会计电算化课件--二、系统管理.ppt

第二章 系统管理 杨潇琼 经贸旅游系 基本流程 一、系统管理概述 l概念： 系统管理是一个对用友软件多个功能 系统的操作进行集中管理的控制平台，它 便于随时掌握企业的信息状态。 使用对象：系统管理员或账套主管 系统管理的功能 账套管理 账套中年度账统一管理 对操作员及其权限的统一管理 备份和恢复账套数据 1、账套管理 l每一个企业（每一个独立核算部门） 的数据在系统内体现为一个账套。即 每个独立核算单位建立一个账套。 l系统最多可以建立999个账套。 l账套管理包括账套的建立、修改、引 入和输出。 2、年度账管理 l用户不仅可以建立多个账套，而且每 个账套中还可以存放不同年度的会计 数据。 l年度账管理包括年度账的建立、清空 、引入、输出和结转上年数据。 3、操作员及其权限管理 l一方面可以避免与业务无关的人进入 系统 l另一方面可以对系统所含的各个子系 统的操作进行协调，以保证各负其责 ，流程顺畅。 l两个内容： a. 设定系统各模块的操作员 b. 为操作员分配一定的功能权限 权限 l功能权限：能做什么的问题，如增加销售 订单； l数据权限：能在哪里干什么的问题。如限 定销售员李磊只能查看和管理自己辖区的 客户，而无权查阅企业所有的客户；数据 录入员孟凡参照客户时只能看到客户编码 、客户名称几项基本内容，不能看到客户 联系人、信用情况等信息。 l金额权限：采购订单的金额审核额度、科 目的制单金额额度 某公司有北京销售部、上海销售部和广州销售部三个销售部， 现在需要定义几种角色： 销售总监 - 能察看所有销售部的销售订单； 北京销售经理 - 只能察看北京销售部的所有销售订单； 上海销售经理 - 只能察看上海销售部的所有销售订单； 广州销售经理 - 只能察看广州销售部的所有销售订单； 上述角色的定义如下： - 角色名称 功能 数据类型 数据对象 - 销售总监 察看销售订单 北京销售经理 察看销售订单 部门 北京 上海销售经理 察看销售订单 部门 上海 广州销售经理 察看销售订单 部门 广州 - 4、备份和恢复账套数据 l账套备份：即账套输出，指将企业财 务数据备份出来存储到不同介质上。 l账套恢复：即账套引入，指将存储于 其他介质的账套数据引入系统中。 二、系统管理启动注册 l要建立本单位的核算账套，首先应运行系 统服务下的系统管理。 l系统允许两种身份注册进入：系统管理员 、账套主管 l系统管理员：账套的建立、引入、输出， 设置用户、角色和权限，设置备份计划， 监控系统运行过程，清除异常任务等。 l账套主管：账套的修改,创建、清空、引入 、输出年度账，完成各子系统的年末结转 ，该账套操作员权限的设置。 1、第一次需以系统管理员身份注册 2、修改密码 注意 l一定要牢记设置的系统管理员密码， 否则无法以系统管理员的身份进入系 统管理，也就不能执行账套数据的引 入和输出。 l考虑实际教学环境，建议不要设置系 统管理员密码。 3、系统管理界面 4、增加用户（操作员） 注意 l只有系统管理员才有权限设置角色和用 户。 l 用户（操作员）编号在系统中必须惟 一，即使是不同的账套，操作员编号也 不能重复。设置操作员口令时，为保密 起见，输入的口令字以“*”号在屏幕 上显示。所设置的操作员一旦被引用， 便不能被修改和删除。 三、账套建立 创建账套 l已存账套：系统将己存在的账套以下拉列表框的 形式显示，用户只能查看，不能输入或修改。 l账套号：3位，可使用系统默认，也可修改，取值 范围：001-999，新建账套号与已有账套号不得相 同 。 l账套名称：输入企业名称。 l账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置 , 系统默认的路径为 C:U8SOFTAdmin, 用户 可以人工更改。 l启用会计期：必须输入新建账套的被启用日期。 系统默认为计算机的系统日期。启用会计期不能 在机内系统日期之后。 输入单位信息 l单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全 称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业 的简称。 l单位简称：用户单位的简称，必须输入。 l其他栏目都属于任选项 , 参照实验资料输入即可 。 l输入完成后，单击“下一步”按钮，进行核算类 型设置。 l企业类型：用户必须从下拉列表框中选择 输入。系统提供了工业、商业两种类型。 l选择工业模式，则系统不能处理受托代销 业务；如果选择商业模式，委托代销和受 托代销都能处理。本例选择“工业”模式 。 l按行业性质预置科目：如果用户希望预置 所属行业的标准一级科目，则选中该复选 框，本例选择“按行业性质预置科目”输 入完成后，单击“下一步”按钮，进行基 础信息设置。 基础信息设置 l如果单位的存货、客户、供应商相对较多 ，可以对他们进行分类核算。 l如果此时不能确定是否进行分类核算，也 可以建账完成后，由账套主管在“修改账 套” 功能中设置分类核算。 确定分类编码方案 注意： l单击黄色框中的数字对各类编码方案进行修改， 其中“科目编码级次”框中的第一级编码长度为 “4”不得更改； l设置的编码方案不能超过最大级数； l若需要删除级长，须从最末一级开始删除； l在建立账套时，设置存货（客户、供应商）不需 分类，此时便不能进行存货分类（客户分类、供 应商分类）的编码方案设置； l如此时按系统默认分类，在建账完毕后，在“企业 门户-基础信息-基本信息”中根据企业实际情况进 行修改。 l此编码方案使用后不能更改。若更改，必须将相 应的档案数据删除。 l数据精度是指定义数据的小数位数，如果需要进 行数量核算，需要认真填写该项。 l进行存货数量小数位、存货单价小数位、开票单 位小数位、件数小数位、换算率小数位的定义， 本例中均采用默认设置，将其定义为2位； l点击确定按钮，屏幕提示“创建账套云南 大地自控股份有限公司：001成功”，至此 ，完成云南大地自控股份有限公司新建账套的工 作。 数据精度定义 退出系统 l单击工具栏上的“退出”按钮，返回系统 管理。 l另外分类编码方案、数据精度、系统启用 项目可以由账套主管在“企业门户”“基 础信息”“基本信息”中进行修改。 操作员权限设置 双击 四、账套修改 l账套设置完毕后，如果需要更改或补充账套信息 ，那么可以通过修改账套功能来完成。 l操作步骤如下： l注册 在 系统菜单中单击注册 ；屏幕显示系统管 理员登录对话框； 在“管理员”框中，选择01 ； 输入正确密码后, 系统管理员登录对话框变为 下图所示的账套主管登录对话框； 五、账套引入、输出及删除 l引入或输出账套实际上分别是对账套数 据的恢复或备份功能。通过这一功能可 恢复或保存该账套的数据； l引入或输出