财务报销制度(修改)

河北民油企业咨询有限公司费用管理制度一、目的：为有效控制xxx公司及各子公司（以下简称公司）各部门的费用支出，同时使财务支款及报销流程明晰化、规范化，结合本公司实际情况，特制定本制度，请各部门严格参照执行。二、应用范围：本制度适用于xxx公司各部门。三、基本制度及规范（一）费用报销审批原则1、费用报销的审批应严格遵循业务和财务双重审核的原则。2、业务的发生必须真实，票据合理、合法、合规。3、经办人是业务的第一责任人，对业务的真实性及票据的真实性、合法性、合规性负责，部门主管应对业务的真实性负责审核。财务审票人员对发票的“三性”进行最终审核，对不符合规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，对经办人屡次提交不合规定发票且金额较大的，可直接向其主管及财务主管汇报。如税务检查或审计检查中发现虚假发票，对相关业务人员及审票人员加倍处罚。4、经办人应及时到财务中心报账，当年的费用必须当年报销或挂账，跨年的票据或费用一律不得入账。（二）费用报销流程1、员工根据报销种类的不同，填写相应的报销单。2、报销单应完整填写如下信息：公司名称、费用项目、费用明细、金额（大小写）、单据张数、部门名称、经办人等，呈交部门主管，进入审批流程。3、帐套包含：河北民油有限公司帐套业务审批流程(见附件1)。（三）单据填写规范1、费用报销单据应使用黑色钢笔或碳素笔填写；报销信息须填写完整、字迹清楚；2、大小写金额一致，不得涂改，除差旅费允许不贴票补助外，报销金额必须与发票金额一致；3、大写金额的规范写法如下：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零、元、角、分、整、拾、佰、仟、万；4、收到的发票应为有效票据，票面完整清晰，填写规范，符合要求，大小写金额一致，内容包括单位名称、日期、项目，批量购买的需附清单；5、费用支出必须是预算内支出，部门间协同发生的费用需有预算主管部门的签批；6、需要办理入库手续的必须附入库明细，依领用表分摊费用。（四）取得票据要求1、开票名称要规范，公司名称要清楚正确全称，不允许简写、错写。一般费用发票可开具普通发票，因销售商品给客户的赠品（如毛巾、肥皂等列入宣传费物品，不含烟酒茶可列入招待费的物品）视同为销售，须开具17%增值税专用发票。需为公司开具增值税专用发票，提供给开票单位公司的开票信息必须完全正确（各公司开票信息见附件2）；2、如取得开具办公用品、维修费等总类发票的，后必须附明细，明细上加盖发票专用章。无明细的总类发票（如食品）一律不得报销。3、发票中的大小写金额必须清晰、相符，大小写金额不相符发票一律不予报销；4、发票上要加盖国家规定样式和大小的“发票专用章”，印章清晰完整（定额发票中的兑奖联可以撕去，但要确保发票专用章在发票联加盖清晰完整）；5、税务局代开的发票，须同时加盖税务局代开发票章和单位发票专用章，附完税证复印件；6、报销明细上的内容要与发票项目一致，特殊业务可以另附说明，不要写在入账的附件中。报销明细中要清晰列示报销的大小写金额；7、业务的发生要体现出真实、合理的原则。具体控制原则见下：（1）经办人或部门专门人员必须预先在相关税务网站中查询发票真伪（一1)公司车辆考核标准：各部门主管领导进行严格控制,将油耗控制在合理范围内，粘贴票据进行报销；2)私车公用考核标准：0.85元/公里（包含油费、维修费、保养费、保险费等所有车辆产生的费用），同时往返高速过路费公司补贴50%，各公司考核人员严格记录行车里程（行车里程=出差返回当天里程数-出差出发前里程数），以手机或者数码相机拍摄的里程数为依据。3）私车公用的车辆是指与公司签订租赁协议，在综合部及财务中心备案的车辆。其它未签署协议或未备案的一律不得采用该政策。（4）票据粘贴要求：地区20元/日补助不用粘贴票据，其余部门全部为50元/日补助不用粘贴票据，剩余费用必须粘贴票据；票据必须是出差当地差旅费票据，而不能粘贴非出差区域票据和其他非差旅费用票据，如果出差期间未取得票据，需要寻求相关出差地区票据。（5）因公事或业务需要外出，当地出差，不超过12小时未发生住宿，不享受出差补助，当日交通费用按照票据进行实报实销；连续多日出差返程当天只补助20元餐费。（6）业务人员趁出差或调动工作之便，事先经领导批准就近回家省亲办事的，交通费用可以按票实报实销，但在家期间不能享受出差补助，如未经领导同意而自行回家省亲办事的，按照旷工处理。（7）出差中不允许进行私人旅行，在特殊情况下，如欲进行私人旅行，需得到领导的批准。私人旅行日数从出差天数中扣除。如未经领导批准而私自旅行者按照旷工处理。（8）各公司考核人员必须真实准确记录业务人员出差时间，做好差旅费用的审核工作，确保业务发生的真实性，如发现出差费用不真实者，所发生费用不予报销，并按情节轻重追究经办人、考核人员及部门审批领导责任。（9）报销差旅费用时，经办人要严格按照集团公司财务中心要求进行相关票据的粘贴，并提交出差总结。差旅费用报销单上必须按照公司要求准确填写：出差人员姓名、出差区域、出差起止日期、车船费合计、出差补助合计，总金额合计（大小写均要填写），每日出差补助可不粘贴票据，其他车船费必须粘贴正规发票，且有经办人和各级审核人员签字。差旅费相关票据要与出差区域相符，不相符的票据一律不得报销，私车公用享受车辆补贴的车辆费及公车出差期间车辆费要与同期间差旅费一同报销。3、职能部室人员差旅费的控制（1）职能部室人员因业务需要出差的，须系经总经理批准。（2）出差的标准参照化工部的出差标准。如到一二线城市出差，可经公司董事长批准，实报实销。4、公司高管差旅费按实报实销控制。（二）招待费：1、招待费标准：（1）因各部门客户情况不同，各部门主管自行严格控制招待标准。（2）原则上饭菜标准（不含酒水）一档招待：厂内不超过60元/人，厂外不超过80元/人；二档招待：厂内不超过40元/人，厂外不超过60元/人；三档招待：厂内不超过30元/人，厂外不超过40元/人。各档招待烟酒由部门主管审批确定。（3）厂外招待，单次招待超过2000元的必须附消费明细。2、招待管理规定（1）就餐地点选择：外单位来本公司联系工作、参观等需用餐的招待标准，由接待部门按客人级别、事由等分别安排。招待活动无特殊要求的，应优先选择厂内招待。（2）招待茶、烟、酒、饮料选择：A）公司职能部门由综合部统一采购；B）销售事业部及子公司由综合办统一采购，同时必须保证物品是真品。（3）领用流程：各部门进行厂内、厂外招待前，需要烟、酒、茶、饮料等物品时，经办人按需填写“招待客户物品领用申请单”（招待部门留存一联，综合部/办留存一联），明确填写申请部门、日期、招待对象、来客人数、陪客人数、领用物品名称、数量等内容签字后→部门主管签字→综合部/办填写物品价格确认签字，并发放。（4）特殊情况需批量领用时，经办人认真填写领用物品名称、数量等内容签字后→部门主管签字→总经理/财务总监签字→综合部/办填写物品价格确认签字；领用部门严格控制实际下发数量，并做好领用登记。（5）招待申请：A)厂内招待：客户来访需要招待时，用餐前招待部门应填写“客饭申请单”（一式三联，第一联招待部门留存、第二联厂内餐厅留存、第三联综合部/办留存），由经办人填写招待客户名称、来客人数、陪客人数、招待标准等内容并签字→部门主管签字→提交厂内餐厅，进行客饭安排；餐后餐厅及时核算费用，填写到餐前提交的“客饭申请单”上，并由餐厅主管人员签字确认后，招待部门、餐厅、综合部/办各留存一联，各部门、餐厅、综合部/办各自做好招待明细记录，每月28日前三方核对上月29日至本月27日发生招待费用分割并交财务。财务依经各部门主管签字确认的分割单确定各部门费用。B）厂外招待：客户来访后，因情况特殊需要到厂外进行业务招待的，招待部门必须经部门主管同意后方可安排与客户级别匹配的酒店，如需招待用烟、酒等物品，按领用流程进行领用,原则上招待烟酒不能自行采购，如有特殊情况，需经部门主管同意，开具正规发票并附清单。能开具机打发票的餐厅酒店，一律不准索取定额发票。（6）客户礼品：礼品的赠送要写明原因，人数、标准，经主管副总裁、总裁书面同意后方可执行。（7）其他招待活动：除招待用餐外，根据客户喜好，需要安排其他活动时，必须请示部门主管同意后方可安排适宜活动内容。用于高档娱乐的消费项目如洗浴、桑拿、按摩、歌厅等原则上不在报销范围。如由于业务需要确需请示主管副总裁批准后方可。（8）出差招待：原则上不允许业务人员出差宴请客人，如有特殊情况，需要招待时，必须提前请示部门主管，同意后，方可安排。（9）午餐原则上不饮酒，确有需要应适当控制。陪餐人员一般控制在2～3人，应为接洽工作的部门负责人和具体业务经办人。（10）业务招待原则上实行先申请后安排的原则，审批人严格负责地履行自己的管理职责，认真把关，凡没有完善就餐手续发生的招待费用一律自理。（11）综合部/办必须有效保证业务招待所需物品，并建立领用台账，综合部或事业部综合办根据各部门领用情况每月28日前进行上月29日至本月27日费用分割并交财务。财务依经各部门主管签字确认的分割单确定各部门费用。（三）办公费：1、办公用品发生标准（年度办公费限额见附件3）：（1）个人办公或低值易耗用品：笔、笔芯、订书针、回形针、信纸、信封、胶水、橡皮擦、笔记本、各类打印纸、各种印刷表格、档案袋（盒）、文件夹等，遵照保证日常办公需要的同时例行费用节约的原则，按需领取。（2）公用办公用品：订书机、计算器、硒鼓等，以旧换新。（3）办公用具：办公用桌、椅、电脑、空调、打印机、传真机、电话机、文件柜等物品，遵照保证办公需要的同时例行费用节约的原则，采购经济实用商品。2、办公用品管理规定（1）管理归口部门：综合部负责公司职能部门所有办公用品的采购、发放、库存管理；综合办负责销售事业部及子公司。（2）计划申报：每月1日、15日各部门根据工作需求申报办公用品需求明细。A)个人办公或低值易耗用品和公用办公用品采购，具体流程：经办人填表签字→部门主管签字→综合部/办汇总采购明细→副总裁/财务总监审批签字→综合部/办采购。B)办公桌椅、文件柜、空调由综合部统一采购，具体流程：经办人填表签字→部门主管签字→综合部汇总采购明细→副总裁/财务总监审批签字→综合部采购；C)电子类如电脑、打印机、传真机、电话机等由集团信息中心统一采购，具体流程：经办人填表签字→部门主管签字→主管副总裁签字→综合部汇总采购明细→主管副总审批签字→总裁审批→集团信息中心采购。（3）入库记录：综合部/办采购物资后，及时做好电子版入库记录。（4）用品发放：物资到货后及时通知各部门领取办公用品。要求各公司认真填写《办公用品领用申请单》（一式两联，领用部门一联，综合部/办一联），由经办人填表签字→部门主管签字→综合部/办签字，综合部/办核实各项物品并在领用单上填好物品单价及合计金额，进行物品发放，双方做好单据留存工作，每月28日前核对上月29日至本月27日办公费用分割并交财务。财务依经各部门主管签字确认的分割单确定各部门费用。（5）出库记录：综合部/办发放物资后，及时做好出库记录，并做好物资“入库-出库-库存”一览表。（6）特殊情况：（1）如确有急需办公用品，需填写临时办公用品申请单，按照月度申请流程，办理相关手续。（2）如外出办公急需办公用品，自行采购前必须提前告知综合部/办同意后方可，并开具正规发票并附带采购清单。（7）费用报销：所有办公费用票据由综合部/办统一审批录入申报，其他各公司资金计划中不在录入办公费用。特殊情况：A)特殊情况自行采购办公用品，回公司后及时将费用票据提交综合部/办；B）如发生其他办公费用发票，金额小于1000元，需事先申报部门主管同意，金额大于1000元，需事先申报副总裁/财务总监，同意后方可开具，取得发票后附带业务说明由部门主管和总经理/财务总监签字后，交综合部/办进行统一报账。办公用品的发票后须附明细，特殊事项须写出书面说明。（四）车辆费1、车辆费用发生标准（年度车辆费用限额见附件3）：（1）公司车辆考核标准：各部门主管领导进行严格控制,将油耗控制在合理范围内，实报实销；（2）私人车辆考核标准：0.85元/公里（包含油费、维修费、保养费、保险费等所有车辆产生的费用）粘贴相关费用票据报销，同时往返高速过路费公司补贴50%。（3）车辆行驶记录与考核①无论出差还是在公司，车辆司机要坚持做好每日行驶记录，并将各费用如实准确填写在日行驶记录本上，未作记录而产生的票据一律不予报销。②带车出差人员以照片记录行车的公里数，出差出发前由部门车管专员拍摄车辆始发公里数，出差回来当天拍摄车辆终止公里数，如部门车管专员不在，行车人自行进行车辆公里数拍摄并及时将照片传至车管专员做好备案记录。出差里程数=出差回公司拍摄公里数-出差出发前拍摄公里数。③公司车辆，各部门主管严格控制，油耗应该控制在合理范围内。④私人车辆，车辆费用=出差里程数*0.85元/公里，粘贴票据报销。⑤公司车辆的台账财务备案，私车公用的要做好出差期间的里程记录，如有发现油耗超标或时程不符的一律不予报销。（4）车辆维修保养与考核①驾驶员要懂得车辆维修保养常识，做好车辆的日常保养和保洁工作，使车辆保持良好运行状态。②各公司均要规范车辆日常维修保养申请审批流程，部门车管专员应掌握各车辆保养时间，对车辆的几个关键的维护、保养指标做到心中有数，到保养期限须及时提醒行车人进行车辆的保养与维修。③车辆需要日常保养与维修时，需填写车辆日常维修保养申请单，按照内部审批流程进行审批签字，方可维修保养。④驾驶人员在车辆维修过程中要认真核对修理项目及修理费用是否合理，车辆维修保养后，按照公司财务要求开具正规发票及维修保养清单，提交部门车管专员进行审核备案。车管专员要认真核实各项费用支出的真实性与合理性，确认无误后签字，走费用审批流程。未填写维修保养申请单而自行维修保养所产生的费用一律不予报销。⑤驾驶人在外出差时，如车辆出现故障需要维修时，必需电话告知部门车管专员，并取得当地正规维修发票及维修清单，出差回来后及时到部门车管专员进行备案记录。未通知部门车管专员而自行产生的维修费用不予报销。⑥驾驶人要保证安全行驶，发生安全事故后，第一时间通知部门车管专员，处理完毕后填写事故费用单及经过。延期反映或不填写事故费用清单及经过者，不予报销费用，经交警队立案处理属主责或经保险公司理赔自负费用超过2000元的，取消驾驶公司车辆资格。⑦车辆违章：无论公司车辆还是私家车辆，出现车辆行驶违章，罚款全部由驾驶人负责。（5）各部门指定车管专员，并做好车辆行驶记录与维修保养台账（见附表）。车管专员要对各车辆发生费用的真实性与合理性负责，及时将驾驶人提交的报销单据与日行驶记录、维修保养记录等进行核实，与明细不符者不予报销，超过公司规定的油耗指标者不予报销，对油表弄虚作假者或不按时发油表公里数者视情节轻重，从月奖金中进行扣罚。（五）会议费1、会议费发生（1）公司组织会议（含内部会议），（2）参加公司以外会议的。2、会议管理规定（1）股东大会、董事会、监事会的会议费列入年度预算，其费用包括会议期间的差旅费等其他费用；（2）公司经营管理层的会议，包括季度分析会费用也应列入年度预算。公司各部门各自组织的会议列入各部门的年度预算（包括会议期间的交通、住宿、文印、差旅等其他费用）。超过年度预算的费用必须经过部门主管及董事长的书面批准。（3）各部门未经批准、无正当理由到名胜古迹、旅游胜地组织非经营管理有关的会议，一律不允许列入年度预算，也不作为会议费的报销范围列支。鉴于公司各部门经常得到外单位的邀请函的情况，如因工作需要必须参加的临时会议以及预算外的会议，须经总经理批准后方可参加。（4）经批准参加会议的领导及其他人员，凡是由会议主办方开具会议费票据的，据实报销会议费用，不再另行补助。（5）外出参加会议人员在出差期间，所支付业务招待费要从严控制，按规定由主管领导签字批准，经财务总监审核后方可报销。（6）外出参加会议人员返回后必须如实填写报销单据，粘贴票据要清晰，各部门负责人和主管领导要认真核实报销金额及出差天数，经财务中心审核无误后报销。（7）报销会议费时发票后须附会议证明材料。会议费证明材料包括：A)公司组织会议：部门提出经总经理审批的会议召开申请书，会议邀请函（内部会议不需要），会议签到表，会议议程、会议书面材料、会议图片等其它相关材料。B）外出参加会议：出办方出具的会议通知，并由主管总经理批准参加。发票开具单位须是召集会议单位或会议开具单位（如宾馆）。（六）广告费、业务宣传费相关法规对广告费有明确规定：一是广告必须通过由工商行政管理局批准具有广告资质的单位制作广告。二是必须取得由广告制作商开具的发票。三是所制作的广告必须通过媒体诸如电视台、报刊杂志等发布的。四是该广告已经通过媒体发布。对没有发布的广告不得进入当期费用。而业务宣传费具体表现在以下几方面：一是国家不允许进行广告宣传的行业诸如粮食白酒行业、烟草行业为了提高企业知名度而进行赞助活动或倡导社会风气以企业的名义进行的公益广告费用。二是印制宣传企业产品和形象的纪念品费用等。简言之，就是除了上述规定之外的宣传费用都属于业务宣传费。1、广告费、业务宣传费发生类别原则上采用下列广告媒体，在征得总裁认可的情况下方可采用其他媒体。（1）信封、明信片等邮寄宣传。（2）挂历、台历、毛巾、背心等小礼品。（3）交通广告、广告牌、墙体广告。（4）收音机、电视机等电波广告。（5）宣传彩页、张贴画、画册、易拉宝、报刊、杂志。2、广告费、业务宣传费管理规定（1）各部门广告宣传工作由直接上级领导主管；（2）各部门内部指定广告方案负责人，负责以下工作内容：①起草广告宣传方案。②制作各种广告张贴宣传画。③与广告公司进行交涉，联系广告制作业务。④对广告效果进行测定与检验。⑤开展市场调查。⑥向公司内部征集广告创意，并对各种创意进行评价和选择。⑦各种用于有奖销售、展示会、庆典的纪念品、赠品和礼品的设计、制做、购买。（3）收集创意与实施期

①部门广告负责人应不断收集各种广告创意和构思，以促进本公司广告宣传工作的发展。②广告宣传必须有计划地进行。广告的实施分为两种：定期广告，根据销售情况需要按照季度进行。临时广告，根据销售情况具体确定。③在制订广告宣传计划过程中，必须听取各相关部门的意见；计划方案实施之前，必须再次送交各有关部门征求意见与建议。(4)费用控制广告费与业务宣传费的发生必须由相关部门在季度营销策划方案中提出具体的广告或宣传策划方案，预计投入金额，预计收益。经主管副总裁批准后方可执行。广告宣传费原则上不得超过年初费用支出预算规定的范围，在特殊情况下广告宣传费的超支，必须经董事会决议。各部门在报销广告费、宣传费时，发票后须附对应证明材料（如广告或宣传品、条幅图片，合同