综合管理信息系统运行管理办法

1、管理信息系统运行管理办法第一章 总则第一条第二条第三条第四条随着系统的上线运行，所有商户的基础数据、合约情况、费用情况，以 及大部分商户的销售数据已经进入集团信息系统管理范围。 随着时间推 移，数据量和使用人员必将逐渐增多， 为了更高效、 安全的使用该系统， 必须出台符合当前实际情况的管理制度，针对系统分为前、后台，不同 的使用群体，现制定系统运行管理办法 。 本制度适用于所有用户。系统运行管理主体： 系统验收完毕之前为集团信息管理部运维小组与项 目小组。系统验收完毕正式上线之后为集团信息管理部运维小组。 运维小组联系方法：热线电话 6370640后台用户还可通过OA 系统提交工作联络单的方式

2、请求服务。第二章 POS前台使用注意第五条第六条1.前台收银员必须按照操作规范操作收银系统， 并爱护收银机及其相关硬 件设备，如有损坏需照价赔偿。POS前台收银数据收集方式：2.3.第七条第八条第九条收银系统每次交易必须实时录入系统， 商户自带收银系统 请参照销售数据抽取格式 每天须将当日销售数据导入 受手工填写单据，由客户服务部收集该数据。手工开票 必须每天提供当日销售数据的 Excel 表或其他手工单据， 并由客户服务 部收集。网络不通时可以进行脱网销售，但无法刷银行卡，如果因特殊原因无法 进行脱网销售，则需到客户服务部领用手工单，每次交易必须填写，必 须保留所有单据存根交还客户部，待系统

3、恢复正常后补录入系统。 收银机所使用打印纸和色带由商户自行购买， 如遇特殊情况不能及时购 买，可到客户服务部购买。商户变更流程说明 商户如有变更需求，需提交书面申请至运维小组，由运维小组为其分配 收银机号、IP地址、销售编码、收银员号等信息。如使用提供 POS机的 需提交书面申请至运维小组， 由运维小组为其发放收银机和分配收银机 终端号，同时提交书面申请至银联（罗经理处，说明由 运维小组提供的该收银机终端号下的刷卡记录应划归至何家商户。可以通过系统查看相关报表及对账。、销售数据导入说明的格式导出数据，Excel 表，或打印当日销售总额单据，不接号，第十条异常处理：如遇

4、停电、无法刷卡、断网、POS机损坏等特殊情况请致电： 热线电话 6370640 。1.说明： 刷卡消费 首先确定收银机处于联网状态，如无法确定，按下字母“V”键，收银系统右下角出现“联网”则说明已经处于联网状态。其次，确保刷卡操 作严格按照操作培训及说明书中的规范进行，即：收款时选择银行卡缴 费，选择“ 0301 金卡”，输入刷卡金额，刷卡，客户输入密码，小票打 印完毕。2.第十一条 第十二条刷卡退货 对于刷卡退货，选择银行卡付款，选择退货，需要客户再次刷卡（必须 是购物时使用的银行卡，请收银员务必核对卡号）输入密码，系统提示 消费金额已经退还，小票打印完毕，退货完成，需要注意的是银行卡退 货

5、，当日消费则货款可在当日返还客户帐户。隔日消费，前台只能打印 退货小票，客户需持退货小票到 C座9楼商业公司财务部，核对单据无 误后，进行退货，在 15 日后将货款返还。在进行交易前必须为持有会员卡客户进行刷积分卡。 在交易完成时，收银员必须打印收银小票，并告知客户，这是交易 发生的唯一凭证，请妥善保管。第十三条第十四条第十五条第十六条各商户均有早晚班登录工号，在交接班时，只需按下“ H键即可重 新登录，请前班收银员确认已经注销自己的工号后才可离开。 客户服务部每季度对收银员开办收费培训班，每人次收费 100 元， 培训通过考核后才能上岗操作，直至考核通过为止，如未能通过考 核上岗造成的一切后

6、果自负。培训时间见客户服务部具体通知。 使用收银系统的商户不得私自变更其收银机电源、网络等设施。不 得在收银机上使用 U 盘等移动存储设备，如因使用移动存储设备导 致病毒感染、传播的，一切后果自负。 维护工作每年为商户免费提供 12次，如有超出需收取每次 50 元的 维护费用。第十七条1.2.收银机的病毒安全防范： 收银机都预装了杀毒软件， 任何个人不得以任何名义卸载杀毒软件。 不得私自在收银机上安装各种软件，如需要安装的需经过现场技术 顾问的同意后方可，并需要记录在案。3.禁止任何传播计算机病毒的行为，一经发现，将按集团公司的相关 规定进行处罚，严重的按国家计算机病毒防治管理办法进行处 罚。

7、4.对于没有安装杀毒软件而危及公司重要数据和硬件安全的，将对有 关责任人处以 500 元罚款。第十八条.网络资源与电脑安全使用： 未经现场技术顾问的同意不得在网络中共享资源。 不得私自改变收银机 IP 地址及机器名。登录P OS-ERP的用户名和密码必须定期更换。 登录POS-ERP的用户名和密码必须大于五个位数，并应避免使用用5.6.7.第十九条户名、单词等容易被破解的密码。登录POS-ERP勺用户名和密码必须严格保密，由于收银员泄露密码导致的一切损失由商户自行负责。对于已经离岗勺收银员必须替换其登录密码。 由于操作不当和病毒传播造成勺硬件损毁和系统崩溃由当事人承担 相关修理维

8、护费用及 500 元勺罚款。收银机必须放置于通风、洁净勺环境，并且必须保持其常温勺工作 环境，并且要注意物理环境勺防潮防湿。第三章 后台管理规定第二十条第二十一条第二十二条第二十三条第二十四条后台系统勺正常与否直接影响到前台系统勺正常运转，后台技术人 员必须保证服务器勺正常工作，网络畅通。由于服务器放置于集团本部机房，需指派兼职管理员，对后台系统 每天勺日终处理、日初处理、数据备份等日常工作进行检查。定期检查数据库表空间大小，FTP服务器登录、上传、下载是否正常, 数据备份空间是否充足，重新启动 FTP及备份服务器等。对新添加勺后台用户，必须确认其申请已经过集团本部信息管理部 或商业公司信息部

9、勺批准，严格按照审批意见由运维小组管理员对 其登录名、权限进行分配和设置，不得私自添加任何用户勺权限。 录入员及审核人操作相应功能及流程时， 必须尽快做出相应勺处理、 提高工作效率。其中勺工作效率将作为绩效考核勺参数之一，纳入 月度绩效考核。第四章 规划部使用规定第二十五条第二十六条1.2.第二十七条第二十八条规划部职责： 经营品类定义、业态业种定义、楼层商铺 / 广告位 /展位规划、商铺 拆分与合并、商户销售数据统计分析，自收银商户销售数据收集汇 总。规划部使用规定 由于规划部职责中所定义勺信息均为系统基础数据，由规划部信息 录入员即时录入，不得随意修改，如有变更需通过书面形式报请规 划部门

10、经理签字批准，一旦批准则即时录入。其中楼层商铺 / 广告位/ 展位规划、商铺拆分与合并，如有变更需通 过书面形式报请规划部门经理、总经室分管规划副总签字批准，一 旦批准则即时录入。商户销售数据统计分析 每月按照系统提供勺基础销售数据报表，对商户经营做出相关统计 与分析，以供领导参考。自收银商户销售数据收集汇总 对于抽成租金勺合同商户，应及时将上报勺月销售数据汇总至客户服务部，以供其计算并生成当月应缴租金，如有因提供不正确或上报不及时造成商户租金缴纳滞后的，将按公司相关规定进行处罚。 第二十九条 规划部其所需要设置的数据大多是其他业务的流程的起始节点，所以其数据是否正确与及时，决定了其他流程是否

11、可以正常开始，因此请规划部信息录入员确保数据的及时性与准确性，规划部所有数 据均以系统单据为准。第五章 招商部使用规定第三十条 招商部职责：客户访谈、商户档案管理、商品品牌管理、商铺意向登记、意向图 纸审批、租赁合同档案、商户服务交换、租约进展管理、月租金和 月物管费、营销费调整、商户礼卷比例及数量的录入。第三十一条 招商部使用规定1. 招商信息涉及商业机密，请招商部信息录入员务必做好保密工作， 加强安全防范意识，如有因操作不当或蓄意泄密的，将按公司相关 保密规定进行处罚。其中商铺意向登记、租赁合同档案只允许由负 责该信息招商员本人查询。2. 招商部信息属于系统关键信息，其所有数据都必须保证与

12、纸质合同 一致，并需即时录入。3. 由于操作错误导致的系统数据与单据不一致，并造成损失的，对该 操作人将按公司相关规定进行处罚，相关审核人负连带责任。 第三十二条 商铺意向登记1. 如果出现与规划中经营品类、年租金相冲突则需书面形式报请总经 室分管招商副总、招商部部门经理签字批准变更规划，或者与商户 达成一致修改意向。2. 需由招商部经理即时审批，一旦审批不得修改。第三十三条 意向图纸审批该项图纸的审批是签订租赁合同档案的前提条件，需要即时录入， 系统关键信息，一旦审批通过商户进入装修，一般而言不允许变更， 如有变更需报总经室招商部经理、分管招商副总批准，一旦批准即 时录入系统。第三十四条 租

13、赁合同档案1. 招商部经理有“初审”权限。合同一旦录入，验证信息无误后需及时审批。2. 总经理有“审批”权限。3. 上述提及审批操作需与纸质合同审批同步进行。4. 招商流程关键节点，涉及到后续流程是否能正常流转，录入时须确 保各项指标与书面合同保持一致，同时保证录入的即时性，并在审 批时谨慎操作。5. 如有变更需通过书面形式报请招商部门经理、分管招商副总、总经 理签字批准，进入变更流程，一旦批准则即时录入。6. 如果发生商户的变更则终止原合同，应以终止日期为新合同的计租 日期重新录入一份新合同，并提交相关领导审批。7. 对于发生变更的合同应及时在临时费用单处录入合同变更手续费。 第三十五条 商

14、户服务交换。1. 需要招商部信息录入员即时录入。2. 需要招商部经理即时审批。3. 商户服务交换后必须书面通知系统管理员，对招商员查看档案的权 限进行变更。第三十六条 月租金和月物管费、营销费调整 月租金和月物管费、营销费调整需书面报请招商部经理、总经室审 批，通过后，即时录入系统。第三十七条 商户礼卷比例及数量的录入由商户发出的礼卷由招商部录入，由于该礼卷可以用于抵租，比例 及数量的录入务必准确及时，如有因录入不及时或录入错误造成损 失的，操作人将受到相关处罚，审核人须负连带责任。第六章 客户服务部使用规定第三十八条 客户服务部职责： 结算分组设置、催缴款项目分组、合同首期款的生成和收取、表

15、扬 和投诉处理、日常工作巡检、月账单的生成和管理 、催缴款单的生 成、订押金收还款管理、商铺的装修管理、商铺入住、商铺销售编 码分配、物料进销存管理、服务台增值收费管理、制卡加磁、积分 兑奖、商户临时费用单、商户收卷录入。第三十九条 客户服务部使用规定1. 客户服务部直接面对商户与客户，其工作必须做到及时、准确，其 中合同首期款的生成和收取、月账单的生成和管理、催缴款单的生 成、商户临时费用单、商户订押金管理，涉及与集团ERP财务的对接，需客户服务部后台主管及时准确的将各款项录入系统并打印相 关单据，如有因操作不当造成单据遗漏、错误、不及时等后果的， 将按公司规定进行处罚，相关审核人负连带责任

16、。2. 前台业务涉及表扬和投诉处理、日常工作巡检、会员卡制卡加磁、 积分兑奖等，如有应操作不当造成误奖、误罚、客户积分异常的， 将按公司规定进行处罚，相关审核人负连带责任。3. 客户服务部信息录入员将信息即时录入系统，由前后台业务主管审核。第四十条 合同首期款的生成和收取1. 一旦租赁合同审批完毕，就需由客户服务部后台主管即时生成合同 首期款。生成时由于会产生收款单及其相关单据，请务必确保信息 与书面合同信息一致。2. 客户服务部催缴人员应及时核对合同，发出催缴通知书，必须准确、 及时、保密。3. 客户服务部催缴人员应对催缴结果进行随时查询跟进，及时督促收 缴进度，防止遗留。4.5.第四十一条

17、第四十二条..第四十三条第四十四条第四十五条第四十六条通知发出 7 日后，客户服务部催缴人员及时登录系统随时了解缴纳 情况。对未缴纳的商户，催缴人员及时制作二次催缴书，并及时发送。二次催缴通知发出 7 日后，客户服务部收缴人员登录系统查询商户 交纳情况。对二次催缴仍为交纳之商户及电话了解情况查找原因， 并以书面形式上报总经室。月账单的生成和管理 月账单的生成是每月客户服务部信息录入员必须完成的工作，是各 家商户每月缴纳款项的凭证，需要按时送达财务部，请务必即时准 确的录入系统，并打印单据。催缴款单的生成 由客户服务部后台主管生成并打印催缴款单。 一个商户可能存在多份

18、合同，如果指定商户生成催缴款单，则该商 户名下所有应收款会一并生成。催缴款单的生成前，需要确定月账单已经生成审核或各种费用单已 经录入并审核。催缴款单的生成并不是商户付款必须经历的必要阶段，可以不生成 催缴款单直接到财务付款。客户服务部催缴人员应及时核对合同，发出催缴通知书，必须准确、 及时、保密。客户服务部催缴人员应对催缴结果进行随时查询跟进，及时督促收 缴进度，防止遗留。通知发出 7 日后，客户服务部催缴人员及时登录系统随时了解缴纳 情况。对未缴纳的商户，催缴人员及时制作二次催缴书，并及时发送。二次催缴通知发出 7 日后，客户服务部收缴人员登录系统查询商户 交纳情况。对二次催缴仍为交纳之商

19、户及电话了解情况查找原因， 并以书面形式上报总经室。订押金收还款管理 对商户临时产生的订押金，由客户服务部信息录入员录入，并需保 证数据准确及时。在还款时需核对收款单金额准确无误后才可进行 还款，如有因录入不及时或录入错误造成损失的，操作人将受到相 关处罚，审核人须负连带责任。滞纳金管理 对于未及时缴纳费用的商户，应在商户缴款时打印滞纳金单。 商户临时费用单 该单据是商户缴纳款项的凭证，需要按时送达财务部，由客户服务 部后台主管即时准确的录入系统，并打印单据，同时开具收款收据 交缴款人，由后台业务主管审批，并在审批时谨慎操作。商户收卷录入对于由发出的礼卷 , 由于该礼卷可以用于抵租，数量的录入

20、务必准 确及时，如有因录入不及时或录入错误造成损失的，操作人将受到 相关处罚，审核人须负连带责任。第七章 营销部使用规定第四十七条 营销部职责：会员卡类别定义、会员卡发行、制卡加磁、卡资料维护、积分基数 设定、短期多倍积分设定、会员卡的积分批量清零、会员卡的批量 作废、会员卡的批量延期、会员卡积分变更、会员卡的日常维护、 奖品进销存管理、积分兑奖、储值卡结算比例设置、广告位 / 展位意 向登记、广告位/展位合同、广告位月账单管理、 制定年度促销计划、 宣传主题规划、宣传主题管理、商户收卷比例录入。第四十八条 营销部使用规定会员卡的定义、发行与日常处理，涉及客户的直接利益，在操作过 程中需做到准

21、确、及时，由营销部信息录入员及时录入，如有变更 需以书面形式报请营销部门经理签字批准，一旦批准则即时录入。 广告位/ 展位的意向登记与合同涉及商业机密， 请营销部信息录入员 务必做好保密工作，加强安全防范意识，如有因操作不当或蓄意泄 密的，将按公司相关保密规定进行处罚。第四十九条 储值卡结算比例设置涉及返款比例，系统关键数据，由营销部经理录入，如有变更需书 面报请总经室、招商部经理、规划部经理审批，一旦通过审批需即 时录入系统。第五十条 广告位/ 展位意向登记1. 由营销部信息录入员即时录入系统。2. 如果出现与规划中广告位分类、年租金相冲突则需书面形式报请总 经室分管规划副总、营销部部门经理

22、签字批准变更规划，或者与商 户达成一致修改意向。3. 需要营销部经理审批后生效，一旦审批不得修改。第五十一条 广告位/ 展位合同1. 由于展位的租期是合同签订后一次性收取的，所以不管合同的开始 时间和结束时间是否跨月，合同中月固定项目中的租金开始月份和 结束月份均输入开始月份，否则将重复计算租金。2. 合同审批后，为商户合同分配结算分组，然后进入首期款生成和付 款环节。3. 由合同录入员录入系统，由总经理审批。4. 系统关键信息 , 其所有数据都必须保证与纸质合同一致，并需保证 即时录入。第五十二条 广告位月账单管理1. 针对广告位租期较长并且分期预付广告位租金的情况；选择商户广 告位合同所在

23、的结算分组。2. 月账单生成并审核后，进入催缴款和商户付款环节。3. 月账单的生成是每月营销部必须完成的工作，是各家商户每月需缴 纳款项的凭证，需要按时送达商户处。4. 请务必即时准确的录入系统，并在审批时谨慎操作。第五十三条 商户收卷比例录入对于由发出的礼卷 , 由于该礼卷可以用于抵租，比例的录入务必准 确及时，如有因录入不及时或录入错误造成损失的，操作人将受到 相关处罚，审核人须负连带责任。第五十四条上述提及各部门信息录入员需尽力保证信息的实时录入，因特殊原 因未能做即时录入的在 24 小时内必须录入完毕。第八章 财务部使用规定3.4.第五十五条第五十六条第五十七条第五十八条第五十九条第六

24、十条第六十一条第六十二条财务部管理职责： 费用项目定义、滞纳金费用项目定义、商户收付款管理、订押金收 款管理、订押金还款管理，滞纳金收款管理。财务工作人员一律不得接受由手工填写的收款单据。 费用项目定义此处的“项目名称”必须与 ERP里 AR模块的通知单行名称一致。此 处做了设置以后还不许在 AR模块的“购物中心导入一费用项目设置” 做相应的设置。 具体设置参看“基础数据设置” 表里的“费用类型”。 滞纳金费用项目定义 随着新增的费用类型，要在这里新增需要的滞纳金类型，编码规则 是在对应的费用类型的编码前面加“ 8”。商户收付款管理 出纳收款必须按照系统数据收取，没有系统生成的催款单不允许收

25、款。收款单完成并打印后与原始凭证一起交至会计审核。订押金收还款管理 对合同产生的订押金，需保证数据准确及时。在还款时需核对收款 单金额准确无误后才可进行还款，如有因录入不及时或录入错误造 成损失的，操作人将受到相关处罚，审核人须负连带责任。滞纳金收款管理 在确定滞纳金收取金额后，必须录入收取金额或勾选整单免收，确 保滞纳金及时准确收取， 财务部门的缴款通知必须及时送达各收款部门催缴人员处，避免因 内部流程不畅造成不能按时缴款。第九章 后台安全管理第六十三条1.2.收银机的病毒安全防范：计算机用户需保证其所使用的计算机都已安装杀毒软件。 计算机用户必须保证计算机工作时杀毒软件处于后台的实时监控状

26、 态，用户必须定期更新杀毒软件的病毒代码库。任何单位和个人在从计算机信息网络上下载程序、数据或者购置、 维修、借入计算机设备时，都必须进行计算机病毒检测。禁止任何传播计算机病毒的行为，一经发现，将按公司有关制度进 行处罚，严重的将按国家计算机病毒防治管理办法等有关法规5.进行处罚。 对于没有安装杀毒软件而危及公司重要数据和硬件安全的，将对有 关责任人处以适当的罚款。计算机用户所用密码必须定期更换。 计算机密码的使用长度必须大于五个位数，并应避免使用用户名、 单词等容易被破解的密码。计算机密码仅由本人使用，不得随意泄露给他人。在集团办公自动化系统（0A建设完成后，将为集团员工分配电子 邮箱，为了电子邮箱的安全，集团内分配的正式电子邮箱（以 XXXX.结尾）仅允许用于公司之间正式的商业来往，私人间的 电子通信可选择互联网提供的免费邮箱。10. 对外发送的电子邮