人事行政管理基础手册

人事行政管理手册人事行政管理制度目录---------------------------------------------------------------------------2第一部分人事制度考勤管理要求------------------------------------------------------3职员招聘/离职要求-----------------------------------------------4劳动协议管理要求------------------------------------------------5第二部分行政制度接待管理要求-----------------------------------------------------6办公区内部管理要求--------------------------------------------7职员着装管理要求-----------------------------------------------8文件、档案管理要求--------------------------------------------9印鉴管理要求-----------------------------------------------------10车辆管理要求-----------------------------------------------------10出差管理要求-----------------------------------------------------11会议管理要求-----------------------------------------------------12安全保卫制度-----------------------------------------------------12钥匙管理要求-----------------------------------------------------13附则------------------------------------------------------------14第一部分人事制度第一章考勤管理要求一、目标：考勤管理是加强企业劳动纪律，维护正常生产秩序和工作秩序，提升劳动生产效率，全体职员要提升认识，自觉地、认真地实施考勤制度。二、范围：全体职员三、权责：3.1企业考勤管理由人事部负责实施。3.2各部门经理、主管对本部门人员考勤工作负有监督义务。3.3考勤统计作为年度个人工作考评参考依据。四、工作时间1、本企业办公室每日工作时间一律以八小时为标准。每个月公休1天(现在)2、考勤打卡时间夏时制(5月15日—早晨8时00分---11:30分；下午13:30分---18:00分。冬时制(10月1日—5月14日)早晨8时00分---11:30分；下午13:00分---17时30分。3、企业考勤实施打卡制度，职员上、下班均需打卡（累计每日4次）。职员应亲自打卡，不得帮助她人打卡和接收她人帮助打卡。五、迟到、早退1、上班时间以后抵达，视为迟到，下班时间以前离开，视为早退，以打卡时间为准。2、以月为计算单位，第一次迟到早退扣款20元，第二次迟到早退扣款40元；第三次迟到早退扣款60元，以这类推累计增加。3、迟到早退者，将给通报批评，情节严重屡教不改者，直至解除劳动协议或开除处理。4、上班不打卡，或替人打卡，均按迟到早退处理。六请销假1、请假包含事假、病假、婚假、丧假等，全部请假人员全部须在人事部立案。请假者申批权限备注主管/经理副总总经理职员1-6天7-10天10天以上报人事部考勤主管/经理/6天7天以上报人事部考勤2、职员因公外出不能按时打考勤卡，应立即汇报主管和人事部，并由部门经理签字确定。七、旷工1、未向部门主管和企业主管领导书面申请并经同意者，或未按要求时间请假，没有上班，均视为旷工。2、旷工一天扣三天工资，以这类推，旷工超出三日者，企业视情况给处理。第二章职员招聘/离职管理要求一、企业人员招聘依据企业整体机构设置、人员编制方案进行，招聘标准：按需招聘，按岗定位，双方自愿。具体工作程序以下：二、部门申请，依据部门缺编情况，填写《人员需求表》，经部门经理确定，人事部依据人员配置表审核后，上报企业领导同意，待企业领导同意后再进行招聘。三、职员招聘时，应聘人员应认真填写《应聘简历表》。由人事部负责第一次面试，填写面试情况记录表，面试内容包含：个人经历、家庭情况、岗位知识、薪金要求、档案存放地等。符合条件签署意见并安排用工部门进行第二次面试。面试内容：业务考评、岗位知识、工作态度、礼节礼貌等。签署意见后由人事部将面试情况、薪金、意见等上报企业企业领导同意，特殊岗位或主管以上人员，由企业领导面试、考评、同意。面试程序表面试者面试权限备注初试复试终试普工人事部车间主任/到人事部办手续技工人事部车间主任/经理/到人事部办手续车间主任人事部生产经理总经理到人事部办手续会计人事部财务经理/到人事部办手续产品设计员（师）人事部/总经理到人事部办手续绘图员人事部/总经理品管人事部生产经理总经理到人事部办手续室内设计专员人事部设计主任总经理到人事部办手续跟单员人事部销售经理/到人事部办手续文员人事部人事部/到人事部办手续司机人事部/总经理到人事部办手续电工人事部生产经理总经理到人事部办手续经理人事部/总经理到人事部办手续四、职员招聘被同意后，人事部应立即通知被聘人员，为职员办理入职手续，将职员身份证、照片、学历证、驾驶证等复印后存档，由人事部安排职员入职培训，到部门报到。五、职员入职后，通常试用期为30天，部门主管以上人员试用期为三个月（特殊情况由企业领导同意）试用期满前三天由人事部汇同相关部门对其进行考评，填写《职员转正审批表》，待企业领导同意后，方能转正，由人事部和其签定劳动协议。六、职员辞职或调出时，提前2个月以书面形式申请，应填写辞职申请表，写明原因，经部门经理同意后报人事部审核签署意见，报企业领导审批。职员离职前，应填写《职员调出/辞职申请表》，办完交接手续相关部门同意后方可办理离职手续。第三章劳动协议管理要求一、为规范企业劳动协议管理，依据《劳动法》、国家及地方相关法律、法规，结合企业实际制订本措施。二、劳动协议是企业和职员之间明确相互权利和义务，确定劳动关系书面协议。企业和职员必需依据国家相关法律、法规和政策，在平等自愿、协商一致基础上签署劳动协议。三、人事部是劳动协议归口管理部门。负责劳动协议政策法规解释和建立多种协议台帐，办理劳动协议签署、签证、变更、终止、续订、解除等工作。四、劳动协议签署：企业法定代表人能够直接代表企业和职员签署劳动协议，职员签署劳动协议必需由本人签字，她人不得代签。五、企业和职员签署劳动协议为固定时限劳动协议。劳动协议一式两份，企业和职员各执一份。六、劳动协议应含有以下条款：1、劳动协议期限2、工作内容3、劳动保护和劳动条件4、劳动酬劳5、劳动纪律6、劳动协议终止条件7、违反劳动协议责任8、双方认为需要约定其它内容七、业和职员双方应按要求享受权利和负担义务，全方面推行劳动协议。企业法定代表人或其委托人变动，原协议继续推行。八、职员有下列情形之一，企业能够随时解除劳动协议。1、在试用期内，被发觉不符合录用条件。2、违反或不推行劳动协议。3、严重渎职、渎职，给企业造成重大损失；利用工作之便营私舞弊、贪污受贿情节严重。4、严重违反劳动纪律或企业依法制订规章制度，泄漏企业生产、经营秘密。5、违反指挥、违章作业造成重大事故或给国家、集体和人民生命财产造成重大损失。6、根据《职员奖惩条例》和相关要求应给予解聘职员。7、被依法追究刑事责任。九、有下列情形之一，企业能够解除劳动协议，但应提前30日以书面形式通知职员本人。1、职员患病或非因工负伤，医疗期后不能从事原工作，也不能从事企业另行安排工作。2、职员不能胜任工作，经企业培训或调整工作岗位后仍然不能胜任。3、劳动协议签订时所依据客观情况发生重大改变，致使原劳动协议无法推行，经当事人协商不能就变更达成协议。十、劳动协议终止，企业应该为职员办理终止协议手续，未和职员办理终止手续或续订手续而形成事实劳动关系，视为续订协议。劳动协议终止时间，应该以劳动协议期限最终一天为准。十一、劳动协议期限届满，依据生产、经营需要，当事人双方能够续订劳动协议。是否续订协议，当事人双方应在协议期满前30日通知对方。第二部分行政制度第一章接待管理要求一、目标：为了树立企业形象，为使接待工作规范有序，特制订本要求。二、对外接待范围1、本措施要求接待范围关键是企业各部门和用户、供给商等。2、接待对象分为内部人员和外宾。三、对外接待部门企业接待任务标准上由各业务对口部门负责，人事部文员统一专员接待。四、对外接待标准1、接待工作应遵照“平等、热情、周到”标准，使客人快乐而来，满意而去。2、平等标准：对贵宾不管职务高低，全部要平等相待、落落大方、不卑不亢。3、热情标准：对职员和贵宾要亲切、温暖。4、周到标准：接待程度应衔接周密，接待方法应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。五、接待礼仪1、见面：标准为主动、热情、礼貌。2、接待：主动起迎、问明来意、准备沏茶接待。3、安排交谈地点3.1依据来客来意和身份，安排合适地点（办公室、接待室、会议室）进行交淡；3.2工作繁忙一时难以抽身时，应向客人说明暂请她人代接或另商时间。3.3切忌让客人久候而无人问津。3.4用户提出和企业领导或她人交谈时，应立即联络，并将客人引至约定地点等候见面，介绍后再行离开。六、引见1、首先向企业领导介绍客人（单位、职务、姓名）。2、引见次序：①接职务高低，依次介绍一行来客。②职务相同，先介绍年纪大。七、陪同1、陪同客人行路，请客人行于自己右侧；2、乘坐车、上下楼梯、电梯、礼让在先、主动开关门。3、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。第二章办公区内部管理要求一、目标：为保障企业正常办公秩序，发明良好办公环境，表现主动向上企业精神，尤其制订本管理要求。二、办公区域环境卫生1、办公区作为企业日常办公及业务开展场所，每位职员全部应自觉维护环境卫生。2、小心避免茶水、饮料等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必需放置于要求分类垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。3、各部门有责任保持部门公告栏（白板）整齐，不行乱涂乱画，通知通告应粘贴摆正，超出一周以上通知应取下存档。4、文件柜里资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定时处理或销毁，避免多出物品占用文件柜使用空间；5、每位职员应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面卫生及整齐，天天下班后将个人办公椅、办公用具、文件放置适合位置。三、每位职员上班时间必需佩戴职员证，会见客人时必需服装整齐（具体参考《职员着装管理要求》）。四、职员在上班时间应集中精力完成本职员作，严禁做和工作无关事。如上班时间接待亲朋好友、和业务无关客人；看和工作无关书籍和报纸，上网玩游戏、聊天；闲谈；睡觉等。下班后关闭门窗和电源。五、企业电话为方便企业外界沟通、方便处理企业专用。上班时间不得打私人电话。打电话音量要低，尽可能不要影响其它同事工作。六、节省使用纸张，对内存档或传阅文件应多用一面作废弃纸张。七、职员参与会议或集体活动，必需遵守纪律做不迟到、不早退。八、职员外出须报部门经理同意，并到前台《外出记录表》登记，及在部门公告栏上写明外出时间、地点。九、处来人员到访企业，接待人员在开门前应判别来访者身份，明确访客身份后，由接待人员安排待候及见面，非特殊原因不许可用户直接进入办以区域，尤其是财务部。十、饮水机放置于办公区域内，供职员和客人饮用，而饮水杯是供给客人使用，本企业职员应自带茶杯。十一、由人事部设置抢救药品箱以备职员需要使用，应定时检验、立即补充欠缺药品。十二、为节省用电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应立即关闭。第三章职员着装管理要求一、目标：为树立和保持企业良好社会形象，深入规范化管理，本企业职员应按本要求要求着装。二、职员在上班时间内，一律穿厂服，佩戴厂牌。要注意仪容仪表，总体要求是；得体、大方、整齐。三、男、女职员着装要求：由企业统一指定专业职业服装，穿着整齐。夏季着装时间5月1日到9月30日；冬季着装时间为10月1日至4月30日。凡未经许可，只装二分之一或不穿企业职业装均属违规，以月为计算单位，第一次扣款20元/次，第二次扣款40元/次；第三次扣款60元/次，以这类推累计增加。四、职员要注意个人清洁卫生，上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并通常不留胡子。女职员提倡化淡妆，首饰佩带应适当。五、各部门责任人应认真配合，督促属下职员遵守本要求。六、由人事文员定时发放厂服，领用职员在《厂服领用表》签字确定，月底财务依据厂服领用表署名，扣除厂服1/2费用。第四章文件、档案管理要求一、目标为加强企业文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，依据相关要求，结合本企业实际，特制订本管理要求。签发盖章打印稿编号稿核稿拟稿分发二、公文处理签发盖章打印稿编号稿核稿拟稿分发1、拟稿：根据各部门谁主管，谁拟办标准。包含两个部门以上会稿，由主办部门牵头拟办，相关部门协办。2、核稿：由部门主管初核，在面页上署名并签署日期；经理及以上人员核稿；3、编号：由人事部统一登记、编号、计算份数等。4、打印：拟办部门打印完成，拟稿人校对并在页面上署名。5、签发：以企业名义对外公文，由企业总经理、副总签发。各部门文件经理以上人员可签发。6、盖章：由人事部办理相关盖章手续。7、分发：由人事部文员统一分发，正文1份（原件）存档。三、文件资料归档范围和分类1、人事行政公文类1.1国家相关政策法则、政府公文；1.2企业各项规章制度、工作手册、岗位责任制；1.3企业及各部门年底工作总结、年度工作计划；其它文件资料；1.4职员人事档案、考勤、社保资料；2、财务类2.1会计档案：统计资料、计划报表、会计报表等；2.2企业营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；企业章程、协议；验资汇报资信文件等资料；3、营销类3.1营销计划书或方案、报表、各类协议或协议书。3.2营销管理系列资料，用户档案、照片、专卖店摆场图。4、产品开发类4.1产品系列技术图纸和文件。四、档案管理要求1、文件资料归档要求1.1为避免存档资料遗漏和混乱，列明存档资料名称、份数及必需说明，必需严格存档签收和登记手续。1.2人事部作为归档部门，全部加盖企业章文档（包含协议）全部必需在人事部存有正本。2、文件资料查阅借用要求2.1查阅借用任何文件资料，必需办理登记手续；归还时必需检验无误方可办理注销手续。2.2借阅非机密性文件，须经部门责任人同意；凡企业关键和机密性资料，未经企业总经理同意，不得借出。2.3任何人查阅借用档案原件，不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸必需按要求另行办理手续。2.4档案资料发生损毁时，追究当事人责任。第五章印鉴管理要求一、印章管理目标企业印章是企业对内对外行使权力和标志，也是企业名称法律表现，所以，必需对印章进行规范化、合理化严格管理，以确保企业各项业务正常运作。二、印章种类1、行政专用章：是根据政府相关部门要求，对外工作所需要印章。2、业务专用章：为方便工作专门刻制用于某种特定用途财务专用章、业务部门专用章等。三、印章管理要求1、印章指定专员负责保管和使用，保管印章地方（桌、柜等）要牢靠加锁，印章使用后要立即收存。2、财务专用章由财务部经理负责保管，向银行立案印章，应由财务部经理、会计人员分别保管。3、印章要注意保养，预防碰撞，还要立即清洗，以保持印迹清楚。4、印章管理人员；离职或调任时，须推行印章交接手续。四、公章刻制印章刻制需本企业总经理同意，由人事部或财务部负责办理刻制、启用，并交由专员进行保管。五、印章使用1、以企业或部门名义发文，未经企业领导签发，不得盖章。2、根据协议要求，全部协议和协议在会签手续齐全后方可盖章。3、企业章程、协议、协议，全部包含企业财产权、协议和协议，和经济担保法人代表证实书，未经企业法人代表审签，不得盖章。第六章车辆管理要求一、车辆管理：1、为了加强对企业车辆统一管理和充足发挥车辆效用，特制订本措施。2、每辆车每次有《车辆费用记录表》，记录表由用车人署名做报销凭证。每辆车有《维修保养记录表》。3、全部车辆在行驶和维修保养中所发生费用由财务部进行审核，并在报销时署名确定。二、车辆调度：1、内部运输由成品仓库责任人统一调度和安排。2、用户接待用车企业配专用接待用车。由营销部领导统一调度。3、职员外出办事，通常情况下乘坐公交车，时间紧迫或带有现金、关键文件、关键证件时可申请派车。4、企业领导专车标准上不动用，在接待贵宾及应急情况下，取得领导同意后方可派用。三、保养和维修1、统一管理使用后，全部车辆维护、检修统一在企业指定维修厂进行维修，全部车辆有、统十二个月检。2、送检修、保养车辆司机必需先填写车辆维修、保养申请单，经财务部同意并填写车辆保养情况登记。3、车辆复修出厂后，由驾驶员对车辆检验维修项目进行验收，经验收合格后方可使用。4、未经同意，私自送厂修理，其费用不予报销。第七章出差管理要求一、目标：有效和规范地控制出差费用，特制订本要求。二、范围：企业全部因公出差人员；三、权责：1、全部出差人员应在人事部填写《出差申请表》经本部门经理审核方可外出。2、出差人员持《出差申请表》交人事文员确定，凭单计算考勤。3、出差返厂后，文员在原来《外出申请单》上统计返厂时间并立即交人事部。四、工作程序和内容：1、出差步骤：1.1长途出差步骤：部门职员依据业务需求，填写《出差申请表》→部门主管或经理同意→报人事部立案→在财务部领取出差备用金→填写《出门单》→保安凭单放行。1.2短途出差步骤：部门职员依据业务需求，填写《出差申请表》→部门主管或经理同意→报人事部立案→填写《出门单》→保安凭单放行。2、出差费用报销2.1依据企业出差标准，交通费据实报销；伙食补助按标准实施。2.2出差人员回厂后在半个月内据实填写《费用报销单》并附上相关发票收据，交到财务部报销。2.3一切额外费用，必需得到总经理同意方能报销，一切有疑问单据恕不能报销，超出标准单据，按标准计算。2.4经理级以上人员在外出招待用户，能够实报实销。2.5用户来企业洽谈业务，由经理或指定其它销售人员在指定饭店用餐，按标准（40-60元/人）实报实销。五、相关文件和表单《出差申请表》《费用报销单》《出门单》第八章会议管理要求目标为愈加好地完成企业各项任务，切实实施企业经营方针，企业特制订本会议制度。二、企业日常会议要求日期部门会议主持人参会人员备注每七天五销售工作会议副总销售总监、市场经理、跟单员等每个月5、20、销售生产联络会议副总销售总监、市场经理、跟单员、生产经理、车间主任、售后服务每个月6、16、26生产会议生产经理销售总监、车间主任、售后服务三、会议记律：1、全部和会人员不得无故迟到、缺席。不能参与会议应提前向会议主持人或所在部门请假，并说明原因。迟到、缺席罚20元/人。2、会议期间，和会人员必需关闭手机或调到震荡状态，以保持平静会议环境。四、会议室使用管理要求：1、进入会议室后，应将会议室门关上，以免会议被无故打搅。2、会议使用者应自觉保持会议室清洁卫生，会议或接待结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、椅子归位。第九章安全保卫制度一、总则为规范企业治安、消防和其它安全工作，特制订本守则。二、适用范围企业全部职员均须遵守，外来办事人员参考实施。安全规则1、防火、防盗、防灾、防破坏、防恶性事故，为每个职员应尽义务，要勇于和坏人坏事作斗争。职员应自觉接收安全教育，增强安全防范意识。2、职员上下班、外出公干、出差，应严格遵守道路交通管理法则、条例，确保人身、财务安全。3、企业职员应了解相关消防知识，熟记火警电话（119），熟悉电源开关、出口通道、灭火器具体位置及使用方法等。四、日常安全方法1、职员将企业发放工具、办公用具妥善保管