生日蛋糕采购项目组织机构及人员岗位职责

第一节项目组织结构图 1第二节人员配备及部分岗位职责 2一、人员配备 2二、部门工作职能 4三、人员岗位职责 7第三节人员管理措施 23一、日常管理措施 23二、考核管理措施 25三、健康管理措施 25四、安全管理措施 26第一节项目组织结构图第二节人员配备及部分岗位职责一、人员配备项目人员配备表职务姓名职称上岗资格证明已承担项目情况证书名称级别证号专业所服务单位项目数项目名称项目经理简历表姓名性别年龄职务职称学历参加工作时间从事项目经理年限项目经理资格证书编号在服务期和已完成项目情况合作单位项目名称项目规模开始、完成日期是否在服务期项目质量项目人员简历表姓名性别年龄职务职称学历参加工作时间从事负责人年限在建服务期和已完成项目情况合作单位项目名称项目规模开始、完成日期是否在服务期项目质量二、部门工作职能（一）客服组工作职能1.建立客户档案，对客户反馈信息进行分析，出现问题及时处理。2.接洽并处理公司与客户之间有关配送及服务的具体工作。3.负责建立完善公司客户资料、客户关系管理系统。4.收集公司配送业务的市场拓展、新客户开发资料，并对这些资料进行分类整理，以便随时了解公司配送服务的市场拓展情况。5.负责办公室日常的客户接待工作。6.按客户合同要求制订配送服务计划和服务时间安排表。7.及时分析客户建议投诉反馈相应部门。8.完成领导安排的其他工作。（二）物控组工作职能1.实时收集整理分析掌握市场信息，开拓新的采购方式优化采购渠道，降低采购费用。2.确定合理物资采购量，及时了解客户需求情况，进行合理采购。3.根据客户需求计划，制定物资供应计划并组织实施。4.汇总各客户的合同申请单，编制采购作业计划。5.选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。6.组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。7.建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。8.进行市场询价，采购所需物资。9.采购物资的报验和入库工作。10.采购过程中的退、换货工作。11.采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。12.全面负责所有蛋糕的质量检查、卫生检验。13.负责品管、卫生检验流程、标准、制度的制定。14.完成领导安排的其他工作。（三）财务部工作职能1.负责日常财务核算管理工作。2.定期编制和原材料采购等各类财务报表，并提供有关基础财务资料。3.编制年度财务预算，并动态监控预算的执行情况。4.组织中期和年度会计查账工作，保证及时公告。5.组织协调与税务部门的工作，督促各单位严格遵守国家税法和发票管理的有关规定。6.修订和完善各项财务制度及内部规定。7.定期检查采购部财务制度建设及执行情况。8.监督检查采购部日常会计核算的真实性、准确性，报表反映利润、费用等指标的真实性。9.考察采购部资产增减的情况和往来款构成及清理情况等。10.对采购部执行资金使用签批权限情况，进行事前监控。11.编制采购部年度流动资金使用计划，并实行动态监控。12.及时、有效的融通资金，统一筹集、调度、拆借、分配资金。13.跟踪汇率变动，规避外汇风险。14.参与可行性分析和资金筹措。15.跟踪汇率变动，规避外汇风险。16.负责公司员工工资的发放工作，现金收付工作。17.负责对财务工作有关的外部及政府部门，如税务局、财政局、银行、会计事务所等联络、沟通工作。（四）综合组工作职能1.全面负责人事管理、行政管理、后勤服务、总务杂务处理等工作。2.负责相关制度、文件的执行落实跟进。3.负责人事薪酬、绩效、培训、社保等工作。4.完成领导安排的其他工作。三、人员岗位职责（一）客服部主管1.岗位职责（1）基础管理工作①定期考核下属员工②组织下属培训，提高下属的工作能力③制定本部员工的工作排班表④监督、检查下属的工作态度和工作情况⑤及时针对客户情况报给行政部，确保客户服务满意⑥监督本部门固定资产、办公用品的使用管理⑦制定年度、季度、月度工作计划，上报经理⑧定期召集下属工作会议，传达公司政策和上级指示编写半年度、年度总结报告（2）日常管理工作①监督客服部各职能工作；②检查员工仪容仪表、服务态度；③与消协等职能部门协调、联系，保证良好的外部环境。④处理疑难及重大投诉事件；2.工作内容（1）每日工作①检查服务台卫生及客服部员工的仪容仪表检查交接班本。②协调处理电话投诉、电话咨询。③根据现场顾客需求，提供引导服务。④完成上级安排的其他工作。（2）阶段工作①每周例会议上汇报上周工作情况。②每周对典型顾客投诉案件及顾客意见分析并汇报处理结果。③定期和政府工商行政管理局、物价局、质检局和315消费者权益保护协会联系沟通。（二）客服带班岗上级：客服部主管下级：无1.岗位职责（1）执行公司的实施细则。（2）发掘并建立客户资料信息，对重点顾客定期回访，日常联系等。（3）处理服务专线、顾客异议、意见之处的事项。（4）针对顾客要求，提供引导服务。2.工作内容（1）每日工作①营业前30分钟进场。②做好服务台卫生、整理自身仪容仪表。③看交接班本，做好准备工作。④协助其他客服人员做好其他相关工作。⑤对客户信息详细登记并整理。⑥对顾客的投诉意见进行详细登记并对整件事情了解，提出合理处理意见并汇报客服部主管。⑦顾客投诉意见受理跟进。⑧做好交接工作。（2）阶段工作每周汇总会员发展情况及统计顾客意见。（三）服务专员岗上级：客服部主管下级：无1.岗位职责①认真做好交接班记录。②认真做好为顾客提供指引服务。③做好顾客电话咨询工作。④配合其他部门做好市场调查工作。⑤做好其他本职工作，如：开票、客诉受理等工作。2.工作内容（1）营业前30分钟进场。（2）做好服务台卫生、整理自身仪容仪表，看交接班本，做好准备工作。（3）顾客咨询导引工作。（4）发票开立。（5）退换货处理。（6）发放、注销及换取。（7）受理电话投诉、咨询并做好相关登记。（8）收集而客章见和建议并定期进行汇总。（9）失物登记认领工作。（10）做好交接工作。（四）物控部经理岗位职责1.及时、准确制定备货及物料需求计划、协调相关部门，满足销售、客服出货需求。2.审核仓库的出入库单据，确保公司库存物品的帐、物、卡一致。3.规范公司物流ERP的实物流程。4.制定安全库存，定期组织清理仓库呆滞物料；5.协助总经理提升公司物控方面的管理水平；6.请购方式与存量基准的设定。7.用料的请购与余料转用。8.进料异常与管理采购协调处理。9.定期召开物控部例会，布置任务，及时指导协调工作，处理部门员工工作中遇到的困难和问题。10.整理、汇总部门考核数据，定期报送人力资源部。11.完成上级领导交办的其他工作。（五）采购部主管岗位职责1.在物控部经理的领导下，具体编各种年度、季度、月度的采购供应计划和用款计划，在批准后协助落实执行。2.根据审核批准的每月材料供应清单和用款计划，与财务部及时协调，确保采购购用款。3.定期了解材料库存情况，以及和产和销售情况；适时提出或修改下期采购计划，避免进料积压或进料短缺的现象。4.负责采购物资原发票、收料凭证、质检证明及付款结算单据等整理登记入账工作，进行统计和核查，发现问题及时上报。5.及时与采购员、保管员核对到达、在途物料的价格、数量、总价，不断清理应付、应退和预付款项目，每月结清进、出、存明细账，做好统计报告。6.具体了解、收集和原材料市场的供求状况、价格走向及消耗定额等信息，考察公司物料损耗水平，提出改进采购建议。7.督促和配合保管员定期对物料仓库盘点清查，发现帐、物、卡不符时，找出原因予以调账或上报处理。8.具体进行采购、物资的资料、帐册、报表的收集、整理和归档工作，及进编制相关的统计报表，以及利用计算机管理采购与物资工作。9.完成物控部经理临时交办的其他任务。（六）仓库主管岗位职责1.负责原料、辅料的外包装检验及数量核对工作，组织搬运整齐码放指定位置，填写货物卡；2.负责食品的外包装、型号、批号检验及数量核对工作，组织搬运工，搬运整齐码放指定位置，填写货物卡；3.负责办理一切原材料出、入、退库手续；4.负责仓库一切原材料和食品的台账登记工作；5.负责仓库一切原材料的电子版每日库存共享工作；6.负责仓库一切原材料清洁、整齐码放、储存和盘点工作；7.负责食品、原料、辅料的控制和发放工作，及时填写货物卡；8.物控部经理临时交办的其他任务。（七）搬运队长岗位职责1.了解职工的思想状况、业务水平和工作作风，抓好服务质量和服务意识教育，组织落实本队职工日常政治学习和业务学习，做好职工的思想稳定工作。2.合理安排装卸搬运作业计划，组织协调做好计划的实施。3.合理确定本队所属岗位的职责及人员调配，明确岗位业务分工。4.明确本队各项业务的工作程序、落实有关标准和管理制度，并监督指导实施。5.跟班作业，掌握本队人员的安全生产状况和规章制度的落实情况，发现问题及时指导改进。6.协调自理本队业务工作上与其他科室及有关部门的配合与协作，解决工作中发生的矛盾和纠纷，保证本队工作顺利进行。7.协助部门领导做好本队的考评工作。8.认真填写值班日记，检查落实行车记录，将待办事项交接清楚。9.完成领导交办的其他工作。（八）蛋糕配送负责人岗位职责1.负责市场调研、开发，负责制定年度销售计划。2.对提供原材料的合作方存在的价格差异、食品质量等问题，及时进行沟通与协调，并立即向基地经理汇报。3.负责协调工作。4.负责人员分工、配送流程的制定。5.负责配送车辆管理，严格执行中心下发的汽车管理办法。6.负责组织周交班工作，负责总结本月工作，布置下月重点工作，负责经济活动分析。7.负责组织业务学习，负责廉政教育。8.完成领导交办的其他工作。（九）配送外勤工作人员岗位职责1.提前通过微信配送群及时掌握次日配送任务。2.负责本班库存食品的提取工作。每日xx点到配送中心领取本班配送单、出库单，同内勤人员交接。3.负责对合作方按照订单提供的原材料进行验收及签收工作。严禁接受质量存在问题或短斤少两的食品。4.负责按照配送单明细将食品交付给对应单位，并办理交接，交付时对存在的食品质量等问题负有全部责任。对存在的问题作出妥善处理，并及时向内勤说明，无法解决的问题立即向负责人汇报。5.负责在规定的时间将订单食品配送至需求方，不得影响或耽误客户对订单食品的使用。6.严格监督汽车驾驶员按照规定线路行驶，确保运输途中的绝对安全。7.及时将本班签字完整的采购单、配送单、出库单整理好，交给内勤人员。8.及时在微信配送群中汇报当日出勤车号、出车和收车时间、每日收车时车辆跑行公里数。9.完成领导交办的其他工作。（十）配送车辆驾驶人员岗位职责1.提前通过微信配送群掌握次日配送任务，做到提前预想。2.装车过程中注意避免因挤压影响而蛋糕质量。3.按照规定线路配送蛋糕，行驶过程中注意避免因车辆颠簸而影响蛋糕的质量。5.配送过程中配合外勤装卸、配送食品。6.配送过程中严格遵守交通法律法规，对发生的违章罚款均由个人承担。7.严禁无派车单出车，每次申请加油必须在行车日志中记明加油数量。8.完成领导交办的其他工作。（十一）配送内勤人员岗位职责1.负责与合作方和需求方的沟通联系工作。2.负责每天早上与外勤人员交接当日出库单、配送单。3.每天XX点前负责接收次日需求订单，认真与需求方核实食品种类、规格及要求，将整理汇总后的订单及时向食品供应合作方下达，并对食品特征进行说明。4.每天XX点前收集合作方返回的食品订单，经双方确认无误后录入配送数据库，形成次日配送单、出库单。5.每日认真核对外勤值班人员交回的配送单、出库单，对签字不完整的拒收，直至签字完成。6.及时核对和维护数据库。7.认真梳理外勤工作人员对当日工作存在的问题，协助负责人制定解决办法。8.对需求方提出的要求及问题及时整理汇报给配送负责人，协助负责人制定解决办法。9.负责各个客户或单位的日记账，与其核对并协助财务开具发票工作。10.经营活动分析数据的整理与提供。11.随时接收紧急任务和紧急订单，及时沟通，完成临时紧急任务。12.成领导交办的其他工作。（十二）配送库管员岗位职责1.负责仓库日常收、发、存管理工作，认真做好记录。2.按照“入库单”进行收料，按要求填写好“仓库管理记录本”并做好核对工作。3.按照“出库单”进行出货，按先进先出原则出货，认真核对数量，按要求填写好“仓库管理记录本”做好记录工作。4.每周进行一次周盘，查看货物有无变质、腐败、过期等现象，如有问题及时上报配送负责人；清点仓库存货，并与“仓库管理记录本”核对，如果发现差异，及时与内勤人员沟通并核对数据库与记录本，解决差异；如还有问题，及时上报配送负责人。5.每月1日与内勤人员进行一次月盘，查看货物有无变质、腐败、过期等现象，如有问题及时，上报配送负责人；将盘点数据与“仓库管理记录本”、“配送数据库”核对，如有差异及时上报配送负责人。6.做好日常仓库维护工作，做好安全防火，保持仓库卫生整洁、通风干燥。7.完成领导交办的其他工作。（十三）财务部经理岗位职责1.负责日常财务核算管理工作。2.定期编制和汇总各类财务报表，并提供有关基础财务资料。3.定期或不定期编制财务分析报告。4.编制年度财务预算，并动态监控预算的执行情况。5.组织中期和年度会计查账工作，保证及时公告。6.组织协调与税务部门的工作，督促各单位严格遵守国家税法和发票管理的有关规定。7.修订和完善各项财务制度及内部规定。8.定期检查财务制度建设及执行情况。9.监督检查日常会计核算的真实性、准确性，报表反映利润、费用等指标的真实性。10.考察资产增减的情况和往来款构成及清理情况等。11.完成领导交办的其他工作。12.有权向总经理或人事部门建议任免所管部门的管理人员。13.负责对考绩，考勤工作，根据他们管理的实绩好坏，进行表扬或批评。14.主持召开部门会议，进行业务沟通，解决工作疑难，进行工作和决策。（十四）财务部总账岗位职责1.负责公司日常财务核算管理工作。2.负责审核原始单据，计提并缴纳各种税费。3.定期编制和汇总各类财务报表，并提供有关基础财务资料。4.定期或不定期编制财务分析报告。5.参与公司的年度财务预算，并动态监控预算的执行情况。6.组织协调与税务部门的工作，督促各部门严格遵守国家税法和发票管理的有关规定。7.监督检查日常会计核算的真实性、准确性。8.考察资产增减的情况和往来款构成及清理情况等9.负责各项对外申报。10.检查和指导成本会计工作。11.完成领导交办的其他工作。12.配合各方审计部门的审计工作。13.协助财务主管进行财务管理制度及核算流程优化设计，贯彻实施财务会计核算流程，布置、协调、检查、指导会计核算工作。14.认真执行资金管理规定，及时收回并按期上缴各项收入款项。15.负责编制公司资金预算平衡表。16.负责编制公司月度资金决算报表。（十五）财务部成本会计岗位职责1.负责公司食材的发票校验。2.检查和监督仓库实物出入库情况。3.负责检查每一笔订单成本核算的准确性。4.对公司的订单成本进行追踪分析。5.库存盘点：每月不定期抽盘两次。6.成本估算：每天检查原材料标准价与实际价格差异，查明原因，及时反馈给计划综合科等。7.每天跟踪手册进度，出库、入库时间，单耗，所有描述是否与备案时一致。8.处理与原材料、仓库相关的财务事项。9.完成领导交办的其他工作。10.负责计算完工食品成本费用的分配与结转，编制企业有关的成本报表、资金占用报表。11.负责制造费用的合理分配。12.负责公司总成本的核算。13.负责编制存货明细账。14.负责编制质量成本报表的月季报及年报质量成本的分项分析。（十六）财务部应收应付岗位职责1.负责办理公司应收、应付的账务处理。2.负责审核付款信息资料。3.按资金计划及时付款。4.应收应付核对：每月与业务员核对应收账款，每季与供应商核对，核对差异必须说明原因5.实时跟踪SAP系统应收账款台账，检查每一环节是否存在输入信息有误，及时与相关.人员沟通，回款性。6.负责出具应收、应付异常分析报告。7.完成领导交办的其他工作。8.配合融资部进行业务办理，包括融资和应付票据等需求。9.对应收帐款金额较大、账龄较长的客户进行重点跟踪，有效地控制应收账款坏账损失的发生。10.负责应收、应付账款风险管理的相关工作。（十七）财务部统计岗位职责1.负责财税帐的记账凭证编制和报表报送的相关工作。2.编制公司的政府统计报表。3.负责对外部年度财务审计和专项审计的工作。4.协助成本会计对企业食品成本的管控与核算。5.完成领导安排的其他工作。（十八）行政管理工作职责1.沟通协调：向下传达公司高层领导的指令，收集公司各部门的信息向高层领导通报，确保上传下达的顺畅；负责公司对外协调和接待工作，确保公司对外形象的维护；协调公司各部门之间及其与相关外部单位的沟通与往来，确保沟通的顺畅；2.文书会务管理：负责公司各类行政公文和文字材料的拟定及各类文件的收发，确保公司内部材料收发通畅；负责文件打印和复印，进行文件归档，确保文件回访制得到落实；负责公司行政会务的组织安排和记录，确保会议准备充分，记录完备；负责公司行政印章管理，杜绝行政印章被随意使用。3.信息管理：负责公司设备和办公用品的购买、设备维修和保养，杜绝公司办公用品的浪费；负责公司文书档案资料的收集、整理、分类.鉴定、保管、使用、销毁等档案管理及公司营业执照等证件管理，杜绝公司内部资料流失等现象；负责报刊、杂志、信函的收发和管理，确保收发工作的有效运转；负责编制大事记，建立内部信息中心，确保公司的信息化水平得到提高。4.后勤管理：负责公司车辆调度、年检年审、车辆办照、养路费及保险费缴纳、车辆维修保养等工作，确保行车安全和费用合理；负责行政大楼的环境卫生保洁工作，确保办公场所整洁、有序。5.公司制度管理：制定和规范公司各项管理制度和流程，确保公司管理效率的提高；组织检查监督工作，协调处理日常问题，保证各项管理制度、日常工作的执行；制定和完善经济责任制，为考核提供依据，保证经济责任制的切实落实。6.党群工作：负责协助公司党支部和工、青、妇等组织开展公司政治学习、宣教工作、文体活动和业务培训的组织实施，参与社会公益活动。（十九）人力资源管理工作职责1.规划与组织：根据公司业务发展需求编制公司人力资源规划，确保人力资源战略与公司发展相匹配；对公司组织机构提出优化和调整建议，组织编制与修订岗位说明书及部门职责。2.薪酬管理：组织建立、修订、完善公司薪酬体系，协助财务部组织薪酬体系的运行管理，核算和审核公司各部门员工的工资、奖金和福利发放，并实施工资调整政策，确保公司薪酬管理的公平、公正。3.绩效管理：组织建立公司绩效考核体系和绩效考核制度，并根据实际情况不断修订和完善，组织实施对各层级、各部门、各类人员的绩效考核与管理工作，确保绩效考核公正有效；组织绩效考核结果反馈、运用与绩效改进工作，确保绩效考核系统得到完善。4.员工发展：组织各部门配合制定公司年度培训计划，审核各部门提出的培训需求，确保培训计划得到执行，支持公司战略的发展；负责选择培训教材，培养师资队伍，组织培训有效性评估；组织建立员工职业发展通道，编制员工职业生涯发展手册，设计合理的晋升标准.任职资格条件以及晋升管理程序并组织实施，确保员工发展通道的通畅、合理。5.招聘：依据各部门人员需求，组织制定公司年度招聘计划并有效落实，提出招聘：依据各部门人员需求，组织制定公司年度招聘计划并有效落实，提出人员聘用建议，确保公司发展有良好的人力资源支撑。6.人事管理：组织员工的职称评聘及相关任职资格管理，确保职称评定的合理公正，保证员工能力与岗位的匹配；负责员工劳动关系的管理，劳动合同的签订、变更、终止等工作，负责人事档案的收、发、转、借及整理、完善、修补等工作，确保合同、档案完好；组织建立与维护公司人才信息库，确保信息准确无误。（二十）法务管理工作职责1.制度建设：建立、完善各项法律事务管理办法和其他各项规章制度，健全法律风险防范机制。跟踪国家法律法规的发展变化，并根据其有关要求提出制订或修改公司相关规章制度的建议。2.风控管理：参与公司重大经济活动的谈判工作，组织公司重大经济活动的法律论证，提出减少、避免法律风险的措施和法律意见；协助公司投资、项目部门办理公司注册、合并、分立、兼并、收购、重组、解散、注销、撤销、破产、证、抵押等法律事务并审查相关法律文件；协助公司职能部门办理对外回函、发表声明、启事等涉法事务及公司依法经营事宜。对公司合规风险管理的有效性进行评价，根据需要提出监控报告和合规风险报告。对公司具体的合规事项或重大违规情况展开独立或联合调查，主动识别、评估、监测和报告公司合规风险，提出有效的风险处置方案或整改意见。3.诉讼管理：负责联系法律顾问或委托律师事务所专业律师处理和解决公司的诉讼、仲裁案件及其他诉讼、非诉讼法律事务。4.合同管理：负责公司合同管理工作，审查、修改合同，监督公司重大合同的履行。归集、整理公司涉及的有关法律、法规、政策的文件资料和法律事务资料。5.清欠管理：会同有关部门做好债权债务的清理和追收工作，负责重大或复杂债权、债务的法律清欠。第三节人员管理措施一、日常管理措施1.从业人员须经健康检查取得健康合格证明和食品卫生知识的培训取得培训合格证上岗。2.工作前、处理食品后、便后用肥皂及流动清水清洗手，接触直接入口食品之前应洗手消毒。3.从业人员应养成良好的卫生习惯，做好岗位（责任）区内卫生，随时保持整洁。个人卫生坚持做到“四勤、三不、三要、四坚持”。（1）“四勤”：勤洗手剪指甲，勤洗澡理发；勤洗衣服、被褥；勤换工作服。（2）“三不”不准将非蛋糕加工制作用品和个人生活用品带入操作场所；工作时不准戴戒指、项链、手链（镯）、耳环等饰物和涂指甲油；不准在操作场所吸烟、穿工作服进厕所及离开生产加工经营场所。（3）“三要”上班时要穿戴整洁的工作衣帽，头发必须置于工作帽里。加工制作蛋糕时要戴口罩；拿取材料要用专用工具拿取。（4）“四坚持”：坚持卫生操作规程、坚持公用物品消毒、坚持湿式清扫、坚持漱口刷牙防口臭。4.工作时间不准吃东西、不准随