内部控制制度(采购及付款循环)

1、 精 品 资 料 推 荐 内部控制制度采购及付款循环文 件 管 制 等 级 ： 管 制 文 件 非 管 制 文 件1 精 品 资 料 推 荐 文 件 履 历 纪 要 页文件发行单位文件管制等级管理 代表 管 制文 件 非 管制 文件文件履历纪录版 次修订内容核 准权 责编 撰日 期0第 1 版 （新 发行 ）2 精 品 资 料 推 荐 1.总 则1.1.制 定目 的为 促 使 本 公司 内 部控 制（ internal control） 之 采 购 及付 款 循 环 （ purchase ）程 序 ， 能 有 所遵 循， 特订 定本 文 件 ，俾 利 各 相 关单 位遵 循。1.2.适 用范

2、围凡 本 公 司 有关 内 部控 制之 采 购 及付 款循 环 作 业程 序与控 制 重 点 ，悉 依照 本文 件之规 范 办 理 。1.3.权 责单 位资 材 、 财 会单 位为 本文 件之权 责 单 位 ，权 责单 位 主管 经承 认单位 授 权 ， 负责 本文 件之 管制， 并 确 保 依据 本文 件 之规 范作 业。2.采 购及 付款 循环2.1.循 环图【 见 】 （ 数据 1） 采 购 及 付款 循环 图 。2.2.循 环作 业本 循 环 之 各项 作业 ：1)请 购 作业 （ cp101 ） ， 另 订之 。2)采 购 作业 （ cp102 ） ， 另 订之 。3)进 口 作业

3、（ cp103 ） ， 另 订之 。4)验 收 作业 （ cp104 ） ， 另 订之 。5)与 合 约不 符作 业（ cp105 ）， 另订 之 。6)付 款 作业 （ cp106 ） ， 另 订之 。7)差 异 分析 作业 （ cp107 ） ，另 订之 。3.附 则3.1.制 修废 与颁 布实 施本 文 件 属 于管 理文 件， 经经 营 会 审议 后， 呈 请董 事长 核准承 认 后 ， 交由 权责 单位 颁布公 告 实 施 ；修 订或 废 止时 亦同 。3.2.编 号、 版本 、日 期 、 页 次 页数本 文 件 之 项类 、标 题、 编号、 版 本 、 实施 日期 、 公司 名称

4、、文件 页 次 页数 等项 ，见 本文件 之 页 首 与页 尾。3.3.附 件3.3.1.相 关资 料3 精 品 资 料 推 荐 （ 数 据 1 ） 采 购 及 付 款循 环图 4 精 品 资 料 推 荐 （ 数据 1） 采购 及付 款循 环图 cp101预算 -请购| -|cp102cp103|采购进口| -|cp104|验收|cp105|是 否 合 格 -否- 与合约|不符|是| -|cp106|付款入库|5 精 品 资 料 推 荐 cp107| -差 异 分 析6 精 品 资 料 推 荐 第 1節作 业程 序1.提 出需 求1.1.调 节性 采购依 市 场 行 情、 用 料 变动 等 采

5、购 之原 物料， 由 资 材 部单 位 视 经济 未 来走 向 、 市 场状 况 及 预计 用 量等 因素 ，决定 订 购 时 机及 数 量 种类 ， 交由 采 购 单 位采 购 。1.2.预 算采 购依 销 售 预 算或 客 户订 单 之 进度 ，由生 管单 位 填具 请 购 单 ，经 单 位 主 管核 准 后 再交 给 采购 单位 ，并将 请 购 核 准纪 录 填 入采 购 预算 内 。预 算 采 购 ，包 括 下 列二 种 采购 ：1)直 接材料 （常 用材料 ）系 指直接 耗用 之材料 。2)间 接材料 （常 用物料 ）系 指间接 耗用 之材料 ， 但 不 可 缺之 物 料， 其需 用

6、 时间 与数 量 也无 法预知 。可 凭用料 单位 之需料 通 知 单 现 用现 购 。2.检 查库 存采 购 前 应 先检 查 存 货是 否 具有 下列 情形：1)目 前存量 尚未 达请购 点 / 安全 库存 。2)请 购之商 品品 名、规 格 、 厂 牌 有库 存 品或 替代 品 可供 替代 。3)申 请之原 物料 是否仍 具 采 购 价 值， 还 是已 失经 济 性。3.临 时需 求紧 急 采 购 由需 求 单 位提 出 ， 经 过库 存检查 后须 采 购者 ， 经 制 造单 位主 管 核 准 后， 径 交 采购 单 位购 买， 惟事后 仍 须 补 填 请 购 单 。第 2節控 制重 点

7、1) 请购单 必 须详细 注 明 厂 商 、规 格 型式 及需 用 日期 等内 容 ，如 申请物 品须 采用特 别 运 送 及 保存 方 式者 ，应 加 注意 事项 。2) 请购单 必 须经先 作 库 存 审 核， 核 准时 应遵 照 核决 权限 办 理7 精 品 资 料 推 荐 。3) 紧 急采 购 不 应 经常 发生 ，事 后 应补 开 请购单 ， 追 究原 因是否 为不 可 抗 力 ，有 无改 善计 划 。4) 应 定期 检 讨 请购 单 ，有 无 延迟 采购 情形， 请购 数 量应 符合经 济采 购 量 要 求。第 3節相关 资料销售 预算 、 客 户订单 、 请购 单 等 。8 精

8、品 资 料 推 荐 第 1節作 业程 序1.查 询供 货商 数 据1)准 备采购 。2)调 阅 供 货商数 据 / 厂商 料 件 基 本数 据 报 表，了 解 过 去采 购 及询 价纪录 。3)向 厂商询 比议 价。2.决 定购 买方 式依 材 料 管 理规 定 ， 决定 应 用下 列何 种方式 购 买 ：1)询 价金 额较小 ，不 须书面 比 价 ， 但 仍以 询 价方 式向 最 低价 厂商 采 购者 。2)议 价采 购人员 经询 价后， 如 已 知 市 价有 下 跌趋 势时 ， 或有 报价 高 于前 批采购 价格 ，或请 购 规 格 明 确， 但 请购 量较 前 批大 等之 情 形者 ，仍

9、应 予以 议价。3)比 价若 为特殊 规格 或供应 厂 商 家 数 较少 者 。4)牌 价收购根 据核定 之收 购价格 收 购 者 。5)长 期合约 采购向 签订长 期供 应合约 ， 或 项 目 报准 之 买卖 合约 厂 商采 购者 。6)招 标采 购之材 料如 有三家 以 上 可 供 应， 且 其预 估采 购 金额 较大 达 招标 金额时 ，以 公开招 标 为 原 则 。3.决 定订 购事 项由 承 办 人 员备 妥 资 料及 预 拟订 购之 厂商、 数 量 、 办法 等 ， 经采 购 单位 主 管 核 准后 采 购 。4.更 新纪 录将 不 同 购 买方 式 之 订购 及 询价 数据 ，填

10、入供 货 商 资料 / 厂 商料 件 基本 资 料 内。9 精 品 资 料 推 荐 第 2節控制 重点1) 询 比议 价 资 料 平日 应注 意收 集 ，须 详实 完备， 保持 最 新时 效，供 货商 资料 厂 商 料 件基 本 资 料 亦应 随 时更 新，保 持正 确纪录 。2) 请购 单 询比 议 价 单 必 须 经 主管 核 准后 ，方得 办理 采购。3) 办 理比 价 、 议 价、 招标 等作 业 应符 合公 司规定 ，外 购 进度 亦须依 预定 采 购 过 程控 制 追 踪。4) 大 量采 购 之 主 料、 副料 、包 装 材料 ，以 合约采 购为 原 则， 并应保 持两 家 同 时

11、 供料 ，以 免受 到 供货 质量 之限制 ，影 响 到生 产作业 。5) 重 要采 购 合 约 签订 前， 须经 法 务单 位或 公证单 位人 员 查核 。6) 为 提高 进 货 质 量， 降低 进货 成 本， 便于 管理， 应建 立 可完 全配合 之协 力 厂 商 。7) 遇 到市 埸 上 各 项原 物料 之供 应 将大 幅变 化时， 须通 知 有关 单位， 以便 事 先 连 系； 报告 呈核 后 ，立 即采 取应变 措施 。第 3節相关 资料供 货商 数 据厂商 料件 数据 、 请 购单 、 询比 议 价 单 等 。10 精 品 资 料 推 荐 第 1節作 业程 序1.需 比例 结汇1)

12、由 采购单 位计 算结汇 所 需 金 额 。2)所 需金额 申请 表及各 类 相 关 凭 证， 一 并 送 交主 管 人 员 核准 。3)预 付外购 款， 依请购 案 号 或 l/c逐案 控 制 。2.记 帐1) 请 款条件 审核 无误后 ， 开 立 应 付凭 单 ，制 作传 票 ，记 入账 册 。2) 应 付凭单 交由 出纳单 位 开 出 支 票。3) 支 票经签 章后 ，应交 由 经 办 人 申请 开 立信 用状 。3.申 请信 用状1) 准 备下列 文件 向结汇 银 行 申 请 开立 信 用状 ：(a) 开发 信用 状 申请 书 。(b) 已缴 纳收 讫 或已 核 章 之结 汇申 请 单

13、。2) 依 法须申 请输 入许可 证 者 ， 尚 须附 输 入许 可证 。3) 于 进口中 国大 陆海关 ， 应 先 申 请核 对 进口 批文 。4) 申 请输入 许可 证时， 须 具 备 下 列数 据 ，向 国贸 局 或外 汇银 行 申请 ：(a)商业 发票 （ performance invoice） 。(b) 目录 或型 录 。(c) 特别 规定 。4.银 行开 具信 用 状上 述 手 续 无误 且 未 超过 银 行之 授信 额度， 则 银 行 将会 开 出 信用 状 。5.在 途品 作业1) 起 运点交 货条 件之物 品 所 有 权 已移 转 时， 应办 理 投保 运送 等 事宜 。

14、投保 依相 关保险 规 定 办 理 。2) 对 自行安 排运 送之货 品 ， 须 预 先安 排 船期 。3) 货 品装船 后， 由卖方 通 知 预 定 起岸 日 期， 资材 部 单位 准备 安 排11 精 品 资 料 推 荐 进 口报 关 事 宜 ，并 通知 仓储 单 位。6.准备 提货1) 资 材部 单 位 于 接获 船务 公司 通 知预 定到 港通知 后， 通 知仓 储单位 、财 会 单 位 及报 关公 司（ 报 关人 员 ( 深 圳 ） 。2) 仓 储单 位 接 获 到货 日期 、品 名 、数 量后 ，预先 安排 人 员搬 运及存 置位 置。3) 财 会单 位 于 知 悉预 定 结 汇

15、还款 日 后 ，安 排调度 各项 财务资 源，准 备结 汇。7.结汇 还款1) 检 核利 息 计 算 是否 正确 。2) 结 汇费 用 是 否 依银 行之 收费 标 准计 算。3) 依 请购 案 号 或 l/c 编 号 ， 将每 次 支 付费 用记入 每一 批材料 之进 口器 材 付 款 纪录 表 。8.提货1) 费 用项 目 均 为 固定 ，多 出项 目 应查 核原 因是否 合理 。 每一 项费用 是否 均 有 合 理凭 证。2) 核 算各 项 计 算 方式 是否 合理 ， 计息 起迄 日期是 否正 确 ，有 无扣除 免费 日 期 。3) 对 于无 支 付 标 准之 特别 报关 费 用， 是

16、否 依核决 权限 呈 请核 准。4) 实 收数 量 少 于 装运 数量 时， 注 意有 无办 理索赔 ；实 收 数量 少于公 证数 量 时 ， 有无 向运 输公 司 提出 索赔 。第 2節控制 重点1) 有 关进 口作 业 之各 项 预 付费 用 支付 、入 帐、转 销、 收 回及 调整时 ，所 应 附 之 原始 凭证 必须 经 核准 ，内 容必须 合理 。2) 应 按同 一 进 口 采购 案号 之有 关 原始 文件 、合约 、凭 证 等逐 案汇集 归档 。3) 应 将进 口 结 汇 之有 关原 始文 件 、合 约、 凭证等 核对 无 误后 ，始签 付。4) 预 付货 款 之 支 付一 律规

17、定以 支 票支 付， 并抬头 、划 线 、禁 止背书 转让 。 如 以 现金 方式 支付 者 ，须 合于 现金付 款方 式 。12 精 品 资 料 推 荐 5) 已 付款原 始凭 证应盖 付 讫 章 ， 支付 传 票背 后应 有 领款 人签 章 ，以 免重复 付款 或冒领 情 事 发 生 。6) 开 发信用 状除 应秉持 公 平 互 利 外， 更 应避 免下 列 条款 ：(a) 开立 保兑 信 用状 。(b) 押汇 手续 由 买方 负 担 。(c) 可装 运于 甲 板上 。(d) 信用 状可 转 让。(e) 指定 开状 银 行或 押 汇 银行 。(f) 可凭 仓库 收 据（ 尚 未 装船 ）押

18、 汇 等。7) 在 途产品 之交 运、保 管 应 力 求 完好 ； 拨交 、移 转 控制 力求 完 整。 如有遗 失或 短少， 责 任 必 须 明确 ； 逾时 甚久 之 在途 产品 ， 应追 查原因 。8) 合 约、单 据必 须订有 寄 存 期 间 ，如 有 逾期 尚未 处 理者 应查 明 原因 。9) 注 意出帐 日期 与在途 日 期 相 隔 甚久 者 ，是 否为 久 悬帐 未解 ， 有无 虚列帐 目情 形。10) 对 于在途 产品 发生遗 失 及 短 损 ，依 合 约规 定处 理 。 约 定条 款 要合 理，已 支付 费用不 可 损 及 公 司权 益 。11) 核 对进口 数量 与实际 验

19、 收 数 量 必须 相 符， 提货 时 物品 若有 损 坏或 短少， 应立 刻请公 证 机 构 公 认。 实 收数 量少 于 装 运 数量 ， 须办 理索赔 。12) 是 否有结 汇费 用不符 规 定 者 ， 或金 额 不符 之情 形 ，核 算各 项 计费 方式是 否合 理，计 息 起 讫 日 期是 否 正确 ，每 一 项费 用是 否 均有 合理凭 证。第 3節相 关资 料 进 口 器 材暂 付 款 纪录 表 等 。13 精 品 资 料 推 荐 第 1節作业 程序1.采购 通知 仓储1) 采 购单 位 于 确 定采 购内 容及 交 期后 应通 知仓储 单位 。2) 仓 储单 位 于 收 到经

20、核准 之 采 购单 时 ，应依 采购 类 别、 数量、 及约 定 日 期 预作 仓位 安排 及 堆高 机等 卸料工 具之 准 备。2.厂商 交货1) 厂 商于 交 货 日 备妥 送货 资料 （ 送 货单 ）、 三联 式 发 票于 厂内 指 定 地 点交 货。2) 属 计重 之 材 料 入厂 时， 应予 过 磅其 重量 ，并以 过磅 单 作 为 核对收 料重 量 之 依 据。3.警卫 登记 检查1) 警 卫应 将 厂 商 交货 卡车 之资 料 ，登 录于 进出 厂登 记 簿 。2) 厂 商交 货 时 ， 警卫 人员 应就 厂 商检 附之 送货 单 、 与 采购单 核 对 ， 无 误后 与仓 储人

21、 员 联系 ，并 由其指 示厂 商 卸货 地点， 并要 求 应 依 规定 之堆 栈方 式 卸料 。4.数量 核对 点收1) 卸 货完 毕 后 ， 仓储 人员 应依 过 磅单 核对 其重量 ，或 依 计算 之方式 核对 数 量 。2) 核 对无 误 后 ， 仓储 人员 除签 章 暂收 材料 外，并 通知 品 管单 位准备 检验 。5.检验1) 材 料暂 收 后 ， 品管 人员 应依 材 料检 验规 定或是 买卖 合 约办 理取样 ，并 开 立 进货 检验 报告 单 。2) 检 验之 质 量 标 准以 采数 值表 示 方法 为原 则 (iqc 检 验 标准 ) 。3) 材 料检 验 规 定 应包

22、括：(a) 取 样 样 品数 。(b) 依 该 材 料使 用 性 质 之重要 性列 出检验 项目 。(c) 各 检 验 项目 之 质 量 标准或 可接 受范围 。4) 检 验单 位 就 检 验结 果评 定样 品 系正 常或 异常， 并就 检 验情 形加14 精 品 资 料 推 荐 以 说明， 以供 呈核及 收 用 与 否 之参 考 。6.入 库记 帐检 验 合 格 时， 品 管 单位 应 将检 验结 果通知 仓 储 单 位， 并 即 登入 料件 管 制 卡 进 料 栏 内， 办 理入 库， 并于备 注 栏 注 明 收 料 单 之 号码 。7.请 款办 理 入 库 后， 仓 储 单位 应 将验

23、收单 据（ 验 收 单 ） 、 发票 等转 送 采 购 单位 办 理 请款 。8.索 赔1) 若 检验不 合格 时，则 依 核 示 结 果办 理 退换 货、 扣 款或 索赔 之 手续 。2) 依 与合 约不 符作业 规 定 办 理。第 2節控 制重 点1) 验 收作业 应依 照材料 检 验 相 关 规定 办 理。2) 发 票之原 物料 名称、 规 格 、 数 量、 金 额与 送 货 单 或 验 收单 必须 相符 。3) 原 料验收 ，必 须会同 验 收 单 位 与采 购 单位 办理 。4) 如 已分批 收料 ，仓 储 人 员应 在 订 购 单 采 购 单 上 注 明分 批 收料 日期、 数量

24、，以复 印 件 送 采 购人 员 。5) 不 合格之 原物 料应通 知 采 购 单 位退 回 或扣 款。第 3節相 关资 料 采 购 单 、 送 货单 、 发票 、 进 出 厂 登记 簿 、 订 购单 、 进货 检 验 报告 单 、 料 料管制 卡 、 进 货 单 、 验收 单 等 。15 精 品 资 料 推 荐 第 1節作业 程序1) 逾 期未 交 货 之 交易 ，应 去电 寄 函催 办 。2) 违 约情 形 若 须 经法 律途 径解 决 时， 交由 公关单 位提 出 告诉 。3) 延 期交 货 之 购 置， 按合 约规 定 罚款 。4) 所 交货 品 之 质 量、 规范 如不 符 合但 仍

25、可 使用者 ，亦 属 违约 情形， 如因 急 需 而 不能 等候 更换 ， 改以 减价 收货时 ，则 由 采购 人员将 计算 处 理 方 式填 入 不履 行 合约 处理 单， 始可 减 价收 货。5) 将 不履 行 合 约 情形 及处 理过 程 ，记 入 不履行 合约 处 理单 ，并 核算 不 履 行 合约 对公 司之 损 失， 列入 供货商 往来 纪 录。第 2節控制 重点1) 各 项违 约 是 否 依供 货商 管理 规 定及 合约 规定处 理。2) 货 品因 检 验 不 合格 退回 更换 者 ，其 交货 日期应 以调 换 补送 货品到 达日 期 为 准 。3) 所 交货 品 之 质 量、

26、规格 与合 约 不 合 ， 但 可使用 者， 如因急 需勉予 验收 使 用 ， 应经 有关 单位 主 管事 前认 可，按 规定 扣 款或 减价 ( 折 让 单 ) 处 理 。4) 如 因检 验 不 合 格退 回更 换， 或 因故 申请 延期交 货， 必 须事 前报请 公司 有 关 主 管同 意， 并确 定 逾期 罚款 或其它 处理 办 法。5) 如 因非 人 力 所 能抗 拒之 灾害 而 申请 逾期 免罚者 ，是 否 有事 后立即 检具 之 认 可 证件 。6) 因 事实 无 法 依 采购 合约 所订 裁 决者 ，其 违约案 件处 理 方式 必须经 有权 人 员 批 准。第 3節相关 资料不

27、履行 合 约处 理单 折 让单 等。16 精 品 资 料 推 荐 第 1節作 业程 序1.请 款1)仓 储单位 于办 理收料 手 续 完 妥 并经 品 管单 位检 验 合格 后， 应 将各 项单据 及 发票 （ 扣 抵 、 收执 二 联） 转送 采 购 单 位请 款 。2)采 购单位 收到 仓储单 位 转 来 之 请款 凭 证， 批上 采 购材 料单 价 ，经 主管签 核后 转财会 单 位 核 对 审核 。2.核 对财 会 单 位 依上 述 之 程序 详 细审 核， 若有不 合 规 定 或异 常 之 情事 者 ，应 反 映 之 。3.记 帐1)请 款条件 审核 无误后 ， 开 立 应付 凭 单

28、 ，制 作 传票 ，记 入 账册 。2)于 每月固 定日 期整理 应 付 凭 单 交 由出 纳单 位 开出 支票 。4.开 立支 票1)出 纳单位 收到 支出传 票 后 ， 应 注意 其 支付 程序 是 否已 齐备 。2)除 现金支 付外 ，原则 以 抬 头 划 线禁 止 背书 转让 之 支票 支付 。3)支 票送盖 印鉴 时，应 在 支 出 传 票或 应付 凭单 注明 银行 户 号、 支票号 码及 日期。4)支 票之到 期日 应与付 款 条 件 相 符 。5)若 有厂商 特别 要求以 非 禁 止 背 书转 让 之支 票支 付 时， 应报 备 主管 核准后 办理 之。6)将 支票号 码、 到期

29、日 、 账 号 ， 填于 应付 凭单 内。5.盖 印1)将 填妥支 票送 印鉴保 管 人 员 审 核、 盖 章、 签字 。2)须 先审核 各项 凭证是 否 齐 全 ， 始可 盖 章、 签字 。6.领 款付 款 之 时 间， 出 纳 单位 可 视作 业状 况而排 定 之 ， 其方 式 ：1)以 挂号邮 寄。2)定 期（如 每个 月之 5 、 20 日 等 ） 。17 精 品 资 料 推 荐 3) 随 时。第 2節控制 重点1) 出 纳付 款 时 ， 应严 格核 对支 付 凭证 上之 金额数 目， 领 款人 身份与 印鉴 必 须 相 符； 如有 疑问 ， 应于 查询 后始能 支付 。2) 支 付款 项 ， 除 有特 殊理 由， 得 以现 金支 付外， 其余 一 律开 立抬头 划线