农信社会计档案管理调研对策

1/5农信社会计档案管理调研对策农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题，严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字199832号会计档案管理办法和中国人民银行银发2002374号银行会计档案管理办法，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计2/5凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电3/5子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按会计档案管理办法规定当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。4/54、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿代理移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销