PPT汇报及呈现技巧

1、PPT高效汇报及呈现主讲人：陈银环主讲人：陈银环2015年3月PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色2文字沟通文字沟通语言沟通语言沟通多媒体沟通多媒体沟通 制作PPT的思路1制作PPT的一般方法2制作PPT的小技巧3课程目录 制作PPT的思路1制作PPT的一般方法2制作PPT的小技巧3课程目录制作PPT汇报文件的思路5梳理结构，建立论证梳理结构，建立论证（先展示什么，后展（先展示什么，后展示什么？）示什么？）绘制绘制PPT（如何展示最生动？（如何展示最生动？最吸引人？）最吸引人？）明确中心思想明确中心思想（要展示什么？要达（要展示什么？要达到什么样的目的？）到什么样的目的？）第一步：明确中心

2、思想6传达的中心思想应符合一定标准7统领的，而统领的，而不是局部的不是局部的具有冲击力具有冲击力的，而不是的，而不是平淡的平淡的以事实和科学分析以事实和科学分析为基础的，而不是为基础的，而不是“拍脑袋拍脑袋”的的第二步：梳理结构，建立论证8画“豆腐块”是构思PPT的好工具组织PPT汇报内容的结构9并列式并列式串行式串行式适用条件： 汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块 中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述适用条件： 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）选择合适的切入点10.从解决方案

3、入手从解决方案入手 . .从成功案例从成功案例/同行业其他成功经验入手同行业其他成功经验入手.从理论入手从理论入手从问题入手从问题入手 第三步：绘制PPT1188调调查查问问卷卷显显示示，&#&￥#（& &￥# #！& & （& & & & ￥# #￥ & &！ # #￥# #（领领导导：45人人中中层层领领导导：404人人项项目目组组：169人人普普通通员员工工：811人人共共调调查查：1429人人领领导导：45人人中中层层领领导导：404人人项项目目组组：169人人普普通通员员工工：811人人共共调调查查：1429人人86%的被调查者&#￥88%的被调查者认为&￥#58%的被调查者认为&￥

4、#？：89%的被调查者认：”）&#￥LOGO本页标题本页标题内容素材（如内容素材（如图表、文本、图表、文本、标注）标注）说明：项目组分析其他说明其他说明 制作PPT的思路1制作PPT的一般方法 2制作PPT的小技巧3课程目录制作PPT的步骤13I.确定模板II.拟好标题III.选择并绘制素材IV.修改润色确定汇报文件的风格 背景 LOGO 页码根据切割的“豆腐块”，撰写每页PPT的题目 正文 目录页选择合适的素材，进行绘制和构图 图表 文本 动画对PPT中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果 母版和模板的使用技巧14通常，在每页PPT的母版中放入公司的名

5、称和LOGO形成的模板会比较吸引人。对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。如何修改母版15（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”幻灯片母版视图16（2）修改母版的背景配色方案 在“幻灯片母版”菜单中选择“主题”选项如何修改母版17（3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体字号等如何修改母版 拟写标题的主要技巧18 目录页常用标题： 目录 主要议题 汇报内容 正文标题的要求： 阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体） 起承转合，连缀成文示例 绘制P

6、PT的主要素材19The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on. 图图 表表文文 字字组组 合合123&（45*9&（#￥（￥（&（图表的作用20成功的图表都具备以下几项关键要素21每张图表都传达一个明确的信息销售额正稳步上升销售额正稳步上升2000年销售额年销售额百万美元图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了并且前后连贯1月2月3月4月5月6

7、月7月8月 少而精如何设计成功的图表22数据类图表数据类图表概念类图表数据类图表类型23陈述信息陈述信息文字内容文字内容文字内容内容内容文字内容饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数据类图表数值数值制作以数据为基础的图表分三个步骤数数 据据24确定要表达的信息确定要表达的信息确定比较类型确定比较类型选择图表类型选择图表类型1、分析图表并确定要表达的信息数数据据25信息信息比较比较图表类型图表类型2005年年-2010年销年销售额售额2005年4,2442006年4,3682007年6,2912008年6,9892

8、009年8,4122010年9,213 信息信息销售额在2005年至2010年间增长迅猛数数 据据2、确定比较类型数数据据26信息信息比较比较图表类型图表类型成分排序频率分布时间序列关联性数数 据据五种基本比较类型27比较类型比较类型成分成分各个部分占整体百分比的大小举例举例5月份，甲产品占销售总量的最大份额排序排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）销量自1月份以来稳步上升频率分布频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元

9、之间关联性关联性两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系3、选择图表类型数数据据28信息信息比较比较图表类型图表类型饼形图饼形图条形图条形图线形图线形图柱形图柱形图散点图散点图数数据据数数 据据通过不同的图表表达特定的比较图图表表类类型型29比较类型比较类型成分成分排序排序时间序列时间序列频率分布频率分布关联性关联性饼形图饼形图条形图条形图柱形图柱形图线形图线形图散点图散点图制作图表可以遵循标准的格式3020086109*1416零售商批发商2009201020112012对甲产品的需求在过去对甲产品的需求在过去5 5年已经增长了年已经增长了2 2倍多倍多甲产品

10、的市场需求甲产品的市场需求百万元图例*2010年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲公司； 调研公司资料来源资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考如何设计成功的图表31数据类图表数据类图表概念类图表概念类图表类型32陈述信息陈述信息 文字内容 文字内容 文字内容内容内容 文字内容文字内容文字内容地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表非数据类图表地点地点? ?人员人员? ?时间时间? ?方式方式? ?CBA时间时间1月12月根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括系统组合的不断老化业务变化不断加速技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景

11、发展目标为推动力高绩效的组织应该以明确的目标作为推动力从员工中不断获得动力建立以业绩和客户为核心的组织架构通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决方案 4) 提出建议 5) 实施改革331234 影响企业发展的作用力34技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以目标以目标为推力为推力的管理的管理业务变化不断加速公司 高绩效组织（HPO）35团队团队目的目的人员人员核心核心流程流程结构结构沟通沟通HP

12、O明确的明确的目的目的富有活力富有活力的员工的员工以客户为以客户为中心的组中心的组织架构织架构以业绩为以业绩为驱动的流驱动的流程程团队团队开放的沟开放的沟通通 培训方案行行业业经经验验36职能经验职能经验强化培训强化培训重要技能的重要技能的介绍介绍简单介绍，简单介绍，温故知新温故知新行业介绍行业介绍 项目的五个阶段37I. 初次接触II. 项目启动III. 制定解决方案IV. 提出建议V. 实施改革1. 初次接触2. 项目启动3. 制定解决方案4. 提出建议5. 实施改革I. 初次接触II. 项目启动III. 制定解决方案IV. 提出建议V. 实施改革PPT制作原则n 主题鲜明 文字简练n 结

13、构清晰 层次分明n 和谐统一 平衡协调n 生动活泼 引人入胜n小贴士：去除冗余文字 剔除无关图片 尽量不用标点 字体要尽量大 背景色要合适 不用三种以上色彩PPT版面制作原则38示例39文本框CTE021224BJ(GB)82集集团团公公司司领领导导应应关关注注的的其其它它几几个个问问题题原原因因/解解释释集团公司各专业部门下达的各种文件及推动的举措如在描述上不清晰，因此可能造成互相之间似乎冲突或与BPR似乎冲突(尽管实际上并不冲突），由此可能会给本地网带来疑惑，也可能给未来的集团包括BPR在内的重大举措的全面推广造成问题，各部门需要强化协调，并尽可能在增强操作性上下功夫，而不仅依赖于“红头文

14、件”本地网得到集团公司所承包的职能部门支持的程度有差异，如大客户部投入资源很大，但一些本地网得到支持却不足集团公司对苏州、昆明薪酬政策支持得到很好效果实施的验收时间比较紧，可能造成走过场或操之过急的风险本地网在BPR项目同时会考虑参照苏州、昆明经验开展一些短平快项目，但需和集团ITSP接口在BPR中在组织架构和岗位设置上新设公客与商客部，但本地网缺乏相应的以市场细分为前提的有效的营销杠杆、手段与流程一些省公司领导认为公客、商客营销提升是明年获取好的业绩的重要保障，显示出较急迫的心情问问题题1.集团公司领导应关注集团层面各专业部门的举措(如营维合一)，鼓励相关部门利用BPR作为有效平台和手段真正

15、贯彻落实下去，并在实战中深化与细化2.集团公司领导应继续鼓励各二级部门投入充分的人员及时间，以对“承包”本地网进行 有力的指导和协调3.为本地网BPR实施，集团公司应努力创造外围环境(如一次性政策等)，并对此加以明 确4.考虑将实施验收时间做适当的推迟5.本地网BPR的IT支撑与集团ITSP接口需明确的指导6.由于激烈的市场竞争，浙江、广东省对解决针对商客与公客的营销策划、流程与手段的呼声较高，集团应通过启动营销再造全面推进商客与公客的营销能力的提高，进一步增强核心竞争力文字要少而精；逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观40技巧4：添加备

16、注技巧1：如何使对象发生旋转？技巧4：如何添加备注？技巧2：如何使几个图形对齐？技巧3：如何把多个元素组合成1个整体？ 制作PPT的思路1制作PPT的一般方法2 制作PPT的小技巧341技巧1：如何使对象发生旋转？42用途在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定角度倾斜操作方法1选中要旋转的对象（箭头、文本框等）2在绘图工具栏中，选中“旋转” 按钮，则进行旋转即可。34 影影响响企企业业发发展展的的作作用用力力技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以以目目标标为为推推力力的的管管理理业务变化不断加速公司示例绘图工具栏的旋转按钮技巧2：如何使

17、几个对象对齐？43用途把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“对齐或分布”“左对齐”选项姓名学号系别年龄技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？44用途把零散的元素组合成一个整体（或称为“对象”），从而进行统一的操作，以便于移动、修改、删除等。在制作PPT动画效果时，也常常要把多个图素组合成一个对象来设置动画操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项技巧4：如何添加备注？45用途把PPT的内容要点或说明加在备注中，以便翻看、理解。常常用于制作领导发言材料：在制作好PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备注页中，然后打印PPT与备注页