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石油企业电子档案管理策略及相关问题研究 摘 要：基于档案信息为现代企业一种无形资产，以及是企业珍贵资源等实况，提出了强化企业档案资源管理效率的措施。具体是在解析石油企业电子档案管理意义的基础上，阐述石油企业电子档案管理存在的问题，进而提出了应用电子档案的建议，并提出几点强化电子档案管理效率的措施。 关键词：石油企业；档案管理现状；电子档案；管理策略 在科学技术不断发展与进步的时代中，计算机与网络技术被应用到社会各个行业中，电子文件的应用是极为普遍的现象。对石油企业档案信息采用电子文件管理的方式，弥补了传统手工管理中存在的不足，尽管如此电子档案在管理期间还存在一些电子文档明确性性缺乏、电子文档安全性不足等问题。故此积极探究整改与优化措施是极为必要的，本文进行详细解析。 1 石油企业电子档案管理的意义 档案可以被视为一类性质特殊的历史文献，是个体参与各项社会活动时间的初始记录资料。在过去在对档案信息管理的进程中，手工方法的应用，侧重点在于对实物实体的保存与管理。紧扣采集、梳理、上架以及应用等工作程序运行，以档案库房为基点，档案管理人员负责逐一进行手工操作，等同于对企业人力、物力等资源进行管理。在信息化社会中，高端技?g在档案信息管理进程中的应用，推进了各行业文献资料产出进程，劳动效率显著提升但工作周期却明显减缩，档案信息利用效率也有大幅度提升。而上述目标的实现绝非是一蹴而就的，需要石油企业加大对相关设备的引进力度，为档案管理人员配置计算机、扫描仪、打印机、复印机、照相机等现代化电子设备，从而推动电子档案管理工作进程。 2 石油企业中档案管理存在的问题 在互联网时代中，石油企业的档案管理工作有很大改善，逐渐向电子化方向发展，几乎与省特级的标准相匹配。在市场经济体制不断革新的时代中，石油企业职能发生一定变动，档案管理期间存在以下两类问题迫切需要处理： 多数石油企业档案信息只为自身发展服务，且档案资源安全性受到一定威胁。石油企业档案管理的职能具体是指石油开采、原油炼化与成品油营销，在这样的情景中，企业档案管理工作主要为各类原油应用单位与炼化企业服务，那么也就是说企业档案管理的范畴应进一步拓展，囊括石油能源有关企业与广大群众。此外，电子文件多数被存储于互联网平台上，尽管管理人员对其采用了一定的加密措施，但是在黑客以及不法分子的攻击下，计算机设备以及存储器的功能可能会受到干扰，使档案资源的初始性与完整性遭到损坏，安全性必然受到威胁，可能给企业造成不必要的经济损失； （2）主动服务效率较低。当下石油企业电子档案管理基本体现在定期向科研机构呈交生产运营状况解析资料，对外发布企业每次与国际油价对接过程中国内成品油价格数据调整信息，对计算机系统表现出强烈的依赖性，只有在相关软件的协助下才可以有效甄别与利用有关资源。一旦有木马、熊猫等病毒侵袭读取故障问题就会随即衍生出来，这就要求档案管理人员处理好电子档案与纸质档案之间的关系，继承纸质档案优势的基础上，创新发展电子档案，最大限度的提升电子档案管理工作效率，并深度挖掘档案信息资源，强化档案信息的应用价值与效率。 3 强化电子档案管理效率的措施 3.1 做好电子文件的归档工作 确定相关流程、内容与标准是基础。这主要是因为从电子文件产生到归档期间经过了数个个部门，这样数个部门就会以计算机系统为枢纽关联在一起，此时工作内容上存在交叉也是必然的事实， 职责界限模糊化。故此，石油企业电子档案管理工作一定要做好组织管理工作，确保电子文件归档工作程序与有关部门职责的明确化。因为电子文件的形成者或承办者对其内容和电子文件间关联性有更为全面的认识， 所以企业可以任职这类人员负责采集与梳理电子文件，并上交至档案管理部门，从而使电子档案质量得到基础性保障。 归档工作是由文件管理转为档案管理的前提条件，其运行效率与档案管理整体水平相关联，故此建设并执行质量控制措施水必要的。将归档工作整合进有关部门规划与相关人员权责范畴中，按照一定规程进行考评，借此方式确保电子档案产生与归档环节的紧凑性。 3.2 重视电子档案的原始性、真实性管理工作 3.2.1 推行责任机制。这是确保电子档案制作程序运行规范性与流畅性的有效办法，同时也确保了相关人员权责的明确性。例如制作人员应对其制作的档案全权负责，若为合作项目一定要确保参与人员的责任范畴的明确性。通常情况下，参与人员之间工作范畴没有交集，以防错误操作或者有意篡改档案信息事件的出现。 3.2.2 电子文件产生以后确保累积工作开展的时效性，切忌使档案信息资源处于零散化状态中。机关办公活动中产生的公文性电子文件定稿以后内容就不容许有改动。若要对CAD 电子文件内容进行删改，一定要经历层层审批程序。采集与积累信息期间出现的所有变动信息均要归档，并有备录。 3.2.3 构建并落实科学的归档及保管体制。归档之前应对电子档案进行整体性、周密性检查，确保文件信息的全面性、真实性与可靠性；确认归档的电子文件是否是终极版本；电子文件和对应的纸质或其它载体文件的内容之间的统一性。在技术层面上，检查归档电子文件媒介物理环境的安全性，信息读取的精确性等。 3.3 对电子档案采集、梳理、保存以应用等环节进行管理 首先，工作人员掌握并正确应用电子文件的采集与累积手段。电子文件的属性与表现功能与纸质文件存在很大差异性，故此应采用有别于纸质文件的采集方法。例如重视对文件原稿采集工作，最大限度的强化其全面性。此外，电子文件还应和相对应的纸质文件之间构建关联性；刻录两份光盘，这样在计算机系统出现故障的情况下，档案资源也不会遗失。 其次，应以企业发展实况与战略目标为基准选用有效媒介，不管是经由办公自动化 （ OA） 还是辅助设计 （ CAD） 过程，或者借助网络传导而形成的电子文件，存储与下载均需要有某一媒介去辅助。故此，为了提升电子档案管理工作效率，应选择标准性、高性能性、经济性、发展性以及便捷性等优势共存的媒介。例如由OA系统形成的电子档案可选择只读式与一次写入式光盘；对于价值含量相对较高的电子文件，一定要构建纸质文档。 最后，维护电子档案的安全性。与纸质档案相比较，电子档案储存与维护环节繁杂性均极为显著，维护电子档案信息的安全性，是管理人员面对的共性问题。应在以下几方面体现出来：（1）维护电子档案媒介在物理环境中的安全性；（2）确保电子档案在内容逻辑上的精确性；（3）强化对电子档案媒介性能检测与维护力度。 4 结束语 综合全文论述的内容，认识到档案管理对石油企业发展起到的重大作用，同时也掌握了几种提升电子档案管理工作效率的措施：一是做好电子文件的归档工作；二是重视电子档案的原始性、真实性管理工作；三是对电子档案采集、梳理、保存以应用等环节进行管理。档案管理人员在后续工作期间，应不断提升业务能力与职业素养。是电子档案管理效率处于不断提升的态势中，为石油企业可持续发展提供更为优质的服务。 参考文献 杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设J.现代企业，2016，（10）：