档案管理制度 档案管理制度的重要性(五篇)

档案管理制度篇一 教学档案是教学实践和教学研究过程中形成的重要文献材料。加强教学档案管理，收集整理并逐年积累教学资料和教学档案，为学院工作及时准确提供所需要的资料、数据，是教学工作的重要组成部分。为加强教学档案，特制定本制度。 （一）教学档案分为院、系、室三级管理，教务处为一级管理，系为二级管理，教研室与实验室为三级管理。 （二）各部门要有一名领导分管档案工作，教务处配备一名专职档案人员承担档案管理工作。各系档案管理由教务干事兼管，教研室与实验室档案管理由主任或副主任兼管。专兼职档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并由教务处统一向学院档案室移交档案。 二、档案工作范围。 （一）档案工作包括有关教学的各类档案及相关资料的接收、整理、分类、鉴定、统计、装订、保管。 （二）各部门负责的归档范围如下： 教务处归档范围。 1、上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，计划、规定及各种规章制度、办法等。 2、教师业务档案；学生档案。 3、综合性教学文件材料：本部门产生及制定的各种教学制度、规定、办法、条例、教师与实验技术人员基本情况及工作量和教学工作的各种统计表等。 4、教学、教材等方面的材料：专业教学计划、课程教学大纲、课程授课计划、各类课程表，教师任课安排等，有关专业设置、规划、建设、评估、教改方案，总结。各系各专业教材(含自编教材)使用目录，教材征订申请表、教材帐、卡、清单，教材建设材料，课程的试题库、试卷库等。 5、学籍管理方面的材料：有关学生名册、成绩、学籍及有关变更材料等。 6、教学过程监控材料：教学运行文件、教学信息反馈材料及分析、总结材料，教学检查资料，教学座谈会记录，教学纪律，教学调度方面的材料等。 7、教育研究方面的材料：有关教学质量、教学改革的研讨、计划、总结、调查表、教学论文等材料。教育科研课题和教学改革项目立项、验收等有关材料，优秀教学成果奖评定的有关材料等。 8、实践教学方面的材料：实验教学大纲、计划、课表，实验指导书；实习(包括基础训练、认识实习、生产实习、专业训练、毕业实习)计划、大纲、实习指导书、实习讲义，校外实习协议书；课程设计、毕业设计的题目、计划；实验室及实习基地建设规划、论证、合同、评估、设立及各实践教学环节的总结和各类统计表等。 9、教学设备管理及维护方面的材料：设备购置计划、批复、合同、论证材料、设备帐目、清单、卡片，报废计划、帐目，大型精密仪器及大中小型计算机档案，设备维护计划、帐目，有关设备管理等方面的总结和统计报表等。 10、教学、教学设备经费方面的材料：经费预算、决算、计划执行过程中产生的各种统计报表、总结表。 系归档范围。 1、上级与本系、部有关的各种文件、计划、规定、办法等。 2、本系(部)产生的各种文件、计划、规定、办法、总结与统计报表、人员考核等。 3、各类教学文件。 专业教学计划、课程教学大纲、学期授课计划、实验指导书、课程设计大纲、课程设计任务书、课程设计指导书、实验实习大纲、实习指导书、毕业设计大纲、毕业设计任务书、毕业设计指导书；课程设计、毕业设计的原始资料。 教学检查制度和执行记录、教学听课制度和执行记录、对毕业的跟踪调查记录、系领导听课记录。学风建设规划与实施记录、实验实训建设规划。设备管理制度、设备使用台帐、校外实训基地协议。 人才市场需求调查和分析(调查原始表格、分析报告)、专业建设指导委员会成立的文件、聘书、成员职称复印件，及其会议记录。 其它有关教学研究和教学改革方面的资料。 教研室归档范围。 1、上级与本教研室有关的各种文件、计划、规定、办法等。 2、教研室产生的各类教学材料：教学计划、方案、大纲；教学改革方案；教学与实验授课计划、试题库、试卷库；有关实践教学(包括实习、课程设计、毕业设计)计划、大纲、讲义、学生毕业设计(论文)；自编教材；教研活动记录；有关教学的各种计划、经验总结、考核、质量分析、教学情况的检查、情况调查及统计表等。 实验室归档范围。 1、上级与本实验室有关的各种文件、计划、规定、办法等。 2、实验室产生的各类教学材料：实验教学计划、课表、教学或实验大纲、教材或实验指导书、实验卡片、实验报告；设备运行记录、维修记录；实验室建设规划、实验日志；有关实验教学的各种考核、质量分析、总结、统计报表等。 （三）归档时间：按学年度归档在次年6月底前归档，按度归档的档案在每年寒假以前归档。 （一）档案的分类、编号、装订、保管期限按国家教育部《高等学校档案工作规范》执行，分为永久、长期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三种。 （二）档案的查阅、摘录、复制等要按制度执行，应办理借阅手续。 （三）专兼职档案人员要认真执行有关档案管理规定，认真履行好自己的职责。 （四）要尽快实现教学档案的计算机规范化管理。 档案管理制度篇二 一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，任何处室和个人不得将档案据为已有。 二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。 三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。 四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。 五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的'监督下抄录有关内容或出具有关证明。 六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。 七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。 八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丢失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。 档案管理制度篇三 1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。 2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。 3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。 1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。 2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。 3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。 （一）归档范围。 1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。 4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。 5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。 7、公司及各部门的年度工作计划、总结。 8、本公司的各种统计报表。 9、信访工作材料。 10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。 11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 13、专业技术职称评审材料。 （二）归档时间。 1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。 2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。 3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。 （三）归档要求。 1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。 2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。 1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。 2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。 4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。 1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。 2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。 3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。 4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。 档案管理制度篇四 一、设立健康档案资料室，以个人为单位，一人一档的原则为学生建立健康档案。 二、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整洁、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。 三、责任医生要对健康档案进行分类专册登记，档案盒要目录和分类信息登记。 四、定期开展随访工作，每年免费随访4次，体检和健康随访服务等资料内容及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。 五、资料管理人员应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。 六、非卫生服务资料管理人员，不得随意翻阅已经建档的各种资料。未经资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。 档案管理制度篇五 第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。 第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条归档范围： 1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。 2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第六条档案的借阅与索取： 1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。 2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。 第六条档案的销毁： 1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 档案管理制度篇六 本机关在各项工作中构成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时光和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件。 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺状况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本状况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关修改、出版的书刊、资料样板。 17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 (二)上级文件材料。 1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 4、上级报刊刊载有关本机关、本地区状况的文章。 (三)同级文件材料。 1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。 2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。 3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料。 1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。 2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。 3、重要的名册、登记表。 4、大事记、基本状况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数。 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。 三、归档时光和方法。 (一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。 (二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。 (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作构成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。 (四)外出开会、考察、学习、参观构成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。 (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。 (一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。 (二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一齐归档。 (三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，资料、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。 (四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。 (五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。 (六)凡是归档的文件材料务必经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一齐，按文件的先后构成排列好。 档案管理制度篇七 档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度： 为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。 （一）归档范围 凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。 1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。 2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。 3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。 4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。 5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。 6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。 （二）归档时间 需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。 对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。 （三）档的基本要求 1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的'文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。 2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。 3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。 4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。 档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。 （一）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。 （二）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。 （三）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。 （四）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。 （五）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度14－24℃，湿度45－65％）。 （六）对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。 （七）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。 做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责，为确保党和国家的安全，制定本制度。 （一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针政策，增强党性观念，在政治上与党中央保持高度一致。 （二）严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。 （三）严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。 （四）工作人员不准私自将档案带出馆、室外，不准带领非本馆、室工作人员入库房。 （五）工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。 （六）对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。 档案利用服务是档案工作的根本目的，为了做好档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，同时确保档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。 （一）查档案人员须持本单位介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待；利用已开放的档案，持身份证即可。 （二）查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。 （三）档案资料一般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。 （四）查阅人员必须填写《档案借阅登记表》，利用档案后，均应填写和效果记录。 （五）查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。 （六）查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等），经核对无误后，盖章生效。 （七）查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度，馆、室内禁止吸烟，在阅览室阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。 （八）利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。 （九）档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的完整与安全。 档案管理制度篇八 一、加强信息化建设。及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息。，鼓励利用计算机管理健康档案。 二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。 三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。 四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。 五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。 六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。 档案管理制度篇九 为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。 (一)工程档案的归档范围。 对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 (详附件一)。 (二)归档文件的要求。 1、归档的工程文件应为原件。 2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。 4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。 各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。 索引、保管、统计。 (一)工程档案的收集。 文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。 按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。 1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。 2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。 3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。 4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。 5、竣工图按专业组卷。 6、竣工验收文件按单位工程组卷。 (四)工程档案的编目。 1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30mm；页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。 2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。 (五)工程档案的装订。 案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。 (六)工程档案的归档。 1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。 (七)工程竣工档案移交。 工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。 工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。 案卷号如：第1卷1.1.1-1。 专业号如：基建类1为1.1.1。 工程代号如zz花园首期为1.1。 楼盘代号如zz花园代号为1。 工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。 工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。 保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)。 1、永久：是指工程档案需永久保存。 2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 3、短期：是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。 六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。 本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。 七、本制度自发布之日起执行。 档案管理制度篇十 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 档案管理制度篇十一 1.库房建立《机器设备台帐》，对机器设备进行统一管理。 2.机器设备进行统一编号，由各区域主管负责，出了问题由主管承担相应责任。 3.主管须在每天下班前对机器进行使用后的检查，机器是否清洁干净，有无损坏，如发现问题一定要查明原因，分清责任，落实到个人。 4.每星期日由保洁员对吸尘器进行一次大清洁，对吸尘袋、爬头、吸管进行检查是否堵塞，电线插头是否破损漏电发现问题及时保修，并填写《机器设备清洁保养记录表》、《机器设备维修记录表》。 5.其他大型机器，如：单刷机、吸水机、抛光机、抽吸两用机等，由主管负责。监督做到每天各种机器使用要有记录，使用后机器设备清洁保养要有记录，机器设备维修要有记录，并填写《机器设备使用记录》，《机器设备清洁保养要有记录》，《设备维修记录表》。 6.各种机器使用完后，必须要清洁，主管要负责检查，使用人要爱护机器，不得违反操作或摔打机器，如有发现，将对此给予除名并罚款处理。 7.严格遵守公司规定，各种机器不得随便外借，如有特殊情况需要外借的，须报上级批准后方可借出，并需要借条，注明坏了要照价赔偿等字样。 8.本公司内部其他部门需借用，归还时必须保持机器内部清洁，如有损坏需修理好后再归还。 9.严禁私自将机器他人，其后果一切自负。 10.使用人必须严格遵照执行机器设备的操作规范、要求。 11.吸尘器保养： 11.1检查最后一次使用过的吸尘器是否清理干净，有无杂物留存。 11.2开动电机检查机器是否正常运转，有无大的噪声。 11.3操作时沿着由内向外，由上向下的使用方法进行，轻加以按动，使尘粒物始终依附在吸尘器的扒头上。 11.4避免直接使用吸尘器吸入大块的杂物或在浸水的区域操作；不要强行拖拉吸尘器软管，以避免吸尘器的软管发生断裂。 11.5注意地毯边角吸尘器扒头不能及地的地方，可直接使用机器吸管沿地毯边角进行操作。 11.6使用时注意吸尘器边角电源线的长短，吸不到的地方，不要强行拉扯电源要立即更换电源插座，这样可避免电源线因拉扯造成短路，及接触不良，使用时检查电源线是否有破损现象，随时与工程部联系注意使用时的安全。 11.7清洗地毯时需由前向后推动单刷机。 11.8操作时留意电线不要拖拉太长，以免踩踏发生意外。 11.9使用时注意单刷地毯机的电源线，要及时更换电源插座，以免电源线因拉扯所造成的短路及接触不良。 11.10使用后的单刷机要及时把软盘取下，用清水冲洗干净后保存。 11.11使用的单刷地毯机的水箱内不要保留清洗液，最好一次用完，使用后的水箱要用清水刷洗干净。 11.12将单刷地毯机进行最后检查与整理，达到外观清洁整齐，保证内部无故障后妥善进行保管。 档案管理制度篇十二 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围。 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责。 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容。 4.1确定文件种类。 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件。 a.方针、目标和指标;。 b.实现方针、目标和指标的策划;。 c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录。 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据(如osha统计分析数据);。 d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;。 e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;。 f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;。 g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)。 h.设施的设计、运行技术资料;。 i.供应商和承包商档案;。 j.作业许可证等;。 k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求。 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人。 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 4.4进行编写。 4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： a.目的：明确编制本文件要达到的目的。 b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围。 c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇。 d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门。 e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限。 f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件。 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录。 h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录。 i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图。 4.4.2文件的编号按如下要求： 记录编号。 文件层别号。 文件类别(aq)。 公司代号jp。 其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03?等;。 文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用qg标识。 例子： 文件编号：jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》。 表格编号：编号jpl-aq-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单)，其中01表示对应程序的第一张记录。 所有文件(包括表格)必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。 4.5评审和审批。 相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量)，并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门)，待修改完毕后再批准。 4.5.3文件审批权限。 a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。 c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。 4.6发放控制。 4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。 4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。 4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。 4.7使用控制。 4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。 4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.8文件更新。 生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。 文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。 4.9安全记录管理。 4.9.1建立记录清单。 安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。 4.9.2安全记录的使用。 按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。 4.9.3收集。 定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。 4.9.4储存、保护。 4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。 4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。 4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。 4.9.5处置。 记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。 5相关文件。 无 6相关记录。 aq-0202/01文件控制清单。 档案管理制度篇十三 一、档案工作在街办档案室直接领导下，由分管的领导具体落实，由兼职档案人员进行管理。 二、实行文书处理部门立卷归档制度。各科室在公务活动中形成的有保存价值的文件材料，均由承办科室按文件材料形成规律，系统整理好后向档案室移交。 三、档案室负责统一收集、整理、保管街办各门类和载体的全部档案。 四、编辑必要的档案参考资料、编制各种检索工具，积极开发利用档案信息来源，办理档案借阅，为各部门及来访群众做好服务工作。 五、各科室应将文件材料的形成、积累、整理工作纳入经办人员职责范围及档案网络人员岗位责任制。 六、与档案工作有关的重要工作会议，如基建工程竣工验收会，以及重要仪器设备的开箱验收，有关部门均应通知档案部门参加。对于各部门文件材料收集不齐全的，档案部门不予验收、盖章，领导不签字，财务不报销。 七、对外出学习，开会人员获得的各类文件材料，回社区后应将属归档范围的文件材料交档案室。 八、档案室遵照上级档案部门的决定，对我社区档案工作实行统筹安排，组织协调，制定街办“档案工作管理办法”，档案保管期限表，档案工作人员职责及档案的归档、保管、保密、借阅管理、鉴定销毁、奖惩等制度，提高档案科学管理水平。 档案管理制度篇十四 为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。 会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。 财务部为会计档案主管部门。 财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。 公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。 财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。 档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。 下属单位(分、子公司)撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。 各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。 会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。 由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。 本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。 档案管理制度篇十五 1、严守党和国家有关保密管理规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。 2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。 3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。 4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。 5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。 6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。 1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。 2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。 3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。 4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。 5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。 6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。 7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。 8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。 1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。 2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。 3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。 5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。 6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。 7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意