如何编制岗位说明书

* 1 大家好！ 会议开始后请关掉手机或调 整到振动。 谢谢合作！ * 2 如何编制岗位说明书如何编制岗位说明书 * 3 我们为什么需要岗位说明书 岗位说明书是现代企业人力资源管理三 大基础管理体系之一。和绩效、薪酬俗 称 HR的三驾马车。 企业的组织架构为了适应市场经济的不 断发展和企业目标战略的不断调整，需 要进行相应的调整。 岗位是承载企业完成企业目标的最基本 的工作单元。 * 4 我们为什么需要岗位说明书？ 现实工作中职责不清、推诿扯皮、人浮于事， 好事万人争，责任无人担。有活千方百计绕， 没活家常理短的唠。出了差错找 “羔羊 ”，有利 了就想办法捞。 好像事情都有人做，实际上比较浑沌。本来应 该是自己干的，却觉得干的挺委屈。 现实工作中许多工作效率、工作结果、管理水 平等问题都和职责、权限、工作标准不清有关 系。 这些现象与没有岗位说明书或岗位说明书的不 完善，不具有可操作性和指导性有很大影响 * 5 岗位说明书是管理工具 态度是想不想干的问题。 岗位说明书是告诉你哪些是你应该干的？你应 该怎么干，干到什么程度 ?我们需要什么样的 人来干。 是任职者和管理者了解岗位信息的重要工具。 让想干的人知道怎么干，不想干的人找不到理 由。 岗位说明书是公司与员工之间的一份契约。 * 6 岗位说明书对企业有何帮助 有助于发现职责交叉、空白或模糊不清 的现象。 有助于企业招聘、培训、员工能力的提 升。 有助于上级了解下属的工作任务，理解 自己的管理职责和权限。从而能有效地 管理。 有助于新的任职者尽快熟悉岗位工作， 避免岗位职责因人而异的情况出现。 * 7 企业战略规划的清晰 流程的优化与设计 人力资源的规划 薪酬管理体系 年度经营计划组织架构设计与优化 能力、胜任力评估 任务 /目标的确定岗位说明书 人员配置 绩效管理体系岗位评估 培训体系 * 8 岗位说明书如何编写？ 岗位说明书分四部分 1、岗位基本信息 2、职位概述 3、职责任务与权力 4、任职资格 * 9 岗位基本信息 岗位名称 人力资源部部长 岗位编号 岗位等级 所属部门 人力资源部 直接上级 直接下级人数 10人 写全称，并在 岗位名称前冠 以所属部门 用计算机软件时 特别有用 反映岗位层级 关系 表格格式 * 10 职位概述 三段论：职位存在的依据、主要工作内容、目 的和理由。 举例： 根据公司年度经营总目标和公司对采购、物资 管理的要求 ， 负责本部门的规章制度建设，目 标计划管理并监督实施，参与商务洽谈，审核 票据及合同，控制部门费用，加强属员管理 。 确保部门及公司的生产经营目标实现 。 * 11 职责任务与权力 职责： 一类或一系列工作的概述性描述 工作任务 ：为了完成职责而进行的一个个具体 工作 工作衡量标准： 描述这一工作任务完成到什么 程度才算合格。 责任： 在这个工作任务中所应承担的责任 权力： 在这一工作中拥有的权力。 见 常用动词 表和 表格格式 * 12 任职资格 任职资格 :为了保证良好的岗位工作绩效 而对任职者提出的一系列最低任职条件 学历、专业、职业资格、职称 经验、知识、技能 培训要求 * 13 目的 解决什么问题？ 1. 规范各岗位工作内容 -职责与任务 2. 指导招聘与培训 -任职资格 3. 提取绩效考核信息 -工作衡量标准 4. 界定责任与权限 -责任、权力 表格格式 * 14 谁负责制定职位说明书？谁负责制定职位说明书？ 任职者的直接上级主管负责制定其下属的职位 说明书，是第一责任人。 l 通过讨论的形式，使主管和下属对职位说明书 的内容达成一致 人力资源部组织、协调，规范格式和用语。培 训、指导。 * 15 如何做？ 格式标准化 用语规范化 重点：职责与任务 简单适用、可操作 撰写草稿 初稿审核 修改与确认完成 上下级确认签字 成立起草小组 规范格式用语 * 16 职责描述注意事项 1、职责描述一般模式： “表述权限或参与 方式的动词 ”+“需要完成的工作或动词所 指向的对象 ”+职责目标（可选项） 举例： 审核 职员绩效考核结果， 确保正 确性。 * 17 职责描述注意事项 2、需要不同岗位共同参与才能完成的工作，因 岗位责任和权限的不同， “表述权限和参与方 式的动词 ”应当尽可能的准确。 岗位 动词 对象 总帐会计 编制 公司年度财务报 告财务部经理 审核 公司经理 批准 * 18 职责描述注意事项 3、描述准确： 不能模棱两可、似是而非 特别注意那些需要由多个岗位协作才能 完成的工作，本岗位只是参与其中一部 分的工作，更要描述清楚。 4、格式： 字体、表格间距、表格样式要 统一。 5、内容： 用词规范、不要使用缩略语、 简称、随意省略。 * 19 职责描述注意事项 6、描述全面： 不能遗漏。 特别是周期比较长的工作，半年或一年 才发生一次的，不要遗漏。 不要只注意业务类职责，忽略了管理类 职责。 岗位变化时要及时更新。 * 20 职责描述注意事项 7、无重复： 岗位职责描述要有条理，不 要重复。 这一条需要任职者的上级在审核时仔细 把关。 临时性、一次性、工作量大的工作最好 也要把职责界定清楚。 * 21 职责描述注意事项 8、 同一部门内的各岗位，其职责之间需要衔接 的地方，应描述清各岗位边界职责。 9、 由多个部门协同完成的工作，其各个环节应 分解到不同部门的不同岗位，权限要界定清 楚。 10、 不同部门的类似岗位，应避免出现相同或类 似职责由于处在不同部门而描述不一致。 * 22 岗位职责的逻辑性 是为了岗位任职者对自己的职责更加清 晰。 1、将同一类的职责排列在一起，有助于 任职者全面了解各项工作 举例 :行政秘书。可以分接待类、文件处 理类、会议安排类。 * 23 岗位职责的逻辑性 一般是将与业务相关的职责归为一类， 将与管理相关的职责归为一类。 “表述权限和参与方式的动词 ”一般分为 五种行为：决策行为、管理行为、思考 行为、参谋行为、业务行为。 批准 5万元以下的单项某种物料的采购 检查各车间生产调度令的执行情况 办理符合法定退休人员退休手续事宜 * 24 岗位职责的逻辑性 2、带有流程性的工作，按照流程或时间或 体系的先后顺序进行排列。 举例：培训主管职责与任务 制定年度培训计划 组织实施培训计划 评估与反馈培训效果 开发培训课程 建立培训师队伍编制年度培训预算 培训制度与体系的建立与完善 * 25 岗位职责的逻辑性 3、对于非流程性工作，根据各职责分类 在整个工作中的地位、作用或相互关系 进行排列。 比如：重要性、工作对象 * 26 休息休息 一会儿吧一会儿吧 * 27 管理人员职责与任务的描述 高中低层管理人员的管理职责容易被忽 略，往往比较关注业务类职责。 越往高层管理职责越重要，要避免把管 理人员尤其是中基层当成 “大业务员 ”来 使用。 中基层管理人员由于缺乏培训和要求， 没有完成向管理者的角色转变。 * 28 管理人员职责与任务的描述 中基层管理人员以下这些管理职责必 须体现在说明书中： 1、计划与总结 制定部门工作计划和行动方案，并 组织实施。 按时完成部门工作总结 组织召集部门相关管理会议。 * 29 管理人员职责与任务的描述 2、制度与流程 组织贯彻公司相关制度与流程，并 指导、监督在本部门的执行。 依据公司相关制度与流程，组织编 制本部门的相应各项管理制度与流程， 并检查、监督执行情况。 * 30 管理人员职责与任务的描述 3、人力资源管理 指导、监督本部门所属员工日常工作。 合理、公正分配本部门员工薪酬。 监督、辅导所属员工绩效完成过程。 制定本部门所属员工绩效考核方案。 培训本部门所属员工技能。 * 31 管理人员职责与任务的描述 4、财务管理 根据公司预算，编制本部门的预算 ，并组织预算的实施。 审核权限范围内的部门各项费用支 出。 * 32 管理人员职责与任务的描述 对高层管理人员而言，除了上述管理职责 外，以下管理职责必须体现在岗位说明书中： 战略的制定与实施 关于公司制度与流程的建议 企业文化的建立与推动 公司人力资源管理体系的建设与人力资源 素质的提升。 * 33 职责与权力 对于职责与权力来说，编制岗位说明书与流程 的建立、梳理是一个问题的两个方面。因此要 共同考虑、统筹规划。 岗位的职责与权限在流程中要能找到自己的位 置。否则，就成了无法操作的孤立要求。 岗位说明书中的职责与权限很难将多个岗位的 工作流程界定清，而工作流程不清晰，明确、 合理，则岗位说明书中的职责与权力很容易出 现权限重复、越权、弃权的现象。 * 34 权限划分 同一项工作在分配各岗位权限时，为了避免矛 盾、不清晰和遗漏，可以先做出表格列明权限 再列入岗位说明书。如： 建议 /提案权 执行权 审核权 审批权 工资分配方 案的确定 车间、部门 主管 车间、部门 主管 人力资源部 部长 公司经理 5万元以内 的物资采购 物流管理部 部长 物流管理部 部长 公司分管副 经理 公司经理 * 35 岗位任职资格条件 教育背景 学历： 受教育程度与综合素质总体看呈正相关 关系。 初中、高中、中专、大专、本科、硕士 根据岗位的性质确定最符合的学历。不追求高 学历，以免对选拔合适人才带来负面影响。 专业： 对口或相关专业，对高层和基层要求可 以低一些，对技术类尽量专业要准确。 * 36 岗位任职资格条件 职业资格： 随着社会对职业人的关注程 度和国家对职业资格认证的规范，对职 业资格的要求是一个方向。它是任职上 岗的基本要求。 职称： 虽然有淡出的趋势，但目前仍有 一定的价值，特别是工程类、财务类。 * 37 岗位任职资格条件 工作经验： 对岗位工作绩效有较大影响 工作年限的确定是正常情况下任职者从 参加工作开始或从事相关工作开始到能 胜任该岗位所需要的时间。 一般要求 “ 年以上相关工作经验 ”即可 。 * 38 岗位任职资格条件 所需知识： 是指专业知识，一般是对中高层任 职者在与所担任的岗位相关的专业知识积累的 要求。 专业知识来自所受教育，工作中的提高，在职 参加的培训。 财务知识、纺织知识、管理知识、营销知识、 人力资源知识、行政管理知识等。 * 39 岗位任职资格条件 所需技能： 技能一般分基本技能和与岗 位有关的专业技能。 基本技能有计算机、办公软件使用、文 字组织、能看懂相关报表等。能写会算 。 所需培训： 任职者需要在任职后多长时 间内接受哪些培训的要求 * 40 岗位说明书导入 岗位说明书的导入是从粗放型向精细化管理的 管理变革。 我们不缺乏好想法，缺少的是把这些好想法落 到实处的 “执行力 ” 想明白不易，做明白更不易。编出来不易，用 好更不易。 让岗位说明书成为我们日常工作的 “ 操作说明 书 ” * 41 岗位说明书导入 要想导入成功，关键在于转变，要让大 家参与转变，有了转变的意愿，就有了 实现转变的动力。 光有意愿还不行，还要有让大家掌握转 变所需要的技能。 * 42 岗位说明书导入 变