某公司财务档案管理制度

制度名称财务档案管理制度重要参考文件制定和解释部门方案财务中心主要内容标准财务档案内容、归档时间及如何办理财务档案借阅及查询过程的制度适用范围集团及各子公司制度级别二级制度编号修订人蒋晓兰版本号公布时间2007年12月31日试运行时间有无实施细那么无对应流程编号MG；MG02.02.18；MG02.02.19；财务档案管理制度1财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计帐簿、报表和打印输出的书面形式的会计帐簿、报表等。它包括会计档案和财务文书档案。1.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。各类税务资料；其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。1.2财务文书档案包括：对外签订的各类合同和协议。上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件；集团公司方案财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、预算、决议和规定；各类公司注册、变更及注销资料；与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表；2会计档案的整理2.1会计凭证的整理当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。在指定的档案柜内摆放整齐。2.2财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。季度终了后，将季度财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。2.3会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年1月31日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本帐一起收档保管。2.4财务文书档案的整理：各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放；在本会计年度结束后，应于次月初10日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。2.5每月20日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的备份工作；3财务档案的保管3.1财务档案保管在集团方案财务中心的领导下进行，并实行分类分级管理的原那么。3.2财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅效劳。管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送方案财务中心相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末20日前报送方案财务中心财务管理部并进行部门归档。〔方案预算报告及考核指标表仅上报电子版〕管理员于每年1月31日内将已装订好的上年帐册、财务报告在登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。管理员于每年元月31日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丧失、毁损情况。如发现丧失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。管理员调开工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。交接过程必须清楚，填制交接清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。3.3所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的右上角。3.4将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。3.5财务档案原那么上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当由公司方案财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。3.6对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行平安和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。3.7设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。3.8设立“会计档案查阅／借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。3.9对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向方案财务中心报告，并及时采取补救措施。具体保管要求如下：财务档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等平安措施；采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丧失。3.10对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。3.11每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管〔如保险柜〕。该套软盘同样做出编号和内容登记。3.12各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。4财务档案的查阅4.1财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》。4.2查阅范围：财务档案原那么上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司方案财务部负责人批准。4.3查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅／借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。财务档案原那么上不得带出各公司方案财务部。5财务档案的借阅5.1财务档案原那么上不外借。如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅／借阅记录”，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的经理签字，然后由各公司方案财务部经理签字批准后备案，方可将档案借出。集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办理借阅，并办理登记手续。非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。5.2机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准；档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。5.3财务档案借阅期不超过三天。如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅／借阅记录”，经借阅部门经理和各公司方案财务部门经理签字批准前方可续借。5.4借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人10元的档案占用罚金，扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。5.5借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误前方可归档。5.6如会计档案遗失，由借阅人负责查找。如在确认档案遗失后一个月内查找不到，或造成会计档案短缺的，将对借阅人及其所在部门进行经济和行政处分。根据遗失、毁损档案的重要程度收取借阅人至少500元的档案赔偿费，并对借阅人予以通报处分，直至追究刑事责任。6财务档案的销毁保管期满的财务档案，除本细那么第十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：6.1各公司方案财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。6.2公司方案财务部经理、总经理、首席财务官在会计档案销毁清册上签署意见。销毁财务档案时，应由各公司方案财务部和方案财务中心共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，应当在财务档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务总监和公司总经理。6.3保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财务档案，应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。6.4正在工程开发期间的房地产公司，其保管期满的财务档案不得销毁。7财务档案的代管及交接7.1公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案，应当由集团方案财务中心代管或委托相关子公司代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。7.2各公司分立后原公司存续的，其财务档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案；各公司分立后原公司解散的，其财务档案由集团方案财务中心代管，各方可查阅、复制与其业务相关的财务档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。7.3单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。7.4各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的财务档案应由合并后的公司统一保管；公司合并后原各公司仍存续的，其财务档案仍应由原各公司保管。7.5各公司之间交接财务档案的，交接双方应当办理财务档案交接手续。移交会计档案的公司，应当编制财务档案移交清册。交接会计档案时，交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并由集团方案财务中心派人、交接双方的总经理负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者盖章。8财务档案编号分类管理方法：8.1财务档案归档文件内容包括凭证、帐本、报表、协议合同以及综合〔除前四种之外的各种文件〕。8.2财务档案归档文件编号编制方法如下：首先方案财务中心及各子公司财务部根据集团公司规定确定其简称和代号，其次按照归档文件的类别确定文件代号，最后根据归档文件的日期〔年度取后两位数字，月份按照01-12填列〕及序号〔按照001-999填列〕进行顺序编号。名称简称代号名称方案财务中心计财CG财务管理部CY方案预算部CR融资部某鸿运财务部鸿财CW方案财务部某房地产财务部房财CW方案财务部某城市财务部城财CW方案财务部其他公司参照上述规定编制代号名称代号名称ZH综合PZ凭证BB报表HT协议、合同ZB帐簿SJ收据例如：某房地产财务部2003年3月第19册凭证的编号为房财CWPZ0303019某城市财务部2003年12月第5本帐本的编号为城财CWZB0312005某鸿运财务部2003年2月第10本报表的编号为鸿财CWBB0302010方案财务中心金融资本部2003年4月第6号合同的编号为计财CRHT0304006方案财务中心财务部2003年1月第22号综合的编号为计财CWZH0301022附：会计档案保管期限表序

号档

案

名

称保

管期

限备

注一会计凭证类

1原始凭证15年

2记帐凭证15年

3汇总凭证15年

二会计帐簿类

4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年

6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片

固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年

三财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告〔决算〕永久包括文字分析四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册永久

13会计档案销毁清册永久

14银行余额调节表5年

15银行对帐单5年

附表见财务挡案类表格:合同保管；记帐凭证保管清册；报表及财务分析报告保管清册；财务印章保管表；税务登记证保管清册；财务数据备份记录；综合类保管目录；查阅及借阅记录；销毁清册MG财务档案查阅流程编制说明1)适用范围某集团总部，各子公司。2)部门职责档案查阅人负责填写财务档案查阅/借阅登记本；财务部门负责审核、监督查阅过程，并将查阅完毕的档案归档。3)流程输入、输出输入：查阅要求输出：查阅完成4)流程步骤流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单01查阅人填写财务档案查阅/借阅登记本查阅要求查阅人填写财务档案查阅/借阅登记财务档案查阅/借阅登记本02档案管理员判断：是否属查阅人所在部门管辖业务范围内档案查阅查阅内容判断决策03A如所查档案属于查阅人所在部门管辖业务范围内，管理员将档案交予查阅人判断决策档案文件03B如所查档案不属于查阅人所在部门管辖业务范围内，那么需财务部经理审核签字判断决策审批意见04查阅人在管理员监督下查阅档案档案文件查阅实现06查阅完成时，档案管理员将档案收回存档查阅完成档案