秘书的基本职能

1、二、秘书的基本职能我们在前面已经说过，秘书的职能，其实就是秘书群体的职能，也就是秘书机构、秘书部门的职能。关于这个问题，有的书上还说是秘书工作的职能、秘书活动的职能。所以，到底是谁的职能，有三种说法：秘书、秘书机构、秘书工作或秘书活动，虽然说法不同，但秘书职能的基本内容对以上三种都有适应性，所以不必区分。2012年5月25日，国资委办公厅在京召开中央企业办公厅（室）负责人会议。国资委主任王勇作了批示。会议充分肯定了中央企业办公厅（室）工作成效，并对做好新形势下工作提出要求。一是提升决策服务层次，发挥好“参谋部”作用；二是提升沟通协作效能，发挥好“协调部”作用；三是提升保障服务水平，发挥好“后勤

2、部”作用；四是提升督办落实力度，发挥好“督查部”作用。管理事务，参与政务-办理事务，协调关系，辅助决策，综合服务（一）信息管理职能信息工作是秘书部门的一项经常的、重要的工作，管理信息是秘书部门的重要职能。1985年全国秘书长座谈会上，第一次向秘书部门明确提出了，要对领导发挥“提供信息作用”。并指出：“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”。两方面：信息的搜集、加工和使用、储存、传递；文书处理，即文书的撰拟和收发。1、做好信息工作是秘书发挥辅助领导决策功能的保证。决策是领导者的基本职能。现代科学管理，实际上就是对信息的收集、加工和利用，或者说是依据及时、准确、全面的信息，适时作出

3、科学决策，借以对整个系统进行适当的监测和控制，以期达到预定的目标。可以说，信息是领导决策的基础，主要体现在决策项目的提出、方案的论证、决策的实施与调整、实施结果的评估等方面。因领导者本人获得信息的途径和数量极其有限，而秘书部门是组织管理的枢纽，是联系上下、沟通八方的信息集散地，掌握着比较全面、系统、可靠的信息，他是领导获取信息的一条重要途径，所以信息工作自然也就成为秘书工作的一项主要职能。2、信息工作是秘书完成日常工作的重要基础。秘书的工作内容很多，如日常接待、领导时间安排、印鉴管理、值班管理等等，完成每一项工作的前提都是掌握准确的信息。因此，秘书人员应增强信息意识，学习信息理论，积极丰富自己

4、的信息储备，以提高自己的工作能力和工作质量。（二）综合协调职能 现代的管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。（三）督促检查职能 秘书部门开展督促检查工作，是代表或受领导之托进行的，与其他监察、纪检、审计、政法部门办案不同，应着重于深入实际，调查了解

5、问题产生的根源，并实事求是地向领导汇报，而不要包办代替上述部门与基层组织的份内工作。（四）参谋辅助职能现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。它必须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。副职以及其他智囊机构的参谋辅助都是在某一特定的方面或阶段发挥作用，与之相比，秘书的参谋辅助有明显的不同。表现在：一是参谋辅助的随机性。秘书的参谋辅助不受时间地点的限制，便于解决随时可能出现的偶发事件或

6、局部问题，有利于抓住苗头和趋势，虽是协调和解决矛盾。二是参谋辅助的经常性。无论决策还是一般工作，秘书的参谋辅助都渗透其中。三是综合性。秘书的参谋辅助贯穿于领导决策的整个过程，为领导提供全功能的广泛服务。（五）后勤保障职能后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上

7、百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。（六）“不管部”职能1990年全国秘书长座谈会上，中央领导讲话指出：办公厅“是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可以交给办公厅去办。” 秘书部门成为领导中枢的“不管部”，是由秘书部门的宗旨、性质、地位所决定的。秘书部门位居领导近身，是领导的“左右手”，领导自然会把那些无人专管的事情交给秘书部门去处理。秘书部门工作的全面性、综合性和超脱性，也