外贸英语函电书信格式

关于外贸英语函电书信格式

Unit1IntroductiontoBusinessLetterThebusinessletteristheprincipalmeansusedbyabusinessfirmtokeepintouchwithitscustomers.Englishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.Thepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage.

第2页,共54页，2024年2月25日，星期天Ⅰ.FormandStructureofBusinessLetter(商业信件的格式与结构)一、信函格式1.齐头式每行都从左边边线开始。便于打印，但布局不美观2.混合式寄信人的地址在信纸的中上部位，而收信人的地址是从左边边线开始打印，结尾敬语连同签署是从中间稍偏右处。3.改良式

除了日期、结尾敬语和签署的排列与混合式相同外，其余部分是从左边边线开始4.简化式

类似齐头式，省略了称呼语和结尾敬语。突出主题。第3页,共54页，2024年2月25日，星期天二、商业信件的结构1.信头Heading编号Ref.No.

日期Date2.封内地址InsideAddress3.称呼Salutation4.事由Subjectline5.信文Bodyoftheletter6.结尾语ClosingSentence7.结尾敬语Complimentaryclose8.签名Signature9.附件Enclosure10.抄送Carbonnotation11.附言Postscript（一）信头（二）编号和日期（三）封内地址（四）称呼（五）事由（六）信的正文（七）结尾语（八）结尾礼词（九）签名（十）附件(十一）其他(辨认代号、副本抄送、附启）第4页,共54页，2024年2月25日，星期天（一）信头（LetterHead):

信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。(见书8)第5页,共54页，2024年2月25日，星期天

一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700第6页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：

1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。

2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：P.O.BoxNo.1079London,England

第7页,共54页，2024年2月25日，星期天（二）编号和日期1、编号（ReferenceNo.)一般当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。编号又分贵方编号（YourReferenceNo.)、我方编号（OurReferenceNo.),例如：

YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LP第8页,共54页，2024年2月25日，星期天2.日期（Date):

应据信头右下角三至六行处。注意：

1）日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15Jan.,1999（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国）如，Jan.15,19992）年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）

第9页,共54页，2024年2月25日，星期天3）月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。4）月份名称可用缩写，如Aug.代替August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。

第10页,共54页，2024年2月25日，星期天5）日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3November,2000

（3Nov.,2000）

November3,2000(Nov.3,2000)序数：3rdNovember,2000November3rd,2000第11页,共54页，2024年2月25日，星期天6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.例如，Oct.1,2000(或October1,2000)30Nov.,2000(或30Novermber,2000)

日期的几种常见写法：

June5,2000(5thJune,2000)1stOctober,2000(1stOct.,2000或October1,2000)30Nov.,2000(30November,2000)第12页,共54页，2024年2月25日，星期天(三）封内地址和行名（InsideNameandAddress):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。1.写上封内地址的益处：

1)发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误

2)收信人读信时可以相互对照

3)便于查阅第13页,共54页，2024年2月25日，星期天2.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面或右边加Attention或Attentionof

等字样。

Biddle,Sawyer&Co.,Ltd,FitzroyStreet,London,Sw825DY,England.Attention(:)Mr.H.A.Donnan,ExportManager

或Attention

of第14页,共54页，2024年2月25日，星期天3.写封内地址时对公司行名的称呼：1)一般用公司全称

LondonExportCorporationChinaChemicalCo.2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气

Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.第15页,共54页，2024年2月25日，星期天3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如

a.写给公司中某一个人的信，例如

Mr.CharlesSnowRobinson&Co.b.公司名称中已包括其职衔

Dr.Haris&Co.c.公司名中有定冠词theTheGraysonElectricalCo.第16页,共54页，2024年2月25日，星期天（四)称呼（Salutation）：

写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。

1.商业函件

1)用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍

(不能用单数）,单数时称“DearSir”3)如果是女性公司，则用“DearMadams,”

第17页,共54页，2024年2月25日，星期天2.公事函件：“DearSir，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”第18页,共54页，2024年2月25日，星期天

3.半公半私函件，且给个人的信件

1）给男士，用“Mr.”或“Esq.”a)DearMr.Black,b)Esq.=Esquire。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后

DearBlack,Esq.2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,第19页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：

称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（：）或分号（；），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也用冒号（：）第20页,共54页，2024年2月25日，星期天(五）事由TheSubjectHeading或

Caption：事由的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中间的位置，可在前冠以Subject：或Re：（拉丁文：关于）的字样。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。

Subject:AnnualStockholdersMeeting

Re:YourOrderNo.111第21页,共54页，2024年2月25日，星期天（六）信的正文（Body)这是信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段的原则：（1）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。（2）第二段提供信息或说明事实。（3）第三段设计将来的打算和行动。

第22页,共54页，2024年2月25日，星期天注意事项：

1）段与段之间一般空两行

2）如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。

第23页,共54页，2024年2月25日，星期天3）用联页时不要用印有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：

a)TheUniversalTradingCo.,Ltd.Jan.7,2000b)Mr.T.N.L.,March10,2000P.2c)2L.A.Brizier&Co.1March,20044)正文的联页至少有两、三行内容

第24页,共54页，2024年2月25日，星期天（七）结尾语（TheClosingSentences):

一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。他在正文结束之后，另起一段。

第25页,共54页，2024年2月25日，星期天

1）用分词短语开始的：

Awaitingyourgoodnews,weare,Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,

注意:句末用逗号，不用句号。2)用完整句子的：

Weawaityourgoodnews.Wehopetoreceiveyourearlyreply.Welookforwardtoyourshippingadvice.第26页,共54页，2024年2月25日，星期天（八）结束礼词（TheComplementaryClose）

1）商业函件用：

Yoursfaithfully，Faithfullyyours，

Sincerelyyours，Sincerelyyours2）公事函件用：

Respectfullyyours，Yoursrespectfully

第27页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：

1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起

2）只有第一个字母大写，后面加逗号

3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前

4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。5）不能将其单独另页打印，万一出现这种情况则应重新打印全信。第28页,共54页，2024年2月25日，星期天第29页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：

1)p.p.有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（powerofattorney)授权一负责的雇员签署，在这情况下，则应在公司行号前写上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。格式一般如下：

Yoursfaithful

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，

T.M.WhiteT.M.WhiteManager第30页,共54页，2024年2月25日，星期天(十）附件（Enclosure):

如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices（发票二张）

3Encls.:1B/Lading(提单一张)1Photo(照片一张)1Certificate(证明书一张)

第31页,共54页，2024年2月25日，星期天(十一）其他

1.副本抄送（CarbonCopy)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号

c.c.:Mr.BrucePatcoC.C.:PublicRelationDepartment第32页,共54页，2024年2月25日，星期天2.主办人代号，又叫辨认代号Identification

以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。例如一个名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信，他们可以缩写成

WLR/MDWLR:MDwlr/md第33页,共54页，2024年2月25日，星期天3.附笔（再启）(Postscripts)

信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如ParkDavis,只签P.D.)。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。第34页,共54页，2024年2月25日，星期天三、信封的写法：1.信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的格式一致。(见书15页）2.发信人的名称地址应打在或印在信封左上角3.收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，邮票贴在信封正面的右上角4.邮寄指令（注释）,两者若只存在一样,均可放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放在收信人地址之上，注释放在信封的左下角

第35页,共54页，2024年2月25日，星期天ReturnAddress(发信人地址）StampMailingDirections（邮寄指令）Address（收信人地址）Remarks（注释）第36页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：

Private私人信

Personal个人信

Confidential机密信

第37页,共54页，2024年2月25日，星期天2.邮寄指令：如需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封“MailingDirections”处，注明下列字样：

RegisteredExpressOrdinaryMail挂号邮件快递邮件平信Immediate(urgent)PrintedMatterSample急件印刷品样品BYAIRMAIRPARAVION(法语)航空第38页,共54页，2024年2月25日，星期天3.托人转交：如果信件不是通过邮寄，而是托某人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称之下写：

ByPolitenessof，Bykindnessof，ByFavorofForwardedby等

然后再加上带信人的姓名。例如：

Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow也可以不写带信人的姓名，只需在收信人姓名上写PleaseForward第39页,共54页，2024年2月25日，星期天4.如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人，则要在收信人姓名下面写明转交人的姓名，其前面加c/o(=careof由…转交），例如：

Mr.ParkDavisc/oMr.Haroldwood318DoswellAvenueFortArkinson,WisconsinTheUnitedStatesofAmerica第40页,共54页，2024年2月25日，星期天四、英、美书信写法的不同之处：

1.英式的书信格式是缩行式或混合式，美国则是平头式.2.称呼用法。英国一般用“DearSirs，”后用逗号。美式则用“Gentlemen：”后用冒号。3.结尾语的用法。英式习惯用Yourssincerely，oursfaithfully，而美式则相反，习惯于Sincerelyyours，Faithfullyyours。

4.日期写法的区别。英式是按日-月-年的顺序。美式则按月-日-年的顺序。而日期写法的国际通用格式是按日-月-年的顺序排列。第41页,共54页，2024年2月25日，星期天Ⅱ.BasicPrinciplesforBusinessLetters(商务信函的基本原则:7c)1.

courtesy（礼貌）

礼貌是书写商务信件的基本原则，礼貌绝不是简单的客套，它是一种真诚的对“收信人的态度”。注：为了使书信显得礼貌，尽量避免使用那些过激、冒犯和轻蔑的语言。及时回复对方信件。第42页,共54页，2024年2月25日，星期天例：a)YourorderNO.85forl00,000yardsofCottonPrintsArt.NO.1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No.1002．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

第43页,共54页，2024年2月25日，星期天2.Consideration（体谅）不只是客气，应该“putyourselfinyourreader’sshoes”,考虑对方的立场（You-attituderatherthanWe-attitude)，考虑对方的要求、需求、感受，并及时回复。

要想在信中体现一种体谅之情，要做到下面两点：

第44页,共54页，2024年2月25日，星期天We-attitudeWeallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth.You-attitudeYouearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.1)You-attitude（收信人态度）第45页,共54页，2024年2月25日，星期天2）Focusonthepositiveapproach(以肯定的态度为主)P:Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.N:Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.P:Perhapsnexttimewecansendyouwhatyourequire.N:Weregretourinabilitytoserveyouatthistime.第46页,共54页，2024年2月25日，星期天3.Completeness(完整)Checkthemessagecarefullybeforeitissentout.4.Clarity(清楚)1)avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning.e.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.Bimonthly:

twiceamonth,oncetwomonths.改成：WehavetwodirectsailingeverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.第47页,共54页，2024年2月25日，星期天2）Payattentiontothepositionofthemodifiers.e.g.a.Weshallbeabletosupply10caseoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10caseonlyoftheitem.“only”在上面两句中分别修饰item和10case,所以两个句子有着不同的意思第48页,共54页，2024年2月25日，星期天3）Payattentiontothesentencestructuree.g.a.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.b.Yesterdaywesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25.4）paragraphcarefullyandproperlyoneparagraphforeachpoint第49页,共54页，2024年2月25日，星期天5.conciseness(简洁)避免累赘冗长的表达避免不必要的重复使用简短的词语和浅显的解释灵活正确的使用“事由行”

enclosedherewithatthistimeduetothefactthatadraftintheamountof$1,000Pleasedon’thesitatetocalluponus.EnclosednowBeca