公司前台接待制度

公司前台接待制度篇一：公司前台接待管理制度前台总机管理制度 公司前台接待是行政部门中的服务岗位之一，具有双重的身份和责任，它体现公司的形象，是公司市场推广的直接窗口，对公司的产品推广及企业形象起到至关重要的作用。为了规范前台服务行为，提升前台工作质量，树立良好的窗口形象，加强内外部的沟通桥梁作用，制定本制度。 一、日常工作要求： 1.前台工作人员必须着装整洁、严肃、得体，提前 10分钟到岗,严格履行岗位职责,不得迟到早退,不得离岗,脱岗,空岗,不得随意找人代岗 2.前台周边接待区域要保持整洁，物品存放整洁，阻止无关人员进入前台。违反者罚款 20 元/次，相关人员罚款 20/次 。 3.前台工作人员有权监督员工上下班打卡考勤，对不接受监督的员工可直接报于行政财务部进行处罚。 二 、来访客人接待： 1. 当有客人来访时，应起身站立，行欠身礼，面带微笑，热情主动问候，使用您好、欢迎您、请问、请稍候等文明礼貌用语，耐心倾听来客的来意，并根据来客的的需求给予热情周到的帮助。 2.对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心，不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。 3.客人来访时，需询问来客贵姓、约见部门或人员，了解后通知有关人 员到前台迎候，确有工作需要的，由约见人亲自带入工作区进行商谈事宜，未有约见人带领不得擅自进入工作区域。 4.总经理等高管的客人，应电话确认后由相关人员引领至高管接待区域，如领导不能立刻接待的应请客人稍等并说明情况。 5.客人离开时，应使用、谢谢、再见、欢迎再来等文明礼貌用语。 6.接待后前台人员请做好接待记录，填写相关表格。 （见附件） 三、接听电话 1 前台人员须熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容等相关信息，以便对客应答介绍。有来电应及时接听，必须使用“您好，这里是深圳天道屋面技术有限公司，请问有什么可以帮您？”接听电话必须口齿清晰、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询业务问题应及时转接至相关部门，切忌态度生硬死板。 2来电转接应在转接前使用礼貌用语“请稍后” ，并立即转接。 3如转接电话无人接听，应说：“您好，先生/小姐，您要的电话无人接听，请您稍后打来，或问清来电人是否需要转告或留言。 4对方要求转接他人应立即转接。 5电话旁应常备记事本，以便随时准确的记录来电客人的要求和帮助解决的事项。 6. 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释或热情的为对方转接相关人事。 7.处理完毕需登记相关信息。 （见附件） 四、国内、市内快递、报纸的统一收、发工作。1发件： 在收到公司人员要寄的文件资料、物品时，要在快递登记表上登记，注明发件人姓名、交发物品名称、交寄时间、收件人地址、姓名以及其他要求，确认无误后再统一办理寄出。 2收件：前台收件后，应及时分类、登记并及时发放至收件人手中，并在确认收件表上签字。 3.登记表格见附件。 五、 其他基本规定 1. 禁止衣冠不整者进入公司。 2. 谢绝推销者进入公司。 3. 对陌生来访者提高警惕，弄清来意，会见何人，注意保护公司及员工财产安全。 4.公司员工不得在工作时间或办公区内会见私人朋友。六、名片的印制与管理、订水 根据公司员工的变动，及时制作名片。一般员工为盒，部门总经理为盒，公司领导随用随制。登记制作名片的员工名单及名片数量，定期与名片制作公司结帐。 负责公司饮用水的订购，催送、登记、并定期与饮用水公司结帐。 六、公司领导和办公室交办的其他行政工作。注：此规定为草拟件，需经公司管理层讨论、修改通过后正式生效。 XX 年 8 月 20 日 附件 1 一、客人来访登记表 1客人来访登记表（范本一） 月 编制：审核： 2客人来访登记表（范本二） 编制：审核： 二、函件收发登记表 1信函与快件寄送登记表 编制：审核：2信函与快件签收登记表 编制：审核： 三、前台接待日志表 1接待工作日记表 编制：审核：篇二：公司前台接待管理制度*公司 前台接待管理制度 为明确公司前台接待责任，理顺接待流程，公司前台接待管理实行轮班制 度，当日值班的前台接待员为当日公司接待工作的第一责任人。 一、前台值班接待岗位职责 1、当日值班的前台接待员全权负责当日公司来访客户的接待工作。 2、前台值班接待员必须清楚自己班次（详见附件） ，不许私自换班。如因公务需外出，经直接主管批准可离岗。外出期间，由直接主管安排前台值班接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排，前台值班接待员不得外出。私事不得离岗。 3、负责公司总台的电话接听、记录与转达。铃响三声内接听。接听电话时用规范的语气说：“您好，*公司！”。来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。注意语速平和。 4、熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题。 5、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。 6、保持接待区域的环境清洁。进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养。 7、负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记。 8、对于出现当日接待量陡增的状况，前台当班接待员有权利安排其他前台接待员协助其完成接待工作。 9、除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外，前台办公桌不得放置任何物品。不得在前台吃食物。前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。 10、完成领导交办的其他或临时工作。 二、来访接待流程 来访前准备：保持前台、会客区域干净整洁；茶几、烟灰缸的清洁；公司报刊完好无损； 保证水壶时刻有水；水果、瓜子装盘。 来访中：起立问询安排接待送客 1、起立有客来访时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑； 2、问询语气轻柔：“您好！请问您找谁？” “是否有预约？”等；对 待客人应有耐心，讲话口气应保持温和、亲切。 3、安排接待 了解拜访原因，给予正确接待 如果是领导预约的客人来访，可询问：“请问贵姓？请问是哪家公 司？”确认对方的身份的确是预约后，通知领导后方可领到老总办公室，沏茶倒水给客人，并注意期间及时给客人续水。 如果没有预约，将来访者安排在接待室就坐，并立即替其联系，如果 领导同意来访，引领来访者到老总办公室入座，并倒水给客人； 来访者如被告知需等待，前台接待员则安排其在接待区等候，并及时 提供茶水、水果、瓜子及报刊等；并细心询问客户的需要，时时注意客户的情绪反应，必要时给予适当安抚。 如果领导不同意来访，前台接待员应委婉拒绝。 如果来访者要找同事，给予引导入座联系相关人员，为来访者倒水后 礼貌离开。 4、送客客人离开，应起身送行，礼貌用语：“您慢走” 。等客人离 开后，应即时将客人使用过杯子、烟灰缸、茶几等进行清理，保持接待环 境的整洁，以便接待下一批客人。 三、本制度监察部门：行政人力资源部 XX 年 6 月 27 日 附表：公司前台接待值日表 篇三：前台接待管理制度 前台接待管理制度 第一章 目的 第一条 前台是公司形象的窗口，是公司的脸面和名片，前台接待直接代表企业形象和服务质量。因此，为规范前台接待人员的职业形象，充分发挥前台接待工作的作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。 第二条 适用范围 公司前台接待人员应遵守此规范。 第二章 前台接待仪态规范 第三条 前台接待仪表要求 前台接待人员应注重仪表，衣服穿着要大方得体，干净整洁。服装、修饰要与工作环境及个人气质相符合。不得穿超短裙、露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。 第四条 前台接待仪容要求 前台接待人员要面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作氛围；妆容整洁，头发梳理整齐，不化浓妆；保持手部干净，指甲修剪整齐，不涂有色指甲油；可使用清新、淡雅的香水。 第五条 前台接待仪态要求 前台接待人员应举止文明、热情待人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体要求如下： 1、保持良好的站、坐、走姿。站时须挺胸收腹沉肩；坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望；走时保持站的基础上，水平向 前，平稳适中，无紧急情况，不得在公司内奔跑。2、接待宾客要自然大方、稳重热情、有礼貌，微笑服务，用好敬语。做到：迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致谢声、工作出现差错有道歉声。 3、前台接待人员与客人交谈应站立端正，讲究礼貌，不左顾右盼，低头哈腰。要用心聆听客人的讲话，不与客人抢话，不中途插话，不与客人争论，不强词夺理，说话要有分寸，语气要温和，语言要文雅。 4、禁止在工作岗位出现以下不雅行为：抠鼻、挖耳、打哈欠、伸懒腰、随地吐痰、唱歌、嚼口香糖等。 第三章 来访人员接待礼仪 第六条 为公司来客设立登记本，所有来公司人员均须登记。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。 第七条 公司有来访客人，来客行至前台一米以内，前台接待必须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人。分以下情况处理： 1、知道来访者找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。 2、如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书，单位的来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使 是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。3、如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是本公司人员回访来访者单位。 第八条 安排接待地点时，对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点；对于普通来宾或者面试人员，应安排在会客室或会议室接待。 第四章 接听电话管理 第九条 迅速、准确接听 1、铃响三声内接待人员必须接听，如超过三声后接起电话，则应说：“不好意思，你久等了，请问有什么可以帮您？” 2、电话铃响时，如果接待人员正在与来客交谈，应先向来客打声招呼，然后再去接电话。 3、接听电话时，接听人员应用规范语气说：“您好，XX 公司！”或“您好，XX!” 第十条 接听电话时，应恰当使用带有敬语的规范用语，如：“您好” 、 “请问” 、 “请稍等” 、 “好的，再见”等。第十一条 接电话时必须注意礼仪，语速平和，音量适中，保持自然、得体、大方的形象，身体不得倾斜，不得嘴里吃东西，不得前仰后合。 第十二条 转接和代接电话须知 1、转接电话如有要转接的电话，应礼貌地为来电者转接。若在转接过程中遇到占线或要找的人不在办公室，则应询问其来电事由，是否可以转告，避免耽误重要事情。 2、代接电话 （1）代接电话时，来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。 （2）电话接听完毕之前，接听人员不要忘记复述一遍来电要点，防止由于记录错误或误差而引起误会。 第十三条 当接听人员正在通话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话，如果电话内容很重要而不能马上挂断，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。 第十四条 接电话人员不得先于来电人员挂机。 第五章 拨打电话管理 第十五条 前台接待人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏，可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容相关的文件和资料。 第十六条 电话接通后，拨打电话人员应首先通报自己的姓名、职位，必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下在开始交谈。 第十七条 电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。注 意语速、语调，规范用语。第六章 前台工作职责 第十八条 前台包括整个大厅、沙发、多媒体自助便民终端机、电视及玻璃门必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。 第十九条 前台除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外，不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物，不得在前台吃食物。 第二十条 公司人员不得聚在前台闲聊。前台接待人员如因公务需外出，经直接领导批准可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必须保证前台无空岗。私事不得离岗。 第二十一条 负责进入公司办公场所的来客的接待、登