企业员工档案管理规定模版

1、xx员工档案管理规定一、 原则1 保密性：员工档案管理严格执行保密制度，任何人员不得故意传播或泄露员工档案信息，未经允许不得复印、销毁档案资料，不得随意删改、伪造档案资料，违者将按公司相关规定予以处罚。2 完整性：员工档案资料必须完整，包括各类证明材料、经签名确认的表单等。3 真实性：员工档案资料必须真实、准确。4 及时性：员工的各类档案资料，应按本规定时限要求归入员工档案。5 属地存放、分级管理：员工档案按员工编制所在地存放，同时实行分级管理；其中xx总部职能人员及业务单元负责人档案由总部保管, 业务单元总部职能人员、城市公司负责人档案由业务单元保管，城市公司总部职能人员、大超门店负责人档案

2、由城市公司保管，门店人员（除门店负责人外）档案由门店保管。二、 职责说明1 总部人力资源中心1.1 制定、修订公司员工档案管理规定；1.2 制定操作指引以及相关模板；1.3 指导、协调业务单元按规范操作；1.4 办理总部员工、业务单元负责人档案的保管、存档、转移、调阅手续等。2 业务单元人力资源部门122.1 制定本业务单元的档案管理操作细则；2.2 依据本规定及本业务单元管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。3 档案管理职能岗3.1 对形成的档案资料进行收集、整理、归档等；3.2 办理档案的转移、调阅手续等；3.3 保持档案存放处的清洁卫生，做好档案安全、防护工作；3.4 遵

3、守公司保密制度，确保档案资料的完整、真实与保密。三、 档案的建立1 新员工入职时即建立二级档案，资料由招聘配置职能部门依据新员工档案内容要求进行收集。资料收集齐全后，于每月10日前将上月入职员工的档案转至档案管理职能岗。2 档案管理职能岗需检查档案内容的完整性，并对档案进行编号，于每月15日前进行存档。3 档案的编号：所有员工档案均需进行档案编号，具体以人力资源系统中的员工id号为档案编号，同时附上员工姓名，即“员工id+员工姓名”，档案标签格式见档案编号模板。员工档案编号后，应于每月15日前将相关档案信息录入人力资源系统。4 新入职员工档案内容包括：序号资料名称原件/复印件备注1*岗位申请表

4、（贴免冠近照）原件所有人员均须提供2*员工手册确认书原件3*身份证或相关证明复印件4*劳动合同/雇佣合约原件5离职证明或相关证明原件/复印件职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店m类/p类人员需提供（创业者、私营业主、应届毕业生等除外），其他人员有则提供；香港地区参照执行6个人简历复印件职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店m类/p类人员必须提供，其他人员有则提供7面试/复试评价表原件8录用审批表原件9学历证书/学历证明复印件10学位证书/学位证明复印件有则提供11保密协议原件12职称/技能证书复印件13入职测试试卷原件14推荐表原件15测评报告原件/复印件16其它应归档资

5、料原件/复印件12345 说明：123455.1 档案内容请按此顺序叠放保存；续签的劳动合同/雇佣合约存放时与新入职的劳动合同/雇佣合约一起叠放（即所有新签、续签劳动合同/雇佣合约放置在一起）。5.2 以上资料标“*”的代表所有员工入职时必须提供；标“”的代表职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店m类/p类人员入职时必须提供，其他人员有则提供；标“”的代表有则提供（下文出现的符号代表意义类同）。四、 档案的更新1 工作资料更新1.1 员工在职期间更新的档案资料内容包括：序号资料名称原件/复印件资料提供部门备注1其它协议原件员工关系职能部门学习发展职能部门2员工行为奖惩审批表原件/复印

6、件员工关系职能部门含情况说明书或陈述书或审计/监察报告等相关配套材料3员工异动审批表原件/复印件招聘配置职能部门含异动审批相关材料及非执委工作交接清单（执委工作交接清单由人才管理职能部门提供）4人员任免决定原件/复印件公文发布职能部门职能全体人员、大超门店负责人的任免文需存入二级档案，其他人员如有发文，将发文文号标注在异动审批表上5年终绩效考核表原件/复印件绩效管理职能部门职能员工存绩效考核汇总表复印件，门店员工年终绩效考核表存入个人档案6其它应归档资料原件/复印件有则提供11.11.2 属于助理总监及以上人员、m5(含）及p5（含）以上人员、核心管理团队人员的，除需具备上述资料外，还应包括以

7、下资料：序号资料名称原件/复印件资料提供部门备注1晋升评价报告原件人才管理职能部门2晋升述职报告原件人才管理职能部门3人才发展测评报告原件人才管理职能部门4审计报告复印件人才管理职能部门有则提供5其它应归档资料原件/复印件1.3 说明1.3.1 以上所有资料（绩效评估表除外）要求对应的资料提供部门于每月10日前将上月发生的相关档案资料转交至档案管理职能岗，档案管理职能岗于每月15日前将上述资料进行存档；1.3.2 职能员工的年终绩效考核表可由绩效管理职能部门保存个人考核表原件，绩效考核汇总表复印件由绩效管理职能部门于公司年终绩效考核完成当月最后一个工作日前提供给档案管理职能岗保存，当年度的绩效

8、考核汇总表复印件应使用档案袋/盒单独存放，并在档案袋封面标识所存档案资料内容名称；门店员工的年终绩效考核表直接存入员工个人档案。1.3.3 档案内容请按此顺序叠放保存。2 个人信息更新2.1 为保障员工档案资料的准确，当员工的身份证信息、学历、职称/职业资格、通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等发生变化时，员工应于个人信息变更后七个工作日内到对应人力资源部门进行信息变更，以确保员工的各项权益。若员工未及时通知对应人力资源部门，因此而造成的一切后果，由员工本人承担。2.2 员工进行身份证信息、学历、职称/职业资格等信息变更时，需提供相应证书/证件的原件及复印件，人力资源部门查验原件后，于

9、七个工作日内在人力资源系统中对相关信息进行变更，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的资料复印件存入员工个人档案。2.3 员工进行通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等信息变更时，需填写个人信息更新表并交至对应的人力资源部门，由对应的人力资源部门在人力资源系统中进行相关信息变更后，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的个人信息更新表存入员工个人档案。3 离职资料3.1 档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料进行存档。3.2 离职人员档案内容除上述入职资料、在职期间更新的资料外，还包括以下内容：序号资料名称原件/复印件备注1*辞职申请书原件所有离职人员均须提供2*离

10、职审批表原件3*交接清单原件4离职问卷原件有则提供5离职面谈表原件6解除/终止劳动合同通知书原件7解除/终止劳动合同协议书原件8审计报告（离职）复印件9其它应归档资料原件/复印件五、 档案的保管1 档案的存放与安全1211.1 档案的存放应将在职人员档案与离职人员档案应分开存放1.1.1 在职员工档案：原则上要求所有在职员工档案按员工id号由小至大依次排列存放；考虑到个别业务单元门店特点，门店也可按部门排列、在同部门内再按员工id号由小至大依次排列存放；香港地区门店也可按员工英文姓名字母排序存放；1.1.2 离职员工档案：档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料转至离职人员档案类

11、；离职员工档案的存放以月为单位，原则上要求同月离职人员档案归入同一档案袋/盒，并在档案袋/盒正面贴上离职人员清单，包括离职人员姓名、人员id、部门、离职原因、离职日期、离职手续完备日期等；若当月离职人员较多，可使用多个档案袋/盒存放。1.2 员工档案应安排专人管理，设置专门的档案室或档案柜，保存在安全、干燥、通风的独立存放处，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作；1.3 非档案管理职能岗不得随意进出档案存放室；1.4 档案管理职能岗、档案借阅人员不得随意将员工档案带离工作场所；1.5 档案的转移、调阅/归还均需进行登记。2 检查122.1 上级人力资源部门应对所管辖单位的员工档案进行不定期

12、检查，发现问题应及时采取措施进行修正。3 离职人员档案自员工离职之日起至少保存三年（香港地区按当地法律规定执行）。六、 档案的调阅1 调阅范围1.1 执委会成员、职能部门负责人、门店负责人、人力资源内部各模块人员根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件或查阅原件。1.2 审计防损监察部门根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内被审计或被调查员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件。1.3 公安机关或检察机构等政府部门

13、工作人员因工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅公函所示员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息。1.4 员工本人不得调阅员工自己的档案。2 调阅要求122.1 所有调阅申请人员需填写档案调阅申请表，并经相关人员审批同意后方可调阅：122.12.1.1 人力资源内部各模块人员需调阅员工档案的，需调阅申请人所属模块负责人和档案管理职能岗所属模块负责人审批同意；2.1.2 公司其他职能部门/门店负责人需调阅员工档案的，需部门/门店负责人、对应人力资源部门负责人审批同意；2.1.3 如公安机关或检察机构等政府部门工作人员因工作需要，向公司调阅员工档案个人信息资料的

14、，需调阅申请部门出具正式公函，并由对应的人力资源部门负责人审批同意。2.2 档案管理职能岗凭审批同意后的档案调阅申请表中所列资料清单，由调阅申请人签字后，将相关资料给到调阅申请人。2.3 调阅人员应严格遵守公司保密制度，不得传播、复印资料信息，不得传阅给他人；同时应切实保证所借阅资料的安全、保密与完整，若有遗失、缺页、损坏等情况，应立即采取补救措施，并按公司相关规定对调阅申请人予以相应处罚。2.4 所有借出并需归还的档案资料，需在当天下班前归还。2.5 档案资料归还时，档案管理职能岗应仔细核实所归还档案资料是否与档案调阅申请表中所列资料清单一致，无误后由档案管理职能岗、调阅申请人签字确认后将档

15、案资料归档。12七、 档案的转移1 当员工发生跨业务单元、城市/区域或门店异动后，异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将员工二级档案原件（香港地区按当地法律规定执行）转移至异动后档案管理职能岗；2 档案管理职能岗在办理员工档案转移时，应当对档案资料进行保密，并保持档案的完整性和真实性，档案不完整的，原则上要求在员工异动前补齐；3 档案转移时，异动前档案管理职能岗应完备档案转移记录表并签字确认，同时将档案密封好并加盖档案密封章或人事章后传递至异动后档案管理职能岗；4 异动后档案管理职能岗收到员工档案后，应根据档案转移记录表核对档案资料的完整性，资料完整的，异动后档案管理职能岗应在档案转移记

16、录表签字确认，并于收到档案后二个工作日内将档案转移记录表原件或扫描件传至异动前档案管理职能岗存档。八、 档案的销毁1 离职人员档案保管期限届满后，可按以下方式对档案进行销毁：1.1 机械粉碎：采用粉碎机械进行粉碎，纸质文档变成小纸条或者小碎片；1.2 焚烧处理：采用专业的焚烧炉对资料进行焚烧处理；1.3 其它处理方式，如填埋处理等。12 在职人员档案、保管期限内的离职档案不得销毁。九、 档案的检核1 总部档案管理职能岗至少每半年对各业务单元员工的档案保管及资料完整情况进行检核；业务单元档案管理职能岗至少每半年依据对本业务单元内各城市/区域公司、门店员工的档案保管及资料完整情况进行检核。2 对不

17、符合公司档案管理规定的部门/门店，应根据检核结果进行下一步的优化调整；对档案管理特别混乱或档案资料严重不全的，按公司相关规定给予相应处罚。十、 档案管理流程1 档案管理总流程流程描述建立与更新001a 招聘配置职能部门收集新入职员工资料，并检查资料的完整性，资料内容无误后，于每月10日前将上月入职员工档案转至档案管理职能岗；001b 各档案资料提供部门产生新的档案资料后，于每月10日前将上月产生的相关档案资料转交至档案管理职能岗存档；001c 员工个人信息发生变化时，员工应于个人信息变更后七个工作日内到对应的人力资源部门进行信息变更；实施 002 档案管理职能岗检查档案资料的完整性，并对档案进

18、行编号，于每月15日前进行存档； 003a 执委会成员、职能部门负责人、门店负责人、人力资源内部各模块人员、审计防损监察部门、政府相关部门根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅相关人员的档案，具体请参照档案调阅流程； 003b 当员工发生跨业务单元、城市/区域或门店异动后，异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将员工二级档案转移至异动后档案管理职能岗，具体请参照档案转移流程； 003c 离职人员档案保管期限届满后，可参照档案销毁流程对其进行销毁；检核004 上级档案管理职能岗应定期对下级单位的档案管理实施情况进行检核；005 档案管理职能岗应根据档案管理检核情况

19、，进行总结和优化调整。2 档案建立与更新流程流程描述收集1001a 招聘配置职能部门收集新入职员工资料，并检查资料的完整性，资料内容无误后，于每月10日前将上月入职员工档案转至档案管理职能岗；1001b 各档案资料提供部门产生新的档案资料后，于每月10日前将上月产生的档案资料转交至档案管理职能岗存档；1001c 员工个人信息发生变化时，应于个人信息变更后七个工作日内到相应人力资源部门进行信息变更；建档1002 档案管理职能岗检查档案的完整性，档案资料不齐全的，返回招聘配置职能部门补充完整；1003 档案资料齐全的，由档案管理职能岗对员工档案进行编号；存档1004 对资料完整的员工档案，档案管理

20、职能岗应于每月15日前对档案进行存档。3 档案调阅流程流程描述申请2001 由调阅申请人提出调阅申请，并填写档案调阅申请表；审批2002 将档案调阅申请表呈部门/门店负责人审批，若不同意申请，则驳回至调阅申请人，并向其说明原因；若同意申请，则报对应的人力资源部门审核；2003 对符合调阅申请条件的，由对应的人力资源部门审核同意后，由档案管理职能岗按档案调阅申请表中所列资料清单，由调阅申请人签字后，将相关资料给到调阅申请人；若不符合调阅申请条件的，则驳回至调阅申请人所在部门； 归还及存档2004 所有借出并需归还的档案资料，需在当天下班前归还；2005 档案管理职能岗应仔细核实所归还档案资料是否与档案调阅申请表中所列资料清单一致，若有遗失、缺页、损坏等情况，应立即采取补救措施，并按公司相关规定对调阅申请人予以相应处罚；2006 资料无误的，由档案管理职能岗、调阅申请人签字确认后将档案资料归档。4 档案转移流程流程描述申请3001 档案转移前，异动前档案管理职能岗应检查异动员工档案资料的完整性，档案不完整的，原则上要求在员工异动前补齐，同时完备档案转移记录表并签字确认，同时做好交接记录；转移3002 异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将档案原件（香港地区按当地法律规定执行）密封好并加