浅谈信息时代事业单位档案管理模式的创新获奖科研报告

浅谈信息时代事业单位档案管理模式的创新获奖科研报告摘要：近年来，随着我国信息科技的快速发展，事业单位档案管理水平和能力逐渐提升，在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。在信息化时代下，如何更好的发挥出事业单位档案管理的作用和价值，这将是本论文探讨的核心。

关键词：信息化;管理方法;安全措施;科学化

一、事业单位档案管理的发展特点

随着信息科技水平的不断发展，尤其是互联网时代下，档案管理工作面临着新机遇和新挑战，事业单位档案管理呈现出更多新的发展趋势。通过归纳，目前我国事业单位档案管理总体呈现出以下两大特点。

一是档案管理信息化。档案管理呈现出信息化的特点，是目前事业单位档案管理最显著的特点。通过互联网等先进的科技，档案管理无纸化、信息集中化越来越凸显。

二是档案管理智能化。在信息科技的催化下，尤其是伴随着一些新的信息检索工具的研发，事业单位档案管理在检索、信息收集等诸多方面，越来越简便，越来越呈现出智能化、便捷化的特点。

二、信息化条件下档案管理存在的问题

1.档案管理的信息化程度不高

随着技术的进步和科技的发展，计算机网络技术已经在各行各业得到了广泛的利用，但是计算机水平的提高并没有改变档案管理手工操作的现象，无论是事业单位的领导人员还是档案的专门管理人员都对档案的信息管理系统的安全性和全面性存在怀疑。一些事业单位只是简单的将个人的信息和档案的目录存放在电脑里以方便查阅，而档案的检索和最终的出借都还只是凭借手工操作，档案管理的信息化水平整体不高。

2.信息化配套管理制度不健全

首先，信息化条件下的档案格式不统一，没有制定统一的、标准化的档案格式，这使得单位内部不同部门的档案格式不尽相同，甚至差异较大，不利于统一管理。其次，信息化条件下的文书档案借阅管理制度不健全，部分单位文书档案特别是电子文书档案存在利用互联网随意传递等问题，这种传递没有履行必要的审批手续，容易导致信息泄露。再次，信息化条件下文书档案安全管理制度不健全，部分单位虽然有保存电子文档的意图，但只是简单的存放在计算机设备中，而没有建立安全管理制度。

三、信息化时代事业单位档案管理的模式创新

1.夯实档案工作基础，加强规范化、信息化建设

夯实档案工作基础、加强规范化建设，是事业单位档案工作的首要任务和重要环节。各部门在档案管理工作中要明确职责，形成科学、系统和操作性强的档案管理运行机制和良性格局，养成档案工作的良好习惯。

信息化时代，档案管理工作就必须要拥抱新技术，只有通过新技术来进行创新才能够有效的提升档案管理工作的水平。所以从未来的发展趋势来看，档案管理就必须要遵循信息化的集中管理模式并能够通过互联网实现跨平台多部门合作管理和使用。这样就能够有效的提升档案资料的利用效率，同时也能够为人民群众提供更好的服务。

2.完善档案管理过程中的安全措施

信息化时代，有机遇也有挑战。实施档案管理信息化，虽然为事业单位发展提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，可能会导致档案信息被泄露。档案信息化建设过程中肯定会与网络有紧密频繁的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。

在实际的管理中，档案管理人员一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案进行使用权限的设置;对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便操作和使用。

3.加强档案管理手段和管理方法的现代化建设

科技的进步为各项管理工作带来了便利，新时期档案管理人员要利用计算机网络来实现档案收集、管理、利用上的改革，利用计算机输入输出设备及时的更新档案信息，实现管理方法上的革新。此外，档案管理人员要掌握相应的资料整理和处理技术，将原有纸张上的文字变为计算机网络上的各种数据，实现纸质材料和网络材料的并存。计算机网络技术在档案管理中的应用不仅实现了档案资源的社会共享，还提高了事业单位人事档案的管理效率和利用效率，保护了纸质档案的完整性和准确性。

档案管理的各种先进的技术手段、技术成果是档案管理现代化水平的具体体现。先进技术手段的应用，需要将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理之中，实现档案管理的专业化、自动化。

4.加强档案管理标准化建设

在信息时代，信息的共享与网络的沟通需要一系列的标准、规范来实现，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等。因此，我们要积极应用信息化软件实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、準确和全方位的档案信息服务奠定基础，为事业单位提供方便、快捷的服务。

5.实现科学化档案管理

随着现代化设备和技术的发展，档案管理使用现代化设备必不可少。科学化的档案管理方法要使档案信息管理自动化、档案信息存储数字化、档案信息利用网络化。运用计算机技术可以实现文书和档案工作的全程自动化管理，其功能包括档案信息的采集、处理、存储、利用和数字管理全过程。计算机技术的使用使得档案由纸质版向电子版转化，计算机管理是档案信息存储数字化的前提条件。而互联网的普及，使得档案信息利用的网络化成为了可能。

改变传统的纸质档案管理模式，转变为现代的电子档案模式，充分发挥计算机和网络资源的优势，利用计算机网络进行档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作。实行文档一体化管理，顺应现代计算机网络技术多媒体发展的趋势。利用计算机网络技术，把档案管理工作做到细致化、精确化、现代化和高效化。

6.提高工作人员的技能和水平

建立档案资料的信息化管理不仅需要现代化的设备，更需要一批高素质、网络化人才来进行建设和管理。传统管理模式已经不能再适应事业单位对档案的利用和需求了，因此要改变传统的档案管理