吉林大学天文协会理事会工作细则.docx

吉林大学天文协会理事会工作细则目录第一章 总则第二章 秘书部第一节 外界联系第二节 协会档案第三节 社团年审与社团评优第三章 宣传部第一节 视觉识别系统第二节 活动宣传第四章 活动部第一节 活动计划第二节 例行观测制度第三节 协会活动第五章 学术部第一节 会员培训制度第二节 讲解服务第六章 附则第一章 总则第一条 为了提高吉林大学天文协会理事会工作效率，明确理事会成员职责，根据协会章程，制定本细则。第二条 本细则适用于吉林大学天文协会理事会成员。第二章 秘书部第一节 外界联系第三条 秘书部代表吉林大学天文协会与友情社团保持长期联系；与协会指导老师保持长期联系。第四条 吉林大学天文协会的友情社团包括全国高校天文社团、长春星空之友俱乐部、吉林大学物理人科技联盟等。第五条 秘书部联系协会的赞助商，保证协会的资金来源。第六条 学生社团不具备法人资格，社团和赞助单位签订合同必须报所属学院团委书记或以上负责人批准，并加盖学院团委公章。第二节 协会档案第七条 吉林大学天文协会档案由秘书部管理。秘书部将协会档案备份二至三份，分别保管，以防丢失。第八条 协会档案包括以下内容：（一）协会章程；（二）协会其他规章；（三）理事会会务文件；（四）理事会各部部务文件；（五）会员登记表；（六）活动计划；（七）活动记录表；（八）活动总结；（九）活动文字、图片及影音资料；（十）财务收支明细；（十一）重要会议记录；（十二）其他协会资料。第九条 秘书部在纳新活动中负责新会员的登记工作，制作相应的会员登记档案。第十条 每学年会员考核后，根据理事会的决定，秘书部对考核成绩优秀的会员进行奖励；对考核不通过的会员，取消其会员资格。第十一条 协会每进行一项活动，秘书部在活动记录表中增加一项记录。需要在活动记录表中记录的活动包括：（一）纳新活动；（二）迎新见面会；（三）例行观测活动；（四）会员培训活动；（五）其他协会活动。第十二条 秘书部建立并管理协会财务档案。秘书部必须认真记录、核算协会各项收支情况，并接受全体会员和社团联合会的监督。秘书部进行财务管理须使用正规票据；发票和收据须字迹清晰，加盖有效公章，金额不得涂改。秘书部在会员大会上向全体会员报告全年的财务工作。第十三条 在社团活动中需另外向会员收取费用的，纳新时必须向会员作出特别说明。第十四条 吉林大学学生社团不得刻制任何公章。第三节 社团年审与社团评优第十五条 秘书部组织参加社团年审和社团评优。第十六条 吉林大学学生社团联合会在每年五月中旬对全校学生社团进行年度审查。学生社团应在规定日期内，按年审通知要求上交书面和电子版年审材料。第十七条 社团年审材料包括以下内容：（一）社团年度审查表；（二）社团组织结构表；（三）社团成员名单；（四）社团年度活动计划、记录、总结及活动佐证材料；（五）社团活动财务明细。第十八条 吉林大学学生社团联合会于每年11月下旬进行全校学生社团和社团干部的评优工作。社团评优将从参评社团中评选出获奖学生社团，获奖名额按等级分为标兵社团（10个）、精品社团（20个）、优秀社团（30个）和单项奖（最佳社团活动组织奖、最佳社团管理奖和校园文化特殊贡献奖等）。第十九条 社团评优材料包括以下内容：（一）活动计划；（二）活动记录表；（三）活动总结；（四）活动文字、图片及影音资料；（五）其他活动佐证材料。第二十条 秘书部组织参加吉林大学学生社团联合会举办的其他活动。第三章 宣传部第一节 视觉识别系统第二十一条 宣传部管理和发展协会的视觉识别系统。第二十二条 吉林大学天文协会视觉识别系统的基本要素包括协会名称、会徽、会旗、标准字体、标准颜色、象征图案等。第二十三条 吉林大学天文协会视觉识别系统的应用要素包括会刊、徽章、会员卡、文化衫、星图、书签、明信片等。第二十四条 吉林大学天文协会中文名称的标准字体是”华文新魏”；英文名称的标准字体是”Tw Cen MT Condensed Extra Bold”。第二十五条 宣传部制定每学年的视觉识别系统发展计划。由理事会通过后，宣传部按照计划制作相应的宣传产品。第二十六条 吉林大学学生社团发行出版物应遵守下列规定：（一）学生社团创办刊物须向学生社团联合会提出书面申请，说明刊物创办的目的、内容、编辑人员、发行周期、发行范围和发行量，并严格按照审批要求发行，不得擅自变更；书面申请应由社团所属学院团委书记或以上负责人签字并加盖学院团委公章；（二）社团刊物所登载文章内容由文章作者、刊物编辑及社团负责人承担责任；（三）学生社团刊物只限于校内展示和交流，禁止用于商业发行；（四）凡经学生社团联合会批准发行的出版刊物，刊物责任社团需将每期刊物样本报送学生社团联合会存档；（五）凡未经学生社团联合会批准发行的出版刊物均为非法刊物，一经发现，学生社团联合会将立即对出版活动进行制止，并追究有关人员的责任。第二节 活动宣传第二十七条 宣传部负责协会活动的对外宣传。第二十八条 活动宣传的主要方式有条幅、海报、展板、网络、手机报和其他刊物等。第二十九条 需要前期大幅对外宣传的活动包括：（一）纳新活动；（二）大型观测活动；（三）重要天象的观测活动；（四）名师讲座；（五）理事会认为需要前期大幅对外宣传的其他活动。第三十条 需要前期对外宣传的活动包括：（一）会员培训活动；（二）例行观测活动；（三）理事会认为需要前期对外宣传的其他活动。第三十一条 需要后期对外宣传的活动包括：（一）大型观测活动；（二）重要天象的观测活动；（三）参观活动；（四）对外天文科普活动；（五）理事会认为需要后期对外宣传的其他活动。第三十二条 宣传部在校园发布、张贴、设置广告物品、宣传条幅，应遵守吉林大学校园广告、宣传条幅和室外临时展位管理办法（试行）的有关规定，并按照吉林大学保卫处发布的发布、设置校园广告物品、宣传条幅的审批办法进行审批。第三十三条 宣传部在校园内临时摆放桌椅、搭建展台、架设帐篷等设施开展宣传活动，应遵守吉林大学校园广告、宣传条幅和室外临时展位管理办法（试行）的有关规定，并按吉林大学保卫处发布的设置室外临时展位的审批办法进行审批。第三十四条 吉林大学学生社团使用宣传品应遵守下列规定：（一）学生社团必须在使用宣传品3个工作日前办理宣传品使用审批，书面申请中应包括宣传品使用的时间、地点，宣传品的内容和发放方式等，申请由社团所属学院团委书记或以上负责人签字并加盖学院团委公章；（二）经校团委、校学生社团联合会批准后，社团持校学生社团联合会开具的证明到相关部门办理相应手续；（三）社团必须严格按照审批内容使用宣传品，不得私自改变宣传品使用的时间、地点和方式；（四）社团应保留对外发放的宣传品样品以供社团联合会检查。第四章 活动部第一节 活动计划第三十五条 活动部在每学年初制定本学年的活动计划。由理事会通过后，活动部将活动计划送至秘书部入档。第三十六条 活动部制定的活动计划不包括会员培训计划。第三十七条 活动部每学期至少开展一次大型外出活动。第二节 例行观测制度第三十八条 吉林大学天文协会例行观测制度由活动部保障实行。第三十九条 活动部每一至两周组织一次校园观测活动。观测内容包括太阳、月球、行星、彗星、人造卫星、恒星、深空天体、星座识别、星名识别等。第四十条 如遇特殊天象和重大天象，活动部必须组织开展观测活动。如遇极为罕见的天象，活动部应组织开展路边天文活动。第四十一条 活动部管理协会的望远镜等观测设备，并接受理事会和全体会员的监督。第三节 协会活动第四十二条 协会活动的开展由活动部统筹和领导。第四十三条 在活动开展前，活动部制定详细的活动方案，确定活动开展的具体时间、地点、所需物品、经费预算、部门分工、活动流程和注意事项，并由理事会通过。活动部联系与活动相关的社团和单位，联系活动场地和交通工具，保障活动的顺利开展。第四十四条 活动进行中，活动部指挥活动参与者进行活动。活动部应尽力保证协会活动的顺利进行，保证活动参与者的人身和财产安全。第四十五条 活动结束后，活动部进行活动总结，保存文字、图片及影音资料以备学生社团联合会审查。由理事会通过后，活动部将活动方案、活动总结、文字、图片及影音资料送至秘书部入档；并将部分资料上传至网络。第四十六条 如果活动需要，活动部可以到学生社团联合会办公室申请开具资格证明或介绍信。第四十七条 吉林大学学生社团举办室外活动应遵守下列规定：（一）社团对活动进行详细策划并形成书面活动计划，报社团所属基层团委审查，由团委书记或以上负责人签字并加盖学院团委公章；（二）社团须在活动开始3个工作日前向学生社团联合会提交书面活动申请，包括活动计划书、活动场地申请等材料；（三）经校学生社团联合会批准后，社团持校学生社团联合会开具的证明到相关部门办理相应手续；（四）社团必须按活动计划书举办活动，并作好组织和管理工作；（五）活动结束后，社团应做好活动总结，并保存文字、图片及影音资料以备学生社团联合会审查。第四十八条 吉林大学学生社团举办校外活动应遵守下列规定：（一）社团举办校外活动必须在活动开始7个工作日前向学生社团联合会提出书面申请，申请须包括活动的开展时间、目的地、交通方式、安全应急预案等情况；如有校外单位参与活动则另需提交其简介材料；书面申请应由社团所属学院团委书记或以上负责人签字并加盖学院团委公章；（二）社团不得举办具有一定危险性的活动；社团举办长时间、跨地区的校外活动时，包括旅游、考察、社会实践等，必须为社团成员办理必要的人身安全保险。第五章 学术部第一节 会员培训制度第四十九条 吉林大学天文协会会员培训制度由学术部保障实行。第五十条 学术部在每学年初制定全年的会员培训计划。由理事会通过后，学术部将培训计划送至秘书部入档。培训内容包括天文观测的基本能力、天文现象的基本原理、中西星空文化的简单介绍、天体与天体系统的结构和性质以及现代天文学初步等。第五十一条 培训活动的主讲人多为天文协会会员。学术部可邀请其他老师和天文爱好者作为主讲人。第五十二条 每学年临近结束时，根据理事会的决定，学术部组织进行会员考核。考核内容不超出本学年会员培训的内容。第五十三条 学术部开展会员培训活动需要使用学校公用教室的，须填写吉林大学教务处发布的吉林大学本科生公用教室使用申请表并按照规定的程序进行申请。第五十四条 吉林大学学生社团举办讲座、报告等活动应遵守下列规定：（一）学生社团邀请校内、外人员在校内举办讲座、报告等活动，须在活动开始3个工作日前向学生社团联合会提出书面活动申请；申请中应包括被邀请人员的姓名、所在单位、简要履历、讲座或报告的时间、地点、内容、活动主要负责人等，必要时应出示被邀请人的身份证明或单位介绍信；活动申请应由社团所属学院团委书记或以上签字并加盖学院团委公章；（二）经校学生社团联合会审核批准后，社团持学生社团联合会开具的证明到相关部门办理相应手续；（三）讲座、报告会的内容必须符合活动申请的说明，违者由社团负责人及组织者承担责任；（四）社团原则上不得举办与章程规定的自身性质无关的讲座、培训等活动。第二节 讲解服务第五十五条 学术部在协会活动中提供讲解服