溪河中学档案制度汇编.doc

溪河中学档案制度汇编序 言为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定学校档案管理制度。本制度共分为档案管理实施细则、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案统计、鉴定和销毁制度、文书档案管理制度、教学档案管理制度、科技档案管理制度、财会档案管理制度、声像档案管理制度、档案人员岗位责任制度、档案员职责和分管领导职责十四项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执行。目 录1. 档案管理实施细则2. 归档制度3. 档案保管制度4. 档案室管理制度5. 档案借阅制度6. 档案鉴定、销毁和移交制度7. 文书档案管理制度8. 教学档案管理制度9. 科技档案管理制度10. 财会档案管理制度11. 声像档案管理制度12. 档案人员岗位责任制度13. 档案员职责14. 分管领导职责档 案 管 理 实 施 细 则1. 总 则1.1 为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，根据国家、省、市档案部门有关档案管理的规定，制定本细则。1.2 档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。1.3 学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一管理。2. 档案管理体制2.1 学校必须建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。2.2 档案人员必须忠于职守，严格遵守保密纪律，具有高中以上文化程度，具有档案专业知识。2.3 档案室由学校领导分管，并纳入主管领导的目标和岗位职责。2.4 各科室应确定兼职档案人员，负责本科室文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。3. 文件材料的形成与归档3.1 学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。3.2 根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。3.3 文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。4. 档案的管理4.1 档案的分类。学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计档案类、声像实物类、教师业务档案九种门类。4.2 档案编目。学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。4.3 档案鉴定。根据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、定期三种，业务档案、科技档案、声像档案、实物档案保管期限为永久和定期两种。档案鉴定工作分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。4.4 档案统计。建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。4.5 档案库房管理。配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。4.5.1 档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。4.5.2 对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。4.5.3 定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。4.6 建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。4.7 档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。5、开发档案信息5.1 在学校内部可实行档案开架阅览。5.2 学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作。5.3 在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。6、附 则6.1 本细则根据工作需要可另行补充。6.2 本细则由上海市延河中学档案室负责解释。6.3 本细则自发布之日起执行。立 卷 归 档 制 度为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。4、归档的文件材料必须是原件。归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔、复写纸、纯蓝及红墨水等书写材料书写，并拆除卷内金属物。7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。9、各类文件材料一般归档一式一份。重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。10、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。档 案 保 管 制 度为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。2. 存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。3. 存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。4. 定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理并向领导报告。6. 档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。7. 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。8. 档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。档 案 库 房 管 理 制 度1. 档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。2、档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。3. 档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。4. 库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。5. 库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。6. 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度1424摄氏度，相对湿度4560之间。档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。7. 对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。档 案 借 阅 制 度为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。1. 学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2. 学校人员查阅档案必须办理登记手续。3. 在借阅档案时，应做到以下几点：（1）. 按规定办理借阅登记手续，定期归还；（2）. 应该爱护档案，不得遗失；（3）.凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。4. 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。5. 档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。7. 调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。8. 档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。9. 外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。10. 利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。档案鉴定、销毁和移交制度为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。1. 档案鉴定1.1 档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。1.2 鉴定小组的任务：负责制定学校档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。2. 确定档案保管期限的原则2.1 对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。2.2 凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。2.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。3. 鉴定工作应定期进行。4. 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。5. 销毁档案程序5.1 对超过保管期限，失去保存价值的档案，鉴定小组可提出销毁意见，列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告的档案应保存。5.2 销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，并在销毁清册上签字。在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。6、 档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。7、 交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。文书档案管理制度为了维护文书档案材料的完整、正确和归档及时，实现文书档案的有效利用，特制定本规定。一、 以年度划分，即从每年1月1日起，至12月31日形成的材料。二、 各部门平时按预立卷要求收集材料，做到资料完整无损，杜绝圆珠笔、铅笔以及使用纯蓝墨水写。三、 每年6月30日前，各部门将收集整理的材料交专管员验收后，再按文书档案的装订要求进行编码装订，移交档案室。四、 档案室专管员必须在次年的6月30日前，将学校各部门的文书档案材料集中整理、上架，并编制各类目录。五、 档案室专管员必须与各部门做好档案移交手续。六、 档案室专管员必须严格执行档案借阅制度。教学档案管理制度为了维护教学档案材料的完整、正确和归档及时，实现教学档案的有效利用，特制定本规定。一、归档范围按档案局下发教育系统教学档案归档范围来收集，学校自主或特色工作可自行选择归档。二、以学年度划分，即从每年9月1日起，至8月31日形成的材料。三、 各部门平时按预立卷要求收集材料，做到资料完整无损，杜绝圆珠笔、铅笔以及使用纯蓝墨水写。四、 每年6月30日前，各部门将收集整理的材料交专管员验收后，再按教学档案的装订要求进行编码装订，移交档案室。五、 档案室专管员必须在每年的6月30日前，将学校各部门的教学档案材料集中整理、上架，并编制各类目录。六、 档案室专管员必须与各部门做好档案移交手续。七、 档案室专管员必须严格执行档案借阅制度。科技档案管理制度为了维护科技档案材料的完整、正确、安全，实现科技档案的有效利用，特制定本规定。七、 凡重要设备须归档的文件材料， 在设备进院时，应严格设备开箱验收制度，验收时，须由总务处、档案、设备使用部门三方到场验收，填写设备开箱验收记录。八、 凡涉及本校基建工程项目，在项目竣工验收时，应提前通知档案室参加。确保项目档案材料的齐全、完整。九、 校档案室负责设备档案、基建档案的监督、指导和检查。科技档案的整理须符合业务建设范围的要求。财会档案管理制度一、 财会档案是本校资金活动的具体反映，是在日常工作（活动）中形成的原始资料，具有备查和保存。二、 归档范围：本校在日常工作中开成的凭证、帐册、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。三、 归档要求：财会档案必须收集齐全、规范整理，每年5月按规定向档案移交前二年的档案，做到集中统一管理。前一年的支委会档案部门备查四、 整理方法：财会档案日常收集，整理按财会有关规范进行，移交档案室的财会档案一般按材料的类别进行整理。然后填写目录和移交清册。声像档案管理制度一、 声像档案是指在本校各项工作（活动）中直接形成的，有保存价值的照片、录音带、录像带等不同载体的记录。加强声像档案管理有得于更好地开发档案信息资源。二、 归档范围：本校召开的各种要会议形成的声像材料，市级区级在本校举办的各种重要活动形成的声像材料，本校党政领导、区级领导、市局领导，人民代表视察、检查和参加本校工作（活动）形成的声像材料，其他具有长期保存的声像材料。三、 归档要求：声像档案必须收集齐全，规范整理，按规定向档案室移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有，归档的声像材料应是原版、原件（照片档案包括照片和底片）。四、 整理方法：一般按（内容、事由）进行分类。照片档案在照片冲洗加工后由摄影者或承办部门整理装入照片档案（每张照片要附上底片）并编写说明（包括事由、时间、地点、人物、摄影者）移交档案室鉴定、编号。录音、录像档案要在每盒（盘）的外套上贴上标签，注明内空、人物，形成日期，带长。声像档案均须填写目录。五、 声像档案的管理：声像档案除了须有关文书档案的保管条件外，还须具有防有害气体，防强磁场条件。六、 声像档案的借阅利用：声像档案的借阅利用手续原则上与其他载体档案相同。档 案 员 岗 位 责 任 制 度1. 热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。2. 及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。3. 制订学校档案工作计划和长远规划。4. 制定各项档案管理制度。5. 负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。6. 参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。7. 做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。8. 认真开展档案利用工作，编