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第4章 使用名称工作第4章 使用名称工作本章主题:对单元格设置名称及名称的应用学习目标：u 名称在Exeel中的定义及其优点u 创建单元格和范围名称的不同方法u 创建可以渗透到多个工作表中的名称4.1名称的定义424.2创建单元格和范围名称的方法434.3自动创建名称434.4命名整个行和列454.5删除名称454.1 名称的定义 可以把名称理解为工作簿中某些项目的标识符。所谓谋些项目”包括单元格、范围、图表、图形等。如果为一个范围提供一个名称，就可以在公式中使用它。例如，假设工作表在B2:B200的范围中保存着每天销售额的信息，假定单元格cl中包含了销售佣金的比例.则下面的公式可以返回销售总额并乘以佣金率:=SUN(B2:B200)*cl 这个公式运作正常，但是它的目的并不明确。为了清楚地描述公式，可以为日销售额范围起一个描述性的名称，并为单元格Cl设置一个描述性名称。例如，假设范围B2:B200的名称为Dallysales，单元格Cl的名称为CommissionRata。可以使用这些名称重写公式，而不再使用实际范围地址。=SUM(Dailysales)*CormmissionMte正如你所见到的，使用名称而不使用单元格引用可以让公式“文本化”，并且更易懂。使用命名单元格和范围可以有下列好处:1.名称可以增强公式的可读性，容易使用，特别是对于那些不是创建工作表的人们。十分明显，公式=Incaroe-Taxes要比二D20-D40更宜观。2.当输人公式时，描述性的范围名(例如Total_Income)要比单元格地址例如AC21 )更容易记忆;而且键人一个名称要比输人单元格或范围地址更加不容易出错。3.可以快速地移到工作表的某个区域，或者使用位于公式栏左边的名称框(单击名称框右边的下拉箭头)，或者选择“编辑，中“定位”或按f5键)，再确定范围名。4.当选中一个己命名的单元格或范围时，它的名称出现在名称框内。5.使用已命名的单元格创建公式会更容易一些。可以把一个单元格或范围名称粘贴到公式中，方法是“插入”-“名称”-“粘贴”命令(或按F3键)。6.如果使用范围名，而不是单元格地址可以更容易创建和保持宏。4.2 创建单元格和范围名称的方法EXCEL 可以提供几种方法创建单元格和范围名称。在本节中，我们将分别介绍这些方法以及有关名称的其他信息。4.2.1 使用“定义名称”创建一个单元格或范围的名称首先应该选中需要命名的单元格或范围。然后选择“插人”-“名称”-“定义”(或按Chrl+F3组合键无IE二d显示“定义名称”对话框，如图所示。在标有在当前工作簿中的名称文本框中键人名称或使用Excel建议的名称)选中的单元格或范围的地址出现在“引用位置”文本框中。确认列出的地址正确，然后单击“确定按钮，便可在工作表中添加名称了，最后关闭对话框;或者单击“添加，按钮，继续向工作表中添加名称。如果这样做，就必须确认“引用位置”的范围，或者键入一个地址(开 始位置上有要一个等号)，或者指向它所在的工作表。4.2.2 使用名称框创建各称创建名称的最快捷方式是通过名称框操作。名称框是位于公式栏左面的下拉框。选择需要命名的单元格或范围，然后单击名称框，键人名称，按Enter键创建名称。4.3 自动创建名称你也许有一个工作表中包含文本，希望使用相邻的单元格或范围名称。图所示就是这种工作表的一个实例。在这种情况下，你也许希望使用列A中的文本为列B中的相应值创建名称，Excel可以很容易地做到。为了使用邻近的文本创建名称，先选中名称文本和希望命名的单元格(可以包括单独的单元格，也可以是单元格范围)，这个名称必须与正在命名的单元格相邻(也允许多次选中)然后选择“插入”-名称-指定(或CTRL+SHIFT+F3组合键)Excel显示.指定名称”对话框，如图所示。这个对话框中的复选标记是根据Excel对选中范围进行分析得出的。例如，如果EXCEL找到选中范围第一行的文本，它会建议你根据顶行的内容创建名称。如果EXCEL选择的不对，可以改变复选框。单击“确定”按钮，Excel会创建这个名称。注意当Excel使用单元格中的文本创建名称时，不会包括命名范围中单元格中的内容。 如果用单元格中的文本创建的是一个无效名称，Excel会修改这个名称，使其有效。例如，如果单元格中包含文本以Ineome(这个名称无效.因为中间有一个空格)，Excel会把这个空格转换成下划线，从而成为Net Income.,如果EXCEL遇到的是一个数值或者公式。而不是文本。它不会把它转换成一个有效的名称，它也不会简单地创建一个名称。4.4 命名整个行和列 有时也需要为整个行和列命名。一个工作表用来保存很长时间的信息也是经常发生的事儿.图所示的表就是这类工作表的一个实例。如果为列B中的数据创建了一个名称，就需要根据每天增加的新数据修改名称引用。它的解决方法就是为整个列命名。假如为列B命名Dailysales如果这个范围在Sheet3，它的引用应该这样:=Sheet3!$B:$B一旦确定了名称，就可以在公式中使用它。例如，下面的公式返回列B中所有值的和:=SUH (DailySales)4.5 删除名称 如果不再需要定义的名称，可以把它删除。删除一个范围名称，只能删除它的名称，而不会删除这个范围的内容。选择“插入”-“名称”-“定义”，显示.定义名称”对话框。在列表框中选择希望删除的名称，然后单击“删除”按钮。第5章 Excel 的高级数据分析第5章 EXCEL的高级数据分析本章主题:对数据表进行分析学习目标：u 图表的应用u 排序u 分类汇总u 筛选(自动筛选、高级筛选)u 数据透视表、数据透视图表5.1图表475.2使用筛选535.3分类汇总565.4Excel 2000方便易用的“数据透视表”595.1 图表5.1.1 柱形图柱形图用于显示一段时间内的数据变化或说明项目之间的比较结果。各种类别放置于水平轴上，其值则以垂直长条显示，以强调随着时间的变化情况。堆栈柱形图显示单一项目与整体之间的关系。立体远近景深柱形图则在两个轴上对数据点进行比较。5.1.2 横条图横条图可显示个别项目之间的比较情况。纵轴表示类别，横轴表示值，它主要强调各个值之间的比较，而较不强调时间。5.1.3 折线图折线图显示数据的趋势，每个资料点之间的间距都相等。5.1.4 饼图饼图显示了构成选定数据数列的数据编辑，其相对于数据编辑加总的比例大小。饼图只显示一个数据数列，当希望强调某个重要组件时，饼图就很有用。为了让较小的区块清晰易见，可在饼图中将这些小区块结合起来，然后在主图表附近用另一个比较小的饼图或横条图显示这些小区块。5.1.5 xy 散布图xy 散布图将二组数字绘制成一个 xy 坐标轴数列，显示两组或多组资料数值之间的关联，这类图表常用于科学数据。5.1.6 区域图区域图可强调一段时间之内的变化幅度。由于区域图也显示了绘制值的总和，因此也可显示部分与整体间的关系。在本范例中，区域图强调华盛顿地区销售额的增长，并显示各州占总销售额的比例。5.1.7 环圈图环圈图与饼图一样，都可以显示部分数据与整体的关系，但环圈图可包含多个数据数列，每个资料数列均由环圈图中的一个环所代表。5.1.8 雷达图在本图表中，品牌 A 的数据数列占据了大部分的区域，表示该品牌的维生素含量最高。5.1.9 曲面图当您希望在两组数据间找出最佳组合时，曲面图将会很有用。比如在地形图中，便是用色彩和图样表示出数值范围相等的区域。本图表显示造成相等伸展强度的各种温度和时间组合。5.1.10 泡泡图泡泡图类似 XY散布图，但使用数据标记的大小，代表第三个变量的大小。本例中的图表显示 A 公司具有最高的产量和最佳的市场占有率，但却没有最高的销售额。5.1.11 股价图最高-最低-收盘 股价图表一般用来说明股票价格。这个图表也适用于科学数据；例如，它可指出温度的变化。但必须以正确的顺序来整理资料，才能建立这类图表与其它股票图表。来测量交易量的股票图，具有两个数值坐标轴：一个是计算交易量的栏，另一个是股票价格。交易量可以加入 最高-最低-收盘 股价图表或 开盘-最高-最低-收盘 股价图中。5.1.12 组合图(2Y图)使用两种或多种图表类型的组合，以强调此图中含有不同类型的资料，目前仅适用于平面图。左图范例中的图以柱形图显示一个数据数列 (预计) 显示成柱形图，并以折线图显示另一个数据数列 (实际) 。要建立这种重迭效果，可在图表精灵的步骤 1 中选取自订图表类型。本范例使用折线柱形图类型。也可以由图表上的数据数列变更，选取想要变更的数据数列，然后变更该数据数列的图表类型即可。副坐标轴 当各数据数列的数值范围差异过大或当数据是混合类型的时后，可在副坐标轴上绘制一个或多个数据数列。副坐标轴的刻度代表相关资料数列的值。左图范例中的图表在左 Y 轴上显示家用品的数量，而在右 Y 轴上显示平均价格5.2 使用筛选筛选，列表是一个隐藏书列表中所有行的过程，除了符合指定的某些条件的行以外。例如.如果有一个有关客户的列表，可以筛选这个列表，只显示住在Oregon的客户。筛选是一项常用的技术(并且非常有用).注意：Excel可以提供两种筛选列表的方法。自动筛选对简单筛选条件十分有月。高级筛选技术可以进行比较复杂的筛选。5.2.1 自动筛选如果需要使用Excel的自动筛选功能筛选一个列表，把单元格指针指向列表中的任意位置，然后选择“数据”-“筛选“-“自动筛选“。Excel可以确定列表的范围，在标题行的字段名上面添加一个下拉箭头(参阅下图)当单击这些下拉列表的某个箭头的时候，列表可以扩展表示出这个列中的不重复的项目。选择其中一个项目，Excel可以隐藏所有列，除了包含选定项目的这些列。可以使用列表中的一个字段或多个字段进行筛选。还可以改变下拉箭头的颜色.标记在这个列中使用某个值筛选过此列表。 注意：自动筛选也有局限。下拉列表中只能显示前1000个不重复项目。如果列表超过这个范围。可以使用高级筛选功能.我们将在本章后面讨论。下拉列表除了可以显示列中的每个项目，还可以有以下选择：u 全部:显示列中的全部项目。使用这个功能可以除去一个列的筛选功能。u 前10项:筛选功能可以显示列表中的前10个”项目。实际上，这个选项是个误称。你可以显示“前n个”项目(这个数字由你来选择)u 自定义：用多重项目筛选列表(参阅图)u .空格:筛选出列表可以显示本列中包含空格的行。这个选顶只有在该列中包含一个或多 个空单元格的时候才能够使用。u 非空格:筛选出列表可以显示本例中不包括空格的行。这个选项只有在该列中包含一个或多个空单元格的时候才能使用。u 自定义 自定义自动筛选功能十分有用，但是有很多局限。例如，如果希望筛选一个列表，只显示一个字段中的三个值(例如，只显示New York, New Jersey或Connecticut).使用自动筛选无法做到。这种筛选任务要求更高级的筛选功能才能实现，我们将在本章后面讨论。如果需要再次显示没有筛选的完整列表，单击这个箭头，选择，全部”(下拉咧表中的第一个项目)即可。或者可以选择“数据，中“筛选”峥“全部显示，。要退出自动筛选模式，并删除字段名上面的下拉箭头，重新选择数据-筛选-“自动筛选。5.2.2 使用高级筛选技术 在很多情况下，自动筛选可以圆满地完成任务。但是如果超出了它的限制范围，就需要使用高级筛选技术。高级筛选技术的灵活性超过自动筛选，但是使用起来会更麻烦一些。高级筛选可以提供以下各项功能:u .可以指定更复杂的筛选条件。u .可以指定需要进行计算的筛选条件u .可以抽出一部分符合某些条件的行，把它们复制到其他位置上。5.2.2.1 设置条件范围 在使用高级筛选功能之前，必须设置好一个“条件范围”，这是工作表中满足某些条件的确定好的范围。条件范围包含一些信息，Excel可以用来进行列表筛选。它必须满足下列条件： 至少包含两行.第一行必须包含某些或全部列表字段名. 条件范围的另一个行必须包含筛选条件。 可以把这个条件范围放在工作表的任意位置上，甚至其他工作表中。应该避免把它们放在列表所在的行中。因为Excel在筛选这个列表的时候，可能隐藏某些行的内容，会发现筛选操作之后.这个条件范围无法看到了。因此，一般悄况下，应该把条件范围放在列表的上面或下面。 如图显示一个条件范围，它位于A1:B2，在使用列表的上面。注意条件范围不包括列表的所有字段名称。也可以只包含选中条件中使用的字段名。在这个例子中，条件范围只使用了一个条件行。条件范围的每个行的字段(除了标题行)都和一个AND运算符连接。因此，在使用高级筛选技术的时候，这个列表只显示了下列行，即month列等于Jan,且Region列等于Northo你可能发现确定条件范围中的条件十分复杂。本章后面内容中(确定高级筛选条件)还将进一步讨论。5.2.3 筛选一个列表 如果需要进行筛选，应该选中列表中的任意单元格。然后选择“数据”睁“筛选-“高级筛选”。随后，Excel进人“高级筛选，对话框(参阅图)，但是还需要确定条件范围。如果需要对原有位置的列表进行筛选.选择“在原有区域选择筛选结果，.选项。如果你选择“将筛选结果复制到其他位置”选项，还需要在“复制到”框中指定范围。最后单击“确定”按钮，Excel就开始根据确定的条件筛选列表了。 当复制筛选记录到其他位置的时候，你需要确定复制操作应该包括哪些列。在显示“高级筛选”对话框之前，应该复制希望的字段标志到计划粘贴筛选行区域的第一行。在“高级筛选”对话框中，在“复制到”框中，确定复制列标志的引用。然后，复制行只剩下所复制标志的列了。5.3 分类汇总Microsoft Excel 可通过计算数据清单中的分类汇总和总计值来自动汇总数据。使用自动分类汇总前，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。5.3.1 排序方法：激活要排序的字段名，然后点常用工具上的5.3.2 单级汇总插入自动分类汇总时，Excel 将组合细节行与关联的分类汇总行并组合分类汇总行与总计行，这样就能对数据清单进行分级显示。计算总计时，可以为 Excel 选择合适的函数。本示例使用 Sum 函数计算 Buchanan 和 Davolio 的分类汇总和整个数据清单的总计值。您可以将更小组的分类汇总插入现有的分类汇总组中。例如，可以将每一产品类型的分类汇总插入到包含每一销售人员分类汇总的清单之中。插入嵌套分类汇总之前，请确保按所有需要进行分类汇总的列排序，这样需要进行分类汇总的行才会组织到一起。本示例先计算 Buchanan 与 Davolio 的分类汇总，然后插入奶制品和肉类的嵌套分类汇总。5.3.3 创建“嵌套”式多级分类汇总 如果要在现有的分类汇总数据组中为更小的数据组“嵌套”，或插入分类汇总，必须首先对数据清单排序。 请通过用于计算分类汇总的两列或多列数据对数据清单排序。例如，如果要分别使用“地区”和每一“地区”内的“销售人员”对销售“单位数”进行汇总，请首先使用“地区”列对数据清单排序，然后再使用“销售人员”列排序。在插入分类汇总时，针对“销售人员”的分类汇总值是嵌套在“地区”分类汇总值的内部。 对需要分类汇总的第一列插入自动分类汇总。这一列应该是对数据清单排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。（在步骤 1 的示例中，“地区”列应该是第一列。） 显示出对第一列的自动分类汇总后，请对下一列重复该过程。单击数据清单中任一单元格。在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。在“分类字段”下拉列表框中，选定需要分类汇总的下一列。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按扭。为需要计算分类汇总的每一列重复步骤 4 到步骤 7。5.4 Excel 2000方便易用的“数据透视表” 在使用Excel中的“数据透视表”分析数据时，您是否曾感觉到困难？这篇文章就告诉您如何从基本的数据开始，创建数据透视表、从不同视角分析数据并得到不同的数据汇总报告。本文使用的案例文件是关于销售人员、产品、定单以及客户名单的数据，当然，您可以将分析的技巧应用于任意形式的数据源。 5.4.1 例一、比较销售人员 第一步、创建数据透视表 打开包含销售人员信息的源数据，“图一”是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件。. 图1在源数据中，选中任意一个单元格。点击“数据”菜单“数据透视表和数据透视图”。则出现数据透视表向导。(图1、图2)图2图3根据向导提示创建数据透视表由于我们的数据来源于Excel本身，所以我们选择 Microsoft Excel 数据列表或数据库，点击下一步（图3）在第二步选定区域中输入数据源!$A$1:$E$800 （图4）图4在输入完数据源区域后，点击下一步进入向导第三步。选择新建工作表然后点击完成。您可以看到数据透视表的设计试图（图5）图5注意：您可以在向导中的第三步操作中，通过点击“布局”按钮来设计数据透视表，也可以直接在工作簿中操作。（图6）图6第二步、那么我们现在就可以利 用数据透视表来分析数据了您可能想了解每一个销售人员的定单量是多少？我们怎样做呢？在数据透视表字段列表中，点选“销售员”这个字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段”的位置。（图7）将“订单金额 ”字段拖动到“数据项”区域。数据透视表马上就将每个销售人员总共的销售额计算并显示出来。（图8）图7图8你可能还想了解每个地区的销售人员的定单是多少？在上一步的基础上：在数据透视表字段列表中，点选“地区”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“页字段”区域，这样您就可以通过“页字段”的筛选看到每个国家的定单数据了。（图9）（图9）那么如果按照定单量，想了解销售人员的业绩排名如何？怎么做呢？单击“销售员”字段，找到“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单。（图10）点击“排序并列出前10个”命令。在“自动排序”选项中，选择“降序”。（图11）接着在“使用字段”中选择“求和项：“订单金额”。（图11） 我们就可以看到，数据透视表将你的销售人员各自销售的总量计算出来，并按照由高到低的顺序显示出来。（图12）（图10）图11图12接着查看一下每一个季度, 销售人员的业绩如何? 在数据透视表字段列表中，点选“订单日期”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段”区域。注意：由于源数据包含实际的订货日期，但最好以季度的方式将数据分组。我们可以通过鼠标右键点击“订单日期”域。选择“组合及显示明细数据”, 并点击“组合”。（图13）图13 在“依据”对话框中，选择 “季度”。（图14）如图15所示。此时，“订单日期”域已经变为了“季度”。图15如果你想查看每一位销售员订单的数据明细！双击数据透视表其中的一个单元格，您就可以看到其中的细节。图16为B5单元格的数据细节：“布长安”的销售业绩：双击 图16当你想了解每一笔订单占总量的百分比是多少？再拖动“订单金额”域到数据透视表中的“数据区域”。双击新创建的“订单金额”域，点击“选项”按钮,。（图17）图17在“数据显示方式”的下拉菜单中，选择“占同列数据的百分比”。（图18） 图18每一个销售人员将得到多少奖金呢？公司规定在每季度销售业绩低于或等于$20,000时，所有销售人员将从订单金额中得到10%的奖金。当每季度销售业绩超过$20,000时，所有销售人员将从订单金额中得到15% 的奖励。根据上述要求我们可以在数据透视表中创建一个公式，让数据透视表帮助我们计算出来。点击任意一个数据透视表中的数据，在“数据透视表”工具栏中，点击“数据透视表”按钮。在下拉菜单中选择“公式”“计算字段”。（图19）图19在打开的对话框中，“名称”栏键入“订金红利”。在“公式”栏。输入公式：= IF(订单金额20000,15%,10%)。如果您想使用现有公式字段中的数据，可直接在“字段”中选择，并点击“插入字段”即可完成。（图20）设置完成后按确定，显示为图21。 图20图215.4.2 例二、比较产品 第一步、创建数据透视表 打开包含产品信息的源数据，图22是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件图22在源数据中，选中任意一个单元格。选择“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令。按照向导的要求逐步进行。我们可以参考例一中“创建数据透视表的内容” 第二步、按需求分析数据内容如果你想了解每一类产品的销售总量是多少？在数据透视表字段列表中，点选“类别”字段拖动到“行区域”。接着在数据透视表字段列表中，点选“销售量”字段拖动到“数据区域”。如图23： 图23那么每一种产品的销售总量如何？ 在数据透视表字段列表中，点选“产品”字段拖动到“行区域”。如图24：先在我们想知道每种类别中，哪三款产品是最好卖的？(2002新增功能)单击“产品”字段，找到“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单，并点击“排序并列出前10个”命令。在“自动排序”选项中，选择“降序”，打开“自动显示”，并选择“3个”。如图25 接下来想了解每一季度的产品销售量如何？在数据透视表字段列表中，点选“季度”字段拖动到“列区域”。如图26 图26点击确定，显示为图27。图27我们在将第一季度与第二季度销售量比较如何？ 如果只关注两个季度，可以在“季度”字段中选择下拉菜单，只选择两个季度。如图28： 图28点击确定，显示为图29图29我们再来一个复杂的分析，将产品的平均量、最大值、最小值是多少计算出来？你可以使用多种数据汇总方式。双击“类别”字段，打开数据透视表字段窗口，在“分类汇总”中选择。图30 图30如果我们想查看平均销售量及最小销售量如何？这次，你需要创建两个新的数据字段，并将这两个字段改变求和函数。这样，你就可以比较原始数据字段（求和）以及新建的两个字段（平均值、最小值）。操作如下：连续拖动“销售量”字段到“数据区域”两次。即在求和项区域有三个“销售量”字段。如图31右键单击第二个数据字段，在“字段设置”中选择“平均值”。同理右键单击第三个数据字段，在“字段设置”中选择“最小值”。如图32点击确定，如图33图31图32图335.4.3 例三、多种数据源那么在实际中我们可能会有一些Access和SQL等软件所产生的数据，需要我们进行分析，这时我们还可以使用数据透视表来分析，数据透视表可以支持很多种数据格式，我们用一个来自于Access的数据说明一下。在Excel工作表中，点击“数据”菜单，点击“数据透视表”在向导中选择“外部数据源”点击下一步。如图34点击“获取数据”，再选择数据源类型中，选择你想分析的数据类型。我们选择“MS Access Database ”如图35、36在选择数据库窗口中找到数据源，点击确定。如图37在查询向导中加入要分析的数据内容。如图38图34图35图36图37图38然后点击下一步，直到完成为止。回到数据透视表向导，点击下一步（如图39），点击完成。我们根据例二中的数据分析要求来分析。图39输出现在我们又面临一个难题，在公司里并不是所有的员工都能熟练的使用数据透视表，那么怎样让别人共享你的分析成果呢？怎样让他们看到他们所关心的部分呢？怎样使用最方便的工具去浏览这些数据呢？这时我们需要用到Excel发布到Web的功能了！在公司中大多数员工都会使用IE，那么我们就将做好的数据透视表放到Web 页上。操作如下：点击“文件”菜单，选择“另存为Web页”如图40图40在保存中选择“整个工作簿”，勾选“添加交互”。如图41图41在“另存为”窗口中点击“发布”按钮，在发布为Web页窗口中，勾选“在每次保存工作簿时自动重新发布”如图42点击发布。如图43图43经过上面的三个例子的介绍，感觉怎么样？很酷吧！Excel的数据透视表功能的确非常的强大，不论是在数据分析、支持的数据格式、数据的输出都有很强劲的功能，可以说是Excel最具代表性的重要功能！希望大家能将数据透视表的功能发挥得更加出色！第6章 文件管理第6章 文件管理本章主题:对文件进行管理学习目标：u 文件的保护u 工作簿的保护：打开、修改权限密码u 工作表的保护：保护密码u 单元格的保护：锁定和保护密码u 发布为web页u 工作簿发布u 工作表发布：交互式6.1 限制查看和编辑单个工作表在按照下列步骤对工作表实施保护时，对于没有在第二步和第三步中取消锁定的单元格和图形对象，它们将处于保护状态而不能改动。 请切换到需要实施保护的工作表。选定在保护工作表中需要改动的单元格，取消其锁定设置。 操作方法：选定操作的单元格单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“保护”选项卡。清除“锁定”复选框。 6.2 隐藏不想被他人查看的公式。 操作方法 如果要避免在编辑栏中显示公式，则必须将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。可按下列过程隐藏公式。如果要重新显示隐藏的公式，请撤消对工作表的保护。选定要隐藏的公式所在的单元格区域。也可以根据需要选定非相邻区域或整个工作表。单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“保护”选项卡。详细说明 选中“隐藏”复选框。单击“确定”按钮。指向“工具”菜单中的“保护”子菜单，然后单击“保护工作表”命令。请确保已选中“内容”复选框。 用鼠标指向“工具”菜单中的“保护”，然后单击其中的“保护工作表”命令。如果要防止改变工作表中的单元格或图表中的数据及其他图表项，并防止他人查看隐藏的数据行、列和公式，请选中“内容”复选框。 限制对整个工作簿的修订请用鼠标指向“工具”菜单中的“保护”命令，然后单击其中的“保护工作簿”。如果要保护工作簿的结构，请选中“结构”复选框，这样工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名，而且也不能插入新的工作表。 如果要在每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小，请选中“窗口”复选框。 为防止他人取消工作簿保护，可以键入密码，再单击“确定”按钮，然后在“重新输入密码”编辑框中再次键入同一密码。请注意：密码是区分大小写的，因此，一定要严格按照所需格式输入密码，包括其中的字母大小写格式。 在设置了密码之后，请将密码记下并存放在安全的地方。因为如果遗失了密码，将不能访问相应工作簿中的元素。 6.3 在工作时突出显示修改内容-修订当使用“突出显示修订”命令在工作簿中标记修订时，必须开启工作簿共享（如果工作簿目前不是共享的）和冲突日志。有关修改冲突日志设置的详细内容。 在共享工作簿中某些原有的 Microsoft Excel 命令和功能不能使用。 在“工具”菜单中，指向“修订”子菜单，再单击“突出显示修订”命令。 详细说明 请确认选中了“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框。这个复选框将开启工作簿共享和冲突日志。选定“时间”复选框，在“时间”下拉列表框中单击“从上次保存开始”，接着再单击“确定”按钮。当弹出对话框提示保存工作簿时，请再次单击“确定”按扭，保存工作簿。在工作表上进行需要的修改，Microsoft Excel 以突出显示的颜色标记修改、插入或删除的单元格。 6.4 数据有效性如何将单元格的输入值限制为数字、日期、或时间，并限定其取值范围选定希望限制其数据有效性范围的单元格。在“数据”菜单上，单击“有效性”命令，再单击“设置”选项卡。在“许可”下拉列表框中，单击选定允许输入的数据类型。 如果只允许输入数字，请单击“整数”或“小数”。 如果只允许输入日期或时间，请单击“日期”或“时间”。 在“数据”下拉列表框中单击选定所需的操作符，接着根据选定的操作符指定数据的上限或下限，或同时指定二者，可以为上下限输入数值、单元格引用、或公式。 如果希望有效数据单元格中允许出现空值，或者在设置上下限时使用的单元格引用或公式引用了基于初始值为空值的单元格，请确认选中了“忽略空值”复选框。 如果要强化对空白单元格的限制条件，将其视作零值，请清除“忽略空值”复选框。 如果要在单元格输入时显示提示信息，并防止输入不正确的内容，请在“输入信息”和“错误警告”选项卡中指定并输入所需的信息。 如果不希望显示提示信息，请清除“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”复选框，再清除“错误警告”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”复选框。 如何通过工作表中的数据序列设置单元格的数据有效性范围在同一工作表上单独的一列或一行中键入有效数据序列。该序列不能包含空白单元格。选定希望限制其数据有效性范围的单元格。在“数据”菜单上，单击“有效性”命令，再单击“设置”选项卡。在“允许”下拉列表框中，单击“序列”。在“来源”编辑框中，输入对工作表中有效数据序列的引用。 在单击选定设置了数据有效性范围的单元格进行编辑时，如果需要从预先定义好的序列项中进行选择，请确认此处应选中“提供下拉箭头”复选框。 当设置了数据有效性范围的单元格或包含有效数据序列的单元格是空白时，如果需要指明输入无效，请清除“忽略空值”复选框。 如果要在单元格输入时显示提示信息，并防止输入不正确的内容，请在“输入信息”和“错误警告”选项卡中指定并输入所需的信息。 如果不希望显示提示信息，请清除“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”复选框，再清除“错误警告”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”复选框。 6.5 圈释单元格中的错误数值当审核工作表中的错误输入时，Microsoft Excel 将按照“数据”菜单中“有效性”命令设置的限制范围对工作表中的数值进行判断，并标记所有数值在限制范围之外的单元格。这里所说的数值包括在单元格中键入、复制或填充的数值、公式计算得出的数值、和由宏添加到单元格中的数值。 在“工具”菜单中指向“审核”子菜单，再单击“显示审核工具栏”命令，使审核工具栏显示出来。在“审核”工具栏中，单击“圈释无效数据”按钮 。 注意 ：如果工作表上包含错误数据的单元格多于 255 个，Microsoft Excel 只能标记其中的 255 个单元格。如果要标记更多的单元格，请先更正一些错误数据，然后再单击“圈释无效数据”按钮。如果使用的是手动计算选项，并且设置的限制范围涉及对输入数据的计算，那么当标记错误输入时，可能会看到要求重新计算工作表的信息。如果要避免这种情况，请单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“重新计算”选项卡，然后在“计算”标题下单击“自动重算”。 提示： 如果要查看单元格中的数据有效性范围和信息，请先单击单元格，再单击“数据”菜单中的“有效性”命令。6.6 将 Excel 数据放置到现有 Web 页上只要有修改 Web 页或访问 HTML 文件的权限，就可以将 Microsoft Excel 数据放置到任何现有的 Web 页上。如果要将数据放置到现有 Web 页上，则可以用数据替换现有 Web 页，或者也可以将数据添加到现有 Web 页的末尾。 请选择要放置到现有 Web 页上的 Excel 数据。单击“文件”菜单中的“另存为 Web 页”命令。单击“发布”。请确保选定的数据显示在“选择”框和列表中。如果要添加交互式对象，请在“查看选项”下选中“添加交互对象”复选框，单击工作表所需功能的类型。 如果要添加标题，请单击“更改”按钮，键入所需的标题，然后单击“确定”按钮。如果发布完 Web 页后又要在浏览器中查看 Web 页，则请选中“在浏览器中打开已发布 Web 页”复选框。单击“发布”。请执行下列操作之一： 如果要覆盖现有 Web 页，请单击“替换文件”。 如果要将数据追加到 Web 页的末尾，请单击“添加至文件”。 6.7 超级连接 6.7.1 创建指向已有文件的超级链接使用鼠标右键单击代表超级链接的文本或图形，然后单击快捷菜单上的“超级链接”命令。单击“链接到”下的“原有文件或 Web 页”。请执行下列操作之一： 如果要从最近使用的文件列表中选择文件，请单击“近期文件”，然后单击要链接的文件。 如果要从已有文件列表中选择文件，请单击“浏览目标”