文件与记录管理.ppt

1、Microsoft Office SharePoint Server 2007 文件與記錄管理,曹祖聖 台灣微軟資深講師 .tw MCP, MCP+I, MCSA, MCSE, MCDBA, MCAD, MCSD, MCT, MVP,文件生命週期,收藏,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,建立清單與文件庫,投影片庫,文件庫與清單、投影片庫

2、,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,文件的取出 Office Client,文件的存回 Office Client,用戶端儲存文件在本機端 當存回文件時，可以設定版本與版 本註解,文件的取出 Web UI,文件的存回 Web UI,管理已取出的檔案,如果使用者忘了存回文件，則該文件就不能再被取出修改 管理者可以透過以下功能來進行處理,文件核准與版本管理設定,檢視文件版本,文件的存取與版本管理,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視

3、資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,文件與文件庫權限,權限設定,資源回收筒,位於網站集合、網站與清單階層,資源回收筒,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,文件的排程,文件的排程,檢視 (View),自訂檢視,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,什麼是原則 ?,內容類型的標準化定義 內建原則 : 標籤 / 稽核 / 到期日 / 條碼 可以自訂原則，例如:

4、 文件數位簽章 自動轉換特定格式，例如 PDF 設定位置: 首頁 網站設定 網站內容類型庫 要變更的內容類型 資訊管理原則設定 定義原則. 確定,設定網站集合原則,內容類型原則,資訊管理原則項目 標籤,資訊管理原則 標籤,記錄管理,Organize, Maintain, and Dispose,Records Manager,Search, Hold, and Triage,Lawyers and Paralegals,Records Repository,原則 加強,“Vault” Behaviors,SMTP & SOAP OFI,Windows SharePoint Services,H

5、old,資訊管理原則項目 稽核,網站集合稽核設定,檢視稽核報告,稽核報告,稽核與稽核報告,資訊管理原則項目 到期日,資訊管理原則 到期日,資訊管理原則項目 條碼,資訊管理原則 條碼,資訊管理原則設定,管理中心 / 作業 / 安全性設定 / 資訊管理原則設定,產生資訊管理原則報告,管理中心 / 作業 / 記錄與報告 / 資訊管理原則使用情況報告,資訊管理原則報告,資訊管理原則使用情況報告,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,內容類型,可重覆使用的項目類型定義 內容類型包含了: 結構定義

6、 (欄位集合) 有些欄位可以讓不同內容類型共用 文件樣版 可用的工作流程 原則設定 其它第三廠商自訂行為 範例 訂單, 支出報告, 月報,使用者經驗,“新增” 鈕可以下拉選擇不同的內容類型 同一個檢視下可以檢視多種內容類型項目 輸入表單會自動依照內容類型而改變,內容類型與階層,公司研究報告,文件,分公司研究報告,公司支出記錄,公司核可表單,網站內容類型庫,新增網站內容類型,網站內容類型設定,在文件庫上新增內容類型,文件庫或清單上可以同時有多種內容類型 其中一個可以設定成預設內容類型 直接按新增鈕時所要使用的內容類型,文件庫欄位定義,欄位樣版,可重覆使用的欄定義 在網站等級定義 可以讓多個清單共

7、用這些欄位樣版 在一個地方變更欄的定義，就可以套用到多個清單,內容類型與欄位定義,使用Office 輸入欄位資料,文件資訊面板 可以使用 InfoPath 客製化 屬性很容易可以繫結到文件 屬性可以離線讀取與修改,文件資訊面板設定,文件資訊面板,自訂工作流程,可以在內容類型上設定工作流程 開發自訂的工作 流程 SharePoint Designer 工作流程套用到清單或文件庫上 使用條件驅動機制 Visual Studio 2005 Windows Workflow Foundation 專案 SharePoint Designer 專案,Outlook,Browser UI,Authorin

8、g Apps,SharePoint Designer,Microsoft Office SharePoint Server,Microsoft Visual Studio,自訂工作流程,內容類型的工作流程設定,內容類型與工作流程,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,文件轉換,以下類型的文件可以轉換成頁面 (.aspx) InfoPath 表單 (.xml) XML 資料 (.xml) Word 文件 (.docx) 含有巨集的 Word 文件 (.docm) 預設轉換到頁面庫中,設定

9、網站的文件轉換,設定內容類型的文件轉換,文件轉換到網頁,文件轉網頁,大綱,文件庫與清單管理 文件的存取與版本控管 權限管理與資源回收筒 文件排程與文件庫檢視 資訊管理原則 內容類型與工作流程 文件轉換 文件對象設定,對象,符合某些規則的使用者 設定文件存取的對象 (還是受到權限控管) 例如: 某份文件只能讓主管是王小明的人看得到 某份文件只能讓未婚的男女員工看到,對象管理,在 SharedServices1 對象 設定,新增對象,可以針對使用者與其屬性進行篩選,檢視對象成員,注意: 一但對象的成員有變動，請進行編譯,對象管理與使用,文件核准與簽章,文件核准與內容管理功能比較,結論,Microsoft Office SharePoint Server 2007 各類型的文件庫與清單 可完全自訂的內容類型 取出與存回 機制 版本控管 工作流程 資訊管理原則 網頁轉換功能 對象設定,參考資料,投影片下載: .tw SharePoint 技術討論 .tw/viewforum.mspx?f=62 SharePoint Products and Technologies SharePoint Developer Center , 2004 Microsoft Co