公文写作与公文管理常识.ppt

1、公文写作 与公文管理常识,目录,公文写作基本常识,常用公文写作,经验谈-如何写好公文,范例讨论与点评,公司常用公文介绍,公司公文系统介绍,公文写作基本常识,一、公文概述 （一）公文的定义：顾名思义就是用来处理公务的文书。,特定的产生背景,在公务活动中形成和使用，并贯穿政府机关、企事业单位管理工作的始终。,特定的承载内容,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具。,特殊的使用效果,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。,一、公文概述 （二）学习公文写作的目的,公文写作基本常识,体式的规范性,效用的特定性,公文的特点,公文写作基本常识,公文的

2、性质,作者的法定性,效力的权威性,公文的作用,领导和指导作用,行为规范作用,传递信息作用,公文联系作用,凭证记载作用,具有阶级性，从属于一定的政治集团并为其服务。,一、公文概述 （三）公文的性质、特点和作用,制发的程序性,运用的普遍性,公文写作基本常识,一、公文概述 （四）公文的类型（1/4） 从总体上讲，公文可以划分为两大类、四部分。,两大类,法定公文,常用应用文,四部分,通用公文,专用公文,经济公文,科技公文,公文写作基本常识,一、公文概述 （四）公文的类型（2/4） 所谓法定公文，就是国家明文规定的规范性公文文种。 1999年发布的国家行政机关公文处理办法规定公文分为13种，分别是命令（

3、令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 中国人寿保险股份有限公司公文处理实施办法规定的文种有12个。分别是：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，以上文种基本上都是经营管理和党内发文通用。,公文写作基本常识,一、公文概述 （四）公文的类型（3/4） 所谓常用应用文，是除法定公文之外的公文，这类公文大至总结、计划，小至条据、便笺都包括在内，种类繁杂，素无定目。 以下文种均可列为常用应用文： 综合性工作总结（包括典型材料、经验等） 计划（包括设想、规划、工作要点、意见、办法、方案等） 调查报告、批示、合同 简报、公报、电

4、报 专用书信（喜信、贺信、慰问信、祝寿信、感谢信、表扬信） 讲话稿（包括开幕词、闭幕词、祝辞等） 规章条例（包括章程、规定、条例、细则、制度、办法、守则等） 大事记等等,按不同性质和 不同作用划分,法规性公文 行政性公文 党内公文,按行文关系 上划分,上行文 平行文 下行文 通行文,按内容和特点 的不同划分,规范性公文 指挥性公文 陈述性公文 知照性公文 纪录性公文,按内容反映的 事项划分,单一性公文 综合性公文,公文写作基本常识,按保密等级 划分,机密公文 商业秘密 公文 普通公文,一、公文概述 （四）公文的类型（4/4）,一、公文概述 （五）公文工作的原则,公文写作基本常识,安全,准确,及

5、时,二、公文写作基本要求 （一）语言、文风要求,公文写作基本常识,准确、贴切,平实、易懂,简洁、精炼,语言特点,文风要求,庄重、严肃,实事求是,严谨、规范,二、公文写作基本要求 （二）公文结构要求,公文写作基本常识,完整性,连贯性,严密性,结构要求,时效性,规范性,准确性,精简性,安全性,办文的基本原则,二、公文写作基本要求 （三）办文的基本原则,公文写作基本常识,目录,公文写作基本常识,常用公文写作,经验谈如何写好公文,范例讨论与点评,公司常用公文介绍,公司公文系统介绍,在这一部分，我们将集中学习以下文种的写作要点：,常用公文写作,1. 请示,2. 报告,3. 通知,4. 通报,5. 函,6

6、. 会议纪要,常用公文写作,请示的概念,是下级机关报向上级机关请求指示、批准问题或事项而使用的文书。,请示的内容,遇到疑义时，需要上级机关予以首肯或明确答复。,工作中无章可循、无法可依的事项，需上级批示。,请示上级机关批准后方能办理的事项。,因意见分歧，需经上级机关裁决的事项。,事情重大或超出本机关职权处理范围的事项。,需上级机关全面协调和统筹安排的事项。,一、请示的写作 （一）请示的概念和内容,常用公文写作,请示的特性,请示必须是下级向上级行文，可以是直属上下级关系，也可以是业务部门和业务主管部门之间的关系。,必须是在自己职权范围内，但属于自己无法解决，难以处理，需要变通，有待裁决，报请核准

7、，要求答复或裁决工作等情况时使用的文件。,请示的事项，都是要求上级明确表态、核准、解释和答复的，在没有得到应允之前，不能执行。,一、请示的写作 （二）请示的特性,常用公文写作,请示的种类,求示性请示,求转性请示,求答性请示,求准性请示,一、请示的写作 （三）请示的种类,常用公文写作,经办人信息及联系方式，处室审批,部门领导审批意见,会签部门意见,总裁室（总经理室）意见,文件编号,文件紧急程度,一、请示的写作 （四）签报的样式（以总公司为例）,常用公文写作,请示的 写作要求,请示的公文一般应一文一事。,请示应在事前，不能先斩后奏。,要切实遵守隶属关系的行文规定，逐级进行请示。,行文语言要通俗，用

8、词分寸要得当。,一、请示的写作 （五）请示的写作要求（1/2）,由标题、受文单位、正文、附件、落款及日期组成。 正文，一般包括三个部分： 第一部分，是请示缘由； 第二部分，是请示事项； 第三部分，是请示要求。,常用公文写作,一、请示的写作 （五）请示的写作要求（2/2）,常用公文写作,报告的概念,是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议而使用的文书。,报告的特性,具有鲜明的汇报性,具有特定的陈述性,二、报告的写作 （一）报告的概念和特性,常用公文写作,报告的种类,综合报告,专题报告,工作报告,情况报告,建议报告,调查报告,二、报告的写作 （二）报告的种类,工作报告： 主旨明确；点面结

9、合；富有新意；实事求是。 调查报告： 1. 事前，要精心准备，查阅和积累与此次调研有关的大量资 料；同时，在调查中应深入实际，展开全方位的调查，获取 大量第一手的材料。 2. 对掌握的材料进行认真研究、筛选，去伪存真，去粗存精。 3. 写作应力求客观、全面，尊重事实，不可褒贬失当或以偏盖 全；表达方式应以叙述为主，不能简单罗列材料，事理分 离，应当夹叙夹议，叙议结合，升华调研成果。应当用有代 表性的事实、有说服力的数据、生动的群众语言，必要时辅 之以照片、图片、参考材料加以说明问题，提高表达的效果。,常用公文写作,二、报告的写作 （三）常用报告的写作要求,正文，一般有以下三个部分： 第一部分，

10、是报告的缘由； 第二部分，是报告的内容； 第三部分，是报告的结束语。,常用公文写作,报告的组成部分,标题,主送机关,正文,落款及日期,二、报告的写作 （四）报告的写法,常用公文写作,思考题： 请示和报告的区别是什么？,一是本质区别：报告不需要上级机关批复，上级机关必须对请示进行答复。 二是行文时间不同：报告一般在事中、事后行文，而请示是在事前，不知 有什么结果的情况下行文。 三是文种的性质不同：报告属陈述性上行文，请示是请求性的上行文。 四是结尾用语不同：（请示：妥否，请批示；报告：特此报告）。,就是通过传达，使人们知道的意思。 作为公文的通知，主要用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相

11、隶属机关的公文，传达和告知要求 下级机关办理和执行的事宜的一种文书。,常用公文写作,通知的概念,通知的特性,广泛性,指导性,时效性,三、通知的写作 （一）通知的概念和特性,按制发单位划分,单一通知 联合通知,按时间要求上划分,普通通知 紧急通知,按性质和内容划分,指挥性通知 发布性通知 批转性通知 转发性通知 知晓性通知 任免性通知 会议通知,按通知之间的 关系划分,原发通知 补充通知,常用公文写作,三、通知的写作 （二）通知的种类,常用公文写作,三、通知的写作 （三）通知的写作要求 1. 撰写通知必须严肃认真。 2. 要注意区分不同类型通知的不同性能及语言、语气方 面的差异。 3. 通知的受

12、文单位，必须清楚准确。 4. 通知导言，务求简洁清楚，具有概括性；通知正文， 务求明确具体，具有可行性。 5. 通知的表述方式必须以理性化的直述方式为主。,常用公文写作,三、通知的写作 （四）几种具体通知的写作要求 1. 指示性通知 （1） 依据明确 （2) 内容具体 （3） 措施可行 2. 发布、批转、转发性通知 3. 知晓性通知 4. 任免通知 5. 会议通知,常用公文写作,通报的概念,是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种文书。,通报的特性,导向性,典型性,普发性,时效性,通报的分类,表扬性通报,批评性通报,情况通报,四、通报的写作 （一）通报的概念、分类和特性,常用公文写作

13、,四、通报的写作 （二）几种常见通报的写法 以表扬性或批评性通报为例，要注意以下内容： 1. 标题（三要素齐全） 2. 正文部分 （1） 陈述基本事实。 （2） 在陈述事实的基础上，对其进行分析、评价，指出 其意义或影响（定性）。 （3） 作出恰当的决定（结论）。 （4） 提出希望、号召或要求。 3. 结尾语,常用公文写作,通报的 写作要求,选材要真实、典型。,用语要准确、恰当。,制发要及时、快捷。,四、通报的写作 （三）通报的写作要求,常用公文写作,函的概念,是上下级、平行机关或不相隶属机关之间互相询问、答复问题和商洽工作时使用的一种文书。,函的作用,问答,商洽,联系,告知,除了本系统上下级

14、机关之间用请示、报告外，其余用于问答、联系、商洽和告知目的的公文都应采用函的格式。 对于外系统级别高于或等同于本单位的，可以单位名义去函；如平级以下的可由办公室发函，不能以其他部门名义发函。,五、函的写作 （一）函的概念和作用,常用公文写作,函的特性,使用范围较广。,内容一般不涉及机密事宜，多系事务性问题。,对受函单位来讲，一般不具备约束力或强制性。,语气缓和、谦虚、礼貌、恳切，讲究相互尊重。,形式简便灵活，篇幅短小精悍。,五、函的写作 （二）函的特性,按内容划分,公函：内容较为重要的正式公务事项。 便函：内容为不太重要的一般事项，但绝不是私人信件。,按行文 往来关系划分,去函 复函,常用公文

15、写作,五、函的写作 （三）函的分类,常用公文写作,五、函的写作 （四）函的写法 便函：一般无标题，无发文字号，上款只写主送机关名 称，后加冒号；正文之后，写落款和发函日期并 加盖公章。 公函：由标题、发文字号、主送机关、正文、署名和日 期等。 函的正文：一般可分三个层次：开头部分、中间部分、 结尾部分。,常用公文写作,会议纪要的概念,是记载和传达会议事项和主要精神的文件。,会议纪要的用途很广泛： 1.可作为合同书和协议书约束有关各方； 2.可写成会议情况报告，就成为上行文； 3.可附在通知后面下发，起传达、领导和指导作用； 4.可作为简报。,六、会议纪要的写作 （一）会议纪要的概念和作用,写作

16、会议纪要的会议一般有两种：例会和专业会。 会议纪要要体现纪实、纪要、系统性和条理化。 要突出会议的中心和要点； 要正确集中会议讨论的意见； 要注意在会议结束或后期整理； 特别重要的会议纪要，要经与会者讨论、表决通过； 会议纪要需经主持人签发； 不要把会议情况与决定事项合在一块写。,常用公文写作,六、会议纪要的写作 （二）会议纪要的写作要求,会议纪要由标题、发文时间、正文、落款及日期组成。 1. 标题 2. 发文时间 3. 正文 第一部分，写会议的概况。（八要素） (1) 会议动因 (2) 会议地点 (3) 会议时间 (4) 会议名称。 (5) 会议人员 (6) 会议议程 (7) 会议进展 (8

17、) 会议收获。 第二部分，写会议的主要精神。 第三部分，结尾。,常用公文写作,六、会议纪要的写作 （三）会议纪要的写法,目录,公文写作基本常识,常用公文写作,经验谈如何写好公文,范例讨论与点评,公司常用公文介绍,公司公文系统介绍,经验谈如何写好公文,一、掌握公文写作的基本要领 （一）公文写作“六要”,1. 学会做人，加强修养。 2. 掌握政策，了解意图。 3. 关注市场，吃透下情。 4. 针对问题，突出重点。 5. 注重积累，勤于思考。 6. 反复修改，精益求精。,经验谈如何写好公文,二、掌握公文行文的基本规则（1/2）,根据机关之间的工作关系确定行文方向。 选择适宜的行文方式，一般不越级行文

18、。 正确选择密级与紧急程度。 正确选择主送机关与抄送机关。 坚持党政分开的原则。,经验谈如何写好公文,二、掌握公文行文的基本规则（2/2）,联合行文时，作者应是“同级”机关，并在行文前就有关内 容协商达成一致。 严格控制公文数量，简化行文手续。 严格按职权范围行文。 以公司、公司办公室名义或以部门名义行文时，有涉及到其 他部门事项的，主办部门应当将公文草稿送其他部门领导审 核同意并会签认可(公文撤销应视作自始不产生效力；公文 废止，视作自废止之日起不产生效力。) 。 要严格公文的审批手续。,经验谈如何写好公文,三、掌握公文写作的特点和语言要 （一）公文的特征,公文的特征,公文被规定以现代汉语的

19、书面形式（语体文也即白话文）作为必须使用的符号系统，具有表意直接、通俗易懂、语义确切的优点。加之辅以标点符号，更便于作者表达发文意图，易于受文者准确地理解。,兼用说明、叙述、议论三种表达方式。公务文书的特殊功用决定了正文表述必须事、理结合既有针对有关情况的概括性的叙述，又有对所表述事物性质、状态、特征等的介绍与说明，同时还需要在此基础上进行科学的分析和评论，以表明作者的观点和态度。,经验谈如何写好公文,三、掌握公文写作的特点和语言要求 （二）公文的语言要求（1/3）,公文的 语言要求,语言端庄，格调郑重严肃。,庄重,准确,表意真实确切，无虚假错漏，褒贬得当。,朴实,精炼,严谨,规范,语言平直自

20、然，明白晓畅，通俗易懂。,语言简明扼要，精当不繁。,语义确切，细致周密，无歧义现象。,符合语法、逻辑规则和特殊规范性要求。,经验谈如何写好公文,三、掌握公文写作的特点和语言要求 （二）公文的语言要求（2/3）,公文的 语言要求,要注意用语尊重、谦虚，语言精炼、平和、准确，惜墨如金。,上行文,下行文,要求用语庄重，准确。,平行文,要求用语谦和，诚恳合作的态度。,经验谈如何写好公文,三、掌握公文写作的特点和语言要求 （二）公文的语言要求（3/3）,公文的 语言要求,不能使用口语,学会使用书面语言,正确使用 专用语言和约定俗成,称谓词的使用,不能使用方言、土语、行话,不能滥用简称,承转词的使用,结尾

21、词的使用,时态词的使用,经验谈如何写好公文,四、掌握公文行文的基本格式（1/2）,公文纸幅面纸张-A4，尺寸为：210mm297mm； 公文页边与版心尺寸-天头（上白边）：37mm，订口（左 白边）：28mm； 排版规格-正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排 28个字； 公文标题-2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回 行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,经验谈如何写好公文,四、掌握公文行文的基本格式（2/2）,主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回 行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号； 公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶 格。数字、

22、年份不能回行； 附件在正文下一行左空2字用仿宋体字标识“附件”，后标 全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1.”）；附件后不加标点符号； 成文时间用汉字将日、月、日标全；“零”写为“”。,经验谈如何写好公文,五、拟制公文需要注意的若干具体问题 （一）如何拟制公文标题,公文标题的大致结构,发文机关+“关于（对）”+内容（事由）+的+文种,一般情况下，习惯于不加发文机关，主要是考虑到减少公文标题的字数，便于排版和美观。 公文标题一般不标标点符号，除了引用法规性文件或书名需加 号外，其余都无需加标点符号。 公文标题使用介词结构，一般写“关于”或“对”，不要写成“关于对”，以免介词

23、结构重复（“关于”大多用于泛指；“对”倾向于特指）。 拟制公文标题，要言简意赅，准确揭示公文主题，一般字数应控制在20字以内为好。,经验谈如何写好公文,五、拟制公文需要注意的若干具体问题 （二）如何选用文种,文种，就是公文的种类。字数少，内涵多，用途广，是公文的重要组成部分。,1. 要从公司的职权范围确定文种。,确定文种的方法,2. 要根据行文目的确定文种报告、请示、函或意见的选用。,3. 要依据行文关系确定文种上行文、平行文、下行文的选用。,经验谈如何写好公文,五、拟制公文需要注意的若干具体问题 （三）规范使用人名、地名、数字、引文、结构层次序数、计量单位、简称等（1/2）,1. 关于人名： 姓名在前，职务在后，无需在姓名、职务后加上 “同志”。 2. 关于司名： 省级分公司和计划单列市分公司、地市级分公司、 支公司。 3. 关于引文： 发文机关+标题+（引发文字号）。 4. 关于日期： 应当写具体的年、月、日。,经验谈如何写好公文,5. 关于数字