关的来文5其他文件资料。(2)无需整理归档的文件材料有哪些？1重份文件2未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿3事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料4与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件5内容被其他文件所包括了的文件材料6一般机关来往发文的信封上述无需整理归档的文件材料，也可进行简单整理、登记.16文书整理归档的基本原则和质量要求。（一）文书整理归档的基本原则1遵循文件形成的客观规律文书是机关工作活动的客观、自然的反映。各个机关的工作活动都是有规律的、按计划来完成的。机关工作活动的规律，直接决定了文件的形成规律。因此，整理文件时，应当按照文件的形成规律，以反映出机关工作活动的真实历史面貌，反映出各项方针政策的贯彻执行和各项工作的发展情况，使整理后的档案成为系统的历史记录。2保持文件之间的有机联系每个机关同它的领导机关、下属机关和许多有关机关，有上下左右、四面八方的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作、各个工作发展阶段之间，也是有联系的。这种工作联系，决定了文件之间自然的、历史的有机联系。整理文件就必须按照其自然形成的规律，保持它们之间的有机联系，正确分类整理，就能反映出机关工作活动的真实面貌，反映出机关的主要业务工作情况。3区分文书的不同价值机关活动中形成的文件很多，虽然都是历史的记录，但它们的记录价值不同。这就需要区分它们的不同价值，分开进行整理，以便今后对短期及长期文件到一定历史阶段，失去查考利用价值以后，进行销毁。4便于保管和查找利用文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。（二）文书整理归档的质量要求1整理归档的文书应齐全完整2整理归档的文书要符合档案保护的要求3整理归档的文书材料的保管期限应界定准确17文书整理归档的步骤有哪个环节？文书整理的方法步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理和归档四个环节。18类别的编制大体有三个步骤：1、按保管期限分类保管期限一般分为永久、长期、短期三个期限。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类。2、按组织机构分类即按机关部门名称划分，可直接采用各个组织机构的名称作为类名。3、按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行划分，如综合类、组织类、宣传类、政法类、技术类等等。按问题分类不受机构的限制。按问题分类要注意各类之间应划分清楚，不能互相包含，类名应该清晰明确。类与类之间可按重要程度和系统性排列。采用问题分类的，如果机关的职能和任务没有明显的变化，可以长期使用，某年增加某项临时工作任务的，可以另外增加有关类别。每类同样可以编制一些具体事项条目，如果每类形成的文件不多，也可不分条目。按组织机构分类和按问题分类两种方法，各机关可视具体情况进行选定。文书整理分类方案应与本机关档案室的分类相适应，否则，不便于归档后档案室对档案的编制整理。目前，文书部门与档案部门实行共同整理归档或者由档案部门指导整理归档。19平时归整主要有两项工作内容：1、及时收集已经处理完毕的文书材料2、定期检查20系统整理1、确定案盒内文书2、填写案盒事项21归档制度的基本内容。1、归档范围2、归档时间3、归档质量要求第六章 档案工作概述1阐述：档案管理工作的管理性、服务性。档案管理，就其本质来说，它是通过管理，提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。因此档案管理具有管理性、服务性、政治性、机要性等特征。管理性。档案工作是一项管理性、科学性的工作。它与其他管理工作有区别，是对历史文献的科学管理工作，属于一种独立的专业，是国家科学文化事业管理的组成部分。档案工作，确切地说，也就是档案管理工作。服务性。从档案工作同其他工作的关系来说，档案工作属于一项服务性的工作，它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案部门管理档案工作的目的，就是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。同时，档案工作的服务性，又是档案工作赖以生存和发展的基础，离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。2档案管理业务包括哪几个环节？广义的档案工作，即整个档案事业管理，包括：档案室工作、档案馆工作、档案事业行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作五个方面内容。狭义的档案工作，即档案管理业务，基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等八个环节。这些业务工作主要由各机关档案室和档案馆承担。档案管理的八项工作内容是一个统一的、有机的整体，各个环节之间互相制约，互相促进。他们的基本关系是：收集工作是后面各环节的基础，提供利用是前面各环节的目的，同时又都直接影响着档案的提供利用。3档案工作的原则。档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”（一）集中统一地管理国家全部档案。我国的全部档案由各级档案机构分级集中管理，并实行党政档案的统一管理。各机关党、政、工、团等组织的档案，均由机关档案室集中管理，不得分散保存；其中需要长期保存的，由各级档案馆集中保管。全国的档案工作，由各级档案事业管理机构统一的分级、分层、分专业负责进行指导和监督。全国的党政档案工作，统一于党和政府的直接领导之下，各级档案管理机构既是党的机构，又是政府机构，列入政府编制序列。1.组织原则：统一领导。2.管理体制：分级管理。（二）维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。1.维护档案完整：从数量上保证档案的齐全，从质量维护档案的有机联系和历史真迹。2.维护档案的安全：从物质上力求档案不遭受损坏，尽量延长档案的寿命，从信息上保护档案的机密，防止档案被盗窃。完整和安全是互相联系、互相作用的，只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；也只有维护档案的安全，才能确保档案的完整。（三）便于社会各方面的利用。这是档案工作的根本目的。档案工作各个环节的工作，都应从利用档案的需要和方便着眼。档案工作的好坏，应该以是否便于社会各方面利用为主要衡量标准。档案工作基本原则的三个方面是辩证统一的，前两者是手段，后者是目的。没有前两者，就没有便于可供利用的物质基础；离开了后者，实行集中统一管理、维护档案的完整与安全便失去了意义和方向。4怎样理解“档案的完整与安全”？这是档案工作的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。1.维护档案完整：从数量上保证档案的齐全，从质量维护档案的有机联系和历史真迹。2.维护档案的安全：从物质上力求档案不遭受损坏，尽量延长档案的寿命，从信息上保护档案的机密，防止档案被盗窃。完整和安全是互相联系、互相作用的，只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；也只有维护档案的安全，才能确保档案的完整。5档案室及其类型。档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。一方面，它是机关秘书部门的组成部分，属于机关的机要部门；另一方面，它又是最基层档案工作机构，是档案事业的最小细胞。档案室一般有五种类型：即机关文书档案室，科技档案室，人事档案室，会计档案室，影片、照片、录音、录像等特种档案室等。6档案室的作用。档案室的作用主要有两个方面：一方面，它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动创造条件。另一方面，档案室是整个档案工作的基础。它是国家档案不断补充的源泉；它是首先提供利用，发挥现实作用的前哨；它是先期保管档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。7名词解释：档案馆。档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。它在性质上是属于各级党委和政府的科学文化事业机构，档案馆事业是科学文化事业的重要组成部分第七章 档案的收集与鉴定1什么是“档案的收集工作”？档案的收集工作，即按照国家有关规定，通过例行接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织和个人手中和散失在社会各处的档案，分别集中到档案机构管理。意义收集工作是档案工作的起点及第一个环节，收集工作的质量对于整个档案管理工作具有奠基的意义。收集工作是实现档案集中统一管理的重要措施，也是档案机构和社会各方面发生联系的重要环节，要求注重政策性，工作方法要灵活多样。2简述档案收集工作的基本要求。收集工作是档案部门获得工作对象，积累档案的基本方式。收集工作的直接目的是为了丰富馆（室）藏。为实现此目的，必须做到：u 加强档案馆（室）外调查和指导。u 积极推行入馆（室）档案的标准化。u 保证归档和入馆档案的齐全完整。u 维护全宗和全宗群的相对完整性。3档案鉴定工作的基本内容。a制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表；b具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；c拣出失去保管价值或保管期满的档案，按规定销毁或作相应处理。4鉴定档案价值的原则是什么？说说你的理解。必须从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。（一）全面的观点u 把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值。u 全面分析档案的各种因素，综合分析相关文件的联系，辩证地看待档案的价值。u 尽可能全面地预测社会对档案利用的各种需要。（二）历史的观点（今世赖之以知古）即要尊重历史。档案的形成总是与一定的历史条件相联系的，分析档案的价值就必须把档案放在特定的历史环境中，具体考察其内容和形式以及与其他文件的相关联系，并结合现实需要判定保存价值。（三）发展的观点（后世赖之以知今）保管档案，既是为了维护历史，更是为了面向未来。判定档案的价值和作用，要有发展的眼光，要看到将来的需要。（四）效益的观点保存档案这种社会文化财富需要成本，必然产生效益的期望。不计成本地保存所有文件是不现实的。档案管理工作应以“社会效益为重，兼顾经济效益”作为鉴定档案价值的原则。5鉴定档案价值的标准有哪些？为保证档案鉴定工作的质量，必须建立明确的鉴定标准。客观存在的档案价值构成，是档案价值鉴定标准的基础；档案的特征及其对社会需要的意义，则是档案价值鉴定标准的依据。（一）档案来源标准档案的来源，指的是档案的形成者。档案形成者的社会地位、作用和职能会影响（甚至决定）档案的价值。对机关档案室而言，一般情况下，本机关文件的保存价值大于外机关来文。在本机关文件中，决策机构和重要部门制成的文件，保存价值大于一般部门的文件；在外机关来文中，有隶属关系的机关来文，其保存价值大于非隶属机关的来文。（二）档案内容标准主要考察：1、档案内容的重要性2、档案内容的独特性3、档案内容的时效性（三）档案形式特征标准主要分析的因素有1、文件的名称2、文件形成时间3、文本类别4、文件的制作特点（四）相对价值标准1、档案整体的完整程度2、档案内容的可替代程度3、是否向档案馆移交6什么是档案保管期限表，它有哪些类型？档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它是鉴定档案保存价值，确定档案保管期限的依据和标准。其类型有：u 通用档案保管期限表：由国家档案行政管理机关编制，俗称“通用表”。u 专门档案保管期限表：由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制。u 同系统机关档案保管期限表：由主管领导机关编制。u 同类型机关档案保管期限表：由档案事业管理机关或主管领导机关编制。u 机关档案保管期限表：各机关根据本机关档案的具体情况编制，专供本机关鉴定档案时使用。7档案保管期限表的结构。由顺序号、条款、保管期限、附注及总的说明等部分组成。第八章 档案的整理与保管1全宗概念及含义。全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。含义：u 全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。u 全宗是在一定历史活动中形成的。全宗整体具有客观性，全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。u 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗以产生它的机关、组织和个人为单位而构成，这为全宗确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。2全宗构成者的条件其档案构成一个全宗的单位称为“全宗构成者”。这个单位又叫立档单位。一个单位成为“全宗构成者”的条件是：A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。3机关全宗的补充形式a.联合全宗因两个或几个关系密切的立档单位形成的档案难以区分，而统一整理的档案联合体。形成原因：有密切继承关系的机关，文件彼此混杂；职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套人马两块牌子”。b. 汇集全宗（全宗汇集）由档案数量很少的若干全宗，按照一定的特征组成的档案集合体。形成原因：从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；残缺不全的一些全宗。如“时期地区工矿企业全宗汇集”。c.档案汇集由不明所属全宗的零散档案按照一定的特征或联系组成的档案混合体。如“地区民国时期私盐贩运问题档案汇集”。4名词解释：联合全宗；汇集全宗（全宗汇集）；档案汇集。如上一题答案5名词解释：全宗群。全宗群是具有某些历史联系的若干全宗组成的群体。6全面的整理工作包括哪些工作环节？包括以下工作环节：区分全宗全宗内分类组卷案卷装订或装盒编制案卷目录对现行机关的档案室而言，全宗是明确的，不存在“区分全宗”的问题。而且，档案整理的许多工作，事实上已经在“文书整理归档”时先期介入，一并进行。例如全宗内档案的分类，已落实在文书归档的“编制分类方案”环节。档案馆的整理工作，则可能涉及许多环节。例如，对于征集到的历史档案，就有“区分全宗”的问题；对于保管期满的档案鉴定之后，可能需要进行重新分类、组卷并编制新的案卷目录。7档案整理工作的原则。a) 保持档案文件之间的历史联系b) 充分利用原有的整理基础c) 便于保管和利用8全宗内档案分类的一般方法、复式分类法都有哪些？（一）分类的一般方法1、时间分类法、年度分类法、时期分类法2、来源分类法A、组织机构分类法B、作者分类法C、通讯者分类法3、内容分类法A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法4、形式分类法A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类（二）复式分类法及其选择1.年度组织机构分类法 适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。2.组织机构年度分类法 适用于撤销机关档案。3.年度问题分类法 多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。4.问题年度分类法 多适用于撤销机关档案和历史档案。9案卷（盒）目录的结构、内容及作用。（一）作用1.固定了分类体系和案盒（卷）排列次序；2.反映了案盒（卷）成分，既是基本的检索工具，又是编制其他检索工具的基础条件；3. 案卷（盒）目录，是档案统计的基础。（二）结构与内容封面序言目次目录表备考表10档号的构成。全宗号案盒（卷）目录号案盒（卷）号页号或件号11保管工作的内容和任务（一）内容：1、库房管理2、档案流动过程中的保护3、保护档案的专门措施（二）任务：1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全，防止泄密12全宗盒（卷）的概念，作用。（一）概念：全宗盒（卷）是由管理某一全宗过程中所形成的记录性材料组成的专门案盒（卷）。它是全宗的“档案”，即档案管理的“档案”，而不是全宗内的档案。（二）作用：u 可以加强对全宗的管理。u 有助于档案工作人员尽快熟悉全宗和立档单位的情况。u 可以澄清事实，明确责任。第九章 档案的检索与利用档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档案信息服务。1. 档案检索工具的基本职能。1）存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）