金至尊财务制度

JZZ-HR/GW-003深圳金至尊酒店管理公司财务管理制度制订部门制订日期审核总经理签发财务部200PAGEPAGE9财务管理制度财务管理制度为酒店在财务管理业务上，除财务会计制度以外的业务运作规条。本管理办法所包括的规定内容，酒店所有员工必须绝对遵守，不得违犯，或以任何形式蓄意背离原意，以致虚设或走样。各级人员在执行各项管理办法，如有疑问或不充分了解时，应向上一级主管人员查询，不可自行断章取义，以致曲解原义，走样或错误执行，造成过失。财务管理办法的内容，包括各项管理办法的细则都是财务管理业务上用以规范业务运作标准，使用符合酒店业务运作要求。这些管理办法的制定，在原则和方向上,应依循和符合财务会计制度的规定和精神。如遇财务管理办法与财务会计制度的规定内容产生茅盾或不一致时,应以财务会计制度的规定执行。财务管理办法的相关部份应停止执行并由酒店的财务总监,根据财务会计制度的规定作出修订,并于当月内报回酒店行政办备查。财务管理办法的内容包括: 一、现金管理办法 二、营收现金缴纳管理办法 三、发票管理办法 四、支票使用管理办法 五、客用保险箱管理办法 六、市内交通费用的报销规定 七、使用复印机的管理办法 第一章现金管理办法酒店的资金收支必须按本制度的规定办法管理。违反本管理办法所规定，按财务相关法规给予处分并追究应负的经济责任。酒店的所有收入包括往来资金、现金和营业收入，除按规定留存的备用金存放在酒店内规定的贮存处，作为周转资金外，均应存入酒店在银行的账户内。第二条上述账户的提取款项须由总经理(或他的代表)，和另一位由董事会指定负责人(或他的代表)，共两人的会签，并加盖酒店的支票专用章方可提取。第三条上述银行账户的支票专用章由总出纳保管。所有支票必须要经管财务的副总经理或总经理在支票上加盖银行账户私章后，总出纳方可给予加盖支票专用章。第四条上述银行账户的支票由银行领出后，经总出纳登记后由应付账款会计保管并凭经有效批准的付款要求通知单填写支票。不符本项规定的任何情况，应付账款会计不予填写支票。第五条酒店的所有营业现金收入均按酒店的"营收现金缴纳的管理办法"办理，违反者按财务法规给予处分，并追究应负的经济责任。第六条按本管理办法存放在酒店内的周转资金规定为：1．总出纳手存备用金-总出纳的备用金，仅作为本制度规定的其他备用金的报销回填和支付零星现金支出。2．外币兑换备用金-前台结帐处的外币兑换备用金，除受酒店的规定管控外，同时必须遵守银行对代外币兑换业务所订立的有关规定，并只作为外币兑换代换点的外币兑换业务专款，不得挪作其它用途。3．收银员零找备用金-前台结帐处的零找备用金，只作为收款业务中回找给客人的专用备用金，并应按规定在每班交接班时，由交接双方核点交接，不得截留滞交。而各餐厅及其它营业点的收银员零找备用金，则需在下班时存放于其个人的保险箱内，不得带离酒店和挪作私用。4．邮资备用金-前厅部接待处的邮资专用备用金，允许以邮票和现金的形式同时保管，但只用作提供给客人的代邮服务专用，不得挪作其它用途。现金和邮票的总和应与备用金规定的固定额度相符。5．采购备用金-采购备用金，规定只作解决酒店零星现购以应业务急用所需，不得移作其它用途。采购人员必须每天办理当天的事项报销，不得积压或拖延报销，以保证采购备用金稳定在固定的规定额度。6．专项专用备用金-经财务总监和总经理的同意，在特殊情况下个别部门可获拨留不超过人民币壹仟元以下的临时专用备用金，专用备用金在事完毕后或被通知回缴时必须即时交回。第七条所有备用金，包括总出纳的备用金均采用随用随报的回填办法控制。除总出纳的备用金按实际支付，并具经财务制度规定批准的报销凭证向应付账款会计办理手续，开出支票由银行账户存款回填补充外，其它所有的备用金的报销回填，均应在办公时间内在总出纳的办公室办理回填事务。所有备用金均采用报销回填的定额控制方法，使备用金固定在规定的额度，不得随意增减。所有备用金额度的变更，均须获财务总监、经管财务的副总经理和总经理的批准。第八条采用现金零星采购和其它经财务总监批准的业务费用，所产生的借支，包括现金和支票的借支，除旅差费借支，允许在销假日的第三个工作天内报销外，其它借支均应在借支日起计的三个工作天内办理报销，并退回未用现金余额。会计人员对未按本项规定依时报销的任何借支事项，应即时报请财务总监处理，追究有关当事人对经财务人员通知，仍不及时办理报销或不缴回未用现金余额的，以挪用现金处理。第九条酒店所有费用的报销,须填写清楚“零用现金报销单”,及须经部门经理同意，加签后送财务部的管理会计部办理酒店规定的财务审批手续，经获批准后在总出纳处领取或退缴现金。第十条本管理制度连本条共十条。第二章营收现金缴纳的管理办法酒店对营收现金采用钱、帐分途的管理方法。有关控管方法按以下程序执行,所有人员均应绝对遵守本管理办法的各项规定,违反者将受纪律处分,以至追究法律和经济责任。第一条前台收银员、餐厅和其它营业点的收银员均应在下班时将有关班次的帐单点核清楚，并完成该班的营业收入报告。帐单和有关报告应于下班后第一时间交到各该班次的当值领班的办公室，以便在初步核查后转夜班核数组进行随后的帐务审核工作。现金部份应于下班前，在第三者见证下投入设在前台结帐处的投放式现金投纳保管箱内，并于每日的缴款登记表上填写清楚，以备第二天总出纳前来点收。每一班次的收银员在完成帐表的核查工作后即应将其所持现金中应属零找备用金的部份划出,点核清楚后存入由其个人保管的零找现金保管箱内加锁存储。在减去零找备用金的额度后应属该班次的现售所得的现金收入，则按第1条和第4条的规定，投入投放式的现金投纳保管箱。第三条每班的现金收入必须与该班的营业报表所统计的现金销售额相符。如有任何差异应即时查明,差异部份不论是长款或是短款均应如属填报，记录在收银员报表内的现金长短款栏内上报，不得隐瞒。第四条现金收入应在该班当值领班或前台收银员当面见证点算清楚后，即时在缴款袋上如实填写清楚，并在该见证人的见证下封好缴款袋，并在袋口骑封加签，然后即时投入现金投纳保险箱中。收银员和见证人均须在缴款登记表上同时加签。所有缴款袋必需使用香糊或胶水封口，不准使用透明胶或钉书机封钉作为加封，未依循本项规定进行者，除对因此引起的所有后果负全部责任外，并将被视作蓄意违反本管理办法，遭受纪律处分。所有投缴事项必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延。缴款人和见证人均有责任监督对方按本规定的条款完成规定的事项和核签，对不按规定操作而引致的后果，双方均负同等责任，受同等处分。第六条对于不按规定要求，在没有见证下，独自封袋投箱者，除因此而引致的后果全部由其个人负责外，还应按触犯部门规章制度论，初犯者予口头警告，蓄意再犯者给予书面警告，以至最后警告。第七条缴款人和见证人不按规定，没有当面点核，或不认真点核而造成的过失，按第六条的规定同等处分。第八条违反第四条内容所规定的的任何情况者亦应按情节给予与第六条规定相同程度的处分。第九条收银缴款登记表的每一栏，均应按规定的内容和格式完成要求填入的资料填写，并在规定的字段加签，不得有遗漏、错填。其中因错写需要更正的，应用横线划去，再在其上方写上正确数据，然后由缴款人及见证双方加签。违反本项规定者按与第六条相同的程度给予处分。每一班次的领班和主管应对各该班次收银员的现售所得现金的缴纳情况加以检查，保证所有现金收入款项均已缴纳入库。所有收银员必须办妥缴纳现金收入，并完成各该班次的报表及帐务后，方可下班。每一班次的当值领班均应对收银员缴款登记表进行检查，并对出现不完善的情况即时查明原因，并将情况通知在班的上一级主管人员，若当时未有直属上级主管时，应向当时财务部在酒店当值的其它主管人员报告。第十一条收银缴款登记表末端的缴款袋总包数及缴款袋中是否有破损的情况，由总出纳在第二天与见证人共同打开保管箱取出缴纳封袋时按实填写。实际包数或袋内的缴款如与登记表所载情况有出入时，若当时财务办公室还有第三者在场时，应请第三者作证，并第一时间报告上级主管处理。第十二条若当天所有缴款袋封均未有破损时，破损袋数目的字段应要加上"/"斜线删除。若封袋有破损时,应将该等破损封袋的情况注明，并按第十一条的规定处理。第十三条总出纳及见证人均须在登记表上加签，任何一方漏签，另一方未能予以提醒，均属疏忽责任。第十四条营业核数主任每天均应在总出纳完成缴款点核后，检查经总出纳和见证人加签的登记表，并与收入报告的现售总额核对。保证该天的现金收入确已无误入库。如有差异应即时与总出纳共同查明原因，切不可拖延，以致增加核查的难度。 第十五条总出纳在点核所有缴款后，应将各收银员的缴款情况，按实在总出纳的每日营收支票/现金日报表内记录，并将副本抄送总会计查对。第十六条收银员缴纳报告(缴款袋)应予保存不少于12个月，收银员缴款登记表应予保留不少于十八个月。总出纳每日营收支票/现金日报表应作为辅助帐表并由总出纳加以保管。第十七条总出纳应对各收银员的零找备用金按第十九条的规定进行不定期检查，每月不少于两次。具体时间应按营业情况决定，但不得预先通知。第十八条营业核数主任应对在岗收银员进行不定期的现金（包括备用金和当时的营业现金）检查，所有检查均应按营业情况考虑，避开高峰期，在不预先通知的情况下进行。此项检查每月应进行2次以上，并须依照第十九条的规定进行。第十九条第十七条及第十八条的检查均应留有记录，记录应有检查人员和收银员双方的加签，以确证当时的检查结果。为保证检查在公正和认真的情况下进行，所有的现金检查，均应具备第三者作为见证,整个检查过程应在见证人监督下进行，并由见证人在双方人员在检查记录表上加签后,最后加签证明。第二十条本管理办法须由酒店财务总监，按酒店业务和执行情况不时加以监察，并于必要时按实际情况给予修订,修订本应于当月内报回行政办公室备案。 第三章发票管理办法为使酒店对发票的使用得到有效的管理和控制,特制定本管理制度，酒店所有人员必须严格遵守执行,违反者除按本制度规定给予严格处分外,将遵循《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定追究应负责任。一、开出发票1.酒店使用由税务机关统一的发票,由总出纳凭发票领购簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票，并负责保管和控制使用，并向税务机关报送使用情况。2.所有发票由总出纳设立登记本记录和控制使用。在加盖财务专用章后,由各岗位点的收银员向总出纳直接办理领出和缴销程序。3.收银主任和收银领班必须按照本管理制度的各项规定监督和指导各岗位点的收银员(包括前台收银员)严格遵守发票的使用和缴销。在发现有违反规定时，应立刻通知总出纳协同调查并报总会计处理。4.发票必须按顺序、时限使用,不得折本跳页。5.发票的开具,必须逐档、如实填写,全部联次一次性开具,不得单联填写，不准涂改、撕毁。如有作废，应注明原因，整份完整保存缴销。如发生丢失、损坏必须即时报告候查。6.发票不得转借、转让,不得为其它单位或个人代开,只限对经营业务收取款项使用。7.任何情况不得携带或以任何方法将空白发票带离酒店。8.总会计必须定期检查发票的管理和使用情况，监督和责成总出纳、收银主任和前台收银主任须完善和防止可能出现的疏漏。二、收取发票1．采购货品和其它付款事项,应向收款方取得发票,该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章,并由收款方加盖财务专用章或发票专用章,并经开票人签字方可接受。2．发票必须符合有关税务规定,内容不得涂改。3．对不符合规定的发票,不得接受,不得作为报销凭证。4．所收发票金额应与交易事项的金额相符,在正常情况下,发票应直接开给酒店。如有特殊情况,应具报告说明,并经财务总监批准,方可给予报销。5．发票的货品或服务内容应与交易事项相符,不得串通开票单位虚构作假,以相同金额发票充额顶替。6．财务人员应以交来发票核销各项报销事项,除按报销制度和其它有关规定办理的定额包干事项外,所有报销事项均按有效发票办理报销事务。第四章支票保管和使用管理办法酒店银行账户的提存和支票使用采用双签和加盖专用印鉴的多控方法,以保银行存款和支票使用得到合理和有效的监控。以下的设定仅供参考,各酒店可按实际情况设定有效的授权签章人员,但应切实保障加签人员有能力不受不必要的干扰,有效监控银行存款和支票的使用,并按下列规定管理：一、银行账户的款项提取须由总经理(或他的代表)和另一位经董事会授权人员盖章，并加盖酒店的财务专用章方可提取。二、财务专用章由财务副总监保管，支票由总出纳保管。在任何情况下，对未具备经财务总监批准的有效支取凭证下，不得填制任何支款支票。三、支票由总出纳凭留存银行印鉴从银行领出后,由总出纳设本登记保管,并凭经有效批准的付款要求通知单填写支票。不符本项规定的任何情况，不予填写支票。四、支票申请单由要求付款人按要求填写，内容包括收款单位/收款人名称、大/小写金额、付款方式、要求付款原因，经部门主管核实加签后，联同有关凭据送总会计进行财务审核。通过财务审核的支票申请单由总会计送财务总监批准，并转应付账款会计填写支票。对不符合财务审核要求和不获批准的支票申请,在注明理由后退回原提出付款要求部门。五、总出纳必须严格按要求保管和发出支票，对未经批准的付款要求，应付账款会计不得开出支票，总出纳不加盖支票专用章。六、开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、日期和用途。不得使用空白支票作任何用途，或将空白支票带离酒店。因业务确有所需，不能确定实际金额的情况,允许在填写收款人，及用途后,开出限额支票。按本项规定开出的支票，领出支票人必须在一个工作天内,将使用情况报回总出纳处，办理财务手续。否则总出纳应通知银行，止付该张支票。支票必须使用墨汁或炭素墨水填写。金额、用途和收款人不得涂改，其它事项的更变,必须加盖与留存银行印鉴一致的印鉴。九、因故取消或作废的支票必须注明原因，并在支票上的明显位置，用大号字标上"作废"字样。作废的支票除按上述规定标注外，应按号与同号存根一并钉存备查。十、支票在使用前应按银行原钉装保存，不得折本使用。支票页在使用前必须与存根联保持原状，不得撕离。十一、支票本存根上的各项资料应与开出支票一致，各栏资料必须如实填写，不得留空。十二、支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用，不得跳页或跨页使用。十三、已整本使用的支票本的存根必须按票号和日期封存保管备查，并按有关制度的规定期限保存。十四、酒店对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外，仍应遵守开户银行对支票使用的各项要求和有关守则。十五、如当地政府有订立支票管理法则或规条的，应按有关法则和规条修订本管理办法，并于修订当月报回行政办公室备查。第五章客用保险箱管理办法酒店设有客用保险箱免费供给酒店住客使用，保险箱由前台结帐处负责管理，并按以下规定实施管理，以保障宾客贵重财物的安全保管。宾客如有贵重物品存放,须在前台结帐处填具保险箱使用登记卡办理开保险箱手续后即时领取"客用匙"。预留之"宾客签名"请使用与住客之旅行证件之签名一致之式样，不可采用太简单的签字以确保住客之利益。对于酒店认为太简单的签名式样，前台收银员应礼貌要求宾客改用较为安全及不易仿习伪签之签字式样。对此类太简单的签字式样，前台收银员可以不予接纳。5．贵重物品存放及开设保险箱后存储或提取物品，应凭在保险箱使用登记卡预留之"宾客签名"办理核证签名后，方可由前台收银员安排进入保险箱室，保险箱不得转让或借与他人使用。6．前台收银员对所有物品的存储及提取，务必由登记开保管箱的客人亲自到前台收银处亲自办理，非登记开设保管箱的客人本人或签字核证不符时，前台收银员不得给予办理提储事务，不可允许无关人等进入保管箱。非经财务总监或前厅部经理批准，保管箱登记卡不准携离前台收银处。7．酒店对客用保险箱的管理必须特别小心，不可掉以轻心。除应指定专人监督前台收银员严格执行管理制度的各项内容外,前厅部及财务主管人员应定期及不定期对管理业务进行检查,并留有记录供作核查。8．客用保险箱一般备有两条客用匙。酒店应将其中一条在保安人员见证下予以销毁,只可保留一条在用，以免在锁匙控制方面出现不可挽救的漏洞。9．保险箱主匙只可由长驻前台的高级主管人员保管,不可随意落入收银员手中。如酒店员工额确实不足时,则应指定每班单一由其中职级较高的一名收银员持有,且应在每班交接时在长设的固定专用记录本上,由双方签收交接，以保证保管匙在任何情况下,不落入第三者手中。10．客用匙除在宾客领用期间由宾客保管外，前台收银处应设有客用保管箱匙投放箱,在客人退箱时，由客人亲自投入箱内,并在保管卡的退匙栏加签证实。酒店任何员工均不得以任何理由在任何时间、地点持有客用匙，更不得替任何宾客暂时或长时间保管客用钥匙。11.客用保险箱匙投放箱应使用V型投匙口,投匙口仅可容客用匙投入而不能以任何方法从投放口取出。投匙箱取匙口应加匙管控,该匙应由接待主任或以上一级的人员持有,并每天根据退箱控制表点查退回的客用匙,并重新用匙封袋封好,交回未用客用匙控制箱内锁好，并在记录单上由双方加签确认作实。所有回收的客用匙经点核无误，重新封袋后，应由该主管人员在封口骑缝加签.前台结帐处应设有客用保险箱,专供用以存放未由客人领用的客用匙。此专用控制箱不可与酒店内部匙控制箱混并使用，以免万一出错造成难以估计的损失。放在控制箱内的客用匙,必须全部封袋完好无任何破裂情况。如残破的应即时查明原因,追究该班经管人员。有关客用保险箱在事件未查明原因前,不得发给宾客使用,以免责任不清。14．除使用客用保险箱登记卡和每次核对宾客签字无误，方可开箱的控管外,酒店对在用和未用的客用匙,应分别设有固定记录本,记录管控和使用情况,并在每一次交接班时,由双方逐个匙号点查,签收交接收人对客用匙的保管负有绝对责任。点查范围应包括匙号是否存在,封袋是否完好。封袋是否未被以任何方法折封,骑封口加封是否正常,是否为原封袋人签字,封袋内是否确为客用匙。15．客用匙在交付宾客使用时,封袋应完好无裂,封袋加签未有变位。收银员应提醒宾客检查,并在客用匙登记本和封袋上加签证明。16．经客人加签的封袋应随使用登记表一并存放,交回主管人员检查。17．由于酒店只保留一要客用匙在用,故在万一客人丢失客用匙的情况下该保险箱已无正常方法可以开启，只能采用钻锁破箱方能取出箱内物品，有关费用在客用保险箱登记卡中,应予列明以免产生争执。万一出现此情况时,破箱应在保安人员