干部人事档案工作培训参考资料

干部人事档案业务培训参考资料 干部人事档案的保管与保护 档案是我们各项工作和社会实践活动的原始记录，是维 护历史真实面貌的可靠依据。 档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、 科学、文化等社会活动中直接形成的文字、图表、声像等形 态的历史记录。每一个单位、每一个人都有属于自己的历史， 干部人事档案就是干部个人的历史，它是一项专门的档案， 记录着干部学习、工作、晋级、晋升、提拔、奖惩、工资、 政治面貌等的真实记录，是不可再生资源，因此，档案的保 管与保护工作非常重要。 干部人事档案工作包括：档案的收集、档案的整理、档 案的鉴定、档案的保管、档案的统计、档案的检索及档案的 提供利用等。 干部人事档案室主要职能是：对本部门及本部门所管干 部的档案资料的收集、整理、保管，保证归档的材料完整、 齐全，分块统一管理，维护档案的真实性，积极提供有效利 用，为本单位人事工作服务。 一、干部人事档案库房建设 2 （一） 、干部人事档案库房的选择 应选择防热、防潮 （防水） 、防火、防盗、远离危险建筑（如易燃、易爆物品 仓库） ，与一般建筑之间也应保持一定距离，具有消防通道 的办公楼及房间。 （二） 、干部人事档案库房基础设施和设备建设 档案 库房应具备坚固的铁门、铁窗（窗户应尽可能少而小，双层 玻璃纱窗，要严密、坚固，便于开启，便于密闭，并有遮阳 设施） 、深色布料厚窗帘，单独的电源开关、白炽灯、吸尘 器、去湿机、空调，密集架或铁皮柜、温湿度计、灭火器、 消防栓、防虫剂等。 二、干部人事档案的保管与保护 档案的保管，就是保护档案的完整与安全、最大限度地 延长档案的寿命的一项工作。 （一） 、档案保管工作的要求 档案形成以后，随着时间的推移和不断地提供利用，使 其总是处于一种渐进的损毁过程之中。因此，为了延缓这种 损毁的过程，干部人事档案工作人员必须加强档案业务知识 的学习，强化依法治档的意识，加强对档案的保管和保护。 维护档案的完整与安全是干部人事档案保管工作的中心任务， 它的基本任务是：防治档案的损坏，延长档案的寿命，维护 档案的安全。档案保管的基本要求：一是以防为主、防治结 3 合。 “防”是指防止档案丢失，防止档案摆放混乱，防止人 为或自然对档案的损坏；“治”是指对破损档案进行修补， 进行复制。在档案保管工作中， “防”是主导， “治”是补， 两者互为促进、相辅相成。二是立足长远，保证当前。就是 既不能片面地强调保护档案而不考虑利用的方便，又不能只 顾一时的利用而不顾及档案的保护。档案的保管工作既要立 足长远利用的需要，又要保证当前利用的方便。 （二） 、档案库房管理 1、档案库房的温湿度 根据国家有关规定，纸质档案保管的适宜温度为温度 14-24，最适宜温度为 15-20，冬季不低于 14，夏季不 超过 24，相对湿度为 45-60%，一昼夜丸许温度为2、 湿度为5% ；声像档案温度为 20-25，湿度为 50-60%；库 房温度过高（超过 30）或湿度过大（超过相对湿度 70%） ， 都会给档案保护带来不利影响，使纸张变黄变脆、字迹退色、 扩散，也会加速档案害虫和各种霉菌的繁殖速度，降低纸张 强度，影响档案寿命；同时，如果库房湿度过低（干燥） ， 也会使档案纸张失去正常含水量，使纸张老化。因此，及时 调节档案库房不适宜的温湿度，使库房始终保持适宜的温湿 度，是档案保管的一项重要工作。 2、档案库房温湿度调节 4 我们在管理库房工作中，要根据库内温湿度的变化规律， 采取一定的设备和技术方法，将库内不适宜的温湿度调节为 较适宜的温湿度。几种简便易行的方法是：降温、升温、减 湿、加湿、 。 降温 一是机械通风，即在库房外窗户上安装排风 扇，靠风扇的机械力量将库内不适宜的高温空气排出；二是 自然通风，当库内温度高于库外时打开库房门窗，使库内外 空气流通，达到降温目的；三是在库内湿度不大的情况下， 少许释放冷水，在一定程度上也可减缓库内温度过高的现象。 四是库房内安装有空调设备的，可打开空调调试冷风进行降 温。 升温 库房内安装有空调的，可打开空调调试热 风进行升温。 减湿 一是自然通风减湿，即当库内的绝对湿度 大于库外绝对湿度时，将库房门窗打开，及时观察库内绝对 湿度变化情况，当库内绝对湿度下降到一定程度时，即关闭 门窗，达到降低库内湿度目的；二是利用除湿机吸取库房空 气中的水分，达到降低库房内湿度的目的。三是在库房内放 置吸潮剂，如氯化钙、木炭等 加湿 一是靠水表面自然蒸发加湿，如在库内设 置敞口盛水容器，向地面直接洒水等；二是使用超声波加湿 5 器加湿。 3、档案“八防”要求及措施 根据国家有关规定，档案库房“八防”的要求是：防火、 防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。 根据上述要求，在加强档案库房管理过程中应做到： （1）库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，库房 电器线路禁用明线；安装库房单独电源开关，并做到离开库 房拉闸关灯。在日常保管中要放置干粉灭火器。 （2）库房应有防盗措施，采取铁门、防盗门、铁窗、 安装报警装置。 （3）湿度较大库房应配备去湿机及放置吸潮剂。 （4）档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直接射入库 内，同时库房照明装置应使白炽灯为宜，避免日光灯中紫外 线对档案纸张的破坏。 （5）为防止档案库发生鼠害，库房应定期检查并投放 灭鼠药。 （6）档案柜架应经常放置防虫药，以防档案害虫破坏 档案。 （7）为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗， 同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。 （8）密闭档案门窗避免档案遭受有害气体侵害。 6 （三） 、档案的字迹材料与档案的包装材料 整理档案一律选用碳素墨水，包装档案装具一律采用酸 碱度和设计规范符合国家标准的卷皮或卷盒。 三、干部人事档案制度建设 在干部人事档案工作中，建设干部人事档案制度长效机 制是搞好干部人事档案工作的关键，因此，要求干部人事档 案员必须严格按照制度办事。干部人事档案工作制度建设有： 档案人员岗位责任制度、收集整理制度、查阅档案须知、档 案安全保卫制度、档案保密制度、档案保管制度、档案统计 和利用制度等。 四、干部人事档案提供利用 提供利用档案是为党和国家各项事业服务的工作，称为 档案利用工作。而干部人事档案的利用工作有它一定的局限 性和保密性。在干部人事档案的利用工作中一定要按照上级 和本部门对干部人事档案利用工作的有关规定进行提供利用， 干部人事档案人员务必严格遵章办事，认真做好接待、借查 阅登记、检查归还档案是否完好、档案利用效果登记等工作， 切实做好档案提供利用。 五、干部人事干部队伍建设 1、干部人事档案人员要自觉遵守档案法 、 档案法 实施办法 贵州省档案条例及人事档案的规章制度。 7 2、干部人事档案人员要具备特有的档案职业道德和素 养，任何人不能有损毁档案、肆意涂改档案、伪造和窜改档 案、防失泄密等违法行为的发生。档案工作者应从以下几个 方面进行职业道德修养： （1） 、坚持四项基本原则，