(doc)-《小洋人生物乳业公司tms质量管理程序文件汇编》(69页)-程序文件

B系列程序文件小洋人生物乳业集团有限公司2009年7月1日发布2009年7月1日实施B系列文件控制清单序号文件名称文件编码号状态记录页号1文件控制程序HY423B90122记录控制程序HY424B90163财务管理程序HY612B90184人力资源与培训程序HY62B901115基础设施维护程HY63B901156生产设备管理程序HY63B902177总务管理程序HY64B901198工艺策划程序HY71B901219市场开发程序HY72B9012310订单评审程序HY72B9022511交付与回款程序HY72B9032712顾客反馈与处理程序HY72B9042913产品研发程序HY73B9013114采购程序HY74B9013515生产的控制程序HY751B9013916产品标识和可追溯性控制程序HY753B9014117监视和测量的控制程序HY76B9014318内部质量体系控制程序HY822B9014719过程的监视和测量HY823B9015120产品的监视和测量程序HY824B9015321不合格品控制程序HY83B9015622数据分析程序HY84B9016023纠正措施程序HY852B9016224预防措施程序HY853B9016525262728章节号4编号HY423B901小洋人乳业集团B系列程序文件文件控制程序1文件控制程序流程图2职责21检查部是本程序的归口管理部门，负责在管理者代表领导下贯彻落实最高理者所策划的对公司TMS文件化工作。公司总经理组织各归口部门和相关人员编写第一层A系列质量手册并使用其包括其他全局性A系列文件、第二层B系列程序文件以及重要的C系列单项制度，并引用体系其它的作业文件、标准、质量记录等，履行批准发布职权。22公司各职能部门的主管负责编制和审定所归口的第二层B系列程序文件，同时负责组织编写归口管理的一般的C系列单项制度，报主管经理批准。3文件控制总原则31使每一个文件（手册中的每一过程）从策划、编写、制订到发布、使用、修改直至最后作废销毁的完整周期内，其状态始终处于统一的控制、管理之中，随时能识别文件的现行修订状态，甚至于被保留的作废文件。更改性质顾客要求和管理体系需要跟踪最新版本确认使用登记受控制版印刷计划任务外部文件策划、编码计划任务ISO90012008要求组织编写审核定稿批准发布制版印刷计划任务发放控制使用控制失效处理更改程序32在管理体系运行中，每一文件在制定和修改发布前都得到评审、批准，以确保文件是适宜的，并保持清晰，易于识别、检索和控制，包括适当的外来文件。33确保每一个作业场所都能获得和使用唯一有效、最新版本的、适用的文件。4文件的分类和标识41TMS的文件结构划分为4个层次、6个系列，为确保每一个文件存的属性清晰、易于识别、能够得到唯一性区分，制定文件的编号编码规则如下文件顺序号发布年份末位数层次、系列代码A、B、C、D、P、S之一归口对应的ISO9001条款号本公司标识代码42对于外来文件,仍使用原编码号标识，无编码号或经转化成为内部文件，在重新编印时均应按公司以上办法给予新的编码标识号。43除以上文件外，公司日常管理沟通过程所用的即时性文件，若属公司领导审批的使用发文格式HY553D402，若属各部门审批的，由发文负责人自行掌握，可采用任何方便有效的格式，但需确保已经批准的有效文件的基本信息。5文件的编写、审批和发放51公司各种文件由各归口部门在广泛调查研究，征求各方面意见的基础上进行编写，A、B类文件由总经理批准发布，其它C、P系列文件和D系列记录由各职能部门负责组织编写，报主管经理批准。52受控文件的发放范围，由文件归口部门负责确定，以保证全公司所有必要的部门和场所都能得到所使用文件的有效版本。53技术部负责P、S系列的文件编写、发放，检测中心负责公司质量目标及相关文件的编写和发放，设备科负责公司设备操作规程的编写和发放，公司全面管理体系其它文件的印制、发放，以及更改控制和归档保存管理，均由检查部负责，各部门对自己岗位执行的文件和归口资料负责使用状态的控制和管理。54当TMS的受控文件被频繁使用后正常破损，可以旧换新，新版本沿用原分发号；文件持有者确已丢失文件时，应到办公室申明理由，经总经理批准，方可补发新文件，给予一个新的分发号，对丢失文件的原分发号声明作废。55即时性文件的内容编写原则应与TMS质量手册相一致，其审批权依文件性质参考上述系列文件的层次权限，发放时仍需登记或以简要可行的方式保持追溯依据。6文件的评审和更改61各类文件除在发布前得到审核批准外，还应在管理体系运行中，结合日常检查、内审和管理评审等活动，每年至少一次，由检查部组织文件的归口部门和主要使用人员，对现行文件的适宜性加以评审。评审的结果应作为质量改进后文件更改的输入。62文件无论划改或换页，均在文件底版上履行更改批准手续，对换页的批准和原页底版应予保存，做为更改、备查和追溯的依据。63文件更改或换页经批准后，由检查部按HY423D405文件发放登记表的记载追溯到各个持有者所在场所，对所有已发出文件实施更改，并确保文件现行修订状态得到识别。64文件在发放后所发现的错字、白字等情况，只要不影响体系运行和产品质量的，可由归口主管人员在平时积累记录，待有实质内容的更改时，将其一并改正。65即时性文件在执行中应得到较为明确的评审意见，原审批部门应及时更新改进的结果；若其内容被证实对TMS实现了增值和改进，TMS检查部应将这些内容纳入到TMS的更改范围，上升到手册、程序文件或其它系列文件中。7文件的换版与作废文件经多次更改或需进行重大修改时，应按61条款确定更换新版。新版文件批准发布的同时，旧版文件即行作废，由检查部负责收回统一处理。确保新版文件在计算机存盘和备份后，及时将旧版文件清除。若因任何原因保留作废文件时，应加盖“作废”或“参考”印章加以标识，防止其非预期的再次使用。即时性文件到一定时效期限可自行作废，各发文单位不再收回处理。8外来文件的控制81使用和引用的外来文件应由技术部负责识别、审核，并交检查部备案。当外来标准、文件是合订本、工具书形式时，可以用书名简化登记。82技术部应对公司适用的外来标准，在HY74C902采购产品执行标准检索目录等文件中加以进一步明确规定。办公室应对全公司使用外来文件标准的书籍实施发放控制，加盖“受控”印章。83各负责部门对外来标准进行跟踪,索取、购买最新出版的标准,并及时刷新涉及的其它文件。9本章归口的记录目录AB系列文件清单文件发放登记表HY423D905C系列文件控制清单HY423D901D系列记录控制清单HY423D902P系列文件控制清单HY423D903S系列文件控制清单HY423D904章节号4编号HY424B901小洋人乳业集团B系列程序文件记录控制程序1记录的控制流程示意图2职责21检查部负责归口管理本程序。22全面管理体系各项过程、条款、活动的归口部门，负责会同该项职能的执行部门协商设计、策划记录结果的表格样式，也包括文件盒、袋以及文本报告等简易格式，并负责审批其适用性。23各执行部门负责按照文件要求，授权指定专人填报各项记录并按规定程序传递、上报和保存。3记录的设置和审批31各部门应充分考虑公司职能分配和程序的要求，结合实际，决定是否设置必须的记录，并负责设计记录内容的表格形式，也可以是文本形式、簿册形式、电子形式、以及日志。32记录的设置及其表格设计应体现简化、明确、统一、可操作的原则，与工作、生产和人员的实际情况相适应，并与质量管理体系标准要求相一致。33记录表格的编码标识执行HY423B901文件控制程序第4条款规定,并在表格的右上角设置流水号“NO”，确保任何一个记录都能被方便地识别所对应的ISO9001过程条款号及顺序号，标准表格设计检索查阅过程管理要求编码标识印制发放公司归档传递上报、留存填报记录更改程序修改表格统计分析各部门保存启用审批销毁处理并便于在目录中登记，迅速检索。在数量较少，能够识别情况下，允许对上述要求适当简化。34记录的保存期限各职能部门在设置记录表格的形式或样式时，考虑体系、生产实际以及顾客的要求设定记录的保存期限，并随同记录一起得到审批。35记录及其表格样式的审核、批准，与其它文件不同，并不在记录表格上显示，而是通过其在归口的程序文件、单项制度和作业指导书一起得到审批。对于其它在质量手册的章节中被引用或涉及的表格，由检查部汇总D系列记录控制清单提交总经理审批。4记录表格的使用41记录表格必须由各部门按照文件要求，在现场能够即时获取，记录的填写应尽量在现场及时完成，决不允许超出期限的事后追忆或编造。记录人应按栏目要求的内容，用钢笔或圆珠笔认真填写，力求字迹清楚、准确、简练，内容完整、真实，且必须署名签字，标注日期，及时传递和上报。42每页记录应有记录编号及必要的流水代号或具体的时间，使其成为唯一性标识，便于追溯。各种记录不能遗失或涂改，凡是填写后已经传递、上报的任何记录均不允许任何人再追加改动，当发现确属与事实真相不符的错误记录时，必须另附说明加以改正，并及时传报，确保其影响的后果得到纠正。5记录的收集、归档、贮存、检索、保护和处置51检查部应督促公司各部门指派专人按时收集各种记录，整理后装订成册。没有规定上报时间的记录或报表由各部门收集整理，必要时分门别类装订成册。52对接收或收集的归档记录，由责任部门负责贮存管理。53记录均应妥善保管于专门的文件柜内，并有专人保管，注意防火、防潮、防虫咬、防鼠害。计算机备份的记录，应采取防磁、防碰、防热等措施妥善保管。54已填报的记录超过规定期限，由检查部确认已无保存价值时，报总经理批准后销毁处理。6记录的查阅61公司内部人员为开展统计分析需查阅记录时，经所在部门负责人同意，到该记录的保管场所查阅。所到部门应给予配合。顾客或其他外部人员查阅记录，须征得管理者代表或总经理的同意。62所有记录一律不准外借。7本章归口的D系列记录71D系列记录控制清单HY423D902章节号6编号HY612B901小洋人乳业集团B系列程序文件财务管理程序1总则11根据企业原则，公司的会计工作由董事会指定专人负责，并定期向董事会汇报财务状况。具体的财务管理和会计核算由公司按国家政策、法律、法令和财经法夫、会计制度等组织实施。12财会人员应按会计法和公司的财务管理制度，对财务收支的原始凭证要认真进行审核，实行有效监督。确保原始凭证的真实性、合法性、合理性。13公司的一切货币收支，均由财务部统一归口管理，任何部门不得截留、坐支收入。为保证会计帐目清楚无误，财务和有关部门对各种应收、应付款项应坚持专项结帐，不准串项抵收抵付。14未经公司总经理批准，任何单位和个人严禁以公司名义对外提供借款担保。否则，一切后果由责任人自负。2财务收支计划21财务收支计划是公司生产经营计划的重要组成部分财务收支计划分为年度、季度、月度财务收支计划。22财务收支计划以生产计划、产品销售收入计划、物料供应计划、劳动工资计划、费用支出计划、设备大中修等计划为编制依据。23财务收支计由财务部负责编制。生产、供应、销售、综合管理等有关部门为财务部编制财务收支计划提供有关数据及资料。24年度财务收支计划应于元月20日前编制完毕。季度和月度财务收支计划分别于委初和月初10日内完成并下达。各有关部门的计划比财务计划日期提前一个月上报财务部。25各部门应严格执行财务收支计划，严格控制计划外支出，特殊情况需报经总经理批准。财务部负责对计划的执行情况进行分析、考核，并将执行情况、考核结果上报公司领导。3各种款项的支付审批程序31签字审批程序公司的各项开支均由经办人按照公司的相关规定持合法有效的原始凭证填制相应的付款及报销凭证，报部门领导批准，经财务初审签字后（生产总监、副总监、财务部长、审计主任组成费用审核小组），由费用审核小组汇审通过后，财务部办理付款及报销手续。32货款的支付审批程序（1）公司所需的各种物资，均由供应部统一对外签订购货合同（具体按物资采购程序办理），合同签字盖章生效后，在2日内送交财务部一份，作为财务支付货款的基本依据。（2）对于已经验收入库的物资，供应部统计人员对入库单、发票、单价核对无误后交财务部，审核财务人员填写汇款申请单，按上述签字审批程序批准后，由财务部与合同核对无误后，办理付款手续；（3）对于预付货款，应严格掌握，对特别紧俏货物，必须提前支付时，应在合同上写明，但一定要昼降低预付比例。支付时要填写付款申请书，按审批程序批准后，方可办理付款手续；（4）供应部应负责购货合同条款的履行，包括自签订合同开始到最终验收收入库的全过程管理。保证入库货物与所签合同在品种、数量、规格、质量上的一致性。如现出与原合同不符时，经办人员应及时向上级领导汇报并向供货方调补，未调补齐财务部不得办理付款。（5）出入库货物，原始单据不健全时财务部有权拒付货款，特殊情况经由总经理批准。（6）财务部只按合同签署当事人的收款单位全称和帐号付款，如原当事人改变收款单位或帐号，必须提供付款委托书由其法人签字并加盖公章及财务章后，方可办理付款。（7）遇有资金紧张时，付款的先后应根据生产需要由总经理裁决。33购货费用的支付审批程序购货费用指公司在购入保管各种货物过程中支付的费用。包括包装费、运杂费、装卸费、保管费、保险费等费用。此部分费用的支付，由经办人持合法有效的原始凭证填制付款申请书并按审批程序批准后，到财务部办理付款手续。34营业费用的支付审批程序营业费用指公司在销售产品、提供劳务等日常经营过程中发生的各项费用。其中出口产品的海运费、保险费、佣金用红字冲减销售收入。此部分费用的支付审批程序同上。35行下开支的审批程序公司内的一切正常行政开支，如购买办公用品、招待用品、劳保用品、报刊杂志等，归口供应部统、办公室一购入的发放和保管。供应部负责编制此部分开支的用款计划，用款时，需填写支票领用单报销时持合法有效的原始凭证按上述审批程序批准后，到财务部办理报销手续。36除上述以外的其他资金支付，如零星基建、设备更新改造、固定资产购置等项目，要进行专题报批，由具体经办部门提出申请，经理办公会审议批准后，按规定程序办理。4财务成本核算41财务人员应按成本管理制度，对原材料、在制品和产成品进行成本核算。42公司规定采用金额比例分摊法，按照所生产的产品品种，对共同费用进行分摊。43结转产品成品时，要准确、真实、不能弄虚作假、少摊或多摊成本。44月末终了要及时整理出各方面的费用资料，按品种准确核算出成本数额和盈亏状况。5建立定额备用金制度公司营销中心、供应部等有关部门可根据业务需要申请领取一定数额的备用金。一般小额零星支出，在备用金中开支。然后汇总填制零星单据报销单按上述审批程序批准后，到财务部办理报销手续，补足备用数额。6根据公司经营管理需要，财务部应定期编制下列报表（一）统一会计报表（二）内部管理报表1资产负债表月报1制造费用明细表月报2损益表月报2营业费用明细表月报3利润分配表年报3管理费用明细表月报4现金流量表年报4应收、应付帐款明细表月报5现金及银行存款结存表日报6产成品的生产、销售、结存日报表日报上述统一会计报表在制度规定的时间内，按月（季、年）按照制度规定的具体格式、报表顺序和编制说明等及时编报。内部管理报表要在公司规定的时间内（即月报在次月5日前，日报在每日终了前）编制完成并加必要说明。上述会计报表均应在编制完成后及时上报公司总经理各一份（内部管理报表根据实际情况可增减变动）7本章归口C系列文件财务人员工作准则HY612C901章节号6编号HY62B901小洋人乳业集团B系列程序文件人力资源与培训程序1职责11人力资源部是人力资源与培训程序的归口管理部门，负责公司人力资源的配置和管理“年度培训计划”的制定和实施，以及对培训效果进行考核评价；并保存各种培训和考核记录；12各部门负责人提出人员需求与培训需计划；13总经理负责提供培训所需的资源，并对其使用情况进行审核和监督。2人力资源的配置和管理21全公司所有从事对产品质量有影响的工作人员，都应具备胜任其所从事的岗位工作相适应的能力，满足规定职责的要求。对人员能力的判断，要从受教育程度、接受的培训、具备的技能和工作经验进行考虑。22公司为便于工作的管理和控制，根据全面管理体系职能分配表和产品实现综合流程控制图，对所有岗位按其性质和作用进行归纳并划分领导岗位、关键岗位、安全岗位、食品卫生岗位，详见岗位特性控制划分。23员工的招聘当各部门、车间人员不能满足岗位需求时，各部门负责人提出用人申请经公司相关领导批示报人力资源部，由人力资源部按员工招聘、入职、离职和异动的要求，实施招聘的具体工作。24人力资源部负责对每位员工实行档案管理，设立“员工花名册”，对在册和新招聘的员工进行登记、注册，内容包括员工基本情况、接受教育的程度、技术特长等。25员工的任职、调动、离岗规定公司所有员工在工作期间遵守公司规定的员工手册、员工招聘、入职、离职和异动、考勤、休假管理制度上岗证管理制度福利管理制度人力资源工资审核流程图劳保用品标准工作服管理规定等人事管理制度，人力资源部负责公司考勤、人事调整资料的归档工作。3培训31培训计划的编制每年年初，由各部门申报年度培训计划申请表，人力资源部负责整合并编制“年度培训计划”报公司领导审批后实施。计划应满足各岗位的能力要求，以通知形式下发到各相关部门，由各部门组织，逐项落实。根据经营管理情况的需要，临时确定的涉及全公司的培训项目，由主管部门编制“专项培训计划”申请并报人力资源部，由公司领导审批后实施。32培训活动控制示意图33培训活动的实施质量意识要求岗位技能要求工作改进要求培训需求年度培训计划登记注册外部培训组教材、教具织教师、教程实学员表现施资料、记录考试、考核资历与技能资格认可核合格上岗业绩评定核奖励、持续胜任或晋升专项培训计划不合格处置NOYNOYNOY质量意识、顾客意识要求331按照培训计划的安排，每次培训前由人力资源部及相关部门各自分工做好准备工作，包括教材、教室、教具、时间安排、聘请教师、经费预算等。332各部门提前确定培训人员，并对生产、工作做出必要的调整，确保准时参加培训并如实填写培训记录。333当培训计划如不能实施时，人力资源部及相关部门应及时沟通修改，经批准后通知有关部门。34培训的考核与有效性评价341人力资源部组织各部门负责人员对参加培训的员工，进行应知应会的考核，以检验培训的有效性，并保存相应的记录。342评价的内容培训策划是否有效，员工的素质是否满足经营管理和岗位技能的要求；343评价的方法通过理论考试、培训前后的日常工作效果的测试或观察、自我评价、问卷调查等。4员工技能评定和资格认可41对于关键岗位和食品卫生岗位的人员，由检测中心、品控中心、所在部门领导进行资格认可，活动可包括审查学历水平、查验培训合格证书、评价资格经历与技艺水平，并将相关证件交至人力资源部，该记录记入员工档案。42安全岗位人员必须接受国家有关部门专门培训取得合格证书和本公司热电部安全员的岗前培训，考核合格后方能上岗。43其他岗位人员的资格需经公司培训合格和本部门领导认可。44经技能认定和资格认可合格的人员，由人力资源部颁发HY62D104上岗证或胸牌才能准予上岗操作；不能通过岗位资格认可的人员不能安排上岗，已经在岗的人员必须下岗重新培训或安排其它岗位工作或辞退。5业绩考核51公司各部门负责人制定本部门所有岗位的考核文件，确定各岗位考核内容、打分标准，每月由部门负责人给各岗位进行打分后报检查部；经检查部汇总后交考核审核小组（由相关部门主管人员组成）审核、修改后报公司领导小组（公司相关领导组成）讨论确定，最后将确定的考核记录财务部作为工资发放的依据之一。52人力资源部每年底协助总经理制定先进班组、先进个人的评选条件，制定奖励措施，对各生产厂、各部门下达先进名额，由生产厂、部门申报先进个人名单，经公司领导审议后确定。6记录的保管公司人力资源管理和人力资源部组织培训有关的记录，均由人力资源部收集并保存。7本章归口的管理制度员工手册HY62C801员工招聘、入职、离职和异动HY62C902考勤、休假管理制度HY62C903上岗证管理制度HY62C904福利管理制度HY62C905人力资源工资审核流程图HY62C906劳保用品标准HY62C907合同文本HY62C908工作服管理规定HY62C909各部门考核标准HY62C910工伤保险缴费办理说明HY62C911工伤保险管理流程补充说明HY62C912养老保险管理规定HY62C9138本章归口的D系列记录报名登记表HY62D901报到通知书HY62D902员工花名册HY62D903调资申请表HY62D904请假表HY62D905员工调职申请表HY62D906上岗证胸牌HY62D907年度培训计划HY62D908专项培训计划HY62D909培训记录HY62D910签到表HY62D911三级安全教育档案卡HY62D912热电部章节号6编号HY63B901小洋人乳业集团B系列程序文件基础设施维护程序1总则公司为满足自身发展纲要、质量方针、产品实现和经营管理等需要，提供、配置适用的厂房、场地、供水、供电、排污、道路、绿地、车间办公楼等建筑物，以及其它配套的公共设施，并根据实际情况对其进行适当的装修、维护，以确保设备和工艺流程能够满足正常生产的需求。2基础建设控制21职责基建科负责归口管理建筑物、工作场所等基础设施的建设计划和实施；热电部负责管理相关设施（水、电、气等）。建设公共设施必须符合本公司规定的程序要求。22招标建设项目确定后，必须向社会进行公开招标，由基建科在尽可能大的范围内发布标书工程对外承包招标书，必须做到公开、公正、公平，坚决杜绝讲人情、讲关系等不正之风，以使公司能选择最适宜的外包方。23评标公司组织相关的部门、人员组成评标小组，对所收到竞标书及外包方的资信情况、技术水平、资质证书、以往业绩、工程报价等进行综合评审，从中选定中标单位。24签定合同公司必须与中标的外包方签定正式的工程承包合同，明确规定承包工程的建筑规模、质量验收要求、交工期限以及施工中涉及的原材料供应、工程监理、施工机械、劳动安全、配套工程接口方式、安全事故责任划分等内容。25监督和验收在合同履行、工程建设过程中，基建科必须对外包方进行跟踪、监督、检查和验收。公司本身不能进行的，可委托第三方进行。对于较大的工程建设项目，必须聘请专业的工程监理单位参与。工程竣工时，必须接受国家指定的机构进行最终验收，合格后方可投入使用。建设过程中发现的不合格必须要求外包方及时采取纠正措施（如返工、返修等），验收中形成的记录、资料要予以妥善保存，并归档。3日常维护对于日常巡视和各单位报修的问题，由基建科做出统一处理，本公司具有维修能力的，基建科派人修复；需委托外单位的维修项目，应由申请部门填写基础设施维修申请表，报总经理及相关部门批准后实施。4动力、供热控制热电部负责全公司供电、供水、供热、供汽制定机井用水管理办法安全节约用电管理制度蒸汽供热管理制度配电室管理制度锅炉房管理制度能源管理制度，要求相关岗位人员严格执行，确保完成公司下达的故障率、能源消耗等质量目标，认真填写相应的记录。5本章归口的C系列文件机井用水管理办法HY63C901安全节约用电管理制度HY63C902蒸汽供热管理制度HY63C903配电室管理制度HY63C904锅炉房管理制度HY63C905能源管理制度HY63C906检测中心安全防火考核制度HY63C9076本章归口的D系列记录基础设施维修申请表HY63D901工程对外承包招标书HY63D902工程承包合同HY63D903工程验收证明HY63D904固定资产验收单HY63D905工程尾款申请单HY63D906锅炉运行记录HY63D907能源状况表HY63D908章节号6编号HY63B902小洋人乳业集团B系列程序文件生产设备管理程序1新设备的购置公司根据工艺改进、设备更新的需要添置设备，由技术部、生产厂和设备科共同进行可行性论证，由设备科提出申请报总经理审批后实施购置。2设备的安装调试新设备到公司后，由设备科负责承担或接待监督设备供方的安装、调试，所有设备安装应根据技术、生产等部门论证确定的设备平面布置图进行，并对其技术性能、可靠性、安全性等全方位验收，确认其符合预期的要求后方能投入生产使用。由设备科及车间负责人填写各种记录，由设备供方对此设备操作人员进行培训，并编写设备操作规程。3设备的分类、台帐与档案31设备科策划规定了生产设备控制分类,按照控制程序的不同将生产设备分为A、B、C三大类，A类设备日常保养在线监控定期保养，B类设备定期监控定期保养，C类设备日常维护，并逐台编号、建立台帐，必要时制作标牌卡片，予以标识。32设备台帐、设备档案及技术资料由设备科及时将新购设备的装箱清单、合格证、使用说明书等相关资料提供给公司档案室，档案室由专人负责保存和管理。4设备的使用、维护与保养41设备操作规程单独列为C系列文件；还应制定培训计划，对操作者进行业务知识培训，使其熟练掌握设备，不断提高技能，使所有上岗员工都做到“三好、四会”。A三好管好设备、用好设备、修好设备。B四会会使用，会维护，会检查，会排除故障。42设备操作人员应严格执行生产设备管理制度，对设备进行日常的维护、保养，如实做好交接班记录，发现问题应及时汇报。5设备的定期大修51设备科应在每年初策划生产设备的大修计划，按照各类设备的不同期限、生产间歇的时间，对所有A类设备实行预防性大修，并做到全年均衡，尽量不影响生产任务的完成。52大修计划由总经理批准，设备科落实执行，并提前通知有关部门，大修后应及时在设备档案中加以记录。6对设备定期检查建立、健全检查制度。除各车间主任、维修工随时检查外，在公司组织的综合性检查和内部审核时，都应包括检查设备的运行和管理情况，发现问题要及时上报解决。检查人员要认真履行职责并详细做好相关记录，对非法操作造成设备事故损坏者，视情节轻重，给予处罚。7生产设备的封存和报废生产设备如达到折旧年限还能继续使用，应由设备科组织技术、质检和生产部门进行鉴定确认，总经理批准，才可以继续超期服役。报废设备必须及时清理出使用现场。暂时不用设备应封存并挂牌标识，填写记录档案。8本章归口的C系列文件生产设备管理制度HY63C908生产设备操作规程HY63C909生产设备零配件领发办法HY63C910称重管理制度HY63C911废品库的管理制度HY63C912配件管理制度HY63C9139本章归口的D系列记录固定资产交付使用验收单HY63D909生产设备一览表HY63D910生产设备档案卡HY63D911设备维修计划HY63D912设备日常维护保养交接记录HY63D913章节号6编号HY64B901小洋人乳业集团B系列程序文件总务管理程序1总则公司应维持有序、清洁、明亮、安全的工作环境和生活环境，如厂区绿化、就餐和住宿的提供，以及办公设施及用品配置等，确保公司员工工作和生活舒适、安全，从而提高工作效率，以更大的精力用于满足顾客要求。2职责21物业部负责生产员工及后勤家属住宿的管理，办公室负责食堂和后勤单身员工住宿的管理，基建科负责厂区绿化工作的管理，检查部负责组织各部门实施环境卫生的监督、检查、考核。22办公室负责对办公设施和办公用品使用和维护的管理。23各部门负责本单位区域的环境卫生保持和办公设施及用品的维护。3计算机等办公设施的管理31办公室负责建立“办公设施管理台帐”，财务部根据物品的价值和使用年限确定该物品属于低值易耗或固定资产，并制定了相关管理制度对计算机及其他办公设备进行管理。32公司各部门发现办公设备有异常情况，向办公室提出修复申请，本公司有能力修复的可内部执行，否则委托外部人员修理。33对公司办公用品的发放，办公室制定办公用品管理制度，以加强控制，提倡节约，杜绝浪费。4工作环境41污水处理厂负责收集环保方面的有关法律法规，特别是污染物排放标准，接受政府部门的监测管理，落实环保治理措施，新建项目和技术改造项目要符合环保法规和标准。42公司监督生产作业人员对污染源的控制，对各项废弃物要妥善处理，保持生产设施处于清洁、有序的状态。43检查部依据公司组织机构及相应的工作范围区域，分别划分各部门所负责的卫生责任区域。并依据环境卫生管理制度，44公司所有作业人员和管理人员必须落实“整理、整顿、清扫、清洁、教养”的环境方针，搞好本部门的环境卫生。45检查部有专人对公司各部门的环境卫生进行检查并组织公司各部门负责人每月进行两次卫生联查，针对发现的问题，提出书面报告，并要求责任部门在规定时间内加以改进。46热电部有专职安全员根据安全管理制度对全公司安全产生产过程中的关键控制点，进行安全检查，发现安全隐患，立即制定整改方案限期整改，对不符合要求的在本月部门考核中扣除相应的分值或进行全公司通报批评。5食堂、宿舍、浴室的管理根据公司生产特点和国家关于食品行业的法律法规要求，制定了食堂管理制度、职工宿舍管理制度等，由办公室及物业部进行日常管理。6本章归口的C系列文件低值易耗管理办法HY64C901固定资产管理办法HY64C902办公用品管理制度HY64C903厕所管理规定HY64C904职工宿舍管理制度HY64C905会川路宿舍住宿管理规定HY64C906食堂管理制度HY64C907安全管理制度HY64C908各部门中层干部考核细则HY64C909各部门员工考核细则HY64C910各部门工作流程HY64C911检测中心各岗位工作职责HY63C912人员、车辆出入管理制度HY63C1017本章归口的D系列记录安全检查记录表HY64D901章节号7编号HY71B901小洋人乳业集团B系列程序文件工艺策划程序1职责11技术部是本过程的归口管理部门，负责公司定型产品的工艺策划与改进，准确地识别各种产品质量特性，编写工艺流程文件。12品控中心负责按产品的工艺流程收集、编制相应的检验文件。2产品的质量目标和要求21各种规格产品的质量目标，即生产产品验收准则中所规定的各项质量指标，是技术部制定小洋人产品企业标准的首要内容。22对于产品在工艺过程的目标分解，在各产品工艺做出明确规定，要求各类产品严格执行并作为各工序质量检验授权放行转序的依据。3确定定型产品的实现过程31技术部在配合总经理组织开展质量管理体系的策划时，对公司所拥有的定型产品工艺过程和检验手段，及其购、销、储、运等过程逐一加以识别和确定，策划输出为生产流程图。32营销中心在与顾客沟通的过程中，负责反馈影响顾客满意度的信息。技术部负责确保生产工艺过程能够持续稳定满足顾客要求，进行信息跟踪，并在必要时根据提高生产率的要求和新技术的应用，对工艺流程等实现过程加以改进，以增强顾客满意。33产品实现过程所需的文件A技术部负责策划编制质量计划各种类型产品的工艺流程文件文件；B加强标准化基础工作，将所收集、确认和执行的原辅材料策划编制成采购产品执行标准检索目录，将正在执行的国家标准及已备案的产品企业标准写入小洋人产品执行标准检索目录，用来指导质量管理体系的运行；C检测中心对公司所有验收、验证、检验和认可的活动规定必要的准则或标准，可直接采用外来标准或自定企业标准，对此类技术标准使用特定的“S”系列文件编号。D检测中心、品控中心制定指导检验工作的各工序检验规程；E根据实际情况对没有文件就可能直影响产品质量的工艺过程，生产厂、品控中心编制操作规程、作业指导书等C系列文件，技术审核后报生产总监批准。F通过查阅资料、学习调研、专家咨询等途径，跟踪搜集与本公司产品、工艺、材料相关的国际、国家和行业标准的情报，并设法获得最新版本的标准文件。4确定检验活动和验收准则41确定检验控制点A检测中心、供应部共同策划，将A类、B类采购物资作为重点验收检验控制点，规定由检测中心归口负责，其他实行库房保管员验收负责制度；B在第25过程检验点，指定合格放行的授权检验人员，要求做到不合格不转序；C在产品最终检验控制点，在各工序均进行了检验并且合格的情况下，实施最后验收，做到只有合格的产品才能交付，以确保顾客满意；42确定验收准则S系列产品标准跟踪并按照饮料行业的国家标准，结合本公司的实际情况，技术部编制、填补、复盖或高于国家相关标准的产品企业标准，对产品的规格、技术要求、验收方法、检验准则、标志、包装、贮存等提出了具体规定，作为公司指导生产、编制工序检验规程和产品验收的唯一性依据。5确定质量记录51技术部还应负责策划，在产品生产各工序，规定填制必要的进货验证、工序产品放行、最终检验等质量记录，以证明过程运行各阶段产品符合规定的要求；其他各部门也应对所归口的条款要求策划相应的记录，已证明质量管理体系运行的符合性和有效性。52实现过程和产品质量的记录，应首先采用体系文件中已设置建立的受控格式，只有当完全不能满足产品及其工艺的需要时，再重新策划设置新的格式。53记录的格式可以设置成表格、图形，收集装盒、成册，也可以采用计算机软盘。6本章归口的C系列文件小洋人产品执行标准检索目录HY71C9017本章归口的P系列文件小洋人产品生产工艺HY71P9018本章归口的S系文件小洋人产品执行标准HY71S901章节号7编号HY72B901小洋人乳业集团B系列程序文件市场开发程序1总则为了满足潜在顾客对本公司产品的需求、树立企业形象、加大客户的信任度、树立品牌偏爱、激发消费者的消费需求，公司必须策划实施市场宣传、开发过程。2职责21营销中心归口管理本过程，负责组织策划年度市场开发计划，开展市场调查、收集整理市场信息等。22公司有专人负责网站建设和维护，广告部负责广告宣传内容的编写，并对广告活动进行监控。3市场调查与信息收集31新产品开发前的市场调查为保证新产品开发的质量，必须进行前期市场调查，以充分了解和确认有关目标消费群体，及其在口味、价格、包装、服务等方面的要求，作为新产品开发和工艺设计的输入。调查可采取问卷调查方式进行，确定调查问题和调查目标、设计调查问卷、选定调查样本、整理和分析信息。32信息的收集通过报纸、电视以及寻求参加食品行业产品展览会、主动收集行业市场信息，并在社会交往中和顾客建立起朋友关系，相互信任，互通信息。同时将收集的信息筛选、编辑，逐步形成以下A）行业发展动态、趋势、食品行业新政策；B）主要客户和潜在客户档案资料；C）公司行业主要竞争对手的档案；D）顾客对新产品的需求信息。4新市场开拓41严格选择经销商，主要考虑因素有经营范围、经济实力、客户网络、公共关系、配送能力、当地声誉等，新区域经销商确定后，先签定初步合作协议书，在试销23个月后，根据实际运行情况确定是否继续合作。42除了提供广告支持外，公司营销人员应积极在二级经销商建立网点铺货、宣传活动等活动，向区域经销商提供业务支持以推动新市场有序、有效地运转。5广告宣传51根据既定的营销目的和促销策略，明确广告主题以及向消费者传递信息的具体内容和形式，让消费者留下“小洋人”形象与产品定位信息，以引起消费者兴趣、激发其购买欲望。52设计“广告词”广告词的设计来自消费者非买不可的理由分析。根据区域目标市场需求、特征、价格、覆盖率等因素，选择适合的广告代理公司和广告媒体，确定广告预算，签定广告代理合同，报相关领导批准后实施。53广告业务的监控在广告播出时间，通过相应方法监督电视、报纸、广告牌等各类广告的执行情况，认真填写“广告监播记录”，并于下个月同专业检测机构的监播单进行核对，如发现问题及时解决。54制作广告印刷品公司检查部与营销中心负责有针对性的策划广告宣传印刷品的内容、形式、样式及印刷数量技术部提供公司设备设施、检测手段、技术力量等资料和照片，委托选定的印刷厂或广告公司落实完成。55网站宣传公司设专人负责网站的建设，制定网站管理、网站推广办法，对“小洋人”网站进行策划、网页设计、上传、更新和日常管理。6本章归口C系列文件市场人员管理规则HY72C901经销商协议HY72C902广告工艺流程HY72C903办公室规定HY72C904经销商档案HY72C905连锁店等管理标准HY72C1017本章归口D系列记录来电记录HY72D901广告专用申款单HY72D902章节号7编号HY72B902小洋人乳业集团B系列程序文件订单评审程序1经销商订货资格确认营销中心依据经销商管理和市场调查情况对经销商进行评价、选择，确定各区域经销商，并填制经销商档案；确认经销商的订货资格，即公司只承接列入该名单的经销商的订货要求。2订单的接收订单是了解顾客需求、制定生产计划以及向经销商提供产品的依据。营销中心话务人员在接到经销商的订单（电话、传真、电子邮件）时，应首先识订货要求，包括品名、规格、数量、交货期等，并通过以下活动加以确定A）如有文字或内容含糊不清之处，应及时与经销商沟通；B）对经销商的订货要求，以合适的方式进行分析、整理，便于评审。3订单的评审和确认31评审时机营销中心在向经销商做出发货承诺和下发生产计划之前，应及时进行订单的评审，明确双方关于订货要求的认识是否一致，以及公司能否满足这些要求。32评审内容A）订单内容是否得到准确理解；B）经销商的订货要求是否符合公司规定；C）双方对订单内容不一致的要求是否已得到解决；D）公司是否有能力满足经销商订单要求；E）客户是否将货款汇到公司帐户。33评审方法由话务人员与各大区主管沟通后直接进行评审，评审后确认有效。34订单及合同评审有关记录由营销部归档整理。4订单的执行、修订与沟通41订单一旦生效，即具有法律效力，公司各部门均应为落实订货而配合工作。42销售主管凭各区话务人员上报发货申请计划及客户订单，及时安排车辆，进行运输。43订单修订，不管是由公司或经销商的哪一方提出订单修改意见，营销中心应确认修订内容并及时进行双向电话沟通，并最终给予确认。5本章C系列文件经销商档案HY72C9056本章D系列记录小洋人产品订单HY72D903章节号7编号HY72B903小洋人乳业集团B系列程序文件交付与回款程序1职责11财务部负责货款的回收与业务结算，准确开具增值税发票，并定期对货款回收情况进行分析；12营销中心负责实施具体的产品和交付活动，选择和评价运输单位，对运输过程进行监控。13各营销主管负责与顾客沟通，跟踪顾客对交付过程中的产品质量反馈。2财务收款与结算21财务部根据经销商档案情况建立经销商的“经销商货款明细表”，对各经销商来往帐目及结算情况、帐款余额进行详细登记。22营销中心各销售主管每天对接收的电话订单评审的首要任务是与财务核对该经销商帐款余额，掌握客户的货款到位情况，避免客户货未付款安排发货。23每批货物发运后，营销中心应及时整理产品发运后的交付凭证，包括销售出库单、运费单、发货清单等，交到财务部作为财务结算的依据。24财务部在向经销商开具相关税发票前，应将待开票产品按名称、件数、销售金额等与顾客确认，无误后方可办理相关结算手续。25根据经销商对发票的时间要求和重要性，采用合适的方式，确保发票安全、及时送到客户手中。26财务部应每月定期核对当期发生的票据与货款的对应情况，做到帐帐清楚，心中有数。3交付过程控制31公司运输车辆分三种客户自己担保的车辆（自提车）、公司协议车辆、配货车辆，营销中心下的物流中心制定了运输车辆管理制度，对三种车辆进行规范管理。32营销部销售主管每天依据生产车间的实际生产情况和库存情况，汇总各话务员的当天发货计划，计算、分派实际的发货数，将实际发货数量、品种与客户确认后以书面形式报关物流主管，组织发货同时安排好发货所需车辆。33成品库管员依据“发货清单”进行发货。34成品库主管员要严格执行“车、票、人同时到位的原则”，监督并指导装卸人员按规定的方法和位置码放产品，防止倾翻、倒置，做好装卸工作、成品库管理员、装卸工之间的衔接工作。35当成品出库时，库管员应按成品库管理制度的规定办理出库手续，填写相应记录。36交付过程的策划应满足经销产最新规定的运输方式、路线以及安全防护措施，合理装卸，防止因交付异常而出现的超额运费。确保产品的质量，并安全准确地交付给顾客。37为证实产品已正确交付到各经销商所指定的地点，在“发货清单”上须有经销商的记录，并做好相关记录，如发货址、时间、数量。38物流中心每月统计产品的销售业绩，同时要和财务部进行核对。对交付产品的质量、交付的准时性等进行监控，在交付过程中发生的顾客投诉或不合格的信息应输入纠正措施程序分析原因，并提出纠正措施。4本章C系列文件运输车辆管理制度HY72C906成品库管理规定HY72C907成品出厂放行程序HY72C102装卸工岗位工作流程及管理规定HY72C1035本章D系列记录发货清单HY72D904运输协议HY72D905章节号7编号HY72B904小洋人乳业集团B系列程序文件顾客反馈处理程序1职责11营销中心负责顾客反馈、报怨等信息的接收、整理和处理。12检测中心负责对涉及产品质量的顾客投诉、报怨的处理。13各部门针对顾客报怨，分析原因并组织实话质量改进工作。2顾客反馈信息的接收和处理21顾客反馈的渠道形式和内容有，但不限于此A）客户来访、考察，现场提货所提出的反馈意见或信息；B）业务人员与客户沟通、征求顾客满意度时得到顾客的意见；C）消费者通过电话、传真等形式所反馈信息；D）公司任何部门和人员通过直接或间接与客户交流所获得的信息。22顾客信息反馈处理流程建议、报怨、投诉了解事实真相，确认责任，报告公司相关负责人营销中心顾客反馈顾客反馈记录采取紧急措施，立即纠正下达不符合纠正/预防措施报告实施纠正/预防措施报告产品复检验证纠正措施顾客反馈信息表回复客户取得谅解得到满意答复23营销中心在收到以各种方式反馈的信息（包括顾客投诉），根据反馈信息的性质进行分析，并设法获取不合格事件的真凭实据，能做出处理意见必须在12小时内进行回复，以平息顾客的报怨，涉及产品内在质量的问题以电话等方式及时通知检测中心，对重大问题必须及时向总经理报告。24当不合格的原因是由顾客造成，由营销中心直接与顾客联络取得一致意见，妥善解决。25对于确属本公司原因所导致、交付客户时和消费者购买后才发现而投诉的不合格品，检测中心必须启动纠正措施程序，由公司领导召集相关部门，召开质量分析专题会议；查出问题的根本原因和相关的责任者，研究具体的解决方案，制定与问题性质相适应的纠正措施，同时营销中心应积极采取与不合格品的影响或潜在影响的程度相适应的补救措施，如调换、补货、赔偿并赔礼道歉等，直到顾客满意为止。26检测中心负责整理对顾客投诉等质量问题的分析处理的有关记录，并归档。3经销商退货处理31当经销商提出退货时，必须提出退货申请，符合公司退货条件的，由业务人员填写“退货处理单”报营销部长审批后，由检测中心、成品库保管员、车间共同验收，由成品库保管人员确认退货单位，退货名称、规格、批号、及退货数量等信息，并填写产成品退货验收单，按产品退货管理规定办理相关的退货手续。32对属于产品质量原因的产品退货，营销中心填写退货流程单将相关信息传递到检测中心，检测中心出具处理意见，其它相关部门根据处理意见执行，并输入纠正措施程序，由生产厂等相关部门拿出整改方案。4本章归口C系列文件产品退货管理规定HY72C908质量投诉反馈接口要求HY72C909质量投诉处理程序HY72C910市场