利用word文档快速高精度转换的方法

利用word文档快速高精度转换的方法

现在，许多作者使用了hdd或网络id，文件格式大多是word。由于期刊的编辑出版以方正排版系统为主,为此,探讨在方正排版系统中利用Word文档(插图和文本)是极其必要的。近年来,不少编辑工作者对此进行了较广泛的研究,研究结果也都在实践中得到应用。文献通过对前人工作的分析,提出了利用飞腾软件将Word插图转换成同精度EPS格式图的方法。笔者认为,文献固然有转换后图的精度和原Word文档中插图相一致的特点,但在方法上要视Word插图能否全部选中而选用飞腾软件的不同功能(操作),这又使其稍显烦琐。笔者下面介绍的利用“方正画苑”软件来实现相同功能则可以避免这一不足,转换后图的文件格式多样(本文以TIF格式讨论),精度也可以根据需要进行调整。作者所编辑的刊物中插图采用600dpi发排,期刊的印刷质量是令人满意的。1绘制或其他构图图形Word文档中的插图可归纳为两类。一类是采用屏幕拷贝、扫描处理、Windows画板绘制或其他绘图软件得到的bmp(jpg)或其他格式的图形,这类图形在Word文档中可以用鼠标整体选中;另一类是用Word画图工具绘制且没有经过组合处理的图形。由于两类图中一次可操作的区域不同,因而需要采用不同的复制操作。1.1画苑主界面的实现这种方法是针对第一类图,操作步骤如下:(1)打开方正画苑软件和Word文档。在Word文档中选中要转换的图形,执行“复制”命令,将插图复制到Windows剪贴板上。(2)在方正画苑的主界面(见图1)上点击“拼图”命令,显示图2所示“拼图”对话框,以Word文档中图的大小为参考输入页面的高度和宽度值(该尺寸影响中间操作的速度和输出图所占的空间,故在满足要求下应尽可能小,但不宜直接选择纸张类型),按“确定”,得图3。在编辑菜单下选“粘贴”,得图4。(3)在方正画苑主界面菜单中选择“输出”,出现图5对话框,在图中相应位置输入文件名和所需的文件格式后,按保存,出现图6对话框,再在分辨率处输入所要求的精度值(默认输出精度为300dpi),按确定,即得到所要求精度和格式的图形。图7是图4工作框中图的输出结果。1.2显示比例改变图的调整这种方法是针对第二类图。由于是屏幕拷贝,故还可以借助调整Word文档的屏幕显示比例对插图进行“粗”缩放处理。(1)将要转换的图调至屏幕中央(这样有利于后续操作),同时调整Word文档的显示比例改变图的大小。单击键盘PrintScreen键,使屏幕内容拷贝至剪贴板上。(2)其他步骤操作与1.1中的相同。需要注意的是,在(2)中,粘贴时要将需转换的图形移至所给定的尺寸内(图3中的虚线框内)。如果出现复制图的尺寸大于(或过小于)预给的页面尺寸,放弃本次操作,重新执行(2)中的定义尺寸步骤。2图形转换的前提方正画苑软件输出的图形是RGB模式,非彩印的科技期刊一般均采用灰度图和二值图,因此,字处理前要先进行图形格式的转换,这也有助于减小图形所占空间。由于作者投稿时在图中植入的字符字号和正斜体不一定完全符合出版要求,故对转换得到的图形进行植字处理就在所难免。下面介绍两种植入字符的方法。2.1基于对偶字的正当图像处理通过运行WPS2000安装光盘中的安装程序可以在Windows的Font目录中扩充数十种方正字体,此时就可利用任意一种图形处理软件将“方正字体”字符植入图中。需要注意的是,植入横排字符时,不应选择字体名称前带有@标记的字型。2.2生成字符tif文件在方正发排系统的输出方式选项中,有将排版结果(S2,S72,PS2)发排成tif图形格式的功能项。据此,可以采取“录入图中的字符→编辑排成大样→发排成tif文件”的流程获得待植入字符的tif格式文件。这样,利用图像处理软件同时打开需植字的图形和字符tif文件,利用简单的复制和粘贴功能,就可以将方正排版的标准字符植入图中。这种操作方式可以保证图中字符与文中的绝对一致。在实际操作中,通过不断补充tif字符内容(文件合成),可以形成一个满足期刊出版的植字“库文件”。3减轻编辑人员实际工作Word文档是作者认真核对过的,显然,充分利用Word文档中的文字可以大大减轻编辑人员校对工作量。为此,有必要对作者投稿文档格式提出新要求,对常规的编辑手段进行改革。3.1常用文本文件的录入实践表明,Word文档中凡是采用公式编辑器录入的内容,另存为文本文件后都将丢弃。所以,从校对的观点出发,除了Word文档中的数学公式外,其他内容尽可能不用公式编辑器录入。这样,凡是文字间未采用公式编辑器录入的字母都能保留在转换后的TXT文本中。3.2利用电子文本进行编辑传统的编辑方法是在稿件中做标注,如今,由于作者投稿都采用了电子文本,故应提倡在机器上进行无纸化编辑。在机器上对Word文档中不宜采用公式编辑器录入的内容进行修改,既实现了编辑的目的,也为提高校对质量和效率奠定了基础。3.3加入时间码和文本前已述及,常规的文本利用是将Word文档另存为TXT格式,由于忽略了段末标记的标识,在使用方正系统排版时为找段尾标记而浪费了大量时间。笔者发现,Word文档中的段尾标记对应着键盘上的两个字符,下面介绍的快速替换法就是基于此。加入注解法。在Word文档中所有的段末位置处加入“\=”或“\;”(对应方正系统的另行、另段注解),这样,通过运行方正系统的PASS0就可得到与原文档版式一致的结果。查找替换法。Word文档中的换段(回车)符对应着键盘字符“p”,所以,在“替换窗口”内的“查找”处输入“p”,在“替换为”处输入“\=”或“\;”,对转换成TXT的文档再经PASS0处理即可得到与加入注解法相同的结果。需要引起注意的是,有些作者在排图时常在图的一边加入一列回车符,由于是非提示替换,所以如果在替换前不加处理,就会在该位置出现多个另段(另行)注解。所以,在采用替换法时要对全文进行一次版