公路工程竣工档案实施办法(2008正本).doc

公路工程项目文件材料立卷归档实施办法第一章 总则为规范公路工程项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案内在质量，根据交通部令2004年第3号公路工程竣（交）工验收办法和山东省交通厅鲁交办20035号山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法，结合我局实际，特制定本办法。本办法适用于全市新建、改建和大修工程项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）。公路工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，具有查考利用价值应归档保存的文件材料，均按本办法归档。第二章 公路工程文件材料的收集、整理与组卷公路工程项目档案文件材料由建设单位组织各参建单位根据交通部及山东省交通厅所规定的文件归档范围和编制办法，按文件形成的不同阶段、施工工序先后顺序分别收集、整理、组卷。原件组卷后移交建设单位，各单位形成的文件材料如需保存，由各单位复制归档。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，便于查找利用。一、竣工文件编制要求1、竣工文件应全面正确反映工程实施过程的实际情况。2、项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由建设单位各承办机构负责收集组卷。项目建议书、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告，应分别根据文件材料形成的阶段和内容分类收集、整理、组卷。3、工程设计文件由建设单位负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。4、工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷。路基依路线进行方向，按起讫里程及整桩号整理归档并依次排列，桥涵构造物依路线进行方向单独组卷。开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定（放在首页），按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录（不含工程检验性试验记录）等，按单位工程分别单独组卷（试验台帐放在首页，并将自检、抽检送检试验记录按顺序排列，其中抽检不含监理抽检）。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。收尾工程或后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档。5、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷。监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志（记）以及与有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷。依据性文件如监理规划（或监理大纲）、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付（含变更支付、索赔支付）、合同管理（含价格调整、争端处理、索赔与延期处理等），要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档。没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。6、科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。7、交通安全设施和机电系统项目文件材料由承包单位负责收集和整理。竣工文件是工程实际反映，是工程重要档案。为了做好这项工作，特提出对文字材料、竣工图表、音像资料的编制要求：（一）文字材料1、项目公文的格式必须规范。2、归档文字材料要齐全、完整、准确,布局要美观、整洁、合理，左侧留出15mm的装订线。3、归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止涂改，禁止使用不能长久保存的书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。（二）竣工图表1、竣工图要全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护，以及互通式交叉工程等全部施工实际造型和特征。2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，如有一般性图纸变更及符合划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图应保留原设计图图表的内容，图纸标题栏上应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，并加盖竣工图章。4、竣工图章应使用不褪色的红印泥，竣工图章的内容包括XXXX工程竣工图、编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为80*60mm。图章所盖位置应在图纸右下方，或盖在不压图形和文字的空白处，如当页已满，可盖在图纸的反面左下角（见下图）。（编制单位名称）竣 工 图编制人技术负责人编制日期 监理单位名称监理负责人6cm 8cm 注：图章字体用4号仿宋刻制。5、竣工图章内容要逐项填写，不留空格，技术负责人要严格审核签字。6、 竣工图纸要清晰，按297*420mm(A3)规格左侧装订成册对折入盒，大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297*210mm(A4)规格，图标外露装入盒，按图号由小到大排列。（三）、音像（电子）档案资料1、声像（照片）档案由形成单位收集按时间整理。声像（照片）按照片档案管理规范（GB/T118122002）的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。录像材料要将文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人）贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录。2、电子文件的管理和归档，按CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/1767811999）办理。（四）、其他交工申请，施工总结、监理总结单独交业主装订成册。二、档案案卷编制及质量要求案卷是由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。（一）、案卷封面的编制1、档号，填写档案分类号和案卷顺序号本档号实行六级类目。一级类目采用两个汉字拼音字母表示；二级、三级统一采用阿拉伯数字表示。既先用汉语拼音表示一级类目，字母后第一位数字表示二级类目，圆点表示类级，圆点后的数字为三级类目，其它类目依次类推。如：GL51S10341，2，3，n（4号宋体字）GL：一级类目公路代号5：二级类目公路工程 1：三级类目道路S103：四级类目省道路线代码4：五级类目依据八大类排序1，2，3n：案卷顺序号2、档案馆号，暂不填写3、案卷题名，主要包括工程项目的名称、起讫桩号、单位工程名称及文件名称。案卷题名应简明扼要、准确揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名从左至右排列首行空二个字，按段落式填写。4、编制单位，指案卷形成单位。5、编制日期，指案卷形成日期。6、保管期限，填写规定的保管期限。7、密级，暂不填写。8、卷脊，填写档号和案卷题名，并与案卷封面对应内容保持一致。档号用四号加粗宋体，分二行横排打印，第一行是分类号到四级类目，第二行是五级类目和五级类目案卷顺序号。案卷题名从右至左竖行排列，首行空二个字，按段落式填写。根据卷脊的厚度用3号或4号加粗宋体字打印。桩号打印要横排，字头向右。案卷封面、卷脊内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应的位置。案卷封面所填各项内容，各编制单位先以铅笔填写，待验收合格后，由编制单位按上述内容填写。（二）、卷内文件目录的编制1、件号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录不编页码）。2、文号：填写文件材料的原始编号或图号。3、责任者：填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者，可采用通用的标准简称。4、文件题名：填写文件材料标题的全称，如没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟题名，并用 括起来。填写时开头空格二个字，以段落式填写，横格内不能超过三行字。5、日期：填写编制科技文件材料的年、月、日。填写时可省略“年、月、日”字样，如：“20061026”。6、页数：填写每份文件材料的总页数。如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份文件材料填写该文件的首页次至末页的页次。如是一件文件为一卷填写文件，标注文件起止页号。页号用铅笔编写在文件的右下角。双面书写的文件材料的页号，正面在右下角、反面在左下角编写。7、备注：留作对卷内文件变化时作说明用（如有与科技材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此栏标注具体载体的档号）。 卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，独立存放。（三）、卷内备考表的编制1、卷内备考表，排列在卷内文件材料的尾页之后，印刷在卷盒内右侧。其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。总页数要求填写卷内文件件数的页数总和。2、立卷人：由档案整理组卷人签名。3、审核人：由组卷单位技术负责人或审核人签名。4、立卷时间：填写完成立卷的日期。5、审核时间：审核案卷完成的日期。借阅守则印刷在卷盒内左侧。（四）、档号章档号章内容包括分类号、案卷号、件号和页数（见下图），填写时用4号仿宋体。 6cm档 号2cm件 号页 数档号章盖在每份文件首面的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置。（五）、装订案卷内文件采用三孔一线（白色档案专用线）方法装订，天、地各距50mm，装订线距左纸边15mm。装订前必须去掉金属物。文件材料装订边和下边一定要取齐；横表格的文件材料，应把表头向左装订。对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖档号章，并按图号由小到大排列。施工过程中形成的文件资料，可分件装订，每件厚度约20mm左右。档案盒、卷内表格的规格档案盒规格为：（山东省交通厅监制）310*220*40mm（20mm、30mm、50mm）案卷目录、卷内目录、档案移交表等统一规格为：210*297mm（A4）。（六）、案卷质量标准：1、归档文件，齐全完整；2、分类清楚，保持联系；3、题名确切，容易查找；4、卷内排列，系统条理；5、保管期限准确；6、案卷装订整齐美观；7、声像资料清楚清晰。三、照片档案的编制与归档要求：照片档案按照片档案管理规范（GB/T 118122002）的要求归档。1、照片档案的整理要求：（1）底片、照片、文字说明齐全完整。（2）文字材料与图像材料相符。（3）编制照片档案总说明、案卷目录。2、文字说明的编写：文字说明应用简洁的语言概括出照片档案反映的内容。一般包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。编写文字说明应综合运用六个要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字简洁、语言通顺，一般不超过200字，并用阿拉伯数字表示时间。说明部分包括：事 由：指照片影像所反映事件、事物的情由；时 间：指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间，用阿拉伯数字表示；地 点： 指被摄物所在的具体地点；人 物： 指照片影像上的主要人物、姓名、身份；背 景： 指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者： 指照片的拍摄单位或拍摄人。总说明：一组（若干张）联系密切的照片的说明。 数码相机拍摄照片，则按电子文件归档与管理规范（GB/T 17678.11999）的要求归档，保存底片要求刻录光盘，光盘正面要贴标签表明：责任者、设置时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人及其技术环境等项目，保管期限可根据文件材料中相关的内容确定。归档前应由文件形成单位对其真实相、完整性和有效性进行检验。第三章 公路工程档案的排序、移交和保管一、案卷内文件材料的排列1、案卷内的材料，横向上按路线统一的里程桩号，由小到大排列；纵向上按工程的结构，施工程序由下至上排列；2、管理性科技文件材料以本单位形成的文件为主进行归档。按问题、时间或重要程度排列；3、项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列；4、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装和运行维修等顺序排列；5、房建项目按依据性文件、地质勘查报告、工程设计、各专业施工文件与图纸(含土建、机电安装、电梯、消防等)依次排列；6、科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；7、建筑材料出厂合格证明及各种试验报告单，按内容排列；8、案卷内材料排列要求文字材料在前，图样在后；9、竣工图按里程、图号排列。二、竣工文件材料的交接1、公路工程建设单位各承包机构和公路工程的承包单位在项目完成时，应按本办法附件一要求收集整理。在工程项目竣工验收两个月内，向建设单位移交经系统整理和通过验收的全部档案，并由公路建设单位向使用单位办理档案移交手续。2、公路工程项目建设单位负责按照立项审批、设计施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部案卷进行系统整理和排列，并编写科技档案归档目录（见附件）；档案交接目录（见附件）。3、文件材料移交归档时，要填写公路工程竣工档案审查意见表、工程档案移交清册（具体式样见附件）。经审查合格后，经交、接、监理三方签字盖章后方可接收归档。科技档案总目录及照片档案应刻制光盘一同移交局档案室。三、公路工程档案的保管1、工程档案要有档案库房和专人管理，并定期检查和记录，达到档案管理的“九防”要求。声像档案要防磁、防有害气体。2、档案库房的温度基本上控制在14-24，相对湿度基本上控制在45-60%。3、对档案室库存档案应经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序 号归 档 文 件编制单位保管期限一可行性研究（GL51*1-*）1项目建议书及批复建设单位永久2工程可行性研究报告及批复建设单位永久3项目评估意见建设单位永久4环境评价报告书及批复建设单位永久5地质灾害评价及批复建设单位永久6压矿报告及批复建设单位永久7水土保持批准文件建设单位永久8文物调查、保护等文件建设单位永久二设计文件（GL51*2-*）1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩说明建设单位永久或长期2水文、气象等其它设计基础材料建设单位永久3总体规划设计建设单位永久4审批的各阶段设计及有关文件建设单位永久5公路用地图建设单位永久三工程管理文件（GL51*3-*）1征用土地批准文件及红线图建设单位永久2公路建设用地呈报表建设单位永久3征地数量明细表建设单位永久4征地拆迁合同、协议、补偿协议书及土地证建设单位永久公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件编制单位保管期限5承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、定标及招标会议纪要、租赁文件建设单位永久6技术规范的补充文件和修改文件建设单位长期7施工执照（施工许可证）建设单位、施工单位永久8环保、劳动安全卫生、机电、房建、消防、规划、工程交工等验收文件建设单位永久9电、暖、煤气等供应协议书建设单位永久10工程简介及工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产价值）建设、施工单位永久11工程管理过程中形成的声像档案建设单位永久（1）国家、部级领导人视察公路工程建设单位永久（2）省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程建设单位永久（3）招投标仪式及工程项目重要会议声像材料建设单位永久四施工文件（GL51*4-*）1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工单位永久或长期2施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要及有关进度计划文件施工单位永久3分项工程开工申请单及附件施工单位永久4施工管理制度施工单位永久5施工质量控制往来文件施工单位永久6原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告施工单位长期7原材料试验报告施工单位长期8设计变更（变更文件、图纸等）、工程更改洽商单材料代用审批手续施工单位永久9施工原始资料施工单位长期公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件编制单位保管期限（I）路基工程 施工单位长期地表处理资料；不良地质处理方案、施工资料、检测资料；分层压实资料；路基检测、验收资料；分段资料汇总。施工单位长期（2）构造物及防护工程施工单位长期基坑干挖、处理试验，检测资料；各工序施工记录、检测、试验资料；成品检测资料；砂浆(砼)强度试验。施工单位长期（3）小桥工程施工单位长期基坑处理、检查记录；基础处理、检查、试验记录；各分项施工检查、施工、试验记录；质量检查记录施工单位长期（4）排水工程施工单位长期各工序施工、检测记录；砂浆、砼强度试验资料；成品检查记录；分段质量检测资料汇总。施工单位长期（5）涵洞工程施工单位长期基坑开挖、处理记录；各工序施工、检查记录资料； 砂浆、砼试验资料；成品检查资料。 施工单位长期()路面工程施工单位长期压实度检测资料；强度检测、试验资料；材料配合比检测、试验资料；各工序施工检测记录检查资料汇总。施工单位长期()桥梁工程施工单位长期基坑开挖、处理施工记录、检查资料；基础施工检查资料，桩基检测资料；现浇构件施工、检测、试验资料；预制构件施工、检验资料；预应力张拉、压浆检查资料；外购件检查记录；按施工工序各中间环节检查记录；砼、砂浆强度试验资料；各部位检查、验收资料；引道工程、防护工程施工、检测、试验资料。施工单位长期（IV）隧道工程施工单位长期洞身工挖施工、检查资料；衬砌施工、检验资料；隧道路面工程施工、检查记录；照明、通风、消防设施施工、检查记录；洞口施工检查记录；各种附属设施检验施工记录；各环节工序检查、验收资料；隧道衬砌厚度、砼强度检验资料。施工单位长期公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件编制单位保管期限(V)交通安全设施施工单位长期各种标志牌制作安装检查记录；标线检查资料、施工记录；防撞护拦、隔离栅及附属设施施工、检查资料；照明系统施工、检测资料；各中间环节检测资料；成品检测资料。施工单位长期()收费站等房建施工资料 施工单位长期房建施工资料应按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。施工单位长期()收费、监控、通讯系统施工单位长期收费、监控、通讯系统施工、检测、验收资料应按有关行业标准整理汇总施工单位长期() 绿化工程等施工资料施工单位长期10施工安全、环境保护与廉政建设资料 施工单位长期安全生产的有关文件 ；安全事故的调查处理文件；环境保护有关文件；廉政建设资料。施工单位长期11试验材料汇总表施工单位长期12中间检验报验单及试验资料施工单位长期试验抽检原始记录（按日期装订）；混凝土、砂浆配合试验报告；土工试验报告；路面结构层配合比设计报告施工单位长期13隐蔽工程验收记录施工单位永久14工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告施工单位长期15单位工程、分项、分部质量检验评定报告施工单位永久16机电设备、监控设备安装成品合格证、专项检测及调试纪录施工单位长期17缺陷责任期资料施工单位长期18施工原始记录 施工单位长期公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件编制单位保管期限施工日志；天气、温度及自然灾害记录；测量原始记录；各工序施工原始记录(末汇入施工质量控制文件的部分)会议记录、纪要；其它原始记录施工单位长期19工程施工声像资料施工单位永久或长期五监理文件（GL51*5-*）1监理规划、监理实施细则监理单位长期2合同管理文件监理单位长期施工单位办理保险的有关文件；延期索赔申请；分包资质资料；延期和索赔的批准文件；价格调整申请及批准文件。监理单位长期3计划进度管理文件监理单位长期进度计划审批、检查、调整的有关文件；工程开工/复工令及工程暂停令；分项工程开工申请的批复监理单位永久4监理管理文件监理单位长期5工程质量控制文件、监理抽检资料监理单位长期6工程计量支付及监理服务费支付文件监理单位长期7监理通知监理单位长期8工程变更文件（变更文件、图纸及备忘录等）监理单位永久9施工质量检验分析（试验检测资料）监理单位长期（）试验室管理规章制度（包括临时资质申请及批复、试验台帐、仪器台帐、仪器使用记录、操作规程）监理单位长期（）材料试验、检测资料监理单位长期试验抽检原始记录（按日期装订）；各种原材料试验报告；混凝土、砂浆配合比试验报告；外购成品、半成品抽检、试验资料；土工试验报告；路面结构层配合比设计报告；外购材料（产品）合格证书及检验报告、质量鉴定报告；机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试纪录监理单