公文基本常识.doc.ppt

1、主要内容,公文基本常识 常用公文写法 写好公文的注意事项 公文办理,公文基本常识,公文的定义 党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,公文基本常识,公文处理工作的内容 1.拟制； 2.办理； 3.管理,公文基本常识,公文处理的原则 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密,公文基本常识,文种及使用范围 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定

2、事项。（如，两化互动，五个自贡的决定） 3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（如，征地补偿65号令，发布地方政府规范性文件）。 4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。,公文基本常识,文种及使用范围 6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 7. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,公文基本常识,文种及使用范围 9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告

3、知重要情况。 10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12.批复。适用于答复下级机关请示事项。,公文基本常识,文种及使用范围 13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（如，部门申请经费） 15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,公文基本常识,近似文种异同辨析 决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。 决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。（决定适用范围较宽

4、，内容为“重要事项”；命令一般为较大的市、计划单列市，具有载体性、强制性、权威性、专用性，主要为国家权利机关、行政机关和军事机关） 公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。,公文基本常识,近似文种异同辨析 公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别（公告一般是党和国家的高级机关，内容为“重要事项”或“法定事项”）。 通知与通告：主要是适用对象有区别。 通知与通报：内容的侧重点不同。,公文基本常识,近似文种异同辨析 意见与报告：行文方向和内容有区别。 意见与请示：行为方向和内容上有区别。 请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。 请示与函：行文时间、方向、

5、功能、结果上有区别。,文种选用上存在的问题,缺少文种 使用非法定文种 文种重叠 生造文种 文种作为公文标题 文种混用 同类公文使用不同文种 错用文种,文种选用的基本依据和要求,依据法规的规定和要求正确选用文种 依据发文机关的职能权限正确选用文种 依据行文隶属关系或业务指导关系来选用文种 依据行文的目的、要求正确选用文种 按照文种的适用对象正确选用文种 按照层级的不同正确选用文种 按照公文内容的差异正确选用文种 按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种,（二）格式,公文的组成部分 1.份号（涉及涉密公文）； 2.密级（绝密、机密、秘密）； 3.保密期限； 4.紧急程度（“特急”、“加急”，原为

6、“特急”、“急件”；电报未变，仍为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”）； 5.发文机关标志（由发文机关全称或规范性简称加“文件”组成。联合行文，可以单独用主办机关名称）；,（二）格式,6.发文字号； 7.签发人； 8.标题（由发文机关名称、事由、文种组成。未再明确除法规、规章名称外不用标点符号的规定；4个以上发文机关，标题可以用“等”，然后在正文中体现）； 9.主送机关； 10.正文； 11.附件说明（公文附件的顺序号和名称）； 12.发文机关署名；,（二）格式,13.成文日期（会议通过或发文机关负责人签发的日期）； 14.印章（公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相

7、符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，一般为党委的公文）； 15.附注（公文印发传达范围等需要说明的事项）； 16.附件（公文的说明、补充或者参考资料）； 17.抄送机关； 18.印发机关； 19.印发日期； 20.页码。 （减少了主题词）,公文的格式,公文的用纸 A4纸：210mm297mm 天头：37mm1mm 订口(左白边)：28mm1mm 版心：156mm225mm（不含页码）,公文的格式,排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 装订：骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距版面上下各70mm处，允许误差4mm；平订订距与书脊间距35mm。 字体

8、颜色：如无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色。,公文的格式,1.版头 （1）公文份数序号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（注：不再标注No.字样）,公文的格式,1.版头 （2）密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行（注：原为版心右上角第一行）；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（注：未标“”号的，两字之间空1字；标“”号的，两字之间不空1字）,公文的格式,1.版头 （3）紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角（注：原为右上角）；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级

9、和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列（注：新增）。,公文的格式,1.版头 （4）发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党的机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（注：原为25mm；删除了上报公文至版心上边缘80mm的要求），推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则（注：未要求应小于22mm15mm）。,公文的格式,1.版头 （4）发文机关标志 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当（注：新增）将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准

10、上下居中排布。,公文的格式,1.版头 （5）发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,公文的格式,1.版头 （6）签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空二行位置（注：新增）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，

11、回行时与上一行第一个签发人姓名对齐（注：原为上下单个排列）。,公文的格式,1.版头 （7）版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。,公文的格式,2.主体 （1）标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜（注：新增），间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形（注：新增）。,公文的格式,2.主体 （2）主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，,公文的格式,2.主体 （3）正

12、文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（注：规定得更细。原仅为“主送机关名称下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”）,公文的格式,2.主体 （4）附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐

13、。,公文的格式,2.主体 （5）发文机关署名、成文日期和印章（注：此部分变化较大） 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,公文的格式,联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（一排3个），并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得

14、超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,公文的格式,不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。,公文的格式,联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。,公文的格式,成文日期中的数字用阿拉伯数字（注：原为汉字）将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。,公文的格式,特殊情况说明

15、 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时（注：原无），可以采取调整行距、字距的措施解决。,公文的格式,2.主体 （6）附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,公文的格式,2.主体 （7）附件 附件应当另面编排，并在版记之前（注：原无），与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字（注：原为3号仿宋字）顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行（注：原无，即为“附件”下空一行）。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。,公文的格式,如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在

16、其后标注“附件”二字及附件顺序号。,公文的格式,3.版记 （1）版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,公文的格式,3.版记 （2）抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字（注：原为3号仿宋体字），在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。,公文的格式,3.版记 （2）抄送机关 如需把主送机关移至版记，除将

17、“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,公文的格式,3.版记 （3）印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字（注：原为3号仿宋体字），编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,公文的格式,3.版记 （4）页码 一般用4号半角宋体（注：原为白体）阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字

18、线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,公文的格式,公文的特定格式 （一）信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志（注：原无）。,公文的格式,公文的特定格式 （一）信函格式 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,公文的格式,公文的特定格式 （一）信函格式 发文字号顶格居

19、版心右边缘编排在第一条红色双线下。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。,公文的格式,公文的特定格式 （二）纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（注：原无），推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐.,公文的格式,公文的特定格式 （二）纪要格式 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假

20、”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。 纪要格式可以根据实际制定。,（三）行文规则,公文行文关系有8种：领导、指导、管理、监督、协作、联合行政、法律、领导人名义。 公文行文方向有4个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报、决定）、平行（函）、泛行（意见、公报、公告、通告）。,行文关系,1.定义。指行文机关与受文机关之间的公文往来关系。是根据国家领导管理体制、行文机关与受文机关之间是否具有隶属关系以及行文机关的职权范围确定的。 2.要素关系。领导管理体制决定隶属关系，隶属关系决定行文关系，行文关系决定行文的任务、公文的内容、文种的使用、语言的组织等。 3.意义。正确认识和处理行文关系，对于遵循

21、行文规则，正确处理行文机关与受文机关之间的关系，有条不紊地顺利贯彻落实公文中的决策事项、政策措施、工作部署、指导原则等，具有非常重要的意义。,几种具体的行文关系,（1）领导关系。指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导关系。 公文往来的领导与被领导关系，专指行文关系，如党委与所属的工作部门、上级党委与下级党委、政府与其组成部门和直属机构、上下级政府之间等。不包括政治领导、思想领导、组织领导关系。,（2）指导关系。指同一组织系统中上级机关的部门与下级机关相应部门的关系。相互之间无隶属关系但

22、有指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系，包括纯业务指导、垂直管理业务指导、半垂直管理业务指导等形成的公文往来关系。 其与领导关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，指导关系的行文，必须受职权范围的约束。党政机关的部门可以向上级相关机关的部门请示问题或联系工作；重大事项须经党委、政府同意或授权后，才能向上级主管部门请示、报告。,（3）管理关系。指党政机关的部门就其部门管理职权范围内的事项与其他部门、单位的公文往来关系。包括行政管理、归口管理、综合管理、业务管理、属地管理形成的公文往来关系。,（4）监督关系。指监督机关或有监督职能的其他机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。包括法律

23、监督、党内监督、权力监督、行政监督、民主监督、企业监督、国有资产监督、舆论监督、中介机构监督工作中的公文往来。 主要任务：监督政策、法律法规和有关规定的执行，监督公权力使用与国有资产运作，通报情况，提出对违纪违法违规行为的处理建议和递交法律文书等。,（5）协作关系。指没有隶属关系的机关、单位、部门之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。包括同级平行机关的协作、没有隶属关系的上下级机关的协作、与外地同行业机关单位的协作、与其他机关单位的协作等。,（6）联合行政关系。指两个或两个以上机关、单位因共同的任务或有关联的任务需要，联合进行领导管理、履行职责活动等联合行政的公文往来和联合行文关系。联合

24、行政包括联合管理、建立机构、召开会议、联合行动等。联合行文是联合行政的一种形式。 联合行政及联合行文的必要条件：层级相同、级别相当，有共同的行政管理职能或管理事项。 联合行文应确有必要，注重实效。,（7）法律关系。指依照法律选举产生的人民代表大会及其常务委员会与人民政府、人民法院、人民检察院之间的公文往来关系。,（8）领导人名义关系。指党政机关和其他机关中以行政最高首长的名义发布命令（令）及其他公文的行文。如：主席令、部长令、省长令、市长令和领导人的讲话、在重大媒体上发表的署名文章等。,注意事项：,（一）向上级行文 1.主送单一（落实责任，避免推诿），根据需要可抄送相关上级机关和同级机关（沟通

25、情况），不抄送下级机关； 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项（部门不能完全掌控，需其他部门或当地党委、政府支持），应当经本级党委、政府同意或授权；属于部门职权范围的应当直接报送上级主管部门；（意义：党委、政府集中统一领导，落实部门职责）,注意事项：,（一）向上级行文 3.本机关就下级机关事项向上级机关请示的，应当提出倾向性意见，不得原文转报（责权相应）； 4.一文一事（避免影响办文、审签效率）； 5.不得向负责人或以负责人名义行文（落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范围）； 6.双重领导的可抄送另一领导机关。,注意事项：,（二）向下级行文 1.主送：主送受

26、理机关，根据需要抄送，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关； 2.行文：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委政府授权，可向下级党委政府行文（主要区别事项的重要性，如：以市政府名义行文，一般需由市长签发）；其他部门或单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求； 3.联合行文：属于党委、政府各自职权范围的工作，不得联合行文；,注意事项：,（二）向下级行文 4.党政行文：党委、政府的部门依据职权可相互行文，依职权范围可向下级党政机关相关部门行文。属各自职权范围的，不得联合行文； 5.涉及多个部门职权范围，未协商一致，不得向下行文； 6.内设机构行文：除办公厅（室）外，不得对

27、外正式行文。,二、常用公文写法,（一）通知 1.一般要求：依据目的文种承启语事项要求。 2.种类。 （1）发布性通知 标题：发文机关+被发布的法规或规章名称+文种 正文：发布的什么法规，施行、生效日期，贯彻执行的要求。 （2）批转、转发性通知 标题：发文机关+被批转机关名称、主要内容+文种 恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。,（3）传达、要求执行、周知性通知 标题：发文机关+事由+文种 引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、

28、法规、政策。,3.容易出现的问题,一是标题繁琐。 标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。 对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”。,二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确。 三是不得以文件形式空转文件。纯粹转发上级公文，未提出新的贯彻意见的，除非特殊情况，一般以翻印形式下发。,（二）报告,报告的种类 1.按所涉内容不同，可分为“综合性报告”、“专题性报告”。 2.按行文目的和作用不同，可分为： （1）工作报告。侧重于陈述工作开展情况及主要做法，有时带有经验和教训。 （2）情况报告。汇报、反映社会情况及动态。具有

29、使用面广、反应迅速、方式灵活，有较强的信息性。 （3）呈请性报告。提出工作意见与建议。 （4）检查报告。 （5）例行报告。按要求按时间进程等报送的报告。 （6）回复性报告。 （7）报送资料的报告。如报送工作总结、计划等。,写报告的注意事项：,一要从总体上分析都有那些工作？这些工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲； 二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列得很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么（如某局的污染治理的汇报材料）； 三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在

30、最能说明观点的位置上。,注意：报告中不得带请示事项，也不得越级报告。,（三）请示,请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。 结尾常以请求语作结，习惯用的有“妥否，请批示”、 “以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。,注意事项,第一，要当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。 第二，要一文一事。切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作（如，既请求同意出让土地，又请求政府拨付机关运行经费等）。同时，不得抄送下级机关。 第三，要按级请示。 第四，标题要写明事由。 第五、把握报文程序。按行文要求

31、，应协调先行，和向主管部门行文，由主管部门向政府报文。,三、写好公文的注意事项,“六准确” “准确把握意图，准确选择文种，准确掌握格式，准确适用法规，准确组织结构，准确运用语言” （一）准确把握领导意图和行文目的。 （二）准确组织结构，做好谋篇布局 1.做好组织结构的准备工作 2.构思好框架。 (三)准确运用语言，确保精炼简洁 公文语言的基本要求：准确、简洁、鲜明、易懂。,四、公文办理,（一）收文：收文审核、先行协调 （二）办理：主要程序、拟办、起草、审核 （三）审签：程序、时限、催询,（一）收文,1.收文审核 要件 格式 时限,（1）要件,对报送公文的相关情况进行说明，主要包括来文依据、来文

32、要点、来文所涉主要问题、征求意见的情况、以往或其他地区类似情况的处理、与以前或上级规定相比有何创新或突破等内容。 相关单位反馈的征求意见稿原件或复印件。起草部门应对相关部门反馈意见进行梳理，列表说明部门所提意见、意见采纳情况和未采纳意见的理由，并附具部门书面反馈意见。 报送公文事项所涉法律、法规、政策等相关依据材料。,（2）格式,由单位主要负责人审签，加盖单位印章，注明联系人和联系电话。联系人必须熟悉报送请示事项或办理事项等相关情况，联系电话应注明联系人的移动电话号码。,（3）时限,成文日期或主要领导审签日期与报送日期不得差2个工作日。 报文单位原则上应预留15个工作日的公文审核办理时间。对需在5个工作日内办理完毕的，报文单位应标明“加急”字样，需在3个工作日内办理完毕的，应标明“特急”字样，并书面说明理由及单位办理情况。,对有报文时限要求的，报文单